San Francisco AIDS Foundation が Asana を使ってマーケティングキャンペーンとイベントをよりすばやく実施

2017年、サンフランシスコには推定 15,952 人の HIV 感染者が住んでいて、HIV 感染者の人口が米国で最も多い都市の 1 つです。サンフランシスコはテクノロジーとスタートアップ業界の中心都市でもあります。HIV とテクノロジーが多くの人々に影響を与えるこの都市で、San Francisco AIDS Foundation は、街が誇りとするテクノロジーを活用しながら、性的健康、薬物使用サービス、支援運動、コミュニティパートナーシップを通じて、HIV 影響を最も受けている地域社会に対して健康、ウェルネス、社会正義を促進しています。

公教育、医療サービス、市民参加型の支援などは、SFAF が 2 万 5 千人を超える人々に手を差し伸べている方法のほんの数例です。クリエイティブディレクターの Roxane Chicoine 氏は、多くの対象者に直接インパクトを与える、キャンペーン、イベントなど、すべてのマーケティングアセットの作成を監督しています。SFAF の 6 人のチームは、200 人を超えるチームメイトのマーケティングニーズやクリエイティブニーズを支えており、Chicoine 氏は大量のアセットのリクエストや、何十ものキャンペーンを一度に監督していることになります。

小規模のマーケティングチームとクリエイティブチームが組織全体を支えていることから、Chicoine 氏は以下の理由で、仕事を期日どおりに納品することが困難だと考えました。

• イベント用制作に長大なプロジェクト計画のスプレッドシートが使用されているため、何を作成すればいいのかやいつまでに必要なのかを知ることがほぼ不可能である

• 計画的なプロセスではなく、以前の経験に基づき意思決定がされており、チームは無力さを感じ、はっきりとしたワークフローも存在しない

• フィードバックは複数のメールスレッドや会話で収集されているため、余分な仕事が増え、すでに複雑なプロセスでさらに混乱を招いている

• チームはデザインや戦略策定など実際の仕事をする代わりに、忙しいだけのの仕事に時間を浪費している

• 重要な詳細情報を見つけることが困難なため、間違いが起こる

Asana を使い始める前は、戦略やデザインに取り組む代わりに、リクエストの管理、ステータス更新の収集、細かな詳細の追跡など、仕事の整理に多くの時間を費やしていました。必要な情報はすべて 1 か所から入手できるようになった現在は、時間を節約でき、確認の回数も減少しています。”

構造化と明確さを追求

Chicoine 氏は、必要なのは仕事を整理するための明確な構造 (階層構造など) と、コミュニケーションを一元化する方法だと判断しました。Dining Out For Life や Santa Skivvies Run など大規模のチャリティーイベントを開催する直前の多忙な時期には、こうしたニーズが増大します。このような時期には、組織の 1 部門から 20 を超えるリクエストを受け取ります。つまり一度に数百のクリエイティブリクエストが彼女の元に届くということです。

Chicoine 氏のチームは、自分たちに最適なツールを探すために、組織がすでに使用している Asana と、もう 1 つの仕事管理ツールの 2 つを評価し、最終的に以下の理由で Asana を使用することに決定しました。

• すっきりして使いやすく直感的なインターフェイス

• プロジェクト全体、タスクの詳細、サブタスクのリストが一度に確認できる複数レベルの仕事ビュー

• ワークフローを明確に可視化する階層と構造

• コメント、チーム会話、ステータス更新などのコミュニケーション機能

チームが Asana と他のツールを比較したとき、Asana は可視性に優れていました。仕事の詳細を知るために、情報をふるいにかける必要や、全体像を見失うことがなくなったのです。

チームのオンボーディング

Chicoine 氏は、チーム全体をオンボーディングするにあたって、仕事の構成方法を統一するための社内文書を作成しました。次にチームにトレーニングを行うために、Asana ガイドのコンテンツや動画をチーム特有のコラボレーションルールと組み合わせて、ワークショップや追加の資料を作成しました。チーム全体のガイドラインを確立することで、チームが仕事に取り組む方法を明確にし、仕事を整理するうえで適切な階層構造を設定することができました。また、彼女はカスタマーサクセスマネージャーによる追加のオンサイトトレーニングなど、Asana の専門的なサービスも活用しました。

Asana の専門的なサービスで、チーム全体が Asana の使い方について共通の理解を得ることができ、カスタマーサクセスマネージャーと共同でワークフローを構築することで、Asana 導入に成功することができました。オンサイトトレーニングセッションは、チーム全員を Asana にオンボーディングするために非常に有益でした。”

Asana の価値が証明されたのは、Chicoine 氏がオフィスにいないときに、彼女のディレクターが特定のデザインアセットを共有するようにリクエストされたときでした。フォルダーをかき分けて探す必要はなく、ディレクターは Asana の検索機能を使ってすばやくファイルを見つけました。Chicoine 氏がなるほど！と思った瞬間は、Asana を使って複合的な宣伝用のキャンペーンや、大規模のイベントのクリエイティブの成果物を管理するための計画を構築したときです。彼女はだらだらと長いスプレッドシートや多くのメールスレッドに依存する代わりに、開始から完了までのプロセス全体を確認できる期日から逆算したスケジュールを Asana で作成し、イベントの各クリエイティブアセットの担当者を知ることができました。

プロセスを改善してより迅速に進む

Asana を使ってリクエストプロセスや部門を超えたプロジェクトのコラボレーションを改善することで、マーケティングチームとクリエイティブチームは、以下の成果を目にしました。

• 納品の所要時間の短縮: Asana なら、チームはすべての必要な情報をすぐに入手できるので、詳細が欠けているために生じる結論の出ない話し合いや、エラーを削減できます。すべてが明確で一元化されるため、効率的なクリエイティブプロセス、合理化されたコミュニケーション、仕事の所要時間の短縮という結果が生まれます。

• より効率的な部門間のコラボレーション: 社会支援サービス、注射器アクセス、薬物使用カウンセリング、チャリティーイベントなど、クライアントのためのさまざまなプログラムを Asana で追跡することで、チームは組織全体により貢献できるようになります。チームはすぐに情報を入手し、手順を見落とさないことに自信を持ち、部門を超えたコラボレーションを合理化し、効率性を高めることができます。

マーケティングチームは、組織全体の仕事内容や仕事状況への可視性が高まり、必要な情報にアクセスできるようになったので、SFAF のプログラムをより一層支援できるようになりました。明確に計画されたプロジェクトで、チーム全員が仕事の優先度を理解し、コミュニティを支援するための最も影響力のある仕事に集中できます。その結果、チームは制作時間やレビューを削減し、チームミーティングや確認作業を合理化できました。チームのすべての仕事の可視性を得た Chicoine 氏は、リーダーとしてよりスマートに仕事の優先度を判断できるようになりました。

Asana を使えば、誰もが進行中のすべてのプロジェクトを確認できるので、優先事項を他のメンバーに伝達し、足並みを揃えることがしやすくなりました。これにより、部門を超えたチームはプロダクションプロセスで仕事がどの段階にあるかを確認できるので、より効率的にコラボレーションすることに役立ちます。”

San Francisco AIDS Foundation は、単に組織内の業務改善を行うだけではありません。来年、SFAF は国際会議 AIDS 2020 を病気の蔓延が始まったベイエリアで開催します。地元のプランニンググループを支援する SFAF は、カンファレンス資料の大部分の作成を担当します。そして、そのすべてを管理するために Asana を使います。