Il principio di Pareto (la legge 80/20)

Qual è la prima cosa che fai quando entri in ufficio la mattina? La maggior parte si prende un caffè, controlla l'email e assegna la priorità alle attività del giorno. Ma quali tecniche usi per identificare le attività che vanno svolte per prime?

Una tecnica comunemente utilizzata è il principio di Pareto, anche conosciuto come la legge 80/20. Questa tecnica serve per determinare e assegnare la giusta priorità alle attività che hanno maggior impatto, aumentando la produttività durante la giornata.

Cos'è il principio di Pareto?

Il principio di Pareto afferma che per molti risultati circa l'80% delle conseguenze proviene dal 20% delle cause. In altre parole, una piccola percentuale di cause ha un effetto sproporzionato. È importante capire questo concetto, poiché ti può aiutare a identificare le iniziative a cui dare priorità per avere l'impatto maggiore.

Questo fenomeno è anche chiamato:

• principio di Pareto

• legge 80/20 (il termine più comune)

• legge dei pochi vitali

• principio di scarsità dei fattori 

La legge 80/20 non è un'equazione matematica formale, ma piuttosto un fenomeno generalizzato che può essere osservato in economia, nel commercio, nella gestione del tempo e addirittura nello sport.

Esempi generici di principio di Pareto

• Il 20% di una pianta produce l'80% dei frutti.

• L'80% dei guadagni di un'azienda proviene dal 20% dei clienti.

• Il 20% dei giocatori segna l'80% dei punti.

Come usare la legge 80/20

Nonostante la legge 80/20 possa venire applicata a qualsiasi settore, il principio di Pareto viene solitamente utilizzato in economia e nel commercio. Ciò è dovuto al fatto che è utile per determinare dove concentrare i propri sforzi per massimizzare il rendimento. 

Il fondamento del principio di Pareto afferma che l'80% dei risultati proviene dal 20% delle azioni. Se hai un lavoro che può essere suddiviso in parti più piccole, il principio di Pareto può aiutarti a identificare quale parte del lavoro ha maggior influenza.

Di seguito presentiamo alcuni esempi dell'utilizzo di questo principio.

Produttività

Puoi usare la legge 80/20 per assegnare la priorità alle attività che devono essere completate durante la giornata. 

L'idea è che completare il 20% di tutte le attività presenti in elenco porterà all'80% dell'impatto che puoi creare in quel giorno. Di conseguenza, per avere il maggior impatto, identifica quali attività avranno il maggior impatto per il tuo team e concentrati su quelle durante la giornata.

Per farlo, elenca tutte le cose che devi fare quel giorno. Quindi identifica quali attività hanno l'impatto maggiore. Ci sono attività che richiedono la collaborazione con altri colleghi del team? Ci sono attività che stanno bloccando l'avanzamento dei progetti? Queste attività possono essere svolte con facilità, ma potrebbero avere un grosso impatto sul resto del team consentendo al processo di continuare in maniera fluida. 

Decisioni

Il principio di Pareto ti può aiutare a prendere le decisioni migliori durante il problem solving. Quando un problema ha tante cause, può aiutarti a dare una priorità alle soluzioni. Di seguito elenchiamo i passaggi da seguire.

1. Identifica i problemi incontrati dal tuo team. Questi sono i problemi per cui stai cercando una soluzione all'interno del processo decisionale.

2. Identifica le cause di questi problemi. Usando uno strumento come il metodo dei cinque perché, scopri tutte le cause relative ai problemi che stai cercando di risolvere.

3. Raggruppa i problemi simili. Se alcune delle cause dei problemi che stai cercando di risolvere sono simili, sfrutta questa situazione come opportunità per raggrupparli insieme. Ciò può aiutarti a decidere se una soluzione può risolvere più problemi. 

4. Assegna un valore a ognuno dei problemi in base all'impatto sull'azienda. Il valore può essere semplicemente un numero che va da uno a dieci oppure un valore monetario che ne indica l'importanza.

5. Sviluppa un piano per concentrarti sul 20% dei problemi principali che hanno un impatto sull'azienda. L'idea è trovare una soluzione che risolva più problemi. In base ai valori che hai assegnato a ogni problema, calcola quali rientrano nel 20%. Una volta che hai identificato il problema principale, sviluppa un piano per creare una soluzione che può portare all'80% dei risultati usando strategie di problem solving.

Esempio di come usare la legge 80/20 nel processo decisionale 

Immagina di lavorare in un'azienda di e-commerce. Dando un'occhiata agli ultimi 100 reclami ricevuti dall'assistenza clienti, noti che la maggior parte cita il fatto che i clienti ricevono prodotti danneggiati. Il tuo team calcola il numero di risarcimenti erogati per i prodotti danneggiati e scopre che circa l'80% dei risarcimenti è stato effettuato per prodotti danneggiati. La tua azienda vuole evitare questo tipo di risarcimenti, di conseguenza trovare una soluzione a questo problema diventa prioritario. 

Il tuo team decide di migliorare l'imballaggio per proteggere i tuoi prodotti durante la spedizione, il che risolve il problema dei clienti che ricevono prodotti danneggiati.

Controllo qualità

L'analisi di Pareto e il grafico di Pareto sono due strumenti fondamentali che vengono utilizzati all'interno del metodo di controllo qualità Six Sigma. 

Nel metodo Six Sigma, usare un grafico di Pareto può aiutarti a visualizzare i dati per identificare in che modo dare una priorità alle azioni. L'obiettivo principale di questo metodo è ridurre il numero di variazioni di un processo, con l'obiettivo di aumentare la produzione. I grafici di Pareto sono usati comunemente nel Six Sigma, poiché puoi identificare rapidamente quale sia la maggioranza delle variazioni di un processo. 

Vantaggi dell'utilizzo del principio di Pareto

Il vantaggio maggiore apportato dall'utilizzo del principio di Pareto è la possibilità di creare il massimo impatto con il minor lavoro possibile. Ciò può consentire al tuo team di lavorare in maniera più efficiente e di concentrarsi su iniziative specifiche. 

La legge 80/20 può aiutarti ad aumentare le metriche in meno tempo, semplicemente dando il corretto ordine di priorità alle iniziative.

Altri vantaggi dell'utilizzo del principio di Pareto

• Priorità chiare per te e il tuo team

• Aumento della produttività giornaliera

• Possibilità di suddividere il lavoro in segmenti gestibili

• Una strategia più precisa

Svantaggi dell'utilizzo della legge 80/20

Una comune interpretazione sbagliata del principio di Pareto afferma che con il 20% dell'impegno si possa raggiungere l'80% dei risultati. Non è esattamente così. Le percentuali 20% e 80% non si riferiscono all'impegno profuso, ma alle cause e alle conseguenze su cui stai lavorando. L'obiettivo non è ridurre l'impegno, ma concentrarlo su una parte specifica del lavoro per creare un impatto maggiore. Devi comunque mettere il 100% dell'impegno in quel 20% di concentrazione per raggiungere l'80% dei risultati.

Un altro lato negativo della legge 80/20 è che ogni tanto i membri del team potrebbero concentrarsi troppo e perdere di vista altre attività. Se ci si concentra solo sulle attività importanti e si mettono da parte quelle meno importanti, ad esempio l'email e altri metodi di corrispondenza, alcune cose possono andare perse. La sfida è trovare il giusto equilibrio tra l'utilizzare la legge 80/20 e portare a termine il resto delle attività, anche se non portano all'80% dei risultati. Per far fronte a questa situazione, puoi usare ad esempio la tecnica del timeboxing o il metodo "Detto, fatto!". 

Usa Asana per allineare le attività agli obiettivi

Trovare modi diversi per aiutare il tuo team a migliorare la propria produttività è un aspetto importante dell'essere leader di un team. Usare uno strumento di gestione del lavoro come Asana può aiutare a organizzare tutti i progetti e le attività del team, condividere i file, oltre a lasciare commenti e feedback in un unico posto, facendoti risparmiare tempo.