リモートチーム: コラボレーション志向の文化を築くための 10 の方法

2020年に、世界中のチームが学んだのは、リモートワークが可能であるということです。「リモートチームは生産性が劣る」、「人と人のつながりを画面のみを通じて達成するのは無理」、「リモートワークではキャリアが伸びない」という神話は完全に崩れ去りました。

リモートワークの現状に関する 2020年の調査によると、米国では、フルタイムの従業員の 70% 近くが、新型コロナウイルスによるパンデミック中に自宅勤務を経験しています。自宅勤務の形態を取るチームが増え、多くの組織がフルタイムのリモートワークの選択肢を提供していることに伴い、リモートチーム (バーチャルチーム) を成功させる要因をマネージャーやリーダーが理解することは、必要不可欠になっています。

リモートチームのマネージャーとして、どうすればリモートの世界で強いチーム文化を培い、効果的かつ効率的なワークフローを築き、孤独感やモチベーションの低下に対処できるのか、自問自答してきた方もおそらく多いと思います。この記事では、その解決策を紹介します。

リモートチームを管理する方法

効果的なリモートチームを統率、管理する方法の主要な要素は、従来のチームとそれほど異なりません。しかし、リモートチームでは、それらの方法を実践することが、チームメンバーの参加意識、生産性、効率性が高い環境をつくるためにとりわけ重要になります。

• 信頼関係: 信頼関係は、チームメイトの活躍を促し、皆の柔軟な態度を引き出し、やりがいに満ちた仕事環境を作る土台となります。チームが妥当なリスクに挑戦すること、自分たちで問題を解決することを奨励することにより、チームへの信頼を示しましょう。

• モチベーション: チームメンバーと肩をたたき合って成功をねぎらったり、昼食でモチベーションにつながる会話をしたりすることができない仕事環境では、全員の関心と士気を維持するために、より創造的な方法を見つける必要があります。

• 自主性: チームが自宅勤務しているときには、メンバーの行動を監視することはできませんし、当然それが妥当です！チームメンバーの自主性を尊重し、自分自身でスケジュールを組んでもらい、仕事が期限までに完了されることを信頼しましょう。勤務時間中に洗濯をしても、期限に間に合いさえすれば、まったく問題はないのです。

• コミュニケーション: リモートチームを成功に導く上で、明確で効果的なコミュニケーションは、最も困難かつ重要な要素かもしれません。対面の関わり合いはおそらくまれになるので、仕事における効果的なコミュニケーションを優先的に実践することにより、自分たちの声や行動が評価され、サポートされているとチームに実感してもらえるように心がけましょう。

• コラボレーション: チームワーク志向の考え方を持つことは大事ですが、職場でコラボレーションを活性化させるには適切なツールをチームに用意する必要があります。共有文書、メッセージツール、協働ワークマネジメントツールは、リモートチームの力を引き出すために重要な役割を果たします。

リモートチームを管理する際には、これらの主要な要素を念頭に置きながらも、効果的なリモートチームの土台を築く要因が他にもあることを知っておきましょう。最大限に協働的かつ効果的なリモートチームを採用し、率いるために最もおすすめの秘訣を以下に紹介します。

1. 最適なチームを採用する

リモート採用により、これまでにない機会と課題が生まれています。採用対象地域の制限がなくなったことにより、より多くの人材を検討できるようになりました。一方、地理的に分散したチームでは、単に才能だけではなく、それ以上の資質を発揮することがメンバーに対して求められます。チームメンバーは、優れたコミュニケーションスキル、自己管理能力、結果を出すために努力をいとわない姿勢、隔離された環境でも自分自身の意欲を維持する能力を示す必要があります。

リモートチームの生産性が従来のチームと比べて劣るという神話は、パンデミック中に崩れ去りました。実に 75% の人が、自宅勤務中に生産性が高まったと報告しています。

リモートチームを編成する上で最適な人材を見つけるためには、面接で本人の仕事に対する姿勢について具体的な質問を行い、リモートの世界での仕事への適性があるか、感触を得ましょう。以下にそのための質問例を紹介します。

• 自宅勤務を希望するのはなぜですか？

• 生産性のある仕事を行うために、物理的な作業スペースにおいてあなたが必要とするものは何ですか？

• タスクへの集中を維持するために、どのような対策を取っていますか？

• 1 日の終わりに、仕事からプライベートへの切り替えをどのように行っていますか？

チームの人数も考慮しましょう。たとえば、ほとんどのスポーツチームは、フィールドに立つ 5～12 人の選手により構成されています。スポーツだけでなく、職場でも、チームの規模がそれ以上大きくなると、チームメンバーが、自分の貢献が全体にとって以前ほど意味を持たないような気持ちになるリスクがあります。このことは、社会的手抜きと呼ばれる現象につながりますが、チームの人数を約 10 人以下に限ればそれを防げます。

2. インクルーシブなオンボーディング体験を築く

リモートチームのオンボーディングを成功させるための要件は、オフィス環境でオンボーディングを行う場合とはまったく異なります。リモート環境では廊下でチームメイトとばったり会って話が弾むようなことはないので、新しいメンバーがチームになじめるように機会を設ける必要があります。

新しいリモートメンバーのために、心に残る、インクルーシブなオンボーディング体験を築くためのアイデアを以下にいくつか紹介します。

• 入社記念品を郵送する: 新しいメンバーが入社するにあたり、歓迎されている実感と期待感を持ってもらうためには、入社記念品の郵送を検討しましょう。会社のロゴがデザインされたマグカップ、カフェのギフト券、社名入りの文房具のコレクションなど、ギフトの種類に関わらず、その心づかいは新入メンバーに感謝されます。

• 受け入れ体制を整える: ギフトを贈るだけでなく、新しいチームメンバーの勤務開始日に向けて、必要なものをすべて用意しておきましょう。初日にすぐ業務を開始してもらえるように、ラップトップ、新しいログイン情報、携帯電話など、受け入れ体制を事前に整えておきましょう。

• メンター制度: 新しいチームメンバーに、歓迎されていることを実感してもらう別の方法として、メンター制度があります。新入メンバーが、マネージャーに聞きづらい質問でも心置きなく相談できるメンターは、インポスター症候群を最小限にとどめるために効果的な対策です。

当社の調査によると、2020 年には、新規採用者の 10 人中 8 人が、自分の仕事の成果に関して、自己不信に陥ったことを報告しています。新しいメンバーがわからないことがあるときに質問できる相談相手が指名されていれば、勤務開始後の最初の数か月間、自信を高める効果があります。また、メンターは、新しいメンバーが会社の文化を理解するに至る過程においても、ガイドの役目を果たします。

3. 強い企業文化を築く

組織文化は、ビジネス目標、会社の価値観、人、そして人同士の接点から成ります。強い企業文化があれば、チーム志向の慣行を築き、チームメンバー間のあつれきを解消し、インクルーシブなワークスペースを守り、すべての行動を会社のミッションにつなげられます。共通目標を定め、明確なビジョンステートメントを共有すれば、ビジネスの成果と組織の健全性を効果的に促進できます。

最近の調査によると、パンデミック中にリモートワークを実施するチームが増加しているのにも関わらず、求職者は応募をするか否かを決定する一因として、現在も企業文化を重視しています。実際、回答者の 86% が、企業文化をある程度のレベルから非常に高いレベルまでの範囲で重視していることを報告しています。

強い企業文化は、チームが実感できるばかりでなく、メンバーの仕事の質や社外から見た会社像にも反映されます。採用候補者は、企業文化を把握するために、SNS、企業の口コミサイト、会社のサイトに掲載されている情報などを確認します。現在採用中である場合には、そういった媒体を、これまで築いてきた企業文化をしっかり反映した状態に管理しましょう。

4. 業務プロセスを明確に定義する

オンボーディングの一環として (またはリモート企業への移行の一環としても)、業務プロセスを明確に定義する必要があります。自宅勤務では、オフィス環境では体験できない自由が各メンバーに与えられます。その自由は好ましいことであり、チームがリモートワークを選ぶ理由の 1 つではあるものの、対面の関わり合いがないことは、誤解やコミュニケーションのすれ違いの原因となります。

業務プロセスやルールを明確に定める必要がある領域はいくつかあります。たとえば、リモートワーカーの 44% は、ビデオ会議に向けて着替える必要性を感じていないので、オンラインのミーティング向けに、ビジネスエチケットを取り決めるとよいかもしれません。

やりとりのすれ違いや誤解を未然に防ぐためには、コミュニケーションのタイプ別に使用すべきコミュニケーション手段を明確に定めたコミュニケーション計画を活用しましょう。たとえば、簡単な進捗確認や個人的なチャットには Slack が便利ですが、特定のプロジェクトに関する質問は、おそらく共有の文書やソフトウェアを介して伝えた方がよいでしょう。

2021年の「仕事の解剖学」インデックスによると、従業員の勤務時間の 60% が、「仕事のための仕事」(たとえば、仕事に関するコミュニケーション、情報検索、アプリの切り替えなど) に費やされています。それだけ多くの時間が、専門スキルを要する仕事ではなく、手作業や反復可能なタスクに奪われていることは、チームのパフォーマンスに悪影響を及ぼしえます。業務プロセスを明確に定義すれば、チームの時間を奪う仕事のための仕事を最小限にとどめられます。

5. コミュニケーションを効果的に行う

オーバーコミュニケーションの優れた効果は周知の通りです。しかし、全員の認識を常に維持することは、理想ではあっても、現実には過剰な労力を要する場合があります。オーバーコミュニケーションよりも、効果的にコミュニケーションを取ることを目指しましょう。

たとえば何らかの仕事に対する自分のフィードバックが本当に必要なのか、それとも自分の意見を加えなくても担当者が対応できることを信頼すべきなのか、自分に問いましょう。また、会議に参加することが、自分や他の参加者の役に立つのか、もしくは後で議事録に目を通すだけでも大丈夫なのか、検討しましょう。一番大事なのは、自分がプロジェクトに付加しようとしている価値が、同じ時間を使って提供できる別の価値より本当に大きいのかを見極めることです。

意見や参加を求められた場合、次のことを実践すれば、効果的にコミュニケーションを取れます。

• 単刀直入に言う。フィードバックは、思いやりを示しながらも、率直に伝えましょう。そして、常にチーム全員が最善を尽くしているという前提で、リーダーシップをとりましょう。期待内容やプロジェクトの基準に満たない状況に対しては、明確かつ建設的なフィードバックを提供し、仕事を改善できる方法を伝えましょう。

• 関係者のみと共有する。たとえば、IT 部門の武川さんが、問題解決に対応できないことがあらかじめわかっている場合には、すでにメールがあふれかえる彼の受信トレイにさらにメッセージを送ることは控えましょう。

• 日付を加える。すべてのタスクやプロジェクトに日付を設定することにより、確認目的のメールに繰り返し対応し続けることを強いられるような状況を防ぎましょう。

• 議題を送付する。会議を議題に沿って行えば、より効率的にかつ楽しく議事を進行できます。議題を使えば、会議で話し合う内容やその所要時間について、チームメンバーと認識を共有できます。議題の作成を始めるには、会議の議題テンプレートをお試しください。

視覚的な手がかりやボディランゲージの不足は、リモートチームに想像を超える影響を及ぼします。全員がチームの一員として尊重されていることを実感できるように、チームメイトと定期的につながることで、誤解の発生を未然に防ぎましょう。

6. チームメンバーとつながる

対面で集えるオフィススペースがない場合にも、交流を目的とするリモートミーティングを開催できます。定期的な 1on1 ミーティング、リモートでのコーヒーブレイクやハッピーアワーなどを実施すれば、リモート環境で生じやすい孤独感に対処できます。

人間的なつながりはリモート環境でも必要です。お客様やチームとつながり合う方法を見つけることが、これまでになく重要になっており、たとえば動画や Asana、または Slack を活用するだけでも違いが実感できるはずです。”

こういったオンラインの楽しい企画以外にも、個人的な交流を深める手段はあります。オフィスでの会議と同様に、リモート会議の開始時にも、毎回カジュアルな会話を行うための時間を設けましょう。週末の計画、子供のサッカーの試合、犬を初めてドッグサロンに連れていったことなど、5 分間語り合うだけでも、チームとの個人的なきずなを育み、温かく和やかな仕事環境を築けます。

チームビルディングゲームも、チーム全員の参加意識を高める効果的な方法です。ビデオ会議の開始時に行う簡単なアイスブレイクゲーム、月例のトリビアナイト、会社が全額負担する対面ワークショップなど、個人間のちょっとした会話やチームのきずなを深める機会を設けるだけでも、対面の関わり合いを日常的に持てないことによる影響を解消できます。

7. リモートチームのモチベーションを高める

リモートチームは、責任意識とモチベーションを自ら維持することに長けている人材により編成することが理想的です。しかし、どれほど自己管理力が高いチームメンバーでも、時には励ましが必要です。

リモートチームの参加意識とモチベーションを維持するには、目的意識を与える必要があります。会社のミッションをチームに対し周知すれば、自分たちの仕事がプロジェクトや組織全体につながっていることをよりはっきり実感してもらえます。また、キャリアが発展していることを確信してもらえるよう、成長や教育の機会を提供する必要もあります。

チームの努力への感謝を表すために、誕生日、仕事関連の記念日、重要なマイルストーンを祝いましょう。チームの士気を高めるために、チームメイトがちょっとしたプレゼントで互いに感謝を表現し合う機会を設けたり、マネージャーからチームへのねぎらいの言葉をもらったりしましょう。このような体験はすべて、チームの喜びにつながり、パフォーマンスを引き出します。

8. 時差に配慮する

プロジェクト、ビデオ会議、リモートでのハッピーアワーにチームを招待することは素晴らしいことですが、リモートメンバーの所在地がどこであるのかを考慮しましょう。チームメンバーがさまざまな時間帯に分散している場合には、全員にとって最適な開催時間を検討しましょう。

リモートチームの場合、柔軟性が大幅に高まりますが、それでもコアタイム (たとえば午前 11 時から午後 3 時) を定めるとよいでしょう。コアタイムの間は、全員がオンラインでチームワークへの対応が可能な状態を維持してもらいましょう (昼食時の休憩以外)。調査によると、従業員の 74% は、コアタイムの概念が、リモートチームにとってメリットがあるものであると考えています。

チームメイト間の関係のきしみを最小限に防ぐために、コアタイムの開始前または終了後の時間帯にミーティングを計画することは避けましょう。誰も極度な早起きをしたり、深夜まで残業する必要がないように、可能な限り、全員にとってより都合がよい日中に開催することが理想です。全員の勤務スケジュールを配慮することは、チームメンバーの時間を尊重していることを示す上、健全なワークライフバランスにつながります。

これは、グローバルなチームにとって特に難しい課題になりえます。Asana では、全員がチームの一員として尊重されていると感じられるように、定例会議の時間帯をローテーションしています。たとえば、チーム全員が週 1 回会議に参加する場合には、数週間おきに、会議の時間を米国時間の午前と午後の間で切り替えています。この方式では、ヨーロッパのチームメンバーが参加する週には、アジア太平洋地域のチームメンバーは会議の録画を好きなときに閲覧することができ、このように開催時間が切り替わると参加メンバーが入れ替わります。

一番大事なのは、チームにとって最適な定期会議の開催方法を見つけるために、最善を尽くすことです。ビデオ会議に追われる毎日からチームを解放し、中断されることなく作業に集中できる時間を与えるために、会議ゼロの日を週次で設けることも一策です。

9. リモートワーク用のツールを活用する

コミュニケーションとチームワークを効果的に進めるためのツールをチームに提供しなければ、リモートチームにとって成功のチャンスはありません。ペースが速い現在の世界では、メールを介して文書を送受信する方法では、もう間に合わなくなっています。インタラクティブなプラットフォームや、リモートチームのコラボレーション向けに設計された Google ドキュメントや Asana などのソフトウェアを十分に活用しましょう。

10. 対面でのミーティングを企画する

最後の大事なポイントとして、対面でのミーティングの重要性も忘れないようにしましょう。可能な限り、チームが対面で集まるイベントを定期的に開催しましょう。チームメイトが同じ地域に住んでいる場合、週 1 回または月 1 回これを行えるかもしれません。チームがさまざまな州、国、時間帯に分散している場合には、それぞれの現地で少人数のグループが集う機会を提供したり、チーム全員をより大規模なイベントに招待したりできます (例: 夏の交流会、年末年始のパーティなどの会社主催の行事)。

チームが対面で集まれる機会を設けることは、時間とお金がかかる場合もありますが、年 1 回でもそういった対面のイベントを開催すれば、チームにとって素晴らしい効果につながります。対面で集えば、信頼関係を育み、チームメイト間のきずなを深め、チームの参加意識を高められます。

リモートチームのメリットと課題

リモートチームに移行すると、企業は採用活動の対象地域を広げ、大きな人材プールから最も優れた候補者を選ぶことができるようになります。しかし、リモートチームのメンバーはオフィス環境を共有できないため、さまざまな課題が生じることもあります。

それでも、リーダーが適切な管理と前向きな姿勢で対処すれば、リモートチームが直面する課題を機会に変えることができます。

メリット: チームの柔軟性が増す

リモートチームのメンバーにとって最も嬉しいメリットの 1 つは、自宅で勤務することに伴う柔軟性です。ビデオ会議を頻繁に開催するチームでなければ、オフィス用の服に着替える必要なく、スウェットパンツや T シャツなど、気楽な服装で仕事ができる場合もあります。

また、仕事のスケジュールを自分で組むことに関しても、リモートチームの場合には柔軟性が高まります。早起きして子供が学校から戻る前に仕事を片付けることも、夜の方が生産性が高い人であれば深夜に仕事をすることもできます。

リモートチームのメンバーは、キッチンでも、カフェでも、または共有ワークスペースで他のリモートワーカーと一緒に仕事をすることもできます。いつか訪れることが夢だった街に引っ越すようなチャンスも起こりえます。可能性は無限大です。

デメリット: 自宅がオフィスになる

ベッドでメールに返信できる自由を嬉しく感じるチームメイトもいるかもしれませんが、自宅での仕事には課題が伴う場合もあります。一緒に働く仲間がそばにいないことによる孤独感を味わうチームメイトや、家庭では集中を乱す要因が増えるチームメイトもいるかもしれません。

自宅勤務では、台所の汚れた食器、キーボードの上を歩くネコ、学校から戻るとすぐ食事をせがむ子供など、仕事のハードルとなりうる要因がさまざまあります。オフィス環境に逃れることができない状態でこういった課題に対処することが負担になるチームメイトもいるかもしれません。

仕事専用に使える部屋を自宅に設けられるような余裕がないチームメイトもいることに留意しましょう。リモートチームでは、1 日の終わりに仕事からプライベートへの切り替えを行うことが困難な場合もあり、仕事のスペースが生活のスペースと重なっているメンバーは、特にその傾向が強まります。

メリット: 時間とお金を節約できる

毎日の通勤がないことで時間を節約できる分、家族や友人と過ごしたり、趣味を作ったり、仕事の疲れをとるために充電したりするためにその時間を使えます。

また、オフィススペースを持たないことで、会社の費用も節約できます。会社がオフィスの賃料を支払ったり、従業員に駐車スペースを提供したり、交通費を支給したりする必要もなくなります。

デメリット: 異なる時間帯への対応が必要

地理的に分散したチームでは、地球上のあらゆる場所にチームが広がる可能性があります。それに伴い、チームメイトの時間帯や勤務スケジュールへの配慮を怠った場合、コミュニケーションとコラボレーションに関わる問題が発生する可能性があります。

リモートチームを配慮したコミュニケーションを意識的に行わない場合、プロジェクトや日々の業務を複雑にするすれ違いの原因となります。そういった状況を防ぐには、指示を明確に伝えることに加え、チーム全員の連携を維持し、プロジェクトに関する認識を揃えるためにツールを使用しましょう。

コミュニケーションとコラボレーションを優先する

リモートチームを管理する場合にも、従来のオフィスでチーム管理する場合にも、明確なコミュニケーションに注力し、チームメイトに対する思いやりを持ち、模範となるリーダーシップを取ることにより、健全な仕事環境を培いましょう。

適切なソフトウェアを使えば、リモートチームに想像を超える効果がもたらされます。プロセスを追跡し、会議の議題を共有し、チームと簡単にコラボレーションを行える Asana のテンプレートを活用すれば、毎回期日を守れます。