職場でのコラボレーション: チームのパフォーマンスを向上させる 11 の方法
概要
職場においてイノベーションを加速させ、生産性の向上、さらにはチームの満足度をも高めることができるのは、コラボレーションです。共同チーム (コラボレーションを行うチーム) の構築によって得られるメリット、課題、価値についてお読みください。
Asana のミッション、それは、世界中のチームが抱える連携の悩みを解消し、人々の豊かな未来に貢献すること。職場でのコラボレーションが、チームワークを新たな次元へ押し上げてくれます。チームメイトが互いのスキルや才能を知り、共通の目標の達成につながるアイデアを出し合う場となるのです。
職場でのコラボレーションが円滑になされれば、チームや組織内にはポジティブな波及効果が生まれます。コラボレーションで、効率、イノベーション、チームの人間関係まで向上するのです。この記事では、協力体制の整った職場の利点と課題、共同チームに求められるスキル、革新的でポジティブな職場環境の醸成にむけてチームをどうサポートすればよいかを紹介します。
職場でのチームコラボレーションとは？
コラボレーションとはチームを動かす潤滑油です。コミュニケーションやグループ規範の設定と合わせて、チームシナジーの促進に必要な 3 つの戦略のうちの 1 つです。
素晴らしいチームワークは職場でのコラボレーションからはじまります。共同チームは、新しいアイデアについてブレインストーミングを行ったり、大規模なプロジェクトを完了させたり、目標を達成したりすることを目指して協力し合います。共同チームとは、基本的に、個々のチームメンバーが単独ではできない成果を、一丸となって達成するチームなのです。
チーム内の役割が違うと、職場でのチームコラボレーションのあり方も少し違って見えるかもしれません。
チームリーダーにとってのチームコラボレーションとは、仕事を割り当てると同時に、直属の部下が能力を発揮し、スキルセットを広げ、キャリアを積むのを助力するものです。
個人の協力者にとってのチームコラボレーションとは、チームとより効果的にコミュニケーションをとり、力を合わせて大きなイニシアチブを達成するためのものです。
他部門のコラボレーターにとってのチームコラボレーションとは、仕事をスムーズに進めるために欠かせないものです。共に働き、コミュニケーションをとる明確な手段がないと、チーム間にサイロ化が生じ、仕事の見落としが発生します。
コラボレーションをするチームが達成できないことはありません。
記事: 職場で効果的にコミュニケーションをとる 12 のコツ効果的なコラボレーションとは？
職場でのコラボレーションの例には以下のようなものがあります。
グループブレインストーミング: 効果的なコラボレーションの最たる例といえば、昔ながらのブレインストーミングセッションです。ブレインストーミングを実践すると、プロジェクトにおいて、チーム全員が出したアイデアから複雑な問題への画期的な解決策が生まれるというメリットがあります。
多様性のあるチーム: チームにはさまざまなメンバーがいて、メンバーそれぞれの意見を持っています。さまざまな才能、スキルレベル、経歴 (プライベートおよび職務上) のメンバーが集まったインクルーシブなチームを構築すると、チームのコラボレーションはさらに強化されます。
率直なコミュニケーションとオープンな議論: チームが効果的に協働するには、進んで質問をしたり、特定の事柄を掘り下げたり、時には反対したりして仕事を前へと進める必要があります。オープンで率直な会話をすることは、簡単なことでもなければ、常に心地よいものであるとも限りませんが、共同チームで働くということは、共に解決策を打ち出し、他のチームメンバーの意見に耳を傾け、目的に向かって協力し合うことなのです。
「複雑な組織では、全員の足並みを揃える方法が必要です。組織全体で何が起こっているのかを把握できず、サイロ化が生じてしまうときほど仕事の効率を欠くことはないでしょう。Asana はすべてのチームが共有する単一のプラットフォームなので、それぞれが仕事を共有し、コミュニケーションをとり、お互いにフォローアップし合うことができます。」Bill Crim 氏、United Way of Salt Lake、CEO
共同チームの鍵を握る価値観
コラボレーションが盛んなチームに特徴的な価値観をご紹介します。
明瞭さ: 誤解のない明確なコミュニケーションが重要です。チーム内で意見が分かれることもあります。意見やアイデア、優先順位を明確に伝えることで、無用の対立や誤解を避けましょう。
効率: チームの協力の度合いは、一緒に過ごす時間の長さと比例するわけではありません。大切なのは時間をどう活用できるかです。会議や報告は簡潔にして、チームメイトが担当する仕事の期限に影響が出ない程度にしましょう。
前向きさ: チームのプロジェクトがスムーズに進行しない場合もあります。失敗しても気持ちを切り替え、新しいプロジェクトに前向きに取り組むことができるチームは、長期的に見て成功するコラボレーションを可能にします。
信頼: 安心感を持てないチームでは、メンバーは、アイデアを出したりユニークなスキルを発揮する気になどなれません。心からメンバーのことを考えていること、能力を信じていることがチームに伝わるようにしましょう。
説明責任能力: チーム全員が責任を持って自分の仕事に取り組んでいるかどうかを確認しましょう。期限に間に合っていない、求められる品質に達していないなどがあれば、今後は目標を達成できるよう、その原因を突き止めるために力を貸してあげてください。
ここで覚えておいていただきたいのは、多様性のあるチームには、プロジェクトのパフォーマンスを高める力があるということです。そして、さまざまなスキルレベルや個性を持つチームメンバーが集まるのは素晴らしいことですが、全員がこれらの価値観を持っていなければコラボレーションは成功しません。
チームコラボレーションの効率をアップさせる 11 の方法
共同チームを作り上げるとなると、まずは何をすればよいのでしょうか？チームコラボレーションの質を高めるのは、単にスイッチを「オン」「オフ」するのとは訳が違います。このプロジェクト管理スキルを修得するには、集中して熱心に取り組む必要があります。それでもチームコラボレーションの質を高めたいという方のために、共同的な社内カルチャーの構築に役立つ 11 個のコツをご紹介します。
1. コラボレーションを価値観として発展させる
これは当然と思われがちですが、コラボレーションはチーム全体にとって重要であるということを、価値観として、しっかりと確立しておくことはとても大切です。すべてのチームがコラボレーションを大切にしているわけではありません。競争や個人の能力を追求するチームも存在します。チームコラボレーションの重要性を明確にするために時間を設け、チームがコラボレーションを実現するプランを立てましょう。
Asana を使用するようになり、組織全体がうまくコラボレーションできるようになりました。サイロ化されていたチームやプロジェクトの間の壁が無くなり、メンバーたちは自分たちの役割をより大きな視点で把握することができています。”
2. コミュニケーションのルールを確立する
チームコラボレーションを構築、強化する方法の 1 つとして、コミュニケーションとチームワークに関するガイドラインを作成するとよいでしょう。コラボレーションは最初からスムーズに行くものではありません。お互いに心地よく協力し合えるようになるには、時間がかかることを肝に銘じておきましょう。しかし、チームのコミュニケーション計画を一緒に作成すれば、チームコラボレーション実現を目指してスムーズに進んで行けるでしょう。
以下について決定しておくと便利です。
メールでやりとりする内容
ダイレクトメッセージングシステムを使って送信するメッセージ
プロジェクトマネジメントツールを使って共有する情報
ミーティングを開く希望日または時間の有無
インクルーシブな環境を作るためには、どのようなコミュニケーションやディスカッションのガイドライン、ルールをチーム内に設けるべきか
コミュニケーションを控えるべき時間帯を把握しておくのも同等に役立ちます。仕事にしっかりと集中する時間を設け、必要であればサイレントモードを使用したり、断片的なミーティングへの参加を回避するためにカレンダー上でその期間をブロックしたりするよう従業員に働きかけましょう。Asana では、「ノー・ミーティング・ウェンズデイ」を実施することで、新しいチームメンバーからエグゼクティブのリーダーにいたる全員が仕事に没頭する時間を設けています。
組織が成長するにつれて、コミュニケーションは遅くなります。Hope for Haiti は、その手際の悪さに苦労しました。よくオイルがなじんだ機械のように活動できなければ、本来支援できる数の人々を支援できません。そこを改善するのは私たちの責任であると考えています。”
3. 共同制作のきっかけを作る
チームコラボレーションは、独りでやるよりもチームでやればもっといい仕事ができるという姿勢をその中核的な思想としています。これを踏まえ、チームコラボレーションを促進する最適な方法の 1 つとして、共同制作を行うきっかけを作るということが挙げられます。ただ単に手を組んでプロジェクトに取り組むよう指示するのではなく、ブレインストーミングセッションを開き、ディスカッションへの参加を促し、自由に反対できる環境を作ります。共同制作とは、アイデアを「一緒に」作り出すことであり、個別にコツコツと目標に向かって努力することではありません。
共同制作は対面でなくても行えます。非同期的なブレインストーミングセッションが大きく役立つこともあります。リモートチームの場合なら、Google ドキュメントを使いメンバー全員でコラボレーションするというシンプルな方法があります。さっと開くだけでお互いのアイデアを確認し、それを活かしてさらに新しいアイデアを出すことができます。
Asana はまさに情報を共有するためのツールです。Asana の機能を発見し、それをさまざまなチームに紹介すればするほど、メンバー全員が Asana を使用する価値に気付き、使い始めるようになりました。”
4. オープンなコミュニケーションを促進する
言葉だけでなく、真剣な姿勢を示しましょう。コラボレーションとは、各チームメンバーがありのままの自分で出勤できると感じるときに実現するものです。各チームメンバーによる参加、革新、コミュニケーションを促進しましょう。そうすることで自分の考えを口にすることを遠慮したり、感情を抑え込んだりするのではなく、本来の自分を出し、それにより生まれるアイデアを共有することができるようになります。
ただし、オープンなコミュニケーションとは、意見の不一致が起こることも意味します。意見の不一致は、チームコラボレーションのあり方に反することではありません。むしろ、道理にかなった意見の不一致や率直な会話は、チームコラボレーションを成功に導くために不可欠な要素です。
記事: 建設的批判をするコツ、受け取るコツ5. 模範を示す
コラボレーションリーダーがいなければ、共同チームを構築するのは困難でしょう。コラボレーションは、リーダーを起点に行われます。したがって、共同制作のきっかけを作り、オープンなコミュニケーションをするよう働きかけ、チームが革新してコラボレーションを行う時間を設ける必要があります。質問があるときは自分に連絡をするようにとチームメンバーに働きかけたり、1on1 ミーティングを予定して話し合う時間を増やしたりするとよいでしょう。
Asana によって、CEO から自分のチームメンバーにいたるまで、会社全体のメンバーと一層スムーズに協働できるようになりました。おかげで私はリーダーとして成長できたと思います。”
6. チームが絆を深める時間を設ける
最後にチームで集まってただ雑談をしたのはいつですか？チーム作りの活動は、ガス抜きをするよい機会となるだけでなく、仕事を離れて普段の自分たちを知り合う機会でもあります。同僚たちの人生の目標は何ですか？上司はどこの出身で、それが彼女 (彼) の体験にどのように影響しましたか？新しいチームメイトは現在の職に就く前は何をしていましたか？
仕事の内でも外でもお互いのことをよく知っているチームは、絆が深まります。次のプロジェクトで忙しくなってもコミュニケーションを取りやすく、効果的にコラボレーションできます。
メンバーたちが燃え尽きてしまっては困ります。お互いに配慮し合い、職場で過ごす時間を楽しんで欲しいと考えています。Asana はそれを実現してくれています。”
7. 功績を生み出したチームワークを称える
功績を評価されると誰でも嬉しいものです。素晴らしいチームワークについてチームメンバーを称える場合も同じことが言えるでしょう。手を組んで新しいアイデアを実現させたり、特に難しい取り組みを率先する 2 人のチームメンバーがいれば、しっかりと時間を割いて 2 人の努力を称えましょう。
チームメンバーにそれぞれの体験について印象に残ったこと、効果的だったと思うことなどについて尋ねましょう。どのようにコラボレーションを行って目標を達成したのかを聞き、紹介しましょう。こうすることで、本人たちにふさわしい注目が注がれるほか、今後他のチームメンバーがコラボレーションを行う際に役立つ青写真も出来上がります。
Asana の導入以前は、プロジェクトを横断して発生している、複数部門が関わるすべての業務を追跡する方法がありませんでした。今では、あらゆる業務を細部まで把握でき、スプリントのコミットメントは明瞭そのものです。”
8. メンターシップを受ける機会を提供する
チームコラボレーションの構築はソフトスキルを要します。それは対人スキルとコミュニケーションスキルの組み合わせと言えるでしょう。個々のチームメンバーがそういったスキルの向上を目指して努力するのはよいことですが、他の人の観点が非常に役に立つことがあります。
実務経験や会社での在職期間、市場や職務に関する知識などから得られる漠然とした知恵や暗黙知がいくつかあります。新入社員はそのような知識をもっと吸収したくてうずうずしているかもしれません。社内でメンターシップの機会を増やすことは、チーム全体の成長につながります。
Asana により、実際に処理していた全体の作業量が可視化されたため、業務タイプ別に優先順位や戦略を見直すことができました。”
9. 協力して目標を設定する
皆さまのチームはどのように目標を設定していますか？目標設定はあらゆるチームにとって非常に重要な作業の一つであり、重要な仕事に照準を合わせ、目標を実現するのに役立ちます。目標はトップダウンで設定されることが多々あります。つまり、経営陣によって目標と達成に向けた指標が設定されます。トップダウンの目標設定は、チームや会社が共通の目標を達成するのに役立つかもしれませんが、チームがコラボレーションを行い、目標を達成する方法を革新する機会にはなりません。
主な目標はチームリーダーや会社の経営陣が設定し、その目標の達成を判断するための主要な結果 (KPI) は個々のチームメンバーが設定するといった、ハイブリッド型の目標を設定することを検討してみてください。指標については、ワークショップやブレインストーミングセッションを開いて決定するとよいですが、チームメンバーに目標の設定に関与する機会を与えれば、その目標を達成することに対する関心を高めることができます。
Asana を使うと、各従業員が自然に説明責任を果たせるようになるので、私たちは以前よりもプロジェクトマネージャーとして手腕を発揮できるようになりました。”
10. 柔軟に対応する
共同チームのリーダーは、チームメイトの異なるニーズややり方に合わせることができなければなりません。経歴の異なるメンバー達が同じプロセスで仕事をすることを期待してはいけません。それぞれのスタイルを認めた上で、支えてください。コラボレーションの実践にあたっての戦略が柔軟であるほど、チームはその戦略を実践しやすくなります。
11. 共通のツールを使用する
チームが一緒に働くのに最適で最も簡単な方法は、1 つの共通ツールを使ってコラボレーションをすることです。信頼できる唯一の情報源があると、チームはすべての仕事を同じ場所で行うことができます。最新情報や共有ファイル、追加情報など、すべての情報が簡単に見つかります。質の高いコラボレーションの実現を邪魔する障害を減らすことで、チームは共により多くの仕事を簡単にこなせるようになります。
新型コロナウイルス (COVID-19) の影響により、チームが使うコラボレーションとコミュニケーション用のテックスタックは以前にも増して重要になりました。Asana や他のツールを導入したときから使っているセットアップがあったおかげで、在宅勤務を開始したときも普段どおりに全力で仕事ができ、ワークフローやアウトプットに支障が出ることもありませんでした。”
コラボレーションのメリット
職場でのコラボレーションが円滑になされれば、チームや組織内にはポジティブな波及効果が生まれます。効率、イノベーション、チームの人間関係まで向上するのです。
イノベーションを促進する
チームメイトがまとまると、画期的なアイデアが生まれ、複雑な問題にも、一人では思いつかなかったような解決策を生み出すことができます。
これまでにあなたが経験した素晴らしいブレインストーミングセッションを振り返ってみてください。チームは、お互いの意見を熱心に聞き、新しいアイデアが止まることなく、正に傑作と言えるようなプランを立てたのではないでしょうか。これこそが、チームコラボレーションの魔法です。個人の力では、同じソリューションに辿り着くことはなかったでしょう。チーム全員のエンゲージメントと創造性を取り入れてこそ、実現できたことと言えます。
記事: アイデアボードを使って効果的なチームコラボレーションを行う方法チームの幸福度を高める
コラボレーションができるチームは、チームの満足度が高いものです。プロジェクトでのコラボレーションは、チームメンバーの絆を深め、個人の強みや才能を際立たせ、全体の一部を担う自分の価値が認められていることへの実感をもたらします。チームの幸福度は、仕事の質に直結しており、組織としての成功に大きく影響を与えます。
記事: チームの士気が社員のパフォーマンスに与える影響分散チーム間で認識を一致させる
チームメイトが同じオフィスに勤務していない場合、コラボレーションはより困難であるにもかかわらず、重要性は変わりません。適切なコラボレーションツールがあれば、チームメンバーの孤立感を和らげ、組織の一員であることを実感できます。
コラボレーションソフトウェアで、チームメンバーが逐次やりとりをしながら、決定、ブレインストーミングセッション、作業の割り当てなどに積極的に参加できるようにしましょう。このようなコラボレーションができれば、チームメンバー同士が別の場所にいても、より強くつながりを感じることができます。
チームメンバー間で知識を共有する
チームメンバーは、一緒に働いていると、常にお互いの仕事に関与することになります。共通のイニシアチブの達成に貢献したり、一緒に問題の解決に取り組んだりするため、チームメンバーは自分たちのアイデアを共有したり、仕事について話すことが必要になり、結果的にチーム全体の可視性が高まります。
ワークフローを最適化する
流れ作業には悪いイメージもあるかもしれませんが、効率が良いことも事実です。チームのコラボレーションがうまくいけば、会社全体のプロセスや個人のワークフローも改善することができます。
コラボレーションでチームの生産性が向上すると、空いた時間を他のタスクにあてることができます。お客様にとって必要なタイミングでチームが迅速に行動することができ、カスタマーエクスペリエンスへの効果は絶大です。
コラボレーションの課題
ここまで、チームコラボレーションのメリットやチームが容易にコラボレーションを行えるようにする方法について説明してきました。適切なコラボレーションを行うことにデメリットはないものの、こういった戦略を導入する際に直面し得る落とし穴がいくつか存在しますので、以下でご説明します。
チームリーダーがその難所ともいえる点を認識していれば、実際に困難が生じた際にスムーズにチームメイトをサポートすることができます。ここでは、チームが遭遇するであろう課題をご紹介します。
導入の進み具合が遅い
問題: 新しいポリシーの導入や新しいコラボレーションツールの使用が先延ばしになっている。
解決策:小さいことから始めましょう。Asana では、新しいワークストリームやプロジェクトを 1 つだけ導入し、まずは新しいプロセスやツールの感覚をつかむことをおすすめしています。また、導入の道のりを先導する社内のリーダーがいると助かります。Asana では、チームが新しいプラクティスを導入するのに役立つ Asana way of Change フレームワークを作成しました。
みんなのための居場所づくり
問題: 内気で自信のない人は、コラボレーションが活発な職場環境に苦労する可能性がある。意見が尊重される環境にもかかわらず、失敗やグループに拒絶されることを恐れ、自分のアイデアをチームに伝えること自体に抵抗を感じてしまう。
解決策: リーダーができる対処として、参加しやすい会議づくりのために発言のガイドラインを設け、無口になりがちなメンバーの居場所を作る方法があります。また、失敗を恐れず、成長の機会と捉えるべきであるという認識がチームに浸透すれば、自分のアイデアや能力、才能に自信を持てていないチームメイトの気持ちも楽になるはずです。
情報が多すぎる
問題: チームがより効果的にコラボレーションするためには、何がどこにあるかを誰もが知っておく必要がある。職場でのコラボレーションがシームレスに進むのは、あらゆる情報がすぐに利用できるよう整理されていてこそ。複数のプラットフォーム、さらには個人のアカウントに分散しているような状態は避けるべき。
解決策: Asanaのようなワークマネジメントツールがあれば、すべてのファイルやその他のアプリを 1 か所にまとめ、誰が何をいつまでに行うのかを正確に把握することができます。ワークマネジメントツールを使えば、アプリの切り替えが減るだけでなく、情報やタスクを見つける、コメントする、コラボレーションするというチームの動作が容易になります。
通知が多すぎる
問題: メンバー全員がつながることで、新しい情報の着信を知らせる受信トレイの通知音が止まらなくなり、仕事に集中できない。
解決策: 通知を簡単に管理できるコラボレーションソフトウェアを使用するようにしましょう。チームが大事な仕事に集中しやすいように、サイレントモードや通知の受信解除機能などが備わったソリューションを選びましょう。
意思決定が難しくなる
問題:プロジェクトに参加するチームメイトの数が多くなるほど、寄せられる意見も増え、意思決定プロセスが遅くなる可能性がある。
解決策: リーダーが主導権を握っていれば、コミュニケーション能力と影響力を発揮して、意志決定プロセスで誰もが納得のソリューションへとチームを導くことができます。
個性の強いメンバー同士の摩擦
問題: 個性豊かなチームメイトの存在は組織にとって素晴らしいことだが、同じチーム内に勢揃いしているとなると、摩擦や意見の相違が生じやすくなってしまう。
解決策: お互いを補い合い、協力し合えるチームとなるよう、メンバー構成に配慮して多様性を持たせるようにしましょう。全員が平等であり、チームメイトがいつでもサポートしてくれると感じられるチームにするのがリーダーの務めです。チームメイトの協調性を定期的にチェックして、チームの一員として成長していけるよう導きましょう。
結果がなかなか出ない
問題: チームパフォーマンスが改善していない。 グループのダイナミクスも変化した実感が得られない。あるいは、職場でのコラボレーションが自分の組織にとって働き方の改善になっているかどうか確信が持てない。
解決策: チームコラボレーションの向上を目指すとき、すぐには結果が出ない場合があります。しかし、チームが透明性と可視性を得られるようにサポートするのはいいこと尽くめです。最初の時点で明確な目標と進捗を測定する指標を確立しておくようにしましょう。そうすれば、後からどれだけ成長できたか振り返ることができます。
チームによって経験する課題は異なりますが、リーダーとしての準備が整っていれば、課題を克服するのも容易になります。
欠かせないチームコラボレーションツール
コラボレーションアプリを使用すると、コミュニケーション、ファイルの共有、仕事の調整が簡単に行えます。以下に紹介するツールを使って、効率の高いチームコラボレーションを促進しましょう。
Google Workspace、Microsoft Office、Dropbox などのファイル共有ツール
チームコラボレーションに支障をきたす最も大きな原因として、いつもドキュメントを検索する必要がある、メールの返信が来るまでファイルにアクセスできない、といったことがあります。一元管理されたファイル共有ツールがあれば、チームは共有ナレッジベースやファイルのデポジトリを使用できます。
Slack や Microsoft Teams のようなコミュニケーションツール
皆さまのチームは現在どのようにコミュニケーションをとっていますか？さっと連絡を取って簡単な依頼をしたり、チームが絆を深めるための楽しい一時を過ごしたりするのはチームコラボレーションの構築に欠かせません。よいチームは、常に会話をし続けているわけではなくても、常時連絡を取れます。これは、リモートチームにとっては特に大切なことです。ミーティングや簡単な打ち合わせはコミュニケーションをとる優れた方法である一方で、メッセージングツールを使えばメンバー全員ともっと簡単に連絡を取れます。
Zoom や Google Meet などのビデオコミュニケーションツール
ビデオカンファレンスは、リモートチームがチームコラボレーションを行う上で欠かせません。チームと顔を合わせる時間を増やすことは、リモートであっても協働環境を作るのに役立ちます。チームメンバー全員がビデオミーティングを作成でき、ツールの使用方法を理解していることを確認しておきましょう。
Asana などのワークマネジメントツール
ワークマネジメントは、チームコラボレーション戦略の要です。ワークマネジメントツールを使えば、簡単にチームのニーズに照準を合わせ、仕事をリアルタイムに視覚化し、目標を明確にできます。ワークマネジメントソフトウェア はそのためにもってこいのツールです。チームが仕事を整理し、足並みを揃え、目標を達成するのを支援します。
すべてのコラボレーションツールを連携させると、ツールの切り替えにうんざりすることはありません。一般的な従業員は 1 日 10 種類のツールを切り替えながら使用しますが、Asana を使えば、1 か所でお気に入りのすべてのビジネスツールにアクセスできます。
コラボレーションによりチームワークが効果を発揮する
チームに真の協力がある時、大きな成果は生まれます。チームワークは決して簡単にできることではありませんが、取り組む価値は十分です。イノベーション、効率性、チームダイナミクスというメリットが得られるのですから。ここで Asana の共同チームより一言。「あなたならできます。」
リモートチームのコラボレーションは、まったく別の話です。それでも、適切なマインドセットとオンラインツールがあれば、世界中のチームメイトをしっかりと結ぶことは不可能ではありません。
Asana でリモートワークを管理
