La tecnica del pomodoro: come aiuta a migliorare la produttività del tuo team

Ti è mai capitato di avere la sensazione che la lista di cose da fare fosse interminabile e di dubitare fortemente di riuscire completare tutto in tempo? Utilizzando strategie di gestione del tempo, come la tecnica del pomodoro, sarai in grado di massimizzare la tua produttività e avere tutti i progetti sotto controllo. 

La tecnica del pomodoro ruota attorno a sessioni di lavoro mirate con brevi pause frequenti, con l'obiettivo di aumentare la produttività e ridurre l'affaticamento mentale.

Se stai lavorando con più membri del team a più progetti, questa tecnica può essere utilizzata per svolgere le attività in blocchi di tempo, per rendere il carico di lavoro meno opprimente.

In questa guida, spiegheremo in dettaglio come funziona il metodo del pomodoro, i suoi benefici e come implementarlo. Gestire il tempo in modo efficace e aiutare i membri del tuo team a fare lo stesso migliora la produttività e ti consente di avere un impatto maggiore. 

Cos'è la tecnica del pomodoro?

La tecnica del pomodoro è una popolare tecnica di gestione del tempo che consiste nel lavorare in sessioni di 25 minuti con brevi pause intermedie per massimizzare la concentrazione. 

Questa tecnica è stata sviluppata da Francesco Cirillo alla fine degli anni '80, quando era uno studente universitario. Cirillo, che stava avendo problemi a gestire il proprio tempo e la propria produttività, decise di impegnarsi in una sessione di studio continua di 10 minuti. 

Usò un timer da cucina a forma di pomodoro per cronometrarsi. Dopo ripetuti tentativi, errori e ritocchi, creò la tecnica del pomodoro.

Questo metodo alterna sessioni di lavoro e pause. Un pomodoro è una sessione di lavoro di 25 minuti, dopodiché c'è una pausa di 5 minuti. Dopo quattro pomodori, si fa una pausa lunga. Con sedute di lavoro brevi, è più facile essere produttivi rimanendo motivati.

Per rimanere concentrati durante un pomodoro, è fondamentale limitare le distrazioni. Ad esempio, metti il telefono in modalità aereo e disattiva le chat o le notifiche via email. Tuttavia, potrebbero esserci distrazioni esterne al di fuori del tuo controllo, come un collega che ha bisogno della tua assistenza per un'attività urgente. 

Cirillo ha tenuto conto di ciò sviluppando un approccio in quattro fasi per affrontare le interruzioni:

1. Comunicare all'altra persona di essere impegnato al momento 

2. Accordarsi di discutere il problema in un'altra occasione

3. Aggiungere al calendario la riunione immediatamente

4. Richiamare l'altra persona quando termina il pomodoro 

Questo modo rispettoso di comunicare con i membri del tuo team ti consente di entrare e rimanere in stato di flow mentre lavori. 

In alternativa, puoi usare questa tecnica anche con il tuo team. 

Per applicare il metodo in un team, a ciascun membro possono essere assegnate attività all'inizio della giornata che devono completate utilizzando le sessioni pomodoro. Alla fine della giornata, il team si riunisce per rivedere lo stato delle attività e quanti pomodori sono stati completati. 

Una volta acquisita una buona padronanza del metodo, sarai in grado di stimare il numero di pomodori necessari per determinate attività, il che può essere utile per pianificare flussi di lavoro o tempistiche di progetti futuri. 

Come utilizzare il metodo del pomodoro per gestire il tempo

Per utilizzare il metodo pomodoro, scegli prima uno strumento per cronometrare il tempo, come:

• Cronometri: puoi utilizzarne uno fisico o uno digitale, per tenere traccia delle tue sessioni.

• Timer pomodoro: alcuni timer includono già le sessioni pomodoro. Una volta avviato, il cronometro specializzato ti avviserà quando il pomodoro è completato e quando la tua pausa è finita. 

• App pomodoro: disponibili sia per iOS che Android, queste app sono un altro modo per monitorare i tuoi pomodori. 

Una volta scelto lo strumento preferito, segui questi passaggi per iniziare:

1. Elenca le attività che vuoi portare a termine nella giornata in ordine di priorità. 

2. Scegli un'attività a cui lavorare e inizia un pomodoro di 25 minuti. 

3. Alla fine della sessione, annota ciò che hai realizzato e metti un segno di spunta.

4. Fai una pausa di cinque minuti. 

5. Fai altri tre pomodori, ripetendo i passaggi dal 2 al 4. 

6. Prenditi una pausa di 15-30 minuti dopo quattro pomodori.

7. Ripeti il ciclo mentre monitori il numero di pomodori necessari per completare un'attività. 

In generale, ci sono 16 pomodori in un giorno se lavori a tempo pieno, ma non è un dogma. Usa tutte le sessioni pomodoro di cui hai bisogno per completare la tua lista di cose da fare. 

Annotando il numero di sessioni pomodoro che hai completato, sarai in grado di organizzare meglio il tuo programma. La prossima volta che hai attività simili da svolgere, crea un programma e usa i dati precedenti per stimare quanti pomodori ci vorranno per completarle. 

Preparare i pomodori

Ecco alcuni suggerimenti da seguire quando pianifichi le tue attività:

• Scomponi le attività complesse: se un progetto o un'attività richiedono più passaggi e si prevede che ci vorranno più di cinque pomodori, suddividili in attività più piccole e più semplici. Se, per esempio, devi scrivere un rapporto, puoi creare un'attività per ogni fase del processo di scrittura: ricerca, schema, bozza e modifica.

• Raggruppa attività più piccole: unisci attività semplici che richiederanno meno di un pomodoro. Ad esempio la pianificazione di una riunione e rispondere alle email potrebbero andare nella stessa sessione. Questo è un blocco di tempo. 

• Metti in conto sessioni pomodoro extra: considera qualche pomodoro in più, nel caso in cui alcune attività richiedano più tempo del previsto. Questo può aiutare a ridurre lo stress di rispettare le scadenze in caso di problemi. Se non dovessi aver bisogno dei pomodori extra, puoi usarli per l'autoapprendimento o per attività opzionali. 

Cosa fare durante le pause

Le pause dopo le sessioni pomodoro servono a rilassare la mente. Cerca di non fare nulla che impegni troppo il cervello, in modo da dargli il tempo di riposare e assorbire le informazioni. 

È anche una buona idea prendersi una pausa dal computer e fare dell'attività fisica. 

Ecco alcune idee su cosa puoi fare durante una pausa:

• fare stretching o esercizi

• andare a fare una passeggiata

• riordinare la scrivania

• fare uno spuntino 

• preparare una tazza di caffè o di tè

• ascoltare musica

Facendo pause frequenti, sarai in grado di ricaricarti fisicamente e mentalmente, riuscendo così a concentrarti sulle attività rimanenti della giornata.

Abbinare la tecnica del pomodoro ad Asana

Per ottenere il massimo dalla tecnica del pomodoro, puoi abbinarla ad altri strumenti di gestione del flusso di lavoro o della produttività. Un software di produttività può integrare il metodo del pomodoro, per combinare organizzazione e gestione del tempo.

Ecco alcuni modi per pianificare i pomodori con strumenti di gestione del lavoro come Asana:

• Creare liste di cose da fare: il software per le liste di cose da fare di Asana ti consente di aggiungere attività con tutti i dettagli che desideri. Puoi impostare promemoria per le date di scadenza, personalizzare le visualizzazioni e condividerle con i tuoi colleghi, cosa molto utile se l'intero team usa la tecnica pomodoro.

• Gestire le attività del team: se preferisci utilizzare le bacheche Kanban o strumenti simili, puoi utilizzare un software di gestione dei progetti per delegare le attività e monitorare i loro progressi con aggiornamenti in tempo reale. Puoi anche registrare il numero di pomodori necessari per completare un'attività, come riferimento per il tuo team. Avere tutto in un unico posto migliora anche l'organizzazione e semplifica la comunicazione. 

• Gestire il flusso di lavoro: un buon flusso ti consente di lavorare in modo efficiente, garantendo al contempo che il team rimanga aggiornato sugli ultimi progressi. L'utilizzo di un software di gestione dei flussi di lavoro può aiutarti a definire le aspettative e pianificare i controlli e le attività con il necessario anticipo. 

Utilizzando appieno uno strumento di produttività e gestione dei progetti, puoi personalizzare il flusso di lavoro del tuo team, in modo che funzioni in parallelo con il metodo pomodoro. 

Vantaggi della tecnica del pomodoro

La tecnica del pomodoro è un metodo di gestione del tempo popolare, perché migliora la produttività attraverso sessioni di lavoro ininterrotte.

Ecco alcuni modi in cui la tecnica del pomodoro può migliorare la tua produttività complessiva.

1. Migliora la concentrazione 

Questa tecnica ti porta ad abbandonare l'abitudine del multitasking, che agli esseri umani non riesce bene. Ti insegna a concentrarti su una sola attività alla volta entro intervalli di tempo ragionevoli. Adottando questo processo, sarai in grado di produrre un lavoro di qualità superiore in minor tempo. 

2. Facilita la pianificazione dei progetti 

Quando usare la tecnica del pomodoro diventerà routine, riuscirai a pianificare attività e progetti con maggiore precisione. Potrai, per esempio, stimare quanti pomodori ci vogliono per scrivere un rapporto e stabilire una scadenza ragionevole per completarlo. 

3. Aiuta a ridurre le distrazioni

Seguendo il modo di Cirillo di gestire le distrazioni e riuscendo a eliminarle dalla tua giornata lavorativa, ottimizzerai il tuo ambiente di lavoro e aumenterai la concentrazione. Potresti mettere il telefono in modalità aereo e impostare le risposte email automatiche, ad esempio. 

4. Riduce la stanchezza mentale

Uno studio della rivista Cognition ha scoperto che svolgere attività prolungate comporta una riduzione delle prestazioni, mentre brevi pause tra le attività possono aiutare a mantenere la concentrazione. Fare pause regolari tra un pomodoro e l'altro permette al tuo cervello di riposare in modo che tu possa tornare a concentrarti senza accusare troppo la stanchezza. 

5. Semplifica la comunicazione del team

Se tutto il team utilizza la tecnica del pomodoro, ognuno avrà una comprensione più chiara delle proprie responsabilità individuali e non disturberà gli altri quando sono immersi nelle sessioni pomodoro. Inoltre, ci sarà bisogno di riunirsi solo per gli aggiornamenti del team, riducendo il numero e la durata delle riunioni necessarie. 

6. Mantiene la motivazione

Scomponendo le attività e svolgendole in brevi sedute, proverai un senso di soddisfazione nel vedere quanto riesci a fare in 25 minuti. Questo ti spingerà a mantenere alta la produttività e a smettere di procrastinare. La pausa più lunga dopo quattro pomodori è una motivazione aggiunta.  

Il pomodoro funziona?

Ognuno gestisce il proprio tempo in modo diverso, in base all'ambiente di lavoro e a come lavora. Studi mostrano che il metodo pomodoro, effettivamente, funziona, pertanto potrebbe essere una piacevole sorpresa anche per te. 

Il metodo del pomodoro è stato principalmente ispirato dal timeboxing, una strategia di produttività che prevede il completamento di attività entro blocchi di tempo pianificati sul calendario. In un test di 100 metodi di produttività, questo è stato votato come il più utile. Simile al timeboxing, la tecnica del pomodoro prevede di completare un lavoro entro un determinato periodo di tempo. 

Misurare la produttività usando i pomodori trasforma la connotazione negativa del trascorrere del tempo in positiva, in quanto diventa una rappresentazione di ciò che è stato realizzato piuttosto che del tempo che si è perso. 

Il filosofo Henry Bergson ha suggerito che il tempo provoca stress e ansia solo quando siamo costretti a misurarlo per paura di essere in ritardo. 

Percepire il tempo come una serie di eventi, invece, non genera stress. È qui che la tecnica del pomodoro torna utile: vivendo la tua giornata lavorativa come una sequenza di sessioni pomodoro pianificate, puoi ridurre lo stress legato al passare del tempo. 

"Invertendo la dipendenza del tempo", per usare le parole di Cirillo, il concetto di tempo non è più fonte di ansia ma un fattore motivante. Ogni pomodoro ci mette addosso una buona dose di pressione per migliorare e fare progressi.

Detto questo, mentre le teorie alla base della tecnica possono essere valide, quanto funzioni veramente varia da persona a persona. 

Adattare il metodo del pomodoro al tuo stile di lavoro

Se il metodo tradizionale del pomodoro non fa al caso tuo, prova a personalizzarlo in modo che si adatti meglio al tuo stile di lavoro e alle tue esigenze. 

Ecco alcuni modi per farlo:

• Modifica la durata dei pomodori: puoi regolare la durata delle sessioni pomodoro in base alle tue abitudini lavorative. Ad esempio, puoi fare pause più lunghe o sessioni di lavoro più brevi. Finché segui lo schema delle sessioni di lavoro seguite da pause, puoi comunque trarre vantaggi dalla tecnica. 

• Associalo ad altre strategie: puoi combinare il metodo pomodoro con una strategia di organizzazione e produttività come il metodo Detto, fatto! Organizza le tue attività in maniera strategica e svolgile con il metodo pomodoro. 

• Usa la tecnica del pomodoro quando è più utile: non devi necessariamente suddividere l'intera giornata lavorativa in sessioni pomodoro. Fallo solo se ritieni che sia utile, come quando lavori a un progetto che presenta numerose variabili. Se il tuo livello di produttività cambia durante il giorno, prova a utilizzare il metodo pomodoro durante le ore di punta. 

Pronti, partenza, pomodoro

La tecnica del pomodoro offre un approccio semplice alla gestione del tempo alternando sessioni di lavoro intense a delle pause. 

Pianificando le attività in base al numero stimato di pomodori necessari per completarle, sarai in grado di misurare i tuoi progressi e mantenere aggiornato il tuo team. 

Questa tecnica può aumentare la produttività, migliorare la gestione dei progetti e potenziare il lavoro di squadra. Per perfezionare ulteriormente il tuo flusso di lavoro, abbina la tecnica del pomodoro a strumenti per la produttività o software di gestione delle attività.