チェンジマネジメント計画テンプレート

チームが、会社全体のオペレーションを一変させるような大きな変化を実行することに決めたとします。それには、多くの計画、コミュニケーション、準備が必要となりますが、チェンジマネジメント計画テンプレートで、すべてを整理できます。

チェンジマネジメント計画テンプレートを使用すると、チームの計画を整理し、組織的な大きな変化を軽々と乗り越えやすくなります。チェンジマネジメント計画テンプレートを作成し、管理することで、組織規模の変化に思慮深くアプローチし、そのプロセスの全ステップを確実に踏んでいくことができます。さらに、組織が成長するに伴って、チェンジマネジメント計画テンプレートも共に成長させることが可能です。

チェンジマネジメント計画テンプレートとは？

チェンジマネジメント計画テンプレートは、チェンジマネジメント計画を確立するために何度でも使えるフレームワークです。テンプレートを使用して組織規模の変化に備え、実際に変化が起こったときにはチームが新しいプロセスに適応できるようにします。

チェンジマネジメント計画は、チームがあるプロセスから別のプロセスへと移行するときに役立ちます。特に、日常業務に支障が出るほど大幅な変化がプロセスに起こるときに使用されます。チェンジマネジメント計画テンプレートは、大きな変化の中で、チームをステップバイステップで導くことを可能にします。

チェンジマネジメント計画テンプレートの設定方法

チェンジマネジメント計画テンプレートは非常に便利なツールです。このフレームワークでは、チェンジマネジメント計画の詳細、主要なステークホルダー、得られた教訓のすべてを、今後の変化の導入のために確実に記録できます。

チェンジマネジメントテンプレートは、簡単に複製してプロジェクトごとに適用できるようなツール内で使用されるときに、最大の効果を発揮します。それには、デジタルプロジェクト管理ツールが最適です。最初のチェンジマネジメントテンプレートを作成し、それを複製するだけです。それからすべての詳細を追加していくことで、チェンジマネジメントプロセスが唯一のものとなるのです。

チェンジマネジメント計画テンプレートを作成する際に、次のようなプロジェクトの主要な側面を含めることが重要です。

• 何が変化するのか: 主要なプロセスの一つが変化するのでしょうか？チームの主要なソフトウェアが変わるのでしょうか？いずれにせよ、仕事の方法を調整して準備ができるように、チームは何が変わるのかを知る必要があります。

• 変化のステータス: チームがプロセスのどの段階にいるのかがわかると、他のチームのマネージャーたちはそれぞれのチームでチェンジマネジメントをどう実践したらよいかを理解できます。チェンジマネジメント計画は、進捗を把握し、物事をスケジュール通りに進めるのにも役立ちます。

• それぞれのステップの実行責任者は誰か: プロセスに関する質問が出たときのために、それぞれのステップを担当する責任者あるいはステークホルダー (関係者) を決めるべきです。それにより説明責任が果たせ、ステークホルダーの連絡窓口が明確になります。

• いつ変化を実践するのか: チームリーダーが変化についてのコミュニケーションをタイミングよく行うことは必要不可欠です。メンバーは古いプロセスから新しいものへと時間の余裕を持って移行できます。

チェンジマネジメント計画テンプレートの使い方

チェンジマネジメント計画テンプレートは、計画の最初のステップで使用します。このテンプレートにより、あなた自身、そしてステークホルダーが、プロセス全体の重要なタイミングや詳細を確認できます。

チェンジマネジメント計画テンプレートを使用することの素晴らしい点は、それぞれのプロジェクトに合わせて使い方を調整できるところです。基本的には共通のフレームワークを使用するのですが、その詳細はさまざまです。

一番の方法は、チームの全員がアクセス可能なコラボレーション型プロジェクト管理ソフトウェアを使うことです。チェンジマネジメント計画テンプレートが 1 か所にあることで、チームの全員が必要なときにアクセスできるようになります。

組み込まれている機能

• タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

• サブタスク: 仕事の規模が大きすぎて、1 つのタスクに収まらないこともあります。タスクに複数の担当者がいる場合、期日が遠い場合、公開前に関係者の確認と承認が必要な場合などは、サブタスクを活用しましょう。サブタスクを使えば、タスクを細分化して仕事を配分できるほか、細かい To-Do を親タスクの全体的な流れに結びつけるにも役立ちます。サブタスクでタスクを細かく分割し、複数のステップから成るプロセスの各要素を管理しましょう。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。コラボレーションに基づいたワークフローを抱えたチームは、他のチームのどのタスクを待っているのかを簡単に確認でき、自分たちの作業に取り掛かるべき時がわかるのです。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

おすすめのアプリ

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれ、流れることはありません。

• Jira: 技術部門とビジネス部門の間で、インタラクティブで、つながりのあるワークフローを作成し、製品の開発状況をリアルタイムで見える化します。すべて Asana を離れることなく実現できます。プロジェクトのコラボレーションと引き継ぎを合理化し、Asana 内ですばやく Jira の課題ログを作成することで、適切なタイミングで技術部門とビジネス部門の間で仕事をスムーズに引き渡せるようになります。

• GitHub: GitHub のプルリクエストのステータス更新を自動的に Asana のタスクに同期します。Asana を離れることなく、プルリクエストの進捗状況を追跡し、技術部門と非技術部門による部門間のコラボレーションを改善できます。

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