アクションアイテムテンプレート

タスクが明確に定義されていないと、曖昧で関連性のない項目に次から次へと取り組むことになり、時間とエネルギーを無駄使いしてしまいます。それは疲れる上に、あまり効果的でもありません。そんなことはせずに、アクションアイテムテンプレートを作成して、各タスクについて「誰が」、「何を」、「いつ」行うのかを定義しましょう。新しいリストを作成するたびに、テンプレートを複製すれば、そのときに実行できるタスクをより整理された形で、より効果的に実行できます。

アクションアイテムテンプレートとは？

アクションアイテムとは、「誰が」(タスクを割り当てられたチームメンバー)、「何を」(タスクの説明)、「いつ」(期日) が決められたタスクのことです。アクションアイテムは、繰り返し実行されるワークフロー、つまりタスク、チーム、期日をつなぐ一連のプロセスの中で使われます。アクションアイテムテンプレートを使うことで、明確に定義されたアクションアイテムのリストを保存し、同様の作業が発生したときに複製できます。たとえば、チームが社内ブログを管理している場合は、四半期ごとに使用するアクションアイテムテンプレートを作成することによって、書く必要のある記事、それを書く人、公開する日または完了させる日を追跡することができます。

アクションアイテムリストと To-Do リストの違い

一般的には、アクションアイテムと To-Do 項目の両方を追跡するためにリストを作成しますが、両者には主に以下のような違いがあります。

• アクションアイテムリストは、ワークフローを先に進めるために実行する必要のある作業を整理するためのものです。アクションアイテムのリストにあるタスクは、関連しているだけでなく、大きなプロジェクト計画の一部でもあるため、タスクなら何でも含まれる訳ではありません。そうしたアクションアイテムは、一緒に完了させれば、大きな目標やイニシアチブへの取り組みに大きな変化をもたらします。

• 名前からも分かるように、アクションアイテムは実行できるものですが、一方の To-Do リストの項目は、曖昧で定義されていない場合があります。たとえば、オンボーディングテンプレートを更新する必要があるとしましょう。To-Do リストのタスクはそのまま使うことができますが、アクションアイテムには、定義 (テンプレートを更新するには何をする必要があるか)、割り当てられたチームメンバー、予定された期日が記載されるでしょう。

アクションアイテムリストテンプレートを使うべき場面

アクションアイテムリストテンプレートは、一連のタスクを完了させる必要のあるプロジェクト内のどの領域にも使用できます。アクションアイテムリストテンプレートはカスタマイズ可能なため、かんばんボードやガントチャートを使って視覚的にセットアップしたり、従来型のデジタルタスクリストを作成したりできます。また Asana なら、アクションアイテムテンプレート用にプロジェクトを 1 つ作成するだけで、必要に応じてビューを切り替えられるので、この 3 タイプをすべて使用できます。テンプレートを作成したら、依存関係を含めることもできるため、大規模なチームで作業をコーディネートするのに便利です。

アクションアイテムリストテンプレートは、とても融通が利くため、さまざまなシナリオで使用できます。以下は、その例です。

• プロジェクトを繰り返し実行する場合: 繰り返し行われる取り組みにおいて、一連の同じアクションを繰り返す場合は、テンプレートを使うとプロセスを簡素化できます。たとえば、四半期に一度の製品アップデートに、毎回同じタスクが含まれる場合は、テンプレートを作成すると便利です。

• 他のメンバーとコラボレーションをする場合: チーム内の複数のメンバーが各自のバージョンのアクションアイテムリストにアクセスし、管理する必要がある場合は、テンプレートが便利です。この場合はプロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、メンバー全員が信頼できる唯一の情報源を基に作業を行えるため、最も適切に対応できます。

• 進捗レポートを送信する場合: 関係者が最新情報をリアルタイムに必要とする場合は、チームのアクションアイテムリストテンプレートを確認すれば、現在のプロジェクトの進み具合を確認できます。フォローアップの質問がある場合は、各アイテムの担当者を見れば、どのメンバーに連絡すればよいのかがはっきりと分かります。

アクションアイテムリストテンプレートの作り方

効果的なアクションアイテムリストテンプレートは、プロジェクトライフサイクルを通して、「バックログ」や「To-Do」セクションから「進行中」セクションへと進むなどして、タスクが完了するまで各ステージを順番に進んでいく漸進的なテンプレートです。

他のプロジェクト管理テンプレートと同様に、このテンプレートも、詳細を追加したりリアルタイムに情報を更新したりできる柔軟性のあるプラットフォームをアクションアイテム追跡ツールとして使用すると、最大のメリットが得られます。かんばんボードツールなどの視覚的なフォーマットを使用すると、アクションアイテムがさらに追跡しやすくなります。

以下に、各アクションアイテムを作成する際に追加すべき要素をいくつか紹介します。

• 何を: タスクの詳しい説明。

• 誰が: メンバー全員が各タスクの担当者を把握できるよう、各アクションアイテムには担当者が割り当てられます。

• いつ: 繰り返し行うタスクには、標準化された期日を設定します。たとえば、プロジェクトの状況を忘れずに確認するために、毎月最終日に進捗を確認するタスクを設定できます。

• 緊急度: チームメンバーが最初に取り組むべき作業を把握できるよう、特定のタスクの優先度を明記します。

組み込まれている機能

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• ボードビュー: ボードビューとはプロジェクトの情報を複数の列で表示するかんばんボード形式の表示スタイルです。「To-Do」「進行中」「完了」など、タスクのステータスに基づいて整理するのが一般的ですが、各列の扱いはプロジェクトのニーズに合わせて調整できます。それぞれの列ではタスクはカードとして表示され、タスク名、期日、カスタムフィールドなどの関連情報も併せて表示されます。タスクは進行するにつれてステージを進んでいくので、プロジェクトの進捗を一目で確認できます。

• ワークロード: ワークロードを使用すると、チームメンバーの各プロジェクトでの取り組みをすべて 1 か所で簡単に確認できるため、チームのキャパシティをスナップショットとして視覚化できます。さっと目を通すだけで確認できるため、競合を特定したり、リスクに対応したり、タスクを再割り当てしたり、タスクのスケジュールを変更したりすることによって、タスクを順調に進めることもできます。ワークロードを定期的にチェックすれば、チームメンバーの仕事量を確認できます。仕事量に合わせて、優先度の低いタスクを再割り当てしたり、そのスケジュールを変更したりできるため、優先度の高いイニシアチブに着手できます。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

おすすめのアプリ

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• OneDrive: Asana のタスクウィンドウには Microsoft OneDrive のファイル選択機能が組み込まれているため、Word や Excel、PowerPoint などのファイルを Asana のタスクに簡単に添付できます。

• Loom の動画を使うことで、プロジェクトの概要に個性やコンテキストを追加し、透明性を高めることもできます。プロジェクトの説明や期待事項、主要なマイルストーンの概要などをまとめた動画を簡単に埋め込むことができます。このメッセージにより、ニュアンスとコンテキストが追加されるため、チームはスピーディにプロジェクトを開始できます。一番のメリットは、Asana から直接動画を見られるという点です。

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

FAQ