グループウェアとは？導入のメリットとポイントを解説

コワーキングスペースからのリモートワークや在宅勤務、フレックスタイム制など、働き方が多様化する昨今。これまでのようにオフィス内で顔を合わせながら働く機会が減少している中で、業務の効率を下げずに仕事を進めるのに欠かせないのがグループウェアの存在です。ネットではグループウェア比較サイトも多く目に留まります。コミュニケーションの活性化や効率的な情報共有、メンバーのワークフロー管理など、さまざまな機能を備えているグループウェアは、今や必要不可欠なツールになったと言っても過言ではありません。

この記事では、そもそもグループウェアとは何か、どのような種類があるのか、一般的に搭載されている機能について解説します。また、グループウェアが持つメリットとデメリット、採用する際のポイントも紹介するので、導入時の参考にしてください。

グループウェアとは

グループウェアとは、組織内で情報共有やコミュニケーションを行うことができるソフトウェアのことを指します。ネットワークに接続したユーザーが利用可能なさまざまなサービス機能を搭載しており、業務効率化と仕事の生産性向上、チームワーク向上に役立つツールです。

グループウェア製品は多数ありますが、代表的なものには Google の「Google ワークプレイス」や Microsoft の「Microsoft Office 365」などが挙げられます。

グループウェアの種類

グループウェアは大きく 2 種類に分けることができます。

• オンプレミス型グループウェア

• クラウド型グループウェア

両者の違いはサーバーにあります。オンプレミス型は自社サーバーに専用ソフトをインストールするシステムで、クラウド型はインターネット上のサーバーを利用します。

オンプレミス型は組織のニーズに合わせたカスタマイズがしやすいというメリットがあるのものの、そのためには専門スキルを持つ人材が必要となります。また、導入コストも高額になること、外出先からスマートフォンやタブレットを使ったモバイルアクセスができない点もデメリットです。

一方のクラウド型は、昨今急激に成長している市場です。他社運用のためセキュリティへの懸念や既存システムとの連携が難しい点がデメリットですが、導入期間が短く、初期費用は低額、またウェブブラウザで利用できるため、いつでもどこからでもアクセスできるというメリットがあります。

グループウェアの機能

グループウェアではさまざまな機能を利用することができます。製品によって多少の差異はありますが、一般的に搭載されている基本機能をご紹介します。

コミュニケーション機能

グループウェアは、チームメンバー同士が円滑にコミュニケーションを図れるツールです。メールやメッセージ機能だけでなく、1 対 1 の会話ができるチャット機能、オンラインでミーティングを行えるウェブ会議機能、素早く話し合える場としての掲示板 (BBS) 機能など、一口にコミュニケーションといってもさまざまな選択肢が用意されていることが多いグループウェア。迅速に話し合う必要があるのか、単に回覧として周知させたいのか、ケースバイケースで使い分けましょう。

ファイル共有機能

グループウェアは、ファイルやドキュメント、データなどを効率的に管理、共有できるツールです。たとえば進捗報告書をメールで共有すると、後日確認したいときに他のメールに埋もれて見つけにくくなってしまう場合もあるでしょう。グループウェアのファイル共有機能を使えば、組織内のメンバー全員がアクセス可能な場所で保管し、いつでも閲覧できる状態を保っておくことができます。個人レベル、チームレベルなどでアクセス権限を設定できるので、情報漏えいを防ぐことも可能です。

スケジュール管理機能

グループウェアには、個人だけでなくチームメンバーのスケジュールカレンダーを管理できる機能もついています。メンバー間でそれぞれのスケジュールを把握できれば、ミーティングなどの日程調整もスムーズに行えるため、業務の効率化につながります。また、マネージャーやチームリーダーがこの機能を使ってメンバーの仕事量を管理すれば、燃え尽き症候群を防いだり、過度の仕事量を調整したりすることも可能です。

タスク管理、プロジェクト管理機能

タスク管理およびプロジェクト管理機能は、タスクやプロジェクトの進捗を見える化する機能です。遂行中のものを追跡するだけでなく、企画段階から追うことができます。業務の進捗もメンバー間で確認することができるので逐一報告する必要がなくなり、より効率的に仕事を遂行することができます。

ワークフロー機能

企画書や報告書、申請などの手続きをシステム内で行える機能です。従来の紙媒体ではどうしても起こりがちだった「申請手続きがどこまで進んでいるのかわからない」などのトラブルを免れることが可能になり、決済や承認フローが断然スムーズかつスピーディになります。ペーパーレス化を実現することで、業務効率が断然上がるわけです。

設備予約機能

グループウェアには、会議室などの会社設備の予約機能が備わっています。ミーティングのために会議室を利用したいとき、この機能があれば使用可能かどうかが一目でわかります。即時に予約できるので効率的な上、備品などの貸し借りやキャンセルの管理もスムーズに行えます。

グループウェアを導入するメリット

グループウェアを使用するメリットには、次のポイントが挙げられます。

• 社内で効率的に情報共有ができる

• チーム内のコミュニケーションを活性化できる

• リモートワークに適した環境を整備できる

• 業務の見える化を実現できる

それぞれのポイントを詳しく確認していきましょう。

社内で効率的に情報共有ができる

紙媒体ではなく電子データを使うことで、社内での情報共有が断然効率的に行えるようになります。これまでは個人間でやりとりしていたノウハウも全員の目に留まるようになり、ナレッジマネジメントにもつながるでしょう。

一方、紙媒体のデジタル化は DX にも関わるため、企業が率先して取り組まなければならない改革のひとつです。グループウェアを導入すれば、すべての情報をひとつの場所で管理することができ、誰もが必要なときに閲覧することが可能となります。

チーム内のコミュニケーションを活性化できる

スムーズなコミュニケーションは、チームワークと業務の生産性向上になくてはならないものです。メール、チャット、掲示板、ウェブ会議、社内 SNS などの多様な方法でチーム内コミュニケーションを活発に行うことで、チームワークは高まります。

リモートワークに適した環境を整備できる

働き方改革が進み、従来とは異なる働き方をする人が増えてきました。そこで今企業側に求められるのは、そうしたさまざまな働き方に適応した環境の整備です。オフィス以外の場所で働く人や通常とは違う勤務時間を設けている人にとって、グループウェアは必要不可欠なツールと言えます。仕事に必要な情報がグループウェア上で一元管理されていれば、たとえ場所や時間が違ってもスムーズに業務を遂行することができます。また、適切なコミュニケーション機能を使うことで、メンバーの一員としての自覚を失うこともないでしょう。

業務の見える化を実現できる

グループウェアのタスク管理機能やプロジェクト管理機能、ワークフロー機能、スケジュール管理機能を使うことで、業務の見える化を実現することができます。それぞれの仕事を「見える化」することは、単に仕事を把握し合うだけでなく、起こりうるトラブルや問題、リスクを事前に回避するためにも重要です。

導入時のポイント

多くの機能があるグループウェア。導入時にはどのようなポイントを考慮すればいいのでしょうか。グループウェアには比較サイトが多く存在することからもわかるように、製品の種類もさまざまです。最適なグループウェアを選べるよう、以下のポイントを参考にしてみてください。

導入目的を明確にする

まずは、グループウェアを導入する主な目的を明確化しておくことが重要です。何のためにグループウェアが必要なのか、主な使い道は何なのかなどがしっかりとわかっていると、選定するときに役立ちます。たとえば、リモートワーク中心のスタートアップ企業なら、コミュニケーション機能が充実しているグループウェアが最適かもしれないし、チーム横断型のプロジェクトを多く扱う会社なら、セキュリティが高い情報共有機能に優れたグループウェアが適しているでしょう。

グループウェアを比較してみると、主な搭載機能はだいたい似ていますが、機能の使い勝手などには差異があるので注意が必要です。重要視している機能の詳細を確認し、どのグループウェアが最も適しているのかを判断します。

無料トライアルを試す

グループウェアには導入費用がかかります。支払うコスト相応の恩恵を得られるかどうか、まずは該当グループウェアの無料トライアルで試してみましょう。実際に試してみることで、機能性だけでなく操作性も具体的に確認できます。トライアルは何も組織全体で行う必要はありません。社内の一部でグループウェア無料トライアルを実施し、使い勝手のフィードバックを共有しましょう。

社内ルールを作る

いざ導入が決定したら、社内ルールを定めることがおすすめです。多くの可能性を秘めたグループウェアですが、それゆえに大勢で運用するには禁止事項などのルールを作らないと混乱を招く場合もあります。使用を開始するまえに、メンバー全員に運用ルールを知らせ、スムーズなグループウェアの導入を目指しましょう。

グループウェアで仕事を効率化する

グループウェアとは何か、その種類と機能、めりっとについて解説しました。さまざなま機能とメリットがあるグループウェアは、現在のビジネスシーンには必要不可欠なツールと言えます。業務の効率化と生産性向上に役立つグループウェアを導入するときには、紹介したポイントを参考に最適なものを選ぶようにしましょう。

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