引き継ぎ計画テンプレート

メンバーがチームを離れるとき、誰かがそのメンバーの仕事を引き継がなくてはいけません。不要なバックログを避けるには、そのメンバーが離脱する前に、主なナレッジと担当業務を他のメンバーに移行して、プロジェクトがそのまま進行していくようにすることが欠かせません。

引き継ぎ計画テンプレートは、単に情報を整理するだけのものではありません。移行に対応するための計画を標準化するほか、メンバーが離脱した後に他の従業員が実行する必要のあるステップをまとめます。

引き継ぎ計画とは？

引き継ぎ計画とは、メンバーがチームを離れる際に、ナレッジを整理して移行する手段のことです。情報が失われず、プロジェクトの進行が保証されるため、プロジェクトの継続に役立ちます。たとえば、IT 部門の従業員のための引き継ぎ計画には、中核的な業務の一覧や主要なシステムのパスワード、近日に予定されているプロジェクトの成果物などが含まれます。

引き継ぎ計画は、大規模な従業員オフボーディングプログラムの一環にするべきです。マネージャーとチームを離れるメンバーの双方がやり残しのないようにして、円満にチームメイトとしての関係を終えるのに役立ちます。

引き継ぎ計画テンプレートとは？

引き継ぎ計画テンプレートとは、チームメンバーが異動する際に、すばやく引き継ぎ計画を立てるのに便利な、再利用できるガイドのことです。このテンプレートは、メンバーがチームを離れる前に移行する必要のある情報と担当業務を示す青写真として使えるため、引き継ぎ計画を毎回一から作り直す手間が省けます。つまり、大切な詳細を忘れてしまう可能性が低くなり、チームに標準化された情報を提供できるというわけです。

デジタルな引き継ぎ計画テンプレートを使うメリット

引き継ぎ計画テンプレートは、単に担当業務を列挙するためのものではなく、主要なプロジェクトの担当を引き継ぎ、ボトルネックの発生を避けながら作業を続けるのに必要なコンテキストをチームに提供する方法を計画する必要もあります。しかし、そうしたすべての情報を 1 つの静的な引き継ぎ計画ドキュメントに記載するのは大変ですし、時間もかかります。

代わりに、デジタルな引き継ぎ計画テンプレートを使用すると、背景情報をすばやく関連付けて、主要なタスクの担当を引き継ぐ具体的なスケジュールを作成したりできます。チームメイトと共有可能な信頼できる唯一の情報源になるほか、引き継ぎの進捗を追跡する手段にもなります。また、デジタルな引き継ぎ計画テンプレートは 1 回作成すれば、チームメンバーが役割を変更するたびにいつでも再利用できます。

静的なドキュメントの代わりにプロジェクト管理ツールを使って引き継ぎ計画テンプレートを作成すると、以下のようなメリットがあります。

• 引き継ぎの際にチームメンバーが共有する情報を標準化できる。

• メンバーがチームを離れる前に、重要な情報を確実に伝達できる。

• 引き継ぎの進捗をリアルタイムで追跡できる。

• プロジェクトが滞りなく進行し、重要な情報が失われない。

• 引き継ぎ計画を関係者と共有できる。

• 担当者と期日を割り当てることによって、具体的な役割や担当業務を引き継ぐメンバーを明確にできる。

• ドキュメントやスプレッドシート、関連プロジェクトへのリンクといった背景情報を添付できる。

引き継ぎ計画テンプレートに含めるべき情報

引き継ぎ計画テンプレートには、メンバーが離脱する前にチームが知っておくべき情報をすべて含めるのが効果的です。しかし、それだけ多くの情報を引き継ぐ際には、情報の整理が欠かせません。

引き継ぎ計画テンプレートは、優先度や想定工数、実行期間といった要素に従って担当業務を整理、カテゴリー分けできるものでなくてはいけません。また、十分な背景情報を提供するには、関連するドキュメントやプロジェクトを添付する手段も必要です。そうすると、マネージャーもチームも引き継ぎ計画をスムーズに進められるほか、必要な背景情報も見つけられます。

組み込まれている機能

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• サブタスク: To-Do が大きすぎて、1 つのタスクに収められないこともあります。タスクに複数の担当者がいる場合、期日が遠い場合、公開前に関係者の確認と承認が必要な場合は、サブタスクが便利です。サブタスクは、タスクを個々のコンポーネントに分割して仕事を配分したい場合に強力な手段となりえると同時に、親タスクの全体的な工程とのつながりを維持する効果も発揮します。サブタスクを活用して、タスクを小さく分割したり、複数ステップを含むプロセスにおいて個々のコンポーネントを管理しましょう。

• マルチホーミング (タスクを複数のプロジェクトに追加する): 仕事には部門間のつながりが不可欠です。チームはさまざまな部門と効果的に協力し合う必要があります。しかし、各部門が独自のファイルシステムを使っていると、仕事が滞り、サイロ化します。Asana を使用すると、複数プロジェクトのタスクの追跡、管理が簡単になります。これにより仕事の重複を減らし、チーム間の可視性を向上させることができるだけでなく、チームは、タスクを背景情報と一緒に確認でき、誰が何に取り組んでいるのか把握できるため、チームとタスクのつながりを維持できます。

おすすめのアプリ

• Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクには、それまでの経緯を完全に把握できるよう、メールのコンテキストが自動的に含まれるようになっています。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。

• Outlook: 代理店からの納品物評価依頼やパートナー企業からのデザインアセットのリクエストなど、アクションアイテムがメールで届いたときには、Outlook から直接 Asana のタスクを作成できます。そして新規タスクを自身またはチームメイトに割り当て、期日を設定し、プロジェクトに追加、他の関連する仕事に結び付けることができます。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

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