プロジェクト報告書テンプレート

更新: このページは、プロジェクト報告書のテンプレートを作成するメリットに関するさらに詳しい記述を含めて 2022年 10月に改訂されました。

「このプロジェクトのステータスは？」

あなたがプロジェクトマネージャーなら、よく耳にする質問でしょう。この質問に答えるには、どうしていますか？レポートダッシュボードをチェックしたり、受信トレイに目を通したり、チームに確認を取ったりしているのではないでしょうか？でも、もしもっと簡単な方法があるとしたら？たとえば、信頼できる唯一の情報源で、完了済みの仕事も、次のタスクも、プロジェクト目標達成まであとどれくらいかも、瞬時に把握できるとしたら、便利で効率的だと思いませんか？

それを叶えるのがプロジェクト報告書のテンプレートです。

プロジェクト報告書テンプレートとは？

プロジェクト報告書テンプレートは、週次ステータスレポートや月例進捗報告書など、プロジェクトのレポートをすばやく作成でき、なおかつ繰り返し使えるレポートのひな型です。プロジェクト報告書のテンプレートがあれば、新規プロジェクトが開始するたびに使用でき、追跡が必要な情報を見落とすことがありません。しかも手順はシンプルで簡単。プロジェクト報告書テンプレートをコピーして、必要な情報を入力し仕事を開始するだけなので、もう報告書の書き方を調べる必要はないのです。

プロジェクトレポートは、関係者に進捗状況を共有する以上の意味があります。仕事を順調に進め、進捗を妨げるブロッカーに対処し、プロジェクトを期限どおりに完了させるための指針にもなるのです。また、こうした進捗状況報告書のテンプレートを使えば、次に何をすべきかや、プロジェクト目標までどれだけ近づいたかを一目で確認できます。仕事の効率化を促すので、プロジェクトマネジメントにおいて重要な役割を果たします。

デジタルのプロジェクト報告書テンプレートを使うメリット

たとえばエクセルやワードと比べると、デジタルのプロジェクト報告書テンプレートを使うことにはどのようなメリットがあるのでしょうか？プロジェクトは常に流動的です。優先度やタイムラインは時間と共に変化することも多い上、チームが成果物を仕上げるのに合わせて、プロジェクト目標も達成に近づいていきます。デジタルのプロジェクト報告書テンプレートなら、紙のテンプレートとは違い、経時的な変化を捕捉できます。リアルタイムで更新されるため、完了済みの仕事も次のタスクも常に把握できます。プロジェクトの関係者全員がアクセスできるツール内で共有することで、たとえば優先順位が変わっても、テンプレートを更新するだけで簡単に関係者との情報シェアができるシステムです。

デジタルのプロジェクト報告書テンプレートを使うと、次のことができます。

• タスクの完了状況をリアルタイムで追跡する。

• 関係者にプロジェクトのステータスに関する信頼できる唯一の情報源を提供する。

• プロジェクト目標への進捗を一目で確認する。

• タイムラインや優先順位が変わった場合に、手軽にテンプレートを更新する。

• 目標、重要業績評価指標 (KPI)、プロジェクト成果物、プロジェクトのステータスを 1 か所で追跡する。

• カスタマイズ可能なダッシュボードで、レポートテンプレートを表示する。面倒な操作は不要。

• タスクを割り当てて、締め切りを設定し、誰がいつまでに何を完了するのかを明確にする。

• 関連する Google ドキュメント、スプレッドシート、画像などを添付する。

デジタルのプロジェクト報告書テンプレートの作り方

ここでは、プロジェクト報告書テンプレートの作成方法をまとめます。基本的に、プロジェクト報告書テンプレートには、次の情報を含める必要があります。

• プロジェクトの各目標に対する現在の進捗状況。

• 現時点で優先度の高いタスク。

• 進捗に影響を与える可能性のある問題点やブロッカー。

• 完了済みのタスクやプロジェクトのマイルストーン。

これら 4 つをカテゴリごとにセクション作成して、テンプレートを構成しましょう。

1. 目標に対する進捗状況

このセクションでは、プロジェクトの目標、進捗を測定するための KPI、現在の目標に対する進捗を記入する欄を設けます。

この情報を追跡するために、次のような列を作成します。

• 目標: 「ホームページのトラフィックを増やす」など、達成したい全体的な目標です。

• KPI (重要業績評価指標): 目標に対する進捗を測定するための指標です。たとえば、ホームページのトラフィックを測定するためのサイト訪問者数がこれに当たります。

• 現在のパフォーマンス:「サイト訪問者数 120 万人」のように、選択した KPI の現在の測定値です。

• 望ましいパフォーマンス: プロジェクト目標を達成するために必要とされる、KPI の望ましい値です。「サイト訪問者 200 万人」のように設定します。

• 期日: 各目標の見込みタイムラインです。

• 担当者: 各目標をモニタリングし達成に導く責任者です。

2. 現時点で優先度の高いタスク

次に控えているタスクが確認できると、今後の仕事に影響を与えそうなブロッカーを取り除く対策ができます。また現在、優先的に進めているタスクの全体像を把握すれば、時間の経過とともにプロジェクトがどう進んでいくかを予測しやすくなります。このセクションは、プロジェクトのニーズに応じて見え方が異なるかもしれません。たとえば、週ごとに作成するプロジェクト進捗報告書のテンプレートを作るなら、このセクションにはチームの今週の To-Do リストを入れるとよいでしょう。

3. 完了済みのタスクやマイルストーン

このセクションでは、これまでに達成したことを確認します。各成果物の完成につながった具体的な進捗を表し、次に来るタスクを把握するにも役立ちます。このセクションはたとえば、先週完了したタスク、あるいはプロジェクト全体の完了済みの全マイルストーンを掲載するといったように、プロジェクトのニーズに従ってカスタマイズできます。

4. 問題やブロッカー

最後に、今後の作業に影響を及ぼすブロッカーやボトルネックを記録するセクションを作りましょう。これによって、問題が深刻化する前に、積極的に回避策をとれます。また、予測よりも成果物に時間がかかったケースでも、関係者の理解を得るのにも役立ちます。

プロジェクト報告書テンプレートで試してみたい機能やアプリ

プロジェクト報告書テンプレートを最大限活用するために、以下の機能やアプリ連携を試してみることをおすすめします。

組み込まれている機能

• レポート機能: Asana のレポート機能は、プロジェクトのデータを視覚的なチャートやわかりやすいグラフとして表示します。仕事が行われている場所でレポートを作成することで、無駄な重複作業を減らし、不要にアプリを切り替える手間を省くことができます。また、チームのすべての仕事がすでに Asana に集まっているため、どのプロジェクトやチームからでもデータを引き出し、何が起きているのかを 1 か所で正確に把握できます。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のあるプロジェクト管理ができます。

• マイルストーン: マイルストーンは、プロジェクトの重要なチェックポイントを表すものです。プロジェクトにマイルストーンを設定することで、目標への進行のペースを、チームメンバーやプロジェクト関係者と共有できます。さらにマイルストーンは、プロジェクトの大きな目標に向かう過程で、小さな成果を一つ一つ祝う機会にもなります。

• 開始日: 時には、仕事の期日を追跡するだけでなく、いつ開始すべきかを知ることも必要になります。開始日や開始時間の設定により、チームメンバーはそれぞれのタスク完了にかかる時間をより明確につかめます。開始日を設定して仕事を追跡、管理して、チームの目標と一致させ、依存関係の見落としを防ぎましょう。

おすすめのアプリ

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

• OneDrive: Asana のタスクウィンドウには Microsoft OneDrive のファイル選択機能が組み込まれているため、Word や Excel、PowerPoint などのファイルを Asana のタスクに簡単に添付できます。

• Jira: 技術部門とビジネス部門をインタラクティブにつなぐワークフローを作成し、製品の開発状況をリアルタイムで見える化します。しかも Asana を離れる必要はありません。プロジェクトのコラボレーションと引き継ぎを合理化し、Asana 内ですばやく Jira の課題ログを作成することで、適切なタイミングで技術部門とビジネス部門の間で仕事をスムーズに引き渡せるようになります。

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