I sette rischi di progetto più comuni e come evitarli

Ogni project manager sa che anticipare eventuali problematiche che potrebbero presentarsi durante un progetto significa preparare il terreno per un esito positivo. Ad esempio, cosa succede se le parti interessate del progetto propongono una nuova app e non vengono considerati il tempo e le risorse necessari per svilupparla? Quando l'app arriva al team di sviluppo, il progetto rischia di fallire ancor prima di iniziare.

Quando sai quali sono i potenziali rischi di ogni progetto, puoi definire obiettivi di progetto ragionevoli e consentire al team di procedere nella giusta direzione. Nella guida di seguito, illustreremo i sette rischi di progetto più comuni che potresti incontrare nella valutazione del rischio.

1. Slittamento del progetto

Il rischio di uscire dall'ambito di un progetto, noto anche come slittamento del progetto, si presenta quando gli obiettivi iniziali di un progetto non sono stati ben definiti. È fondamentale condividere la roadmap di progetto con le parti interessate sin dall'inizio e non discostarsi da quei parametri. Se non comunichi l'ambito del tuo progetto in modo efficace, le parti interessate potrebbero provare a modificare i requisiti a progetto in corso.

Come mitigare questo rischio: stabilire parametri chiari fin dall'inizio rafforzerà l'ambito del progetto stesso. È molto meno probabile che si verifichi uno slittamento se si è d'accordo sull'ambito e si comunica la propria visione agli stakeholder sin dall'inizio. Inoltre, aggiornamenti periodici sullo stato di avanzamento del progetto consentiranno di rimanere nell'ambito inizialmente concordato. 

2. Basso rendimento

Il rischio di basso rendimento si verifica quando il progetto non procede come previsto inizialmente. Sebbene non si riesca sempre a identificare la causa principale, è possibile identificare i rischi che possono portare a un calo di rendimento, quali ad esempio tempi stretti e problemi di comunicazione tra i membri del team, e cercare dei modi di prevenirli. 

Come mitigare questo rischio: anticipare i potenziali rischi che possono minare le prestazioni nelle prime fasi del processo di pianificazione può aiutarti a prepararti per quando si presenteranno. Un software di gestione dei progetti ti consente di seguire i processi in tempo reale, pianificare accuratamente il tuo progetto e favorire una comunicazione aperta tra i membri del team.

3. Costi elevati

Il rischio associato ai costi si verifica quando un progetto supera il budget inizialmente stabilito e può presentarsi a causa di un budget non realistico o poco dettagliato discusso nella fase di pianificazione del progetto. Potresti, ad esempio, avere la certezza che il tuo progetto sarà completato senza attingere a tutto il budget. Tuttavia, creando un elenco dettagliato di ogni elemento del progetto e del relativo costo, potrai prevedere le esigenze del progetto.

Come mitigare questo rischio: calcola accuratamente il costo di ogni elemento del tuo progetto e attieniti al budget. Il modo migliore per rientrare nel budget è creare un modello di piano di progetto, in modo che tutti siano d'accordo su risultati finali, ambito e programma. Quando il tuo progetto entra in fase di realizzazione, è consigliabile controllare regolarmente il budget e come stai procedendo.  

4. Tempi stretti

Il rischio legato al fattore tempo, noto anche come rischio di pianificazione del progetto, è legato a quelle attività di un progetto che richiedono più tempo del previsto. Rimandare le scadenze potrebbe influire su altri aspetti come il budget, la data di consegna o il rendimento generale. Questo è un rischio comune che potresti incontrare come project manager. Quando non si ha il controllo su tutti i vari elementi di un progetto, è facile sottovalutare il tempo necessario ai membri del team per completarlo durante la fase di pianificazione iniziale.

Come mitigare questo rischio: una regola generale è calcolare per eccesso il tempo necessario per completare le attività nella fase di pianificazione, al fine di prevedere del tempo per eventuali emergenze. In questo modo, ti ritroverai spazio di manovra in seguito. Puoi anche creare un programma del progetto utilizzando una cronologia o un diagramma di Gantt. Avere chiarezza su lavoro, dipendenze tra attività e ritardi può aiutare i project manager a gestire in modo dinamico il rischio legato alla mancanza di tempo quando si presenta. Comprendere il ciclo di vita del tuo progetto può anche aiutarti a determinare quanto tempo richiederà ciascuna attività. 

5. Risorse insufficienti

Il rischio legato alle risorse si verifica se non si dispone di risorse sufficienti per completare un progetto. Le risorse possono includere tempo, abilità, denaro o strumenti. In qualità di project manager, sei responsabile di procacciare le risorse e comunicarne al tuo team lo stato. Le risorse dovrebbero essere allocate all'inizio del processo di pianificazione del progetto, in genere uno o due mesi prima di avviarlo, a seconda delle dimensioni dello stesso.

Come mitigare questo rischio: il modo migliore per mitigare il rischio di risorse insufficienti è creare un piano di allocazione delle risorse. Un piano di allocazione utilizza al meglio le risorse massimizzandone l'impatto e supportando gli obiettivi del team. Quando sai di quali risorse hai bisogno sin dall'inizio, riduci al minimo la possibilità di esaurirle in seguito.

6. Cambiamenti operativi

Il rischio operativo implica modifiche nei processi dell'azienda o del team, come un cambiamento imprevisto nei ruoli del team, cambi nella dirigenza o nuovi processi a cui il tuo team deve adeguarsi. Queste situazioni possono creare distrazioni, richiedere aggiustamenti dei flussi di lavoro e influire sulle tempistiche dei progetti.

Come mitigare questi rischi: è impossibile prevedere o prevenire tutti i rischi operativi. Tuttavia, se sai che sta per avvenire un cambio nel team o in un processo, puoi mitigare gli effetti della transizione. Per farlo, dai al tuo team il tempo di adattarsi alla nuova situazione dopo averlo preparato al cambiamento attraverso riunioni di gruppo, strumenti di pianificazione o corsi di formazione aggiuntivi. 

7. Mancanza di chiarezza

La mancanza di chiarezza può manifestarsi sotto forma di cattiva comunicazione da parte delle parti interessate, ambiti di progetto vaghi o scadenze poco chiare. Il risultato può essere una mancanza di visibilità dovuta al lavoro a compartimenti stagni, allo sforamento del budget, al mancato rispetto delle scadenze, alla modifica dei requisiti, alla necessità di modificare la direzione del progetto o ai risultati deludenti.

Come mitigare questo rischio: quando pianifichi un progetto, controlla e ricontrolla i requisiti per assicurarti che tutto sia a posto. Le parti coinvolte sono tutte sulla stessa lunghezza d'onda? Gli sviluppatori sono preparati per la fase successiva? L'ambito è definito chiaramente? Bisogna anche assicurarsi che le informazioni sul progetto siano accessibili a tutti. Raccogliendole in uno strumento centralizzato, puoi far sì che tutti rimangano aggiornati man mano che il progetto avanza.

Come utilizzare la gestione del rischio per preparare il tuo team

La gestione del rischio consiste nell'individuare le categorie di rischio che hanno maggiori probabilità di incidere su un progetto e nell'elaborare un piano per mitigare tali rischi. 

Gli strumenti di gestione dei progetti semplificano la gestione del rischio perché ti consentono di organizzare i tuoi progetti dall'inizio alla fine. Puoi anche utilizzare un software di gestione del lavoro per collaborare con più team, il che renderà meno probabile il verificarsi dei rischi più comuni. 

Seguendo questi quattro passaggi, puoi anticipare i rischi ed evitare che i tuoi progetti incontrino problemi. 

1. Identifica i rischi

Il primo passo nel processo di analisi del rischio è identificare i rischi che ritieni possano condizionare il tuo progetto. Abbiamo menzionato prima sette eventi di rischio più comuni, ma ne esistono molti altri, come il fallimento di un fornitore di servizi, imprevisti personali, problemi di trasferimento dati, cambio delle priorità, rischi giuridici e di mercato, e rinvio dei progetti. 

Quando avvii il processo di identificazione del rischio, tieni a mente queste domande:

• Quante sono le probabilità che si verifichi un certo rischio?

• Quali sono le conseguenze e le criticità se si dovesse verificare quel rischio?

• Qual è il nostro piano d'azione per fronteggiare il rischio?

• Dati la probabilità e l'impatto, qual è il livello di priorità?

• Chi è responsabile di gestire quel rischio?

Una volta trovate le risposte a queste domande, puoi proseguire col processo di gestione del rischio definendo la priorità dei rischi e le soluzioni attuabili, e tenendo tutto sotto controllo con regolarità. 

2. Determina probabilità e impatto

Nel tuo elenco dei rischi puoi determinare quali hanno maggiori probabilità di verificarsi. Ordinandoli in base a questo criterio, avrai un'idea migliore di quali hanno la priorità quando prepari il piano d'azione. 

Valutare le probabilità che si verifichino certi rischi è solo il primo passo, in quanto è altrettanto importante stimare l'impatto di ciascun rischio sull'attività aziendale. Pertanto, dovresti pianificare attentamente come mitigare i rischi che possono avere un impatto significativo sulla tua attività.

3. Trova soluzioni per ogni rischio

L'obiettivo della valutazione dei rischi è creare un piano d'azione al quale il tuo team può attenersi per ogni rischio preventivato. Ordinare i rischi in base alle probabilità che si verifichino e all'impatto sull'azienda rappresenta un punto di partenza per la ricerca di soluzioni. Una valutazione del rischio renderà i tuoi progetti più efficaci perché ti permette di prevenire i rischi lungo il cammino. 

Puoi riunirti con le varie parti interessate del progetto per identificare in modo proattivo soluzioni ragionevoli per i rischi del progetto che secondo loro dovrebbero avere la priorità. Dai un'occhiata alle lezioni apprese dai progetti precedenti, per valutare come sono stati gestiti i rischi.

4. Monitora regolarmente la tua valutazione del rischio

Una volta completata la valutazione del rischio, è importante monitorarla regolarmente, in quanto le circostanze possono cambiare e incidere sulle probabilità o sull'impatto aziendale di un rischio. 

È anche possibile che si presentino nuovi rischi o che rischi una volta ritenuti possibili diventino meno probabili. Monitorare regolarmente la tua valutazione del rischio ti aiuta ad affrontare eventi incerti. 

Strumenti di gestione del rischio di progetto

Gli strumenti giusti possono semplificare il processo di valutazione del rischio, in quanto consentono di analizzare i rischi e definirne la priorità. Grazie al monitoraggio in tempo reale e alle informazioni condivise in un unico posto, tutti i membri del tuo team possono avere accesso immediato ai materiali del progetto e tu puoi monitorare i progressi del team. 

Gli strumenti di gestione dei progetti possono anche aiutare il tuo team a sviluppare solide capacità di pianificazione dei progetti. Conoscere il processo e le fasi di gestione dei progetti può prevenire i rischi prima che si verifichino. 

Registro dei rischi

Un registro dei rischi è un ottimo strumento per identificare e stabilire le priorità dei rischi. In esso vanno inclusi la probabilità di ciascun rischio, l'impatto sul business, come pensi di prevenirlo, come intendi reagire se si verifica e chi interverrà.

Di seguito è riportato un esempio di un possibile registro dei rischi. Da sinistra a destra, mostra le seguenti informazioni: il tipo di rischio, la sua probabilità, il suo impatto sull'azienda, la persona designata ad agire e l'azione di mitigazione.

Una volta completato, un registro dei rischi si rivelerà utile per tutti i tuoi progetti: puoi farvi riferimento in seguito in caso di rischio accertato e utilizzarlo per mitigare le conseguenze a lungo termine. 

Analisi SWOT

SWOT è l'acronimo di Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats (punti di forza, punti di debolezza, opportunità e minacce). Un'analisi SWOT va oltre l'identificazione dei rischi di un progetto, poiché ne individua anche i punti di forza, che tu puoi sfruttare per distinguerti dalla concorrenza.

Per eseguire un'analisi SWOT, rispondi a domande come quelle che trovi di seguito per ciascun parametro rappresentato da ogni lettera dell'acronimo. Ne ricaverai modi utili per migliorare il tuo progetto e preparare il tuo team.

Punti di forza: cosa facciamo bene?

Punti di debolezza: cosa potrebbe essere migliorato?

Opportunità: quali sono i nostri obiettivi quest'anno? 

Minacce: in cosa la concorrenza ottiene risultati migliori? 

Con un'analisi SWOT, puoi gestire i tuoi progetti con fiducia, perché avrai una migliore comprensione della tua posizione rispetto alla concorrenza. Saprai anche quali sono i tuoi punti forti e quelli deboli e come possono aiutarti a migliorare i progetti futuri e ridurre i rischi. 

Brainstorming

Il brainstorming è un modo efficace per raccogliere idee, ma la sua efficacia è spesso sottovalutata. Quando hai un team con punti di vista diversi, è l'ideale per stimolare la creatività e valutare i rischi. 

Spesso, quando si crea un registro dei rischi, si parte da una sessione di brainstorming, perché da qualche parte si deve pur iniziare. Apprendendo nuove tecniche di brainstorming, puoi aiutare il tuo team a identificare i rischi e continuare a lavorare in modo agile, ma anche a prevenire il verificarsi di un rischio. 

Pianifica in anticipo per mitigare i rischi dei progetti

La fase di pianificazione è la parte più importante di qualsiasi progetto. Potresti pensare che lo sia la fase di sviluppo, ma è la pianificazione che previene i rischi e conduce il tuo team al successo.

Esistono vari tipi di software di gestione dei progetti che consentono di automatizzare i processi, semplificare la comunicazione, condividere informazioni e monitorare le attività in tempo reale. Con questi strumenti, puoi assicurare il successo dei tuoi progetti.