アジャイルプロジェクト計画テンプレート

伝統的なプロジェクトマネジメント戦略は、直線的なウォーターフォール手法に従うことが多いですが、ソフトウェア開発の仕事などのダイナミックな製品ではうまく行くとは限りません。ダイナミックでペースの速いチームがすばやく反復でき、顧客のニーズにフォーカスできるよう、2001年にアジャイル手法が生み出されました。

幸い、新しいアジャイルプロジェクトを計画するために使える多くのさまざまなプロジェクト管理ツールがあります。そのうちの 1 つが、アジャイルプロジェクト計画テンプレートです。

アジャイルプロジェクト計画テンプレートとは？

アジャイルプロジェクト計画テンプレートは、今後のアジャイルプロジェクトのために何度も使え、カスタマイズできるフレームワークです。アジャイルプロジェクト計画テンプレートを使うと、プロジェクト計画プロセスをスピードアップし、チームのプロジェクトを確実に一貫して整理できます。

多くの場合、アジャイルプロジェクト計画は、かんばんボードで整理します。このフォーマットでは、かんばんカードが完了すべき 1 つのタスクを表し、そのカードが、ボードの列で表されるさまざまな段階を経ていきます。

アジャイルとは？

アジャイルとは、プロジェクトマネジメントの一般的な手法で、大きなプロジェクトを、「スプリント」と呼ばれる細かい期間に分割します。アジャイルプロジェクトマネジメントは、反復プロセスです。それは、各スプリントあるいは反復ごとに、チームが次のスプリントで何を改善できるかを考える時間を持てるということです。

アジャイルプロジェクト計画テンプレートは、リーンプロジェクトマネジメント、かんばん、スクラムといった、さまざまな種類のアジャイル手法に使用可能です。

アジャイルプロジェクト計画テンプレートの作り方

多くの場合、アジャイルプロジェクト計画テンプレートは、かんばんボードまたはガントチャートのどちらかの形式で整理します。かんばんボードは特定の段階にあるタスクを表示したい場合に、ガントチャートはタスク同士のつながりを意識してプロジェクトの進捗を確認したい場合に適しています。

アジャイルプロジェクト計画テンプレートを作成する前に、現在のアジャイル計画プロセスに目を向けましょう。タスクが経ていく具体的な段階、プロダクトオーナーやプロジェクトマネージャーが一目で把握できる必要のある情報、タスクの完了のためにチームが必要とする具体的な詳細を確認しましょう。

通常アジャイルプロジェクトでは、作業の進行中に進捗を追跡するため、「To-Do」「進行中」「完了」といった段階別にテンプレートを整理するとよいでしょう。「To-Do」セクションはしばしば製品バックログまたは単にバックログと呼ばれます。「進行中」段階はチーム独自のワークフローに合わせてカスタマイズできます。たとえば、スコープ設定、レビュー、開発ではそれぞれ段階が異なる場合もあるでしょう。

アジャイルプロジェクト計画テンプレートの作成の次のステップは、それぞれのかんばんカードに入れる情報を特定することです。ストーリーポイント、開始日と終了日、タスクの責任者などの情報です。それには、かんばんカードテンプレートを使用するのが最適です。

デジタルアジャイルプロジェクト計画テンプレートを使用すべき理由

アジャイルプロジェクト計画テンプレートは、プロジェクトマネージャーやプロダクトオーナーだけでなく、チーム全体にとって非常に有益です。ここでは、デジタルプロジェクト管理ツールでアジャイルプロジェクト計画テンプレートを作成すべき理由をいくつかご紹介します。

• プロジェクトをさまざまな視点から視覚化する。プロダクトオーナーが成果物の依存関係を特定するのには、プロジェクトをガントチャート式ビューで見るのが簡単かもしれません。一方、タスクに取り組んで完了させる人にとっては、プロジェクトをかんばんボードで表示する方がいいかもしれません。

• データ報告を自動化する。デジタルプロジェクト管理ツールには、バーンダウンチャートなどのチャートやグラフを自動的に作成する機能を備えているものがあります。これは、プロジェクトマネージャーが時間を節約し、アジャイル開発チームがスプリントの終了時まで完了すべき仕事量を理解するのに役立ちます。

• プロジェクトチームメンバーとリアルタイムで協力する。情報が古いドキュメントや、ずっと更新されていないスプレッドシートの時代は終わりました。デジタルプロジェクト管理ツールを使用して、プロジェクトのスケジュール、タスク、情報をリアルタイムで確認できます。

組み込まれている機能

• ボードビュー: ボードビューとはプロジェクトの情報を複数の列で表示するかんばんボード形式の表示スタイルです。「To-Do」「進行中」「完了」など、タスクのステータスに基づいて整理するのが一般的ですが、各列の扱いはプロジェクトのニーズに合わせて調整できます。それぞれの列ではタスクはカードとして表示され、タスク名、期日、カスタムフィールドなどの関連情報も併せて表示されます。タスクは進行するにつれてステージを進んでいくので、プロジェクトの進捗を一目で確認できます。

• レポート機能: Asana のレポート機能は、プロジェクトのデータを視覚的なチャートやわかりやすいグラフに変換します。仕事が行われている場所でレポートを作成することで、無駄な重複作業を減らし、不要にアプリを切り替える手間を省くことができます。また、チームのすべての仕事がすでに Asana に集まっているため、どのプロジェクトやチームからでもデータを引き出し、一か所で何が起こっているのかを正確に把握できます。

• マイルストーン: マイルストーンは、プロジェクトの重要なチェックポイントを表すものです。プロジェクトにマイルストーンを設定することで、目標への進行のペースを、チームメンバーやプロジェクト関係者と共有できます。さらにマイルストーンは、プロジェクトの大きな目標に向かう過程で、小さな成果を一つ一つ祝う機会にもなります。

• 依存関係: タスクの依存関係を設定し、あるタスクが他のタスクを待機していることを示します。自分の作業が他の誰かの仕事をブロックしてしまっていることを知り、それにより優先順位を調整することができます。コラボレーションに基づいたワークフローを抱えたチームは、他のチームのどのタスクを待っているのかを簡単に確認でき、自分たちの作業に取り掛かるべき時がわかるのです。前のタスクが完了すると、依存しているタスクを開始できるという通知を担当者が受けます。あるいは、自分の作業が依存しているタスクのスケジュールが変更された場合、Asana から通知が送られ、自分の期日も調整すべきかどうかを判断できます。

おすすめのアプリ

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• GitHub: GitHub のプルリクエストのステータス更新を自動的に Asana のタスクに同期します。Asana を離れることなく、プルリクエストの進捗状況を追跡し、技術部門と非技術部門による部門間のコラボレーションを改善できます。

• Jira: 技術部門とビジネス部門をインタラクティブにつなぐワークフローを作成し、製品の開発状況をリアルタイムで見える化します。しかも Asana を離れる必要はありません。プロジェクトのコラボレーションと引き継ぎを合理化し、Asana 内ですばやく Jira の課題ログを作成することで、適切なタイミングで技術部門とビジネス部門の間で仕事をスムーズに引き渡せるようになります。

• ServiceNow: Asana でのタスク作成を自動化し、ステータスやコンテキストに関する情報をプラットフォーム間で共有して、ServiceNow を使う IT チームの手作業を減らしましょう。従業員のサポートチケットの追跡・管理に ServiceNow を使用している社内向けのサービスチームは、ハードウェアに関する要望や、給与計算に関する質問など、ServiceNow 外での対応が必要になるリクエストを受けることも多いでしょう。この連携機能を使えば、Asana 上で行われたアクションや更新が ServiceNow にも反映されます。

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