部門横断チームを作る 9 つのコツとメリット

会社には大抵、マーケティング、セールス、財務などの部署があります。それぞれの部署のメンバーは、それぞれの専門に合った明確な目標を持っています。たとえば、セールスチームの目標には、毎年 100 万ドルの収益を上げる、というようなものがあります。

こうした構造を用いることで専門とする仕事についてチームを団結させることができますが、時にはそれぞれ異なる強みやスキルを持った人々を集めるのも、会社の目標達成に役立つことがあります。それが「部門横断チーム」です。この記事では、常設または一時的な部門横断チームを作るメリットと、部門横断チームを作るコツをご紹介します。

部門横断チームとは？

部門横断チームとは、階層やタイプの異なるチームメンバーが集まり、共通目標の達成に向けて協力する、常設または一時的なグループのことです。

部門横断チームでは、会社の機能分野の境界があいまいになり、さまざまな部署のチームメンバーが協力し、コミュニケーションを取り、調整を行って、大きな目標の達成を目指します。

それぞれ異なるスキルセットを持つメンバーが集まることで、より効果的にビジネス目標を追求することができます。つまり、部門横断チームは会社の大きな取り組みを達成する場合に特に効果的な手段と言えます。

機能別チームと、部門横断チームの違いの例:

• 機能別チーム: 部門特有の目標に特化したチームです。会社のマーケティング目標達成のみに特化したマーケティングチームなどがこれに当たります。会社の目標が毎年収益を増加させることだとしましょう。マーケティング部門はブランド認知度を増加させるというプロジェクト目標を立てており、それが会社の収益に直接影響を与えるとは限りません。

• 部門横断チーム: より大きな、会社規模の目標へ向けた、多様なメンバーを持つチームです。先ほどと同じ例で例えると、部門横断チームならさまざまな手段を通して会社の収益を増加させるためのプロジェクト計画を作成するでしょう。また、マーケティング、製品、財務、セールスなど、さまざまな部門のメンバーがチームに所属します。

効果的なコラボレーションと優れたプロジェクト管理ツールがあれば、部門横断チームは短い期間かつ少ないリソースで目標を達成できる可能性があります。

部門横断チームの作り方

常設でも一時的でも、部門横断チームを作る際はまず現在のチームの構成を見直すことから始めましょう。目指している目標を達成するために、どういった強みや専門スキルが必要かを考えてみましょう。

他のチームと同様、部門横断グループにも専門のプロジェクトマネージャーが必要です。そして、チームで必要とされる、さまざまなスキルセットを持つ人々をチームに加えます。

効率よく会社の目標を達成できる部門横断チーム作りのコツを参考にチームを作ってみましょう。

1. 多様性を重視する

部門横断チームにおける視点の多様性を実現するための主な手段は、さまざまな部門のメンバーを入れることです。それに加えて、人種や性別、年齢など、部門以外の要素でも多様性を取り入れてみましょう。部門横断チームの多様性が増すことで、それぞれの視点がより輝きます。

コツ: 多様性のある部門横断チームを作る際は、経験レベルや勤務年数、ハードスキルやソフトスキルの多様なチームメンバーを選ぶようにしましょう。異なる背景を持つメンバーや、性別、年齢の異なるメンバーを集めることも重要です。

2. 目標の関連性を理解させる

部門横断チームを作る際は、チームメンバーがそれぞれの目標とチームの目標、会社の目標の関連性を理解できるようにしましょう。会社のニーズを満たすプロジェクトを達成するには完全な透明性が必要です。チームリーダーは、新しいメンバーが共通目標を理解できるようサポートし、全員が目標に関する共通認識を持てるようにしましょう。

コツ: 目標追跡ソフトウェアを使うと、目標に関する認識を合わせやすくなります。日々の仕事と会社の目標を結びつけることで、目標へ向けた進捗状況を明確に見える化できます。

3. 専門家をチームに入れる

部門横断チームに特定分野の専門家を入れることで、チームの問題解決能力が高まり、プロジェクトの立ち上げから納品までを進める力が高まります。

たとえば、チームに財務の専門家がいれば、会社の財務データベースのアップグレードに関する部門横断プロジェクトを進める際も心強いでしょう。プロジェクト外部の要素についてはマーケティングチームやセールスチームのメンバーの助けも必要になるかもしれませんが、財務の専門家が主要な意思決定を行い、チームを導いて技術的な作業を行い、プロジェクトの詳細をステークホルダーと話し合うことができます。

コツ: すべての部門から専門力を持つメンバーを連れてくることが難しい場合もあるでしょう。各部門にいる専門家 (SME) の数が限られていて、専門家がその部門を離れることができない場合は、その専門家に部門横断チームに適したメンバーを尋ねてみましょう。知識豊富で教師気質な人は、部門横断チームのメンバーの有力候補です。

4. オートメーションを取り入れる

オートメーション (自動化) を活用することで、部門横断はもっと強くなります。オートメーションで無駄な仕事や過剰なホウレンソウなどの仕事のための仕事が減り、情報の検索や変更に関する伝達にかかる時間が短縮され、専門的な仕事にかけられる時間が増えます。チームのタスクやプロセスの多くを自動化できる適切なプロジェクト管理ツールを選び、効率性をアップさせましょう。

オートメーションを取り入れることでワークフローの無駄がなくなり、ボトルネックを回避できるため、コミュニケーションと生産性の両方が改善します。

コツ: 1 つのワークマネジメントツールを使うことで、部門横断チームはタスクの整理がしやすくなり、仕事の担当者や責任範囲も明確化され、チームのコミュニケーションも一か所にまとめられます。

部門横断チームの 5 つのメリット

部門横断チームはどんな仕事にも適しているというわけではありませんが、うまく利用すると効率よく目標を達成することができます。以下では、効果的な部門横断チームのメリットを 5 つご紹介します。

1. 従業員のエンゲージメントを高める: 部門横断チームでは共通の目的を持っていることを意識しやすいため、従業員のエンゲージメントが高まります。マーケティング部門で働くメンバーがマーケティングの仕事に取り組む一方で、部門横断チームのメンバーはさまざまなプロジェクトに取り組みます。共通の目標へ向けたプロジェクトに取り組むことで、一体感が得られます。

2. マネジメントスキルを構築する: 部門横断チームには同じスキルセットを持つメンバーがいないため、チームメンバーのマネジメントスキルが向上します。たとえば、部門横断チームにセールスチームのメンバーが 1 人か 2 人いるとします。セールスチームの他のメンバーからのサポートは受けられないため、セールス関連のトピックについてはこのメンバーがチームを導く必要があります。

3. コラボレーションを促進する: どんなチームであってもコラボレーションは必要ですが、部門横断チームでは全員が誰かと協力し、詳しくないスキルセットとも関わることになるため、強いコラボレーションスキルを育むことができます。部門横断チームが成功するためには、高いレベルの透明性が求められます。

4. 学習の機会を創出する: 部門横断チームは多様性が高いため、他のチームメンバーから学ぶ機会も多く得られます。たとえば、マーケティングチームのメンバーや財務チームのメンバーはおそらく自分の知っていることに従事する場合がほとんどですが、プロジェクトでコラボレーションする際に必然的にお互いから何かを学ぶことになります。しばらくすれば、チームメンバーのほとんどが新しい知識を得ているでしょう。

5. 全体像の可視性を高める: 専門の部署で働く場合、会社の他の部分では何が起こっているのか、チームメンバーはわからないかもしれません。会社のビジョンや目標が何であるのかすら、知らないメンバーもいるでしょう。部門横断チームではそれぞれのチームメンバーを把握しやすいため、一人ひとりが会社の全体像とのつながりを強く感じることができます。

異なるスキルセットを持つ人々と働くことに、メンバーが楽しさを見いだすこともあるかもしれません。一人ひとりが仕事に行くのを楽しんでいるような環境では、士気やパフォーマンスも高まります。

部門横断コラボレーションで会社の目標を達成しましょう

常設でも一時的でも、部門横断チームには多様な視点に基づく意見交換やイノベーションの促進などのメリットがあります。メンバーがお互いのパターンやプロセスを理解する必要があるため、チームコラボレーションは一筋縄ではいかないかもしれませんが、プロジェクト管理ソフトウェアを取り入れることで摩擦を減らすことができます。

プロセスをオンラインに移行すれば、すべてのチームメンバー共通のユーザーエクスペリエンスを作成できます。作業環境をシンプルにすることで、部門横断チームは目標を達成しやすくなります。