プロセスマップテンプレート

最後にプロジェクトの計画を立てたとき、またはアイデアを行動に移したとき、まずはどこから始めましたか？どのようにしてプロセスの流れを計画しましたか？

プロジェクトや仕事のプロセスの計画を立て、実行に移すとなれば、さまざまな要素を考慮しなくてはなりません。よい結果を得るには、最初のタスクからプロジェクト完了までの各ステップを可視化して、やるべきことを明確にする必要があります。

そうは言っても実際は難しい、と思う方もいるかもしれませんが、プロセスマップテンプレートがあればずっと簡単に実現できます。

プロセスマッピングとは

プロセスマッピングとは、プロセスやワークフローを完了するために必要なステップを視覚的に計画することを言います。ビジネスプロセスマッピングの目的は、チームに各プロセスをより深く理解してもらい、正しい形での実行を支援することにあります。

プロセスマップは個人でも、チームでも、部署でも、組織規模でも使用でき、プロセスの種類もトレーニングやオンボーディングのような組織規模のプロセスから、ブレーンストーミングのようなチーム特有のプロセスまで、さまざまなものに対応できます。

通常、プロセスマップ図を使ってプロセスを計画します。プロセスマップ図とは複雑なプロセスを決まった記号で視覚的に整理したものです。プロセスマップ図の作り方について詳しくは、プロセスマッピングガイドの記事をご覧ください。

プロセスマップ図は仕事のプロセスを整理し、可視化するのに有効な手段ですが、こうした静的なツールには制約があります。本当に生きたプロセスを作るには、デジタルなツールが必要です。そこでご紹介するのがデジタルなプロセスマップテンプレートです。

デジタルなプロセスマップテンプレートとは？

デジタルなプロセスマップテンプレートとは、先述の静的なプロセスマップ図で整理したプロセスを基に、繰り返し使えるワークフローを使ってプロセスを動的にしたものです。プロセスマップ図とデジタルなワークマネジメントツールを組み合わせることで、チームをつなぎ、実際に仕事が行われる場所でタスクを実行できます。

デジタルなプロセスマップテンプレートの鍵となるのは、ワークフローの作成です。普段行っている仕事の多くには、決まったパターンがあるはずです。ブログ記事の執筆、新しいメンバーのオンボーディング、新しい販売プロセスの開始など、おそらくいつも似たようなステップに従っているでしょう。それが「ワークフロー」です。

静的なプロセスマップ図でワークフローの開始地点と終了地点が特定できたら、そのステップに従ってプロセス全体のワークフローを作成しましょう。その後でそれを複製し、そのワークフローをベースにデジタルなプロセスマップテンプレートを作成します。そうすることで次にブログ記事を書くときや、メンバーのオンボーディングを行うときには、すでに用意されたプロセスを利用できます。テンプレートをコピーするだけで、すぐに仕事を始められます。

ワークフローとデジタルなプロセスマップテンプレートの作成方法

ワークフロー全体の流れさえわかれば、ワークフローを作成し、そこからデジタルなプロセスマップテンプレートを作成するのは簡単です。以下のステップに従ってください。

1. 計画を立てるプロセスを特定する: たとえば、「新規見込み客のフォローアップ」など。

2. そのプロセスの完了に関連する作業をリストアップする: 新規見込み客のフォローアップの場合は、セールスコールのスケジュール、コール後のフォローアップ、提案書の提出、契約の締結などが作業として考えられます。

3. プロセスマップ図を作成してプロセスの計画を立てる: 先ほどリストアップした作業を、プロセスの実行に求められる正しい順番で並び替えます。

4. 静的なプロセスマップ図とデジタルなワークマネジメントツールを組み合わせてプロセスマップテンプレートを作成する: 今度はプロセスマップ図で整理した作業を、デジタルなツールに移します。これが、そのワークフローの基本テンプレートとなります。先ほどの例なら、新規見込み客のフォローアップのために作成したプロセスマップ図に基づいて、「初回セールスフォローアップのテンプレート」を作成します。

5. 類似するプロセスを開始する際に、プロセスマップテンプレートを複製して再利用する: テンプレートを作成したら、類似するプロセスやプロジェクトの出発点としてテンプレートを利用しましょう。引き続き例に従うと、新規見込み客へのフォローアップを行うときは、初回セールスフォローアップのテンプレートを毎回複製して利用できます。

デジタルなプロセスワークフローの例

デジタルプロセスワークフローは、完了に決まったステップを要するプロセスならどんなプロセスでも作成できます。ここでは、一般的なワークフローの例をいくつかご紹介します。

セールスパイプラインのプロセスマップテンプレート

お客様フィードバックのプロセスマップテンプレート

アフターセールスへの引き継ぎのプロセスマップテンプレート

プロダクトマーケティングリリースのプロセスマップテンプレート

ミーティング議題のプロセスマップテンプレート

クリエイティブリクエストのプロセスマップテンプレート

仕事リクエストのプロセスマップテンプレート

組み込まれている機能とアプリ

ワンランク上のデジタルプロセスマップテンプレートを作成するための機能やアプリをご紹介します。

組み込まれている機能

• ワークフロービルダー: ワークフロービルダーを使用すると、チームのワークフローを見える化し、チーム間のコラボレーションを簡単に実現できます。ワークフロービルダーとは、コーディングの知識がなくても、クリックするだけで強力なワークフローが視覚的に作成できるツールです。組織のあらゆる階層や区分を超えてチームをつなげる効果的なプロセスを簡単に作成できます。さらに、Slack、Adobe Creative Cloud、Salesforce、Zoom など、お気に入りのビジネスアプリケーションをワークフローに直接連携できるので、タスクの流れがスムーズになり、チームメイト間の情報共有も容易になります。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。コラボレーションに基づいたワークフローを抱えたチームは、他のチームのどのタスクを待っているのかを簡単に確認でき、自分たちの作業に取り掛かるべき時がわかるのです。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

• ボードビュー: ボードビューとはプロジェクトの情報を複数の列で表示するかんばんボード形式の表示スタイルです。「To-Do」「進行中」「完了」など、タスクのステータスに基づいて整理するのが一般的ですが、各列の扱いはプロジェクトのニーズに合わせて調整できます。それぞれの列ではタスクはカードとして表示され、タスク名、期日、カスタムフィールドなどの関連情報も併せて表示されます。タスクは進行するにつれてステージを進んでいくので、プロジェクトの進捗を一目で確認できます。

おすすめのアプリ

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクには、それまでの経緯を完全に把握できるよう、メールのコンテキストが自動的に含まれるようになっています。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。

• Zoom: Asana と Zoom は、チームが目的を持って会議に集中できるように提携しています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして会議後の情報へのアクセスが簡単になります。会議前に Asana で議題を共有し、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議中には、Zoom 内ですばやくタスクを作成でき、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議終了後は Zoom と Asana の連携により、会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれるため、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

FAQ