従業員オフボーディングチェックリストテンプレート

従業員は入れ替わっていくものですが、入社と退職の両方に備えられていますか？新入社員がすぐに活躍できるようにオンボーディングプロセスを体系化している会社は多いと思いますが、オフボーディングについては必ずしもそうとは限りません。オフボーディング、つまり退職していく従業員をサポートするプロセスは、オンボーディングと同等に重要であるものの、見落とされることがよくあります。従業員が退職するとき、所属するチーム、ワークフロー、プロジェクトへの影響は避けられません。再利用可能な従業員オフボーディングテンプレートを使用することで、引き継ぎを容易にし、作業の中断をできるだけ抑えることができます。

従業員オフボーディングとは？

従業員オフボーディングは、従業員が退職する際の移行・引き継ぎプロセスを指します。オフボーディングプロセスを体系化しておくことで従業員の担当業務をすべて把握し、退職に向けて準備する間、調整が必要な業務や引き継ぐ必要のある作業を、残されたメンバーが理解することができます。また、人材管理や人事の担当者が退職願を受理し、会社の備品の返却を求めるなどといった後処理を行うのにも役立ちます。

従業員オフボーディングの内容は 企業文化や組織固有のニーズによって変わるものですが、以下のプロセスは含めるべきです。

• 退職に向けてチームの準備を整える。

• 必要な発表をすべて確実に行う。

• 人事部が必要な書類を集められるようにする。

• 退職日が来る前に、コンセプト、プロセス、進行中の仕事をまとめるための知識移転を促進する。

• ラップトップ、ID カードその他の会社の備品をすべて回収するためのステップを明確にする。

• 将来の従業員のために仕事体験を改善するために、退職面談を持ち、フィードバックを得る。

会社によって細かい内容は異なりますが、従業員の退職には多くのステップがあり、見落としがちな重要な内容も含まれます。従業員オフボーディングチェックリストテンプレートを作成することで、プロセスを順に確認し、退職者に対して必要なすべての手続きを行えるようになります。現職の従業員から退職の連絡があった場合には、チェックリストテンプレートを単に複製して、プロセスを開始するだけでいいのです。

デジタル従業員オフボーディングチェックリストテンプレートの目的

物事を整然と管理するのには、時には昔ながらのチェックリストが最適な場合もあるでしょう。しかし、チェックリストを文書ファイルに書き込んで印刷するような時代遅れで更新が面倒な方法の代わりに、従業員オフボーディングチェックリストテンプレートをデジタルで作成するのはいかがですか？これにより、従業員のオフボーディングプロセス全体が整理されるだけでなく、オフボーディングプロセスが組織全体で常に一貫したものになります。

これで重要なステップを見逃すことがなくなります。たとえば、退職プロセスの一環として、健康保険協会に届け出る必要があることはご存じでしょう。このステップを見逃すと、退職者は退職後に医療保険を受ける資格を失ってしまうかもしれません。すべての従業員に、テンプレートからコピーした同じチェックリストを使用することで、オフボーディングプロセスの大小さまざまなステップを見逃すことがなくなります。

オフボーディングチェックリストテンプレートを作成する 6 つのステップ

6 つの単純なステップで、オフボーディングチェックリストテンプレートを作成しましょう

1. 資料を確認する。従業員のオフボーディングに必要なものすべてを集め、確認します。既存の文書、プロセス、オフボーディングガイドなどがある場合、それらをここに含めましょう。

2. 他部門に確認する。 通常オフボーディングを総括するのは従業員のマネージャーと人事部ですが、他部門のニーズも考慮することが重要です。IT 部門や財務部が必要としていることはないでしょうか？それにより、秘密保持契約の締結といった、見過ごされがちな社内全体の重要なステップを認識することができます。

3. チェックリストのタスクを整理するためにセクションを作成する。会社の具体的なニーズによりタスクの内容は異なりますが、基本的な情報を含めましょう。たとえば、従業員の名前と役割、必要とされる事務処理、踏むべきステップ (たとえば、退職面談のスケジュールを立てる) などです。

4. 関連する文書や情報を連携させる。プロセスを調整するうえで、プロジェクト管理ソフトウェアを使ってチェックリストに直接文書を追加することもできます。たとえば、確認して署名する必要のあるフォームを添付して期日を設定することで、「いつ誰が何を」するのかが明確になります。

5. アクセスしやすい場所に保存する。チェックリストテンプレートで社内の一貫性を向上させるためには、組織全体で使用する必要があります。オフボーディングのチェックリストテンプレートを作成したら、社内の誰でもアクセスできるスペースに保存しましょう。

6. 共有する。人事担当者、チームリーダー、部門長をはじめ、従業員のオフボーディングに携わる人全員とテンプレートを共有しましょう。

組み込まれている機能

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。

• タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

• フォーム: 誰かがフォームに入力すると、Asana プロジェクトの新規タスクとして表示されます。フォームを介してリクエストを受け付けることで、仕事の開始手順を統一し、必要な情報を収集し、仕事の見落としを防ぐことができます。リクエストをその場限りのプロセスとして処理するのではなく、標準のシステムやメンバー全員が回答しなければならない一連の質問を作成するとよいでしょう。あるいは、ブランチ機能を用いて、ユーザーの過去の回答に基づいて質問を調整する手もあります。フォームは、社内リクエストを管理するために費やす時間と手間を省く効果があり、チームはより多くの時間を重要な仕事に使えるようになります。

• サブタスク:⁠To-Do が大きすぎて、1 つのタスクに収められないこともあります。タスクに複数人が関わる場合、期日が遠い場合、公開前に関係者の確認と承認が必要な場合などは、サブタスクを活用しましょう。サブタスクを使えば、タスクを細分化して仕事を配分できるほか、細かい To-Do を親タスクの全体的な流れに結びつけるのにも役立ちます。サブタスクでタスクを細かく分割し、複数のステップから成るプロセスの各要素を管理しましょう。

おすすめのアプリ

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを、Asana のタスクやコメントに変換して管理しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者の決まったタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれて迷子になることはありません。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana のタスクにファイルを直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• OneDrive:⁠ Asana のタスクウィンドウには Microsoft OneDrive のファイル選択機能が組み込まれているため、Word や Excel、PowerPoint などのファイルを Asana のタスクに簡単に添付できます。

FAQ (よくある質問)