Modello per l'onboarding dei dipendenti

Ogni nuovo dipendente passa attraverso l'onboarding, ma il processo di inserimento dei dipendenti non è un semplice elenco di attività. È la tua opportunità per fare una buona impressione fin da subito; è un'occasione preziosa per preparare i dipendenti al loro nuovo lavoro, stabilire le metriche per il successo e far sentire i nuovi membri del team parte della tua azienda. 

Un'esperienza di onboarding efficace non è mai stata così importante quanto adesso. Con l'aumento del burnout e della sindrome dell'impostore, le aziende cercano in ogni modo di far sentire i nuovi dipendenti i benvenuti. Ed ecco che entra in gioco il modello per l'onboarding dei dipendenti.

Perché usare un modello per l'onboarding dei dipendenti? 

Un modello di piano per l'onboarding dei dipendenti è un modo per standardizzare il processo di inserimento dei neoassunti. Con un programma unificato, puoi assicurarti che i membri del team dispongano delle informazioni di cui hanno bisogno per lavorare al meglio fin dal primo giorno. 

Semplifichi il processo

Un modello di checklist per l'onboarding non è altro che una checklist delle cose che il tuo nuovo dipendente deve fare e leggere per prepararsi al suo nuovo ruolo. Un modello efficace raccoglie tutte queste informazioni in un unico posto, in modo che non debba contare solo sulla propria memoria. Se creati in uno strumento gestione dei progetti, i modelli di onboarding possono anche aiutarti a risparmiare tempo e automatizzare i flussi di lavoro. 

Fornisci ai membri del team le informazioni di cui hanno bisogno per lavorare al meglio

Fornire ai nuovi assunti gli strumenti per svolgere il loro ruolo è fondamentale. Quando chiarisci cosa ti aspetti dalle persone nella prima settimana, nel primo mese e persino nel primo anno di lavoro in azienda, permetti loro di comprendere chiaramente ciò di cui hanno bisogno per lavorare al meglio. 

Questo non va solo a vantaggio dei neoassunti, ma, a lungo andare, aumenta anche la soddisfazione dei dipendenti. Quando i dipendenti sanno cosa ci si aspetta da loro, è meno probabile che provino sensazioni negative sul posto di lavoro, come il burnout e la sindrome dell'impostore. Secondo la nostra ricerca, il burnout e la sindrome dell'impostore, che colpiscono principalmente i lavoratori più giovani, causano un calo del morale, problemi di comunicazione, mancanza di impegno, aumento degli errori e persino abbandono del posto di lavoro.

Fai sentire i membri del team virtuale i benvenuti

Avere un modello chiaro per l'onboarding dei dipendenti è particolarmente importante per l'onboarding da remoto. I dipendenti che lavorano da remoto non avranno molte occasioni per interagire di persona con te o con il loro team virtuale. Spiegare in modo chiaro cosa devono fare, quali strumenti usare per comunicare e come possono iniziare immediatamente a fare la differenza li incoraggia, a prescindere da dove lavorano. 

Ciò è particolarmente importante per i dipendenti che lavorano in fusi orari diversi. Se non puoi essere online quando lo sono loro, diventa ancora più fondamentale fornire ai nuovi assunti un elenco chiaro di cose da fare per aiutarli a iniziare da soli.

L’onboarding è un momento fondamentale per far sentire i dipendenti inclusi fin dal primo giorno. Imposta la direzione della carriera di una persona e getta le basi per il suo percorso di apprendimento e la sua esperienza lavorativa in azienda. Ecco perché creare un’esperienza di onboarding inclusiva è importante per dare vita a una cultura aziendale inclusiva.”

Modello di Asana per l'onboarding dei dipendenti

Investendo seriamente nel processo di onboarding, mettiamo i nuovi dipendenti in quelle che riteniamo essere le condizioni migliori per svolgere il loro lavoro. Lo facciamo creando visibilità e fornendo a ogni neoassunto una chiara comprensione di come sarà il processo. 

Non si tratta del solito modello per l'onboarding dei dipendenti. Il nostro modello include alcune delle cose principali che facciamo in Asana per far sentire i nostri dipendenti i benvenuti sin dal primo giorno. Tutti i nuovi assunti ricevono una checklist per l'onboarding che viene modificata dal responsabile prima che inizino, includendo tutte le informazioni rilevanti sul lavoro, come riunioni, check-in, progetti e attività di onboarding. 

Creare questa fonte centrale di informazioni, e renderla fruibile, dà ai dipendenti un'idea chiara di ciò che dovrebbero fare fin dall'inizio. Crea un'esperienza di pre-boarding e onboarding ottimale semplificando il modo in cui i neoassunti cercano e ottengono informazioni. Ciò consente loro di trovare facilmente documenti aziendali e informazioni sul lavoro importanti, come la descrizione del lavoro, i documenti per i nuovi assunti, le politiche aziendali e le informazioni sul vademecum del dipendente.

Elementi chiave di un modello per l'onboarding dei dipendenti

Per aiutare i nuovi assunti a lavorare al meglio, non hai solo bisogno di un modello per l'onboarding dei dipendenti efficace, ma devi anche sapere come usarlo. Per rendere questo modello il più utile possibile per tutti i nuovi membri del team, assicurati di: 

• stabilire aspettative e tempistiche per quando e come il lavoro dovrebbe essere portato a termine

• specificare le date di scadenza per ogni azione da attuare

• trasformare il modello in un documento dinamico che il nuovo dipendente può aggiornare in tempo reale con domande, apprendimento di nuove conoscenze e passaggi successivi

• delineare l'intero piano di onboarding del neoassunto dall'inizio alla fine.

Funzionalità integrate

• Vista elenco. La vista elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

• Sottoattività. A volte un lavoro è troppo complesso per essere riportato in una sola attività. Se un'attività ha più di un collaboratore, una data di scadenza in là nel tempo o stakeholder che prima devono rivederla e approvarla, utilizza le sottoattività per monitorarla. Le sottoattività sono un modo efficace di distribuire il lavoro e suddividerlo in singole attività, senza perdere il collegamento con il contesto generale dell'attività principale. Suddividi le attività in attività più piccole o, se un processo include più fasi, crea delle sottoattività per i singoli passaggi.

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per contrassegnare, ordinare e filtrare le attività. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, i campi personalizzati possono essere condivisi tra attività e progetti per assicurare coerenza all'interno dell'organizzazione. 

• Multihoming. Il lavoro è interfunzionale per natura. I team devono essere in grado di operare in modo efficace con i vari reparti. Ma troppo spesso il lavoro resta in un unico posto. Se ogni reparto ha il proprio sistema di archiviazione, il lavoro si blocca. Con il multihoming su Asana, puoi ridurre il lavoro duplicato e aumentare la visibilità tra i team aggiungendo attività a più progetti. Visualizza le attività nel loro contesto, chi sta lavorando a cosa e mantieni organizzato il tuo team e tutte le sue attività.

App consigliate

• Zoom. Asana e Zoom collaborano per aiutare i team a organizzare riunioni più mirate e produttive. L'integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di creare attività a partire dalle conversazioni e di accedere alle informazioni in un secondo momento. Le riunioni iniziano su Asana, dove la condivisione degli ordini del giorno dà visibilità e contesto a ciò che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività su Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. Al termine della riunione, l'integrazione di Zoom + Asana consente di esportare in Asana le trascrizioni e le registrazioni, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivederla quando necessario.

• Gmail. Grazie all'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività di Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata da Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, così che nulla ti sfugga. Devi fare riferimento a un'attività di Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. 

• Microsoft Teams. Con l'integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams alle attività su Asana, direttamente da Teams. Puoi anche creare, assegnare e visualizzare attività durante una riunione su Teams, senza dover passare al browser.

• Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Trasforma le domande rapide e le azioni in attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack. 

Domande frequenti sui modelli per l'onboarding dei dipendenti