危機管理計画テンプレート

緊急時の対応を計画するときは、そうした状況が発生しないことを願うのではなく、絶対に起こるものと想定することが重要になります。このように先を見越した姿勢で緊急事態に備えてこそ、チームを守ることができます。そうした緊急事態に備える最適な方法として、危機管理計画テンプレートを作成します。

危機管理計画テンプレートとは？

危機管理計画テンプレートとは、危機管理チームが、事業の運営に影響しうる自然災害や深刻な状況といった想定外の緊急事態に備えて完全な対応計画を立てるのに使用する、再利用可能なフレームワークです。危機が発生すると、興奮したり、強いストレスを感じたりすることがあるでしょう。危機管理計画テンプレートを使用すると、計画に重要な詳細を確実に含めておけます。すべての情報が 1 か所にまとめられていれば、メンバー全員が危機発生時の対処法を把握できます。

危機管理計画にテンプレートを使用する主な利点の 1 つとして、危機の種類を問わず、特定のチームのニーズや状況に合わせてカスタマイズできるという点があります。危機の内容はそれぞれ異なるため、目の前の緊急事態に合わせて計画をカスタマイズすることが重要です。危機管理計画を立てる方法としては、ほとんどの状況に適用可能な危機管理計画テンプレートを 1 つ作成するか、ベーシックなテンプレートを応用し、それぞれの状況に合わせて別々の計画を数多く立てるという 2 つのアプローチがあります。

インシデント管理と危機管理の違いとは？

インシデント管理と危機管理は両方ともリスク軽減を目的として用いる手法ですが、実施方法が若干異なります。インシデント管理は短期的な緊急事態においてのみ用いられる一方で、危機管理は長期間にわたって企業に影響しうる比較的大規模な危機状況に対して用いられます。たとえば、サイバー攻撃に対するソリューションとして、チームはインシデント管理を用います。勤務時間中に発生しうる予期せぬ地震に備えるには、危機管理計画を用います。

危機管理計画を立てる方法

危機管理計画を立てる最適な方法は、危機管理計画テンプレートを作成することです。基本的な枠組みができたら、危機管理の 4P を使って危機管理戦略をまとめます。

危機管理の 4P とは以下の頭文字を取ったものです。

• Prevent (回避): 危機の発生を阻止するために実行できるアクションを指します。

• Plan (計画): チームメンバー全員が危機状況を安全かつ効率的に処理できるように作成する、詳細なステップバイステップのアクションプランを指します。

• Practice (練習): 作成した計画を安全な環境で演習するリハーサルを指します。計画の実施を練習しておくことで、チームは安全な環境であらゆる問題を事前に解決できるため、危機が発生してから計画の見落としに気づくということを防げます。

• Perform (実行): 計画全体を実行する状況です。最も理想的なシナリオは、第一に想定外の危機が発生せず、計画を実行する必要がないことですが、こうしたツールをすべて揃えておけば、チームは万一の緊急事態にも安全な方法で対処できます。

危機管理計画テンプレートに含めるべき情報

危機管理計画は、すべての詳細を一つひとつ記載するものではなく、むしろ必要に応じて更新できる青写真として使用します。以下に、管理する危機の種類を問わず、危機管理計画テンプレートに記載すべき情報を紹介します。

• アクティベーションプロトコル: 危機の発生を判断するための一連の要因を指し、これらの要因がすべて揃った際に、チームは危機管理計画を実行します。危機管理計画の実行に起因する、一連の依存関係として考えてください。

• リスク分析: 企業が直面しうる潜在的なリスクをまとめるリサーチを指します。リスク分析は、計画の対象とする潜在的危機の種類にもよりますが、危機が発生する可能性を判断する上で役立ちます。この種のリサーチの代表例として、リスク管理計画やリスク登録簿があります。

• 緊急時連絡先リスト: 組織内の危機管理チームのメンバーのほか、消防署や毒物取扱業者、その他の重要な政府機関といった地域の緊急対応者の連絡先情報が含まれます。

• 対応手順: アクティベーションプロトコルの条件が揃った時点から、危機の発生段階においてチームが実行する各ステップを指します。

• コミュニケーション戦略: 緊急時のやり取りの手段を明確に定めることを目的としてチームが立てるコミュニケーション計画を指します。社内でのコミュニケーションと外部の関係者とのコミュニケーションの両方が含まれます。

組み込まれている機能

• 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。共同ワークフローを持つチームのメンバーが、他のタスクの終了を待っているタスクを簡単に把握し、自分の作業を始めるタイミングを知ることができます。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

• 校正: 校正機能を使うと、具体的なアクションが伝わるフィードバックを画像に簡単に記載できます。画像や PDF に直接注釈を入れて、仕事を完了させるために必要な作業をチームに明確に伝えましょう。さらにサブタスクでフィードバックを追跡すれば、アクションアイテムの見落としもありません。校正機能を使用することで、クリエイティブのフィードバックをよりスムーズにやり取りできるので、ストレスが軽減されます。

• メッセージ: アクションにつながらない情報を共有する場面では、Asana のメッセージ機能を使用しましょう。メッセージを使用すると、アクションが不要な仕事について、Asana 内で共有することができます。個人、チーム、プロジェクトを自由に組み合わせてメッセージを送信できるため、メンバー全員で共通認識を持てます。また、Asana で作成したタスク、プロジェクト、ゴールに関連するメッセージを伝達することで、受信者が簡単に背景情報を把握し、詳細を確認できるようになります。

• モバイル: Asana は iOS と Android でも利用可能なため、外出時にも簡単に To-Do をチェックできます。受信トレイの新しい通知を確認したり、メッセージを送信したり、プロジェクトタスクにアクセスしたりできるため、常にプロジェクトの最新情報を把握できます。

おすすめのアプリ

• Microsoft Teams: Microsoft Teams と Asana の連携を使用すれば、必要な情報を Teams から直接検索し、共有できます。Teams の会話を Asana の実行可能なアイテムに簡単につなげられます。また、Teams の会議中に、ブラウザーを切り替えずに、タスクの作成、割り当て、表示ができます。

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれ、流れることはありません。

• Google Workplace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Vimeo: テキストで要点を伝えることも可能ですが、語調や感情、表現は文字だけでは十分に伝えられません。Vimeo が提供する Asana のビデオメッセージ機能を使用すれば、必要な情報を共有する度に会議を開く必要がなくなります。自身が説明している様子または操作画面を録画してビデオメッセージを作成し、タスクやプロジェクト、メッセージ、コメントに埋め込むことで、情報や状況がよりわかりやすく伝わります。録画した動画には、Asana の機能により自動で文字起こしが生成されるため、動画の内容を読んだり、検索したりすることもできます。フィードバックの共有、質問、タスクの割り当てなど、すべてを Asana 上で完結できます。

FAQ