キックオフミーティングのテンプレート

プロジェクトの開始時には、全員で共通認識を持っていたいものです。プロジェクトキックオフミーティングは、作業開始前に、チーム全体で主要な詳細に関する共通認識を持ち、同意を得るのに役立ちます。これはプロジェクトライフサイクルにおいて必要不可欠な部分ですが、キックオフを成功させることは、必ずしも簡単なわけではありません。議題の作成、プレゼンターの調整、議事録の共有など、同時に検討すべき要素がたくさんあります。

しかし、プロジェクトのキックオフにストレスを感じる必要はありません。キックオフミーティングのテンプレートを使えば、事前に設定したステップに従って、ミーティングを楽々と調整できます。

プロジェクトキックオフミーティングのテンプレートとは？

プロジェクトキックオフミーティングのテンプレートは、プロジェクトキックオフミーティングを成功させるために必要なステップがすべてリストアップされた、再利用可能な指針です。テンプレートがあれば、ステップを見逃したり重要な情報を忘れたりする心配は要りません。キックオフのたびにテンプレートをコピーして、青写真として使うだけでよいのです。

チームリーダーは、テンプレートを使って、チーム全体のためにプロジェクトキックオフのプロセスを標準化することができます。そうすれば、新しいキックオフのたびにステークホルダー (利害関係者) が必要な情報を確実に入手し、全員が同じプロセスをたどれるようになります。

デジタルプロジェクトキックオフテンプレートを使うメリット

プロジェクトキックオフミーティングの計画にあたっては、多くの同時進行要素を考慮する必要があります。デジタルテンプレートは、関係者との調整や本番に向けた準備において、すべてをリアルタイムで追跡するのに役立ちます。ミーティングを計画し、議題を共有し、アクションアイテムを割り当て、ミーティングのメモを取ることが、すべて一か所でできます。それが意味するのは、余計な作業の必要がまったくなくなり、関係者が必要な情報をすべてまとめて見つけられる場所ができるということです。

デジタルプロジェクトキックオフミーティングのテンプレートを使って、次のことが行えます。

• チーム全体のために、プロジェクトキックオフプロセスを標準化できる。

• 一つの場所で、キックオフミーティングを計画、実行、フォローアップできる。

• 余計な作業をまったくすることなしに、ミーティングでの役割と議題アイテムを共有できる。

• すべてのディスカッショントピックに対して責任者を割り当てられるので、誰に何の責任があり、参加者がどう準備したらよいかが明確になる。

• 優先すべき内容が変更になった際に、ミーティングの議題アイテムを簡単に更新できる。

• 背景情報、文書、プレゼンテーション、画像、動画などを各タスクに追加できる。

• プレゼンターに期日の設定された明確なタスクを割り当てられるため、彼らがしっかりと準備した状態で参加できる。

デジタルプロジェクトキックオフミーティングのテンプレートの作り方

デジタルテンプレートは、キックオフミーティングを成功させるために必要なすべてのステップと詳細を含んでいなければなりません。それは通常、次のような 3 種類の情報です。

• 議題アイテム: 何を話し合い、どのくらいの時間がかかるのか。

• ミーティングでの役割: ミーティングの間、誰に何に対する (プレゼンテーションやメモ取りなどの) 責任があるのか。

• 管理作業: ミーティングをスムーズに進めるために、前後に何をする必要があるのか。それには、議題の作成と共有、アクションアイテムの割り当て、プレゼン資料の共有などといったタスクが挙げられます。

まずは、テンプレートにこれらの 3 種類のために別々のセクションを作ります。理想のキックオフミーティングを思い描いて、その想像を基にそれぞれのセクションを埋めていきましょう。キックオフに必ず含めるべき標準的な議題トピックにはどんなものがあるでしょうか？関係者に情報が常に届くようにするために、ミーティングの前、最中、後に完了すべきステップとは？ミーティングの最中に関係者が果たすべき役割とは？どのプロジェクトに対しても、後からいつでもタスクを追加したり調整したりできるということを心にとめておきましょう。

将来スムーズに事が運ぶように、ミーティング中に各チームメンバーが果たす役割を標準化することができます。たとえば、プロジェクトコーディネーターをメモ取りの担当者とし、プロジェクトマネージャーをデフォルトのミーティングの進行役とすることもできるでしょう。そうすると、新規のプロジェクトをキックオフするたびに誰が何をすべきかを決めるのに時間を無駄にする必要がなくなります。

組み込まれている機能

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• マルチホーミング (タスクを複数のプロジェクトに追加する): 仕事には部門間のつながりが不可欠です。チームはさまざまな部門と効果的に協力し合う必要があります。しかし、各部門が独自のファイルシステムを使っていると、仕事が滞り、サイロ化します。Asana を使用すると、複数プロジェクトのタスクの追跡、管理が簡単になります。これにより仕事の重複を減らし、チーム間の可視性を向上させることができるだけでなく、チームは、タスクを背景情報と一緒に確認でき、誰が何に取り組んでいるのか把握できるため、チームとタスクのつながりを維持できます。

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• 開始日: 時には、やるべきことの期日だけを追跡するだけでは十分でなく、いつ取り組み始めるべきかを知る必要がある場合があります。開始日や開始時間の設定により、チームメンバーはそれぞれのタスク完了にかかる時間についてのより明確な感覚が得られます。開始日を利用して、チームの目標を整理するために作業を設定、追跡、管理し、依存関係の見落としを防ぎましょう。

おすすめのアプリ

• Zoom: Asana と Zoom は、チームが目的を持って会議に集中できるように提携しています。Zoom と Asana の連携により、会議の準備やアクションにつながる話し合い、そして会議後の情報へのアクセスが簡単になります。会議前に Asana で議題を共有し、これから話しあう内容や経緯が明確な状態で会議を始められます。会議中には、Zoom 内ですばやくタスクを作成でき、詳細やアクションアイテムを見落とすことはありません。会議終了後は Zoom と Asana の連携により、会議の文字起こしや録画が Asana に取り込まれるため、コラボレーターや関係者は必要に応じて会議を振り返ることができます。

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Jira: 技術部門とビジネス部門の間で、インタラクティブで、つながりのあるワークフローを作成し、製品の開発状況をリアルタイムで見える化します。これらの取り組みを Asana を離れることなく実現できます。プロジェクトのコラボレーションと引き継ぎを合理化し、Asana 内ですばやく Jira の課題ログを作成することで、適切なタイミングで技術部門とビジネス部門の間で仕事をスムーズに引き渡せるようになります。

プロジェクトキックオフミーティングのテンプレートの使い方

テンプレートが出来上がったら、使うのは簡単です。使い方は以下のようになります。

1. テンプレートのコピーを作成します。

2. その時に取り組むプロジェクトのニーズに沿って、ディスカッショントピック、管理作業、ミーティングでの役割を追加あるいは削除します。

3. タスクを割り当て、期日を設定します。

4. デジタルテンプレート内で、関係者と直接コラボレーションします。議題アイテムを共有したり、関連する文書を添付したり、フォローアップアクションアイテムを割り当てたりします。

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