テンプレートとは？仕事に役立つテンプレートを紹介

クラウド型マネジメントプラットフォーム Asana では、さまざまな用途、目的で活用できるテンプレートを多数揃えています。ニーズに応じてカスタマイズ可能です。

テンプレートとはどういう意味？

テンプレート (template) とは、日本語でいう「定型文」や「ひな形 (ひな型)」と同様の意味を持つ用語で、よくインターネット上では「テンプレ」と略して使われます。一般にテンプレートと言うと、定型的な文章や決まり文句が使われる文書 (たとえば時候の挨拶やお詫びのメールなど) の元となるひな形のことを指します。つまり、くり返し使用できるファイルや定型書式のことです。ビジネスでも、履歴書や取引先へのメールなど、同じような言い回しやテキストが使われる文書にはテンプレートが使われます。

また、ビジネスシーンでよく使われるテンプレートには、請求書や企画書、始末書などの文書だけでなく、業務計画やマーケティングキャンペーンなど、プロジェクト単位でもテンプレートを使うと便利です。基本的な項目部分はテンプレートでカバーされているので、利用者はテンプレートを複製、コピーして内容を記入していけば、目的の文書や計画をスムーズに作成できることになります。くり返し行われるイベントや活動なら、テンプレートを用意しておけば効率的です。

テンプレートの目的は？

テンプレートの目的は「業務の効率化と生産性の向上」です。さまざまなテンプレートをうまく活用することによって、作業は効率的に進みます。

効果的なテンプレートの活用には、多くのメリットがあります。具体的なメリットを確認しましょう。

• 時間を節約できる: テンプレートを使うことで、ゼロの状態から文書等を作る必要がなくなり、貴重な時間をほかの作業に充てることができます。

• 抜け漏れを削減できる: テンプレートにはベースとなる項目がすでに組み込まれています。そのため、載せるべき情報の抜け漏れといったミスを防ぐことができます。

• 仕事に一貫性が出る: 同じテンプレートをチーム内で使用していれば、仕事に一貫性が出ます。チーム外や社外に提出するような文書も、テンプレートを元に作成すれば、たとえ記入するメンバーが違っても基本的なフォーマットには差が出ません。

仕事に役立つテンプレートの特徴

では、業務効率と生産性をアップさせるテンプレートとは、どのようなものでしょうか？前項で挙げたメリットを最大限に発揮できる、役立つテンプレートの特徴をいくつかご紹介します。

[特徴 1] 柔軟性とカスタマイズ性

専門性の高さに関わらず、本当に仕事に役立つテンプレートとは、柔軟性と拡張性に優れたテンプレートのことを言います。どんなにくり返し行われる作業のためのテンプレートだとしても、イレギュラーなケースは必ずあります。そのとき、柔軟に対応し、カスタマイズできるかどうかが優れたテンプレートの条件と言えます。そのケースごとのニーズに合わせて変更修正が簡単に行えるテンプレートを選ぶようにしましょう。

[特徴 2] チーム全員がアクセスできる

いくら効果的なテンプレートだとしても、大量のメールやファイルに埋もれているようではその効果を発揮できません。テンプレートは、チーム全員がアクセス可能な場所に保管するようにします。

また、テンプレート類は同じ場所に一括管理し、整理しておきましょう。仕事の生産性を向上するには、情報がきちんと整理されている環境が不可欠と言えます。必要なときにすぐ取り出して活用できるように、見える場所に保管するようにします。そうしておけば、新しくチームに参加したメンバーがいたとしても分かりやすいでしょう。

[特徴 3] 改善が可能

本当に役に立つテンプレートとは、修正や変更、改善をいつでも行えるテンプレートであると言えます。テンプレートは使うたびに改善の余地があるかを確認しましょう。もし追加すべき項目や削除すべき事柄があるのなら、すぐに反映するようにします。

また、そのとき重要なのが、その改善された最新版のテンプレートをチームメンバー全員と確実に共有することです。この作業が徹底されていないと、古いバージョンのテンプレートを使ってしまうケースが出てきます。そういった意味で、テンプレートはデジタル化されたものを使用するのがおすすめです。Excel (エクセル) や Word (ワード) などでは、確実に最新のものが全員にいきわたっているかどうかが不明瞭です。

テンプレートの例

ビジネスシーンで役に立つテンプレートとはどのような特徴があるのかを見ましたが、ここでその具体例を見てみましょう。

[テンプレートの例 1] SNS カレンダー

Twitter に Instagram、TikTok などの SNS を使用するのは、現在のマーケティングでは当たり前のことになりました。ただし、SNS コンテンツを利用したマーケティングは、そのチャネルの多さと更新頻度から、なかなか骨の折れる作業です。

そこで便利なのが、SNS コンテンツカレンダーでしょう。SNS カレンダーを用意しておけば、どの投稿がいつどこのチャネルで公開されるかを見える化することができるのです。

Asana の SNS カレンダーテンプレートを活用すれば、過去の投稿を振り返ったり、これから公開予定の内容を確認し追跡することができます。担当者の割り当てもスムーズに行え、「誰が、いつ、どこに、何を投稿するか」を俯瞰できます。

また、このテンプレートを利用して、SNS 戦略用のテンプレートや SNS エディトリアルカレンダーを作成することも可能です。

[テンプレートの例 2] 議事録

ビジネスシーンにおいて定期的に行われる活動といえば、会議ではないでしょうか？会議にも大小さまざまありますが、議事録を付けることは必須です。チームメンバーすべてが同じ認識を持つためには、議事録は会議に出席できなかったステークホルダーとも必ずシェアしなければなりません。しかし、議事録は思いのほか作成に時間がかかるものでもあります。時短したければ、議事録テンプレートを使用しましょう。

優れた議事録テンプレートとは、必要事項 (会議の日時、出席者、議題、アクションアイテムなど) がすべて盛り込まれたテンプレートですが、それだけではありません。

たとえば Asana で議事録テンプレートを用いれば、会議中に議事録もしくは会議メモを作成することができます。テンプレートを利用して、会議前に議題などを関係者とシェアし、会議中には決定事項や今後のアクションアイテムをその場で書き込むことができるうえ、その様子を全員のアプリケーション上で反映されます。

[テンプレートの例 3] キャンペーンマネジメント

マーケティングキャンペーンを行うときも、ひとつひとつをゼロから計画、実施、管理していては非効率的です。テンプレートを活用して、業務を効率化しましょう。

Asana のキャンペーン管理テンプレートは、たとえ複雑なキャンペーン計画でも、全体像を俯瞰できます。また、表示ビューもガントチャート (タイムライン)、チェックリスト形式、カレンダー形式、かんばんボード形式から選ぶことが可能です。

キャンペーンを管理するときに大事なのは、タスクの依存関係を明確にすること、部署の異なるメンバー間のコミュニケーションを活性化させること、進捗状況の共有を正しく行うことなどが挙げられますが、Asana のキャンペーン管理テンプレートとは、こういったポイントを網羅したテンプレートです。

まとめ: 仕事に役立つテンプレートとは？

ビジネスで用いられるテンプレの意味をはじめ、仕事に役立つテンプレート (雛形) とは何か、その目的と特徴、具体例をまとめました。テンプレートは業務効率化と生産性の向上を実現するための有効なツールです。優れたテンプレートとはどのようなものかをしっかり理解して、仕事を最大限スムーズに進めましょう。

テンプレートは、チーム全員が共通して使うワークマネジメントツールやソフトウェア上で使用するとさらに効率的です。Asana のテンプレートの使い方については、こちらの『Asana テンプレートの作成と使用ガイド』をご覧ください。