Ventinove modelli ed esempi di gestione del tempo per essere più efficienti

È difficile riuscire a mantenere l'equilibrio con un programma serrato e una lista di cose da fare che sembra non finire mai, con nuove attività in costante arrivo. Se sai di cosa stiamo parlando, ti farà piacere sapere che ci sono tantissimi modelli per la gestione del tempo che possono aiutarti a definire le priorità del tuo carico di lavoro. 

Dai un'occhiata a 29 diversi modelli ed esempi di gestione del tempo per trovare quello più adatto alle tue esigenze. Dalle agende quotidiane agli obiettivi mensili, i nostri modelli coprono praticamente ogni situazione. 

Inizia subito! Ecco i 29 modelli di gestione del tempo più utili. 

Programmi e liste personali

Tieni sotto controllo le tue attività giornaliere e settimanali con queste strategie per la gestione del tempo.

1. Esempio di lista delle cose da fare

Ideale per: definire gli obiettivi giornalieri e le priorità delle microattività.

Le cose da fare sono attività riportate in un quaderno o taccuino o gestite con un programma o un'app all'inizio di ogni giornata. Monitorarle aiuta a portare a termine tutte le cose più importanti, senza trascurare niente. 

Il solo fatto di mettere su carta i risultati che intendi ottenere aiuta a visualizzare le attività da portare a termine entro la giornata. Siccome è tutto scritto, è più facile assegnare le priorità a ogni attività e vedere cosa deve essere completato e quando.  Alla fine della giornata, dai un'occhiata alla lista per il giorno successivo, per iniziare la giornata con il piede giusto. 

2. Esempio di checklist

Ideale per: ordinare i risultati in ordine sequenziale. 

Il modo in cui organizzi la tua lista delle cose da fare influisce su come e quando porterai a termine tali attività. Creando una checklist, riuscirai a definire chiaramente i tuoi obiettivi per la giornata e a ordinarli per priorità.

Un modello di checklist per la gestione del tempo può essere suddiviso in categorie, dalla più alla meno importante, per riuscire a completare per prime le attività ad alta priorità. E inoltre, che soddisfazione spuntare le attività man mano che vengono completate e sapere che te ne restano sempre di meno!

3. Esempio di agenda giornaliera

Ideale per: pianificazione delle attività giornaliere per evitare di non raggiungere gli obiettivi. 

Un'agenda giornaliera è ideale se ti ritrovi spesso con troppe cose da fare e se preferisci definire un piano d'azione per la tua giornata. Un'agenda giornaliera o settimanale è diversa da una semplice lista, in quanto include più dei semplici obiettivi da raggiungere, cioè anche riunioni, pause, risultati e qualsiasi altra cosa compresa nella tua giornata lavorativa.

Uno studio del 2011 ha evidenziato come la creazione di un piano possa aiutare a liberarsi del carico mentale dovuto al mancato raggiungimento degli obiettivi. Pianificando la tua giornata a partire da riunioni, attività e risultati finali del progetto, otterrai una tabella di marcia giornaliera con tanto di time blocking per realizzare il tuo programma.

4. Esempio di programma settimanale

Ideale per: pianificare il carico di lavoro con una settimana di anticipo e rispettare le scadenze.

Oltre alle attività giornaliere, può essere utile programmare il tuo lavoro per la settimana successiva. Questo significa stilare un programma con tutte le scadenze ravvicinate, ad esempio le attività giornaliere, le scadenze aperte, come i progetti più grandi, e tutto il resto delle tue cose da fare. 

Successivamente, potrai assegnare la priorità a tali attività in base alle scadenze e all'importanza, in relazione agli obiettivi del team. In questo modo potrai allineare gli obiettivi alle attività necessarie per completarli.

5. Esempio di modello semplice

Ideale per: restare al passo con le microattività.

Quando si tratta di gestione del tempo, la semplicità spesso è la cosa migliore. Se hai già messo a punto la tua strategia, ma necessiti di organizzare il caos in arrivo, spesso un semplice foglio di lavoro per la gestione del tempo potrebbe essere la soluzione che fa per te.

Un modello semplice potrebbe includere una breve panoramica delle attività settimanali e delle scadenze da rispettare. Una checklist di solito è sufficiente per questa opzione. Se invece preferisci visualizzare il tuo lavoro, potresti utilizzare una lavagna calendario per aggiungere un pizzico di divertimento. La differenza è che il modello semplice include solo le attività immediatamente successive, per una comprensione immediata.

Strumenti per il monitoraggio del tempo

Prima di passare alla gestione del tempo, è necessario comprendere bene come lo stiamo utilizzando. Con queste strategie, riuscirai a sfruttare ogni minuto della tua giornata.

6. Esempio di registrazione del tempo

Ideale per: monitorare la durata delle attività e l'assegnazione del carico di lavoro.

Registrare il tempo è una delle parti più difficili della gestione di un piano strutturato. Tra lavorare ad attività importanti e rispondere in tempo reale ai tuoi colleghi, come stai utilizzando il tempo a tua disposizione? 

Tenere una registrazione del tempo ti aiuta a monitorare il tempo necessario per terminare il lavoro e consente di analizzarne l'impiego a livello giornaliero, settimanale e mensile. I modelli di registrazione del tempo sono utili per monitorare il tempo dedicato al lavoro in passato, ma sono di aiuto anche per la pianificazione futura. Quando hai un'idea del tempo necessario per ogni attività, riuscirai a pianificare i progetti futuri in base al tempo stimato per completare ogni singola attività.

7. Esempio di registrazione delle attività

Ideale per: team che lavorano a più progetti contemporaneamente.

In un mondo perfetto, il tuo tempo dovrebbe essere utilizzato solo per portare a termine le attività che ti sono state assegnate. Purtroppo, la realtà è diversa e molti team sono vittime del lavoro improduttivo, un ostacolo alla loro efficienza generale. Infatti, un knowledge worker medio trascorre il 60% del suo tempo occupandosi di attività superflue, per esempio ricerca di documenti e di approvazioni o la partecipazione a riunioni di aggiornamento. 

Registrare le attività aiuta a tenere traccia di tutte le attività svolte in una giornata, al fine di identificare e ridurre quelle superflue. Per esempio, potresti avere solo due attività da portare a termine entro oggi, ma anche delle riunioni a cui partecipare, un'emergenza da risolvere relativa a un vecchio progetto, o problemi di comunicazione che necessitano un chiarimento con un collega del team. Registrare tutte le attività ti darà un quadro più chiaro di come utilizzi il tuo tempo e offre l'opportunità di migliorare i tuoi processi attuali.

8. Esempio di budget del tempo

Ideale per: analizzare la ripartizione del tempo e i dettagli del budget.  

"Il tempo è denaro", l'abbiamo sentito dire tutti. Ma come riuscire a utilizzare il nostro tempo in maniera efficiente? Purtroppo non esiste un approccio di tipo universale, ma il monitoraggio del tempo in relazione al tuo budget potrebbe essere un buon punto di partenza per inquadrare nel giusto contesto l'utilizzo del tempo. 

Inizia monitorando il tempo necessario per completare tutte le singole attività di un progetto. Quindi assegna un valore di budget a ciascuna attività dividendo il budget del progetto per il tempo necessario al loro completamento. Non si riesce a raggiungere sempre una precisione del 100%, ma riuscirai comunque a farti un'idea di massima dell'utilizzo del tempo, che potrai condividere con gli stakeholder per aumentare la visibilità. 

9. Esempio di tecnica del pomodoro

Ideale per: chi ha problemi di procrastinazione e si distrae facilmente.

Se ti senti già male al pensiero di creare una lista delle attività giornaliere o settimanali, allora la tecnica del pomodoro potrebbe fare al caso tuo. La tecnica non è altro che una combinazione di sessioni di lavoro e brevi pause, con l'obiettivo di essere più produttivi e ridurre lo stress mentale.

Il rapporto è di 25 minuti di lavoro per cinque minuti di pausa. Puoi iniziare a utilizzare la tecnica programmando le tue attività giornaliere in base a questi blocchi di lavoro di 25 minuti, e alla fine della giornata avrai tranquillamente completato tutte le attività della tua lista.

Tecniche per la definizione della priorità delle attività

Quando si parla di produttività, è essenziale definire le priorità. Ecco alcuni strumenti per aiutarti a decidere quali attività sono urgenti e quali invece possono attendere.

10. Esempio di pianificazione delle priorità

Ideale per: classificare le attività in base all'importanza ai fini dell'efficienza.

Quando ti aspetta una lunga lista di cose da fare in concomitanza con una serie di riunioni, a volte sembra impossibile riuscire a gestire con efficienza il tempo e portare a termine le tue attività. Ed è qui che entra in gioco la pianificazione delle priorità. 

Un modello di pianificazione delle attività può aiutarti a stilare una classifica delle attività in base alla loro importanza, e completare quindi per prime quelle più importanti. Questo può aiutarti a organizzare la tua lista delle cose da fare anche nelle giornate più impegnative. Prova a classificare ogni progetto su una scala da uno a tre, o ad assegnare un colore in base all'importanza.

11. Esempio per smettere di procrastinare

Ideale per: i team con problemi di procrastinazione ed efficienza.

Ci siamo passati tutti: una lunga lista di cose da fare, che puntualmente rimandi fino all'ultimo minuto. La procrastinazione è un problema molto diffuso, ma è possibile combatterne gli effetti negativi. 

Un modello di gestione della procrastinazione può aiutarti ad assegnare le priorità delle attività principali un giorno alla volta. In questo modo non ti sembrerà di avere una lista settimanale infinita di cose da fare. Per ridurre il livello di stress, potresti anche provare una strategia per la gestione del tempo come la tecnica del pomodoro, che ti consente di lavorare per brevi intervalli accompagnati da pause frequenti. Quello che conta è provare più metodi e trovare quello più adatto a te. Inizia ad assegnare la priorità alle attività più importanti, e concediti delle brevi pause se vedi che hai ancora problemi.

12. Esempio di pianificazione del "domani"

Ideale per: pianificare i progetti futuri a bassa priorità ma comunque importanti.

Più o meno ci comportiamo tutti allo stesso modo: a volte riusciamo a concentrarci solo sulle attività a breve termine, dopo tutto ci sono delle scadenze da rispettare. È comunque utile dedicare del tempo anche a quelle a lungo termine che prima o poi ti troverai ad affrontare. 

Puoi utilizzare un modello di gestione della pianificazione del "domani" per creare una lista di progetti futuri ai quali vorresti lavorare, da solo o con il tuo team. Così facendo, la prossima volta che avrai un po' di tempo libero potrai lavorare alle tue attività di "domani". Per aprire le danze, puoi iniziare con un elenco delle descrizioni dei progetti e quindi passare ad assegnare i team coinvolti.

13. Esempio di gestione del tempo libero

Ideale per: definire in maniera proattiva le priorità dei progetti a lungo termine. 

Se ti trovi in una situazione in cui hai un carico di lavoro leggero e desideri lavorare in maniera proattiva, prova a utilizzare un modello di gestione del tempo libero e a elencare le tue attività sulla lista "domani". Puoi iniziare suddividendo tali attività nella rispettiva work breakdown structure, con la quale potrai iniziare a pianificare i risultati di minore entità. 

Queste attività possono riguardare degli interessi aziendali, come un miglioramento dei processi, o un desiderio del team, come organizzare un'attività di team building. Per queste attività, riserva del tempo verso la fine della settimana, quando hai portato a termine le cose da fare che avevano la priorità e puoi dedicarti ai progetti che desideri affrontare in futuro. 

Modelli di pianificazione del lavoro dei team

La gestione di un team richiede organizzazione. Con questi modelli, potrai mantenere allineati i membri e utilizzare al meglio il loro tempo.

14. Modello per la gestione degli obiettivi del team

Ideale per: allineare le attività minori agli obiettivi principali del progetto.

Quando si tratta di gestione del tempo, una delle sfide più grandi è quella di collegare le attività agli obiettivi del progetto. Questo vale particolarmente per i team che di solito lavorano a compartimenti stagni e non dispongono di una piattaforma centralizzata per il monitoraggio della gestione del tempo. 

Un modo di affrontare la situazione è di utilizzare dei modelli per la gestione degli obiettivi del team, in modo che tutti gli stakeholder siano al corrente degli obiettivi di progetto e di come il loro lavoro sia collegato al quadro generale. 

15. Esempio di obiettivi SMART

Ideale per: definizione proattiva degli obiettivi e della roadmap delle attività.

Se la definizione degli obiettivi e il monitoraggio dell'avanzamento influiscono positivamente sulla tua produttività, l'utilizzo di un modello di obiettivi SMART potrebbe essere proprio quello che stavi cercando. SMART è l'acronimo di "Specific" (specifico), "Measurable" (misurabile), "Achievable" (raggiungibile), "Realistic" (realistico) e "Time-bound" (con scadenza). Grazie a comunicazione e allineamento ben chiari, gli obiettivi SMART ti consentono di raggiungere obiettivi ambiziosi.

Comunicare i tuoi obiettivi ti garantisce una certa trasparenza quando si tratta di allinearli alle attività. Inoltre, potrai iniziare ogni giornata con una tabella di marcia ben chiara e metriche monitorabili.

16. Esempio di azioni da attuare

Ideale per: organizzare per priorità le azioni da attuare su base quotidiana o settimanale.

Un altro modo di organizzare il tuo carico di lavoro è di evidenziare le azioni da attuare più importanti della giornata, e di portarle a termine per prime. Questo viene chiamato modello delle azioni da attuare.

Pianificare la tua giornata in base alle azioni da attuare fa sì che tutte le attività prioritarie vengano completate entro la fine della giornata. Questo ti consentirà inoltre di lavorare alle attività più importanti durante il resto della settimana. 

17. Modello per il brainstorming del team

Ideale per: team creativi che hanno bisogno di aiuto per trovare idee più efficacemente. 

Il brainstorming è un modo creativo per trovare in team nuove opportunità di business. Detto questo, senza le necessarie competenze in materia di gestione del tempo, la tua riunione di brainstorming potrebbe rivelarsi improduttiva. Ed è qui che entra in gioco il modello per il brainstorming del team.

Con un piano in atto, tutti possono collaborare e aggiungere idee in un documento condiviso. Successivamente, ci si può incontrare per esaminare le idee migliori e le principali azioni da attuare. Puoi anche provare diverse tecniche di brainstorming per trovare il tipo di riunione che meglio si adatta alla dinamica del tuo team. 

18. Esempio di flusso di lavoro

Ideale per: ridefinire le procedure e i processi interni.

Un flusso di lavoro è un processo end-to-end che collega le persone giuste ai dati giusti, al momento giusto. I flussi di lavoro sono estremamente preziosi, ma la loro realizzazione richiede tempo e sforzo.

Anche con il software per la gestione dei flussi di lavoro adatto, potrebbe essere necessario un po' di tempo per acquisire le competenze necessarie in materia di gestione del tempo. È una sfida impegnativa, ma con il modello giusto sarai in grado di pianificare, personalizzare e monitorare con facilità il successo dei tuoi flussi di lavoro. 

19. Modello per l'onboarding dei dipendenti

Ideale per: organizzare i documenti e il materiale formativo per i neoassunti.

Il processo di assunzione è un fattore fondamentale per stabilire le norme di gruppo, definire la cultura aziendale e ottimizzare l'efficienza interna. Spesso è un'attività che richiede molto tempo, soprattutto in caso di onboarding continuo di nuovi membri. In mancanza di una procedura adatta, i nuovi membri del team potrebbero trovarsi senza le risorse necessarie per lavorare in maniera efficiente.

Un modello per l'onboarding dei dipendenti standardizza i processi, allinea gli stakeholder e crea una comunità inclusiva fin dal primo giorno. Sostenendo il team delle risorse umane, metterai a sua disposizione tutto il necessario per i neoassunti fin dal primo giorno di lavoro. Successivamente, integra il modello per l'onboarding con un piano di 30-60-90 giorni e una checklist per l'integrazione dei neoassunti traducibile in azioni, al fine di semplificare il processo.

20. Modello per l'ordine del giorno delle riunioni

Ideale per: team che hanno problemi nella gestione delle riunioni.

La maggior parte di noi sa cosa significa partecipare a una riunione senza nessun ordine del giorno. Senza un ordine del giorno ben preparato, i membri del team potrebbero iniziare a chiedersi qual è l'obiettivo della riunione, che probabilmente sarà solo una gran perdita di tempo. 

Con un modello di ordine del giorno per le riunioni, potrai mantenere più produttive le tue riunioni, senza dilungarsi troppo, con azioni da attuare, attività successive e obiettivi ben chiari. 

21. Modello per la pianificazione di sprint

Ideale per: team di sviluppo e di prodotto che lavorano con scadenze ravvicinate.

La pianificazione degli sprint è una metodologia di project management per i team di prodotto e di sviluppo che consente di suddividere il lavoro in blocchi più piccoli. In questo modo è possibile assegnare le priorità e pianificare in base alle capacità del team.

Per pianificare con successo gli sprint, dovresti utilizzare un modello per la pianificazione degli sprint che consenta una gestione agile dei progetti, grazie alla creazione di una struttura, l'assegnazione dei titolari delle attività e la pianificazione delle riunioni di analisi degli sprint.

Modelli di pianificazione dei progetti

I progetti sono composti da tantissimi fattori in continua evoluzione. Questi modelli ed esempi possono aiutarti a tenere sotto controllo chi sta facendo cosa e per quando.

22. Esempio di diagramma di Gantt

Ideale per: monitorare l'avanzamento del progetto e i traguardi delle attività. 

I diagrammi di Gantt sono dei grafici a barre orizzontali utilizzati per rappresentare la cronologia di un progetto, un programma o un'attività. Consentono di monitorare meglio l'avanzamento delle attività, delle dipendenze e i traguardi. 

Un modello per i diagrammi di Gantt aiuta a ridurre significativamente la quantità di tempo dedicata alla pianificazione delle attività. La visualizzazione di tutto il tuo lavoro su una cronologia offre una panoramica chiara delle attività future e del tempo necessario per completarle. Pensa ai diagrammi di Gantt come a un approccio interattivo alla gestione del tempo.

23. Modello per la pianificazione di eventi

Ideale per: visualizzare le scadenze relative a un evento e la gestione della comunicazione.

La pianificazione di un evento è un'impresa estremamente stressante. Prima dell'evento probabilmente hai decine di scadenze e dettagli da tenere costantemente sotto controllo, con un effetto potenzialmente devastante sulla tua classica strategia di gestione del tempo.

L'utilizzo di un modello per la pianificazione degli eventi ti consente di pianificare, visualizzare, comunicare e gestire le richieste dei fornitori, tutto in un unico posto. Questo può aiutarti a raggiungere gli obiettivi e a trasformare le email in attività.

24. Modello di progetto di design

Ideale per: collegare i deliverable ai principali traguardi del progetto.

I designer hanno a disposizione una varietà di strumenti per il loro lavoro, ma che dire di uno strumento che aiuta a pianificare il lavoro? Dall'idea iniziale alla comunicazione tra team e all'approvazione finale, moltissimi elementi sono sempre in continua evoluzione.

Con un modello di piano di progetto di design, potrai tenere aggiornate le attività ed evitare ritardi, continuando a ricevere le approvazioni, tutto in un unico posto. Questo ti aiuta a rispettare le scadenze e a mantenere i traguardi nei tempi previsti.

25. Modello di calendario editoriale

Ideale per: team con un'intensa programmazione di contenuti ma con problemi di comunicazione.

Non importa se stai creando contenuti per un blog o un comunicato stampa, quando lavori in un team creativo utilizzi un calendario editoriale per pianificare i contenuti in programma. Potrebbe trattarsi di un classico calendario o di una lista organizzata separatamente, per settimane o mesi.

Visualizzare il lavoro in programma in un calendario editoriale è il modo ideale per ottenere una panoramica di cosa sarà pubblicato e quando. Non solo avrai la possibilità di pianificare in anticipo, ma potrai anche programmare le tue esigenze editoriali in base agli eventi aziendali o alle modifiche stagionali. 

26. Modello per i social media

Ideale per: organizzare i contenuti social in base agli eventi e alle tendenze.

La pianificazione dei contenuti per i social media è una faccenda complessa. Dalla gestione di profili diversi alla necessità di restare aggiornati sulle nuove tendenze, è essenziale avere un piano strategico. Un calendario editoriale per i social media è una combinazione tra il tuo piano editoriale e i tuoi post futuri, tutto visualizzabile facilmente in modo che i tuoi stakeholder interfunzionali possano accedervi velocemente.

L'utilizzo di un modello per i social media facilita la gestione del calendario delle pubblicazioni, della programmazione dei post e la comunicazione con i membri del team in uno spazio condiviso. Questo consente di evitare problemi di comunicazione e al tuo team di essere sempre aggiornato.

27. Modello per il lancio di prodotti

Ideale per: team di prodotto che hanno bisogno di aiuto per destreggiarsi tra i tanti lanci.

I lanci di prodotto avranno successo solo se preceduti da attenta pianificazione e diligenza. Dalla creazione degli obiettivi alla comunicazione e all'implementazione, molti sono i fattori che possono prendere una brutta piega. Per fortuna, un modello per il lancio dei prodotti ti aiuta a organizzarti e a espandere il tuo portafoglio prodotti. 

Ti stai destreggiando nei meandri del processo di sviluppo di un nuovo prodotto? Hai bisogno di indicazioni più chiare? Un modello per il lancio di prodotti può aiutarti a visualizzare la tua cronologia, a condividere gli obiettivi e a mantenere la comunicazione in un unico posto. 

Modelli di pianificazione aziendale

Quando si tratta di pianificazione a livello aziendale, è essenziale essere organizzati. Dai un'occhiata ai nostri modelli per pianificare in anticipo e massimizzare l'efficienza.

28. Modello di strategia aziendale

Ideale per: condividere gli obiettivi aziendali con i dipendenti ed evitare i compartimenti stagni.

Un business plan è una roadmap che racconta la storia della tua azienda e di cosa si occupa. Spesso viene condiviso con la dirigenza, i membri del team e anche con gli investitori. Ecco perché è importante avere un documento dall'aspetto professionale che aiuti a comunicare la tua strategia nel minor tempo possibile.

Nel tuo modello di strategia aziendale puoi includere molti elementi diversi, come ad esempio i processi, le spese e i programmi generali. Senza un modello adeguato, sarebbe un'attività che richiede moltissimo tempo. Per avviare il processo, adotta un modello di strategia aziendale solido, che consenta al tuo team di ideare e presentare la tua strategia aziendale partendo con il piede giusto. 

29. Modello di pipeline di vendita

Ideale per: organizzare le opportunità di vendita e condividerle tra i team.

La gestione della pipeline di vendita è un compito difficile, che include la gestione e il monitoraggio delle potenziali opportunità del team commerciale. A parole sembra piuttosto semplice, ma il monitoraggio della pipeline di vendita implica il controllo di elementi in continua evoluzione, per esempio opportunità, stato dei lead, priorità, fasi, valore stimato e altro ancora. 

Con un modello di pipeline di vendita, il tuo team commerciale sarà in grado di monitorare facilmente i dati dei clienti e le azioni da attuare, assegnando nel contempo le priorità e condividendo la pipeline con gli altri membri del team. Inoltre, potrai concentrarti sui nuovi lead, sui clienti principali e sulle opportunità a rischio per sviluppare la tua pipeline.

Gestisci il tuo tempo con i modelli

La gestione del tempo è un'attività complessa, ma con il modello giusto per la gestione del tempo riuscirai a organizzare meglio i tuoi obiettivi giornalieri, settimanali e mensili. 

Se desideri migliorare la gestione del tempo per tutto il tuo team, valuta la possibilità di provare un software per la gestione delle attività per monitorare le attività in unico posto condiviso.