ディープワークとは？集中力を高める 7 つの方法

Microsoft の共同創業者のビル・ゲイツ氏は 1 年に 2 回山小屋にこもり、読書と思索にふけります。本人が「考える週」と呼ぶ期間、ゲイツ氏は外の世界を完全に遮断します。メールも携帯電話も使わなければ、インターネットにも接続しません。ゲイツ氏は Microsoft の従業員が提案する新しいイノベーションや投資案が記された紙の山にたった一人で向き合います。

ゲイツ氏は周囲の環境から気を散らすものをすべて取り除き、創造力と集中力を最大限に高めるディープワークを実践します。この取り組みは明らかに功を奏しています。実際にゲイツ氏の「考える週」は 1995年に提供を開始した Internet Explorer をはじめとするイノベーションを実現しているのです。

しかしわざわざ山小屋にこもらなくてもディープワークのメリットを漏れなく享受できる方法があります。一度に数日間や数週間も日常生活から距離を置くことは通常は不可能ですが、いくつかのシンプルな行動を身につけるだけで毎日の習慣にディープワークを組み込めます。

ディープワークとは？

ディープワークとは集中力が最高に高まっている状態であり、そこでは思考能力が向上し、すばやく質の高い仕事をこなせます。ディープワークとはジョージタウン大学でコンピューターサイエンスを研究するカル・ニューポート教授が作った造語です。ニューポート教授は著書の「Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World」(大事なことに集中する―――気が散るものだらけの世界で生産性を最大化する科学的方法) のなかで注意が散漫することがなく集中し、脳が潜在能力をフル稼働させている状態をディープワークと定義しています。

ニューポート教授が提唱するディープワーク理論とは簡単にいうと、生産性を高めるためには、毎日長時間あらゆるコミュニケーションツールから距離を置き、作業を中断することなく行う必要があると指摘するものです。つまりチーム用のコミュニケーションツールから完全に距離を取ることができなくても、一度に 60 〜 90 分を目安として完全に仕事のみに集中する時間を確保するのです。

ディープワークとシャローワークの違い

ニューポート教授は、作業の調整やコミュニケーションタスクなど、気が散っていてもできる流れ作業のようなタスクをシャローワーク (浅い仕事) と定義しています。再現性のあるタスクと言い換えることもできます。

Asana ではこのようなタスクを「仕事のための仕事」と呼んでいます。Asana の調査によるとナレッジワーカーの時間の 60% がメールへの返信、プロジェクトの調整、ミーティングのスケジュール設定などの調整タスクに当てられているようです。大半の職業においてはこのようなシャローワークをすべて排除することは現実的ではありませんが、シャローワークに費やす時間を短縮することで、より重要で影響が大きいタスクに費やすための時間を確保できます。

ディープワークのメリット

ディープワークは 2 つの理由で効果が高いといえます。まず気を散らすものを避け、難しいことをより早く学べるように思考回路を組み直すことが可能になります。その結果、より短い時間でより質の高い仕事を実現できるのです。その仕組みをこれから説明していきます。

ディープワークは集中力を乱すものを避けるのに役立つ

気が散るものを排除することはディープワークそのものと言っても過言ではなく、このアプローチにはメリットがあります。プロジェクトの提案書を書きながらスマホをチェックするなど、タスクを切り換えて作業していると、注意力の一部が前の作業に留まります。つまり提案書の作成作業に戻っても、脳の一部はスマホの画面で確認したメッセージについて思考を巡らせているのです。この現象は注意残余と呼ばれ、重大な損失をもたらします。研究結果により、中断後に集中力を取り戻すまでに最長で 20 分間を要する可能性があることが判明しています。そのため 1 時間に二度スマホをチェックすると集中すべき時間の 2/3 が吸い取られてしまうのです。

ディープワークは思考回路を組み直す

新しいスキルを早く学びたいならディープワークをおすすめします。深いレベルで集中すると、脳が学習の道筋を設定し、ニューロン (神経細胞) 同士の結びつきが強まって発火が早まります。要するに特定のスキルの取得に集中して取り組むと、文字通り脳の回路を組み換えて、そのスキルを効率よく実行できるようになるのです。さらに研究結果により、この回路の組み換えは気を散らすものを環境から排除したうえで一度に 1 つのタスクに集中するときだけ行われることが明らかになっています (深いレベルで仕事に励んでいるときと言い換えることもできます) 。

ディープワークが重要な理由

現代の職場ではディープワークを実行する能力は競争力においてプラスに働くだけでなく、満足感と意義を毎日のタスクにもたらす効果があります。それではディープワークがどのようにして仕事のパフォーマンスを向上し、日常生活を豊かにするのか探っていきます。

仕事の質が向上する

ディープワークを実行するとスピーディーに難しいテーマを学習し、質の高い仕事を実現できるようになります。この 2 つのスキルは現代の職場において成功をもたらす武器になります。

• 難しいことを早く学ぶ: 学習は分野を問わずあらゆる仕事において重要です。たとえば IT 部門の責任者なら会社レベルでのトラブルシューティングを行う方法を学ぶ必要があります。会計士なら税法を学び、ソフトウェアエンジニアなら新しいプログラミング言語を学習する必要があります。このようにディープワークをとおして新しいスキルを取得する能力は強力な武器になるのです。

• 早く質の高い仕事を行う: 新しいスキルの習得のほかにも、優れた成果を出す効果がディープワークには期待できます。この 2 つめのディープワークのメリットにより、習得したスキルを活用してポジティブなインパクトを与えられるようになります。たとえば深いレベルで集中することで、プロジェクトマネージャーはプロジェクト提案書の書き方を学び、新たな計画の資金を確保するための綿密な提案書を作成できるようになります。

稀な存在

Asana の調査により、ナレッジワーカーの時間の 60% は、採用されたそもそもの理由であるスキルと戦略を必要とする仕事よりも、調整関連の仕事に割かれていることが判明しています。真の生産性よりもシャローワークに偏る傾向は、職場で集中して仕事に励むことを重視するチームにとってはチャンスです。なぜならライバルよりも優れた成果を出せる可能性があるからです。

ディープワークは稀な存在ではありますが、実現できる可能性はあります。そのためにはチームを時間だけがかかるタスクから解放し、仕事の優先順位を明確に示したうえで、チームの見える化を促進する必要があります。次に具体的な 2 つのステップを紹介します。

• コミュニケーションの規範 (量や方法) を決める。

• 1 つのツールで作業を合理化する。

• 計画的にミーティングの予定を決める。

快感

ディープワークには生産性の向上に加え、快感を得られるメリットがあります。これはディープワークがフロー状態 (「ゾーン」) の一種であり、本質的に満足感を得られ、スキルと挑戦のしがいがある課題との理想的なバランスを取れるためです。

おまけに深いレベルで集中すると、世界に価値をもたらし、意義深い物事を作り出すことができ、その結果仕事から大きな満足感を得られます。脳の研究により、注意を払う対象が認識を形成することが明らかになっています。つまり深いレベルで仕事に励むことで、脳は周りの世界を意義と重要性に満ちた場所と認識するようになるのです。

ディープに過ごすことで豊かな人生を送れます。”

スケジュールにディープワークを組み込む 7 つの方法

脳は筋肉のようなものであり、鍛錬と継続をとおしてディープワークの能力を高めることができます。ディープワークの習慣づけに取り掛かるうえで役に立つ 7 つのルールを挙げていきます。

1. ディープワークのアプローチを選ぶ

ディープワークを実現するためには個人のスケジュールと仕事の優先順位を考慮して予定を立てる必要があります。ニューポート教授は著書のなかでディープワークの予定を立てる方法を決める際に役立つ複数のアプローチ (哲学) を説明しています。以下のアプローチからライフスタイルに合うものを選びましょう。

• リズム重視のアプローチ: このアプローチではディープワークのための定期的な習慣とリズムを確立していきます。具体的には集中するための時間として毎日同じ時間に 1 〜 4 時間のまとまった時間を確保することになります。ディープワークを実行する予定を立てる際は、一般的に 1 日に 4 時間以上ディープワークは維持できない点を考慮しましょう。たとえば平日の 8時 〜 10時にかけてディープワークのための時間を用意します。なによりも一貫性が重要であり、そのためには毎日一定の時間ディープワークに割く必要があります。この戦略を効果的に実施するため、タイムブロッキングのような時間管理のテクニックを実践することを推奨します。

• 柔軟性重視のアプローチ: この方法は一番柔軟性が高く、ディープワークを自由にスケジュールに組み込めます。たとえば会議と会議の間に 90 分以上時間が空くときを狙ってディープワークの予定を組み込むとよいでしょう。ただしこのアプローチでは自分の意志でディープワークに切り換える必要があるため、ビギナーには向いていないかもしれません。ディープワークを習慣にする取り組みを始めたばかりで、会議のスケジュールが予測しやすいなら、リズム重視のアプローチのほうが無難です。

• 出家型アプローチ: このアプローチでは、生活のあらゆる領域においてシャローワークを完全に取り除くか、大幅に減らします。たとえば SF 作家の Neal Stephenson 氏が思考を執筆活動に集中するためメールや講演活動を避けていることはよく知られています。つまり Stephenson 氏に連絡を取るのは至難の業ですが、同氏は非常に多くの作品を執筆しており、著書は 80 点以上にのぼります。このアプローチを職場で実施するなら、GTD メソッドをはじめとする「仕事のための仕事」を減らす時間管理戦略の採用を検討するとよいでしょう。

• 2 モード型アプローチ: このアプローチはスケジュールをディープワーク (1 日以上) とその他諸々に分割する方法です。2 モード型アプローチのスケジュール策定は、柔軟性をプラスした出家型アプローチともいえます。シャローワークを完全に除去するかわりに、1 日または数日間ディープワークに没頭し、その後その他の仕事に戻ります。冒頭で紹介した「考える週」が良い例です。ビル・ゲイツ氏は 1 年に 2 回山小屋に隠れて読書とブレーンストーミングに勤しみます。Asana では独自の 2 モード型アプローチを導入し、ノー・ミーティング・ウェンズデー (水曜日はノー会議デー) を推奨しています。そのためチームメンバーは中断することなく 1 日まるまる仕事に集中できます。

1 日のスケジュールを作業に徹することが可能なタイムスロットに分割すれば、小説を書けるでしょう。しかしこれらのタイムスロットは分割され、ばらばらになっているため、執筆作業の生産性は大幅に低下してしまいます。”

2. 集中力を高める習慣を作る

研究によると人間の脳は特定の関係を記憶するようです。塩と胡椒のように、またはきれいなデスクと集中のように 2 つのものをペアにすると、脳はこの組み合わせを学習し、今後も同じ関係を期待するようになります。つまり集中の合図となる慣例を作り、脳に集中すべき時間だと伝えることができるのです。たとえば執筆の前に必ずデスクをきれいにしているなら、整理整頓された作業環境が整っていれば、今後も執筆作業に集中しやすくなります。

それでは次の質問に答えてディープワークの慣例 (儀式) を作りましょう。

• どこで仕事をするのか？これから整える環境について考えてください。たとえば「オフィスのドアを閉め、デスクをきれいにしてから働く」などです。

• いつ、どのくらいの時間仕事をするのか？たとえば朝起きてコーヒーを飲む前に 90 分間仕事をするスケジュールを定めることもできます。

• どのように仕事をするのか？インターネットを使うかどうか、20 分あたり何文字の文章を書くのか、携帯電話をどこに置くのかなど、集中しやすい環境づくりのルールを定めましょう。

• どのようなアイテムが仕事に必要なのか？参考資料やコーヒー、食べ物など、事前に必要なものを揃えておく必要があります。

またロウソクに火をともす、特定のジャンルの曲を聴く、特定の服を着るなどの合図を新たに習慣に加えて、集中を活性化させることも可能です。

3. 最もインパクトの大きい仕事を優先する

ディープワークにおいて優先度の設定は重要です。一般的に、多くの仕事に手を出すほど、成し遂げられる仕事の数は少なくなります。そのためディープワークを実施するには、最も重要なタスクのみに集中し、その他のタスクは一旦忘れる必要があります。次にその方法を紹介します。

• 事前に各ディープワークのセッション中に取り掛かる仕事を決めておく。ディープワークを実践するには 1 つのタスクに集中し、その他のタスクを放っておく必要があります。事前に集中して取り組むタスクを決めておけば、マルチタスクを回避できます。また集中する時間に新しいリクエストを受けても、別のタスクに慌てて切り換える必要はありません。意思決定マトリクスやパレートの法則、カエルを食べる戦略などの優先順位付け戦略を用いて、最も重要なタスクを特定して取り掛かりましょう。

• チームに明確なビジネス目標を作る。明確な目標はコンパスのような役目を持ちます。決定を導き、どのタスクが最も重要なのかが把握できるためです。たとえばチームの四半期の目標として会社のウェブサイトのデザイン変更を挙げているなら、アプリの改善に関連するリクエストの優先順位を悩むことなく下げられます。SMART な目標設定方法や目標と主要な結果 (OKR) のような目標設定用のフレームワークを活用して、測定可能で具体的な目標を設定しましょう。

4. どのようなことに時間を費やしているのかを把握する

ある程度時間を費やさなければ仕事を完了させることはできません。ディープワークにも同じことが当てはまります。だからこそスケジュール管理と時間管理は大切なのです。より多くのディープワークを習慣に組み込むためには、そのための時間を空ける必要があります。

時間の把握と管理に役立つ戦略をいくつか紹介します。

• 仕事の時間をどのように使っているかを精査する。シャローワークを削ってディープワークの時間を確保する前に、日常的にどのようなタイプの作業を実施しているのかを理解する必要があります。そのためには参加するすべてのアクティビティやタスクを挙げたうえで、各アクティビティの深さを数値化し、ディープワークとシャローワークにそれぞれどれくらいの時間を割いているのか見極めましょう。

• 会議を精査する。出席するすべての会議の一覧を作り、各会議の重要度を 1 〜 5 段階で数値化します。またどれだけ会議で集中しているか、アクションアイテムが存在するかどうか、事前に議題が決められているかどうかにも注意しておきたいところです。こうすることで生産性の高い会議はどれか、非同期コミュニケーションに切り換えたほうがよい会議はどれかが判断できるようになります。

• 1 日のスケジュールを組む。完了したいタスクに一定のタイムスロットを割り当てることで 1 日のスケジュールを組んでいきます。一般的にはタイムボクシングかタイムブロッキングのいずれかを用いてスケジュールを決めます。タイムボクシング (時間区切り) はタスクの完了に必要な時間を予測して、時間を区切ります。タイムブロッキングも同様のコンセプトですが、単一のタスクに時間を割り当てるのではなく、同様のタスクをまとめて 1 つのタイムスロットで完了します。タイムボクシングはディープワークのスケジュール作成に向いており、一方のタイムブロッキングはメールの返信などのシャローワークを一度にまとめて対処する際に有効です。

5. 集中力を乱すデジタルツールの利用を減らす

ディープワークにとって集中を遮るアイテムは天敵です。しかしテンポの速い現代の職場環境において集中力を乱すものは多く、特にデジタルのアイテムは無数に存在します。ナレッジワーカーの 80% は受信トレイを開いたまま作業し、4 分の 3 近くの従業員はマルチタスクの必要性を毎日感じているため、デジタルアイテムの利用を避けることは不可能に近いと感じられるかもしれません。

しかしこれから紹介するいくつかのシンプルな戦略を採用することで、集中力を乱すアイテムを大幅に減らせます。

• 通知機能を無効にする。画面上にサウンドとともにバナーや通知が表示されると集中力は切れ、瞬く間にディープワークモードは終了します。集中したいときは、携帯電話やコミュニケーションアプリをサイレントモードに設定したり、通知のスヌーズ機能を利用したりするとよいでしょう。もしくはメールやメッセージングアプリをすべて閉じて、完全に遮断する手もあります。休憩時間になれば、いつでも通知をチェックできます。

• ディープモード中心の生活を送る。集中力を乱す環境で生活して、タスクを完了するために必死に脳を集中モードに切り換えるのではなく、フォーカス休憩、つまり集中力を乱すアイテムの利用を認める休憩時間を定めましょう。仕事だけでなく私生活でもこの戦略は有効です。たとえば仕事を終えた後にウェブサイトを閲覧したり、SNS を利用したりするフォーカス休憩を設け、その後夕食作りや映画鑑賞、恋人や家族との会話に集中します。

• ツールを賢く選ぶ。Asana の調査によると、ナレッジワーカーは仕事をこなすために 1 日に平均で 10 のアプリを 25 回切り換えていること、またアプリを頻繁に切り換える従業員は効果的に仕事の優先度を決めることに苦労していることが明らかになっています。しかしツールがあるからといって、使わなければいけないわけではありません。さまざまなアプリで作業を行うのではなく、すべての仕事用ツールを連携するプロジェクト管理ツールを慎重に選び、情報を一元管理するべきです。こうすることで複数のアプリをやりくりするかわりに、重要な情報を 1 か所で確認できるようになります。

6. 休憩する時間をスケジュールに入れる

休息は仕事と同じぐらい重要です。回復の時間を毎日取ることで燃え尽き症候群を予防し、持続可能なディープワークの習慣を身につけましょう。ニューポート教授は仕事から距離を置き、休息時間を最大限に活かすことを推奨しています。そのため明確な境界線を引くことが大切です。ニューポート教授は毎日厳格な終業時間を決め (教授自身は 17時 30分に設定)、週末は仕事を回避するべきだと指摘しています。要するに終業時間を迎えたらスマホで Slack をチェックすることも、メールの文章を頭のなかで作ることも、今後のミーティングについて考えることも禁止します。

距離を置くことが難しいなら、仕事の終了時に実行する「シャットダウンの手順」を決めておくとよいでしょう。シャットダウンの手順は、受信トレイの最終確認や重要な通知を見逃していないかどうかの確認、終わっていないタスクを完了させるための計画、そして翌日のスケジュールの見直しで構成され、10 〜 20 分間を要します。この手順を踏むことで仕事を終えた際に安心感を得られ、終わらなかった仕事について悩まずに済みます。

7. 目標への進捗を把握する

明確な目標設定は長期間におけるモチベーションの維持とディープワークの習慣づけにおいて効果的です。実際にグループのパフォーマンスにおけるさまざまな動機づけの手法の影響力を心理学者がテストしたところ、目標設定の効果が高いことが判明しました。目標は内発的動機づけとなり、賞賛や報酬などの外部的要因ではなく内面から成功への欲求が生み出されることがその理由です。

ディープワークを習慣づけるには、短期の目標を設定して 1 日に集中する時間などの指標を確認しましょう。ニューポート教授は時間を記録して、達成した目標にチェックを入れられるスコアボードの作成を推奨しています。またよりレベルの高い長期目標を定め、長期的に一定の時間まで増やしていくことも可能です。たとえば 1 日 1 時間からはじめ、3 か月間で 1 日 4 時間まで伸ばします。SMART な目標設定方式や目標と主要な結果 (OKR) などのフレームワークを介して測定可能で具体的な目標を定めることが重要です。

ディープワークを追求しましょう

ディープワークは創造力のポテンシャルを最大限まで引き出すことができる優れた手法です。しかし生産性以外の利点にも目を向ける必要があります。ディープワークは快感をもたらし、難しいタスクを毎日成し遂げるために必要なエネルギーと力を与えます。カル・ニューポート教授は、ディープに過ごすことで豊かな人生を送れると指摘しています。

シャローワークを減らしてディープワークに没頭しましょう。Asana では作業の一元管理が可能であり、文書の検索や承認の要請、メールへの返信などに費やす時間を減らし、より影響力の大きな仕事を成し遂げることに時間を費やせます。