미팅 안건 템플릿

미팅을 마치면서 미팅을 도대체 왜 한 것인지 생각한 적이 있나요? 대다수의 근로자는 불필요한 미팅에 일주일에 3시간가량을 소모하는 것으로 나타났습니다. 만약 여러분도 이와 비슷한 상황에 놓여 있다면 왜 미팅을 한 것인지 자주 의문이 들 것입니다.

요점이 없고 생산적이지 않은 미팅은 직장인의 삶에서 피할 수 없는 부분이라고 생각할 수 있지만, 이를 개선할 수 있습니다. 미팅의 목적과 목표를 명확하게 정의하고, 팀원에게 기대하는 사항을 명시하고, 누가 무엇을 담당하는지 명확히 하면 미팅을 의미 있게 만들 수 있습니다. 바로 이를 위해 미팅 안건 템플릿이 도움이 될 수 있습니다.

미팅 안건이란 무엇인가요?

간단히 말하자면, 미팅 안건은 팀이 미팅 중 논의할 주제와 논점을 요약하여 정리한 것입니다. 미팅 안건을 잘 작성해 놓으면 팀이 미팅의 목적에 대해 동일한 인식을 가질 수 있으며 미팅에서 기대하는 바가 무엇인지 정하여 미팅을 효과적으로 만들 수 있습니다. 팀원이 담당하는 주제, 각 주제의 우선순위, 각 논점에 할당된 시간을 명시하면 미팅을 목적에 맞게 계획대로 진행할 수 있습니다.

미팅 안건 템플릿이란 무엇인가요?

미팅 안건 템플릿은 미팅의 기본 요소를 정리한 재사용 가능한 리소스입니다. 미팅이 효과를 발휘하려면 목적이 있어야 하며 기대하는 사항을 명확히 정의해야 합니다. 미팅 안건 템플릿을 사용하면 미팅에서 다룰 내용, 각 팀원의 역할과 책임, 논의 후의 실행 과제를 명확히 하여 이를 충족할 수 있습니다. 예를 들어, 미팅 안건 템플릿에 논의 주제와 어느 팀원이 어떤 주제를 담당하는지 그리고 미팅 중 각 주제를 논의하는 시간은 얼마나 되는지 등을 포함할 수 있습니다.

Asana의 무료 미팅 안건 템플릿을 사용하면 미팅을 진행할 때마다 미팅 안건을 작성하는 사전 작업을 할 필요가 없어지므로 팀이 협업을 시작하고 큰 영향을 미치는 업무를 빠르게 처리할 수 있습니다. 또한, 업무 관리 플랫폼 내에서 미팅 안건 템플릿을 사용하면 미팅 녹화본과 메모 등으로 이전 미팅의 정보를 모두가 쉽게 접근할 수 있는 하나의 공간에 정리할 수 있습니다. 미팅 안건 템플릿을 사용하면 다음을 할 수 있습니다.

• 미팅 진행 방식을 표준화합니다.

• 미팅의 목적, 목표, 책임 소재에 대해 모든 사람이 동일한 정보를 공유합니다.

• 미팅 시간을 효과적으로 활용합니다.

• 주제 지정, 시간 할당과 주제의 우선순위 지정을 통해 미팅에 주의를 집중시키고 생산적으로 만듭니다.

• 실행 과제가 생길 때마다 즉시 작업으로 만들고 이를 적임자에게 배정합니다.

• 접근이 용이한 하나의 장소에서 업무를 조율하고 협업합니다.

미팅 안건 템플릿의 종류

Asana의 기본 미팅 안건 템플릿은 일회성 정보 공유부터 주간 팀 미팅에 이르기까지 모든 미팅에 기본적인 템플릿으로 사용할 수 있지만, 더 구체적인 구조가 필요한 미팅도 있습니다. 예를 들어, 부하 직원과 일대일 미팅을 할 때는 이사진 및 외부 이해관계자와 미팅할 때와는 사뭇 다릅니다.

어떤 종류의 미팅을 진행하든 관계없이 사용할 수 있는 알맞은 템플릿이 있습니다. 다양한 종류의 미팅 템플릿을 살펴보고 필요에 맞는 적절한 템플릿을 찾아보세요.

• 프로젝트 킥오프 미팅: 프로젝트 킥오프 미팅으로 프로젝트를 순조롭게 시작하고 팀원들과 보조를 맞추세요. 이 킥오프 미팅 템플릿을 사용하여 여러 프로젝트의 킥오프 미팅을 체계적으로 정리하고 표준화하세요.

• 1:1 미팅: 1:1 미팅 템플릿은 1:1 미팅을 성공적으로 준비하는 데 도움이 됩니다. 또한 한 곳에서 부하 직원과 논의할 주제를 계획하고 실행 과제와 커리어 개발 현황을 추적할 수 있습니다.

• 팀 브레인스토밍 미팅: 팀 브레인스토밍 미팅 템플릿으로 창의력을 높이고 아이디어를 놓치지 마세요. 미팅을 진행하면서 아이디어를 체계적으로 정리하고 추적하며 후속 작업을 배정하여 아이디어를 실행에 옮기세요.

• 전 직원 미팅: 이 전 직원 미팅 템플릿으로 전사 회의를 간소화하고 조직 전체와 보조를 맞추세요. 이 템플릿은 회사의 타운홀 미팅과 이와 비슷한 이벤트를 계획하고 진행하는 데 도움이 되도록 만들어졌습니다.

• 이사회 미팅: 이사회 미팅 안건 템플릿으로 미팅의 목표와 우선순위를 명확히 하여 이사회 미팅을 효과적으로 만드세요.

• 스프린트 플래닝 미팅: 스프린트 플래닝 템플릿으로 여러 팀과 보조를 맞추고 스프린트를 계획대로 진행하세요.

• 스탠드업 미팅: 스탠드업 미팅을 통해 팀원이 서로 업무 진행 현황을 확인하고 업데이트 사항을 공유하며 프로젝트를 원활하게 진행하고 있음을 확인할 수 있습니다. 일일 스탠드업 미팅 템플릿으로 이러한 프로세스를 간소화하고 방해 요소를 제거하세요.

• 사후 분석 미팅: 사후 분석 미팅을 성공적으로 진행하려면 프로젝트에서 잘 진행된 점과 앞으로 개선할 수 있는 점을 중점적으로 다뤄야 합니다. 이 사후 분석 템플릿을 프로젝트 완료 후 진행하는 미팅의 프레임워크로 사용하세요.

• 영업 미팅: 영업 미팅 템플릿으로 영업 성과, 예정된 이니셔티브, 파이프라인 업데이트 등을 추적하세요.

• 성과 리뷰 미팅: 성과 리뷰 미팅 템플릿으로 피드백을 기록하고 이를 실행 가능한 작업으로 손쉽게 변환하여 성과 리뷰를 간소화하세요.

미팅 안건 템플릿에 포함해야 할 내용

기본적인 미팅 안건 템플릿에는 다음과 같이 미팅의 목표를 정의하고 미팅을 원활하게 진행하는 데 도움이 되는 요소를 포함해야 합니다.

• 미팅 개요 섹션: 미팅의 목표와 진행자 및 참석자를 기록합니다.

• 주제 제안 섹션: 각 미팅의 논의 주제와 각 주제를 담당하는 팀원에 대한 내용을 기록합니다.

• 실행 과제섹션: 각 미팅에서 도출된 실행 과제와 각 작업의 소유자, 해당 작업의 마감일을 기록합니다.

• 참고 자료 섹션: 이전 미팅의 녹화본, 슬라이드쇼 발표 자료, 미팅 메모와 같이 유용한 자료를 보관합니다.

Asana의 무료 미팅 안건 템플릿을 사용하는 방법

Asana의 무료 미팅 안건 템플릿을 사용하든 자신만의 템플릿을 만들든, 사용 방법은 쉽습니다. 우선 다음 질문을 고려해 보세요.

• 미팅의 목적이 무엇인가? 우리가 무엇을 달성하고자 하는가? 

• 미팅에서 팀이 어떤 결정을 내려야 하는가? 어떤 주제를 논의해야 하며, 우선순위가 가장 높은 주제는 무엇인가? 

• 누가 미팅에 참석하는가? 참석하는 목적은 무엇이며, 역할은 무엇인가?

• 미팅 진행 시간은 얼마나 되는가? 

이 질문들에 대한 답이 나왔다면, 미팅 안건 템플릿의 사본을 만들고 다음 단계를 따르기만 하면 됩니다.

1. 미팅 개요를 작성합니다. 미팅의 목적, 미팅 참석자, 미팅 진행자와 같은 미팅에 대한 중요한 정보를 포함하세요.

2. 논의 주제와 요점을 나열합니다. 미팅에서 다루기로 계획한 논의 주제를 주제 제안 섹션에 나열하세요. 이러한 주제가 미팅의 전체적인 목표에 부합하는지 확인하고, 생산적으로 시간을 사용할 수 있도록 미팅 진행 시간도 고려하세요.

3. 우선순위가 높은 순으로 주제를 나열합니다. 이렇게 하면 시간이 모자라는 경우 미팅 참여자가 어떤 주제를 다뤄야 하며 어떤 주제가 중요도가 더 낮은지 파악할 수 있습니다.

4. 논의 주제를 참석자에게 배정합니다. 팀이 어떤 주제를 논의해야 하는지 정했다면, 각 주제를 담당자에게 배정하여 팀원들이 미리 논의를 준비할 수 있도록 하세요.

5. 각 주제에 현실적인 소요 시간을 할당합니다. 논의에 소요될 것으로 예상되는 시간을 추정하고 여분으로 몇 분 정도를 추가하세요.

6. 안건을 팀원들에게 일찍 보냅니다. 이렇게 하면 각 참석자가 미팅을 준비하고 미팅의 목적을 이해할 시간을 가질 수 있습니다.

7. 참고 자료 섹션을 추가하여 유용한 자료를 첨부합니다. 이전 미팅에서 알게 된 사항, 문서, 녹화본, 관련 리소스 등과 같은 자료를 첨부하세요.

8. 미팅 안건을 사용하여 실행 과제를 추적합니다. 미팅 안건으로 미팅에서 논의한 실행 과제와 실행 과제의 소유자 및 마감일을 추적하여 각 미팅 참석자가 자신이 담당하는 업무를 언제까지 완료해야 할지 파악할 수 있도록 하세요.

Asana 템플릿과 함께 사용할 수 있는 연동 및 앱

미팅 안건 템플릿을 자주 사용하는 앱과 연결하고 Asana의 기본 제공 기능을 사용하여 모든 업무를 한 곳에서 수행하세요.

포함된 기능

1. 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

2. 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요. 

3. 하위 작업: 할 일을 한 작업에만 할당하기에는 규모가 너무 큰 경우가 있습니다. 작업에 여러 사람이 참여하거나, 마감일이 광범위하거나, 공개하기 전에 여러 이해관계자가 작업을 검토하고 승인해야 하는 경우, 하위 작업을 사용하여 처리할 수 있습니다. 하위 작업은 세분화된 할 일을 상위 작업의 전체적인 맥락과 계속해서 연결하면서 업무를 배분하고 작업을 개별 요소로 나누는 강력한 수단입니다. 작업을 하위 작업으로 세분화하거나 다단계 프로세스의 개별 요소를 하위 작업으로 기록하세요.

4. 여러 프로젝트에 작업 추가하기: 업무는 본질적으로 부서 간 협력이 필요합니다. 팀은 부서 전체에 걸쳐 효과적으로 협력해야 합니다. 그러나 만약 부서마다 자체적인 업무 보관 시스템을 사용한다면 업무가 정체되고 사일로 현상이 발생하게 됩니다. Asana를 사용하면 여러 프로젝트에서 작업을 수월하게 추적하고 관리할 수 있습니다. 중복되는 작업을 줄이고 팀 간의 가시성을 높일 뿐만 아니라 작업을 배경 정보와 함께 확인하고, 누가 무엇을 수행하고 있는지 파악하고, 팀과 작업의 연결성을 유지할 수 있습니다.

추천 앱

1. Zoom: Asana와 Zoom은 팀이 목적의식을 가지고 미팅에 집중할 수 있도록 제휴하여 연동 기능을 제공하고 있습니다. Zoom + Asana 연동 앱을 사용하면 미팅을 준비하고, 실행으로 옮길 수 있는 논의를 하고, 통화가 종료된 후에도 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다. Asana에서 미팅 안건을 공유하여 논의할 내용을 명확하게 확인한 상태에서 미팅을 시작할 수 있습니다. 팀원들은 미팅 중에도 Zoom 내에서 빠르게 작업을 생성할 수 있어 세부 정보와 조치 사항을 놓치지 않습니다. Zoom + Asana 연동 앱이 미팅이 종료된 후 미팅 대화록과 녹화 파일을 Asana로 가져오기 때문에 모든 협업 참여자와 이해관계자가 필요에 따라 미팅 내용을 다시 확인할 수 있습니다.

2. Clockwise: Clockwise + Asana 연동을 사용하면 Google 캘린더에 Asana 작업을 타임 블록으로 추가할 수 있습니다. Clockwise + Asana 연동을 통해 작업 기간과 시점, Clockwise가 이러한 사항을 자동으로 재조정해도 되는지 여부를 지정할 수 있습니다. 캘린더에 작업을 추가하고 업무를 처리할 시간을 확보하세요.

3. Microsoft Teams: Microsoft Teams + Asana 연동을 사용하면 Teams를 나가지 않고도 필요한 정보를 검색하고 공유할 수 있습니다. Asana에서 Teams 대화를 실행 가능한 항목으로 손쉽게 연결하세요. 또한, Teams 모임 중에 브라우저로 전환하지 않고도 작업을 생성하고, 배정하고, 확인하세요.

4. Vimeo: 글은 요점을 전달하기 유용할 수 있지만 톤, 감정, 표현을 전달하기는 힘듭니다. Vimeo가 제공하는 Asana의 동영상 메시징을 사용하면 미팅을 잡지 않고도 팀에 필요한 모든 배경 정보를 전달할 수 있습니다. 자신의 모습이나 화면 또는 둘 다를 녹화한 다음 작업, 프로젝트, 메시지, 댓글에 녹화한 동영상을 추가하여 더 명확한 배경 정보를 제공하세요. Asana에서 만든 동영상의 대화록이 자동으로 생성되어 동영상의 내용을 읽고 검색할 수 있습니다. Asana를 나가지 않고도 피드백을 제공하고, 질문하고, 작업을 배정하세요.

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