Gestione dei rischi di progetto: panoramica e suggerimenti per avere successo in sei passaggi

Un progetto ha successo quando lo pianifichi e gestisci efficacemente. Sviluppare le tue competenze di gestione dei progetti e implementare strategie collaudate di project management e mitigazione dei rischi può esserti d'aiuto. Ma anche i progetti meglio organizzati possono comportare dei rischi.

Il modo migliore per prevenire i rischi di progetto è affrontarli in maniera diretta. Prepararti in anticipo per questi eventi incerti con l'aiuto di un apposito piano può aiutarti a condurre il tuo team di progetto in acque calme, invece di ritrovarti in mezzo a una tempesta inaspettata. 

Se non hai mai redatto un piano di gestione dei rischi prima d'ora, potresti aver subito le conseguenze di rischi imprevisti in progetti passati. Scopri di più sulla gestione dei rischi di progetto e prova questi sei semplici passaggi per creare il tuo piano.

Cos'è un piano di gestione dei rischi di progetto?

Un piano di gestione dei rischi di progetto è un documento che descrive in dettaglio come il tuo team identifica, analizza e risponde ai potenziali rischi di un progetto.

Rischi e problemi nella gestione dei progetti

• Un rischio di progetto è tutto ciò che potrebbe comprometterne il successo, come ritardi nella tabella di marcia, lo sforamento del budget o un calo nelle prestazioni.

• Un problema di progetto è tutto ciò che ha già avuto un impatto sulla riuscita di un progetto. La risoluzione dei problemi è un approccio reattivo piuttosto che proattivo.

Con un piano di gestione dei rischi efficace, puoi affrontare qualsiasi rischio che potrebbe emergere durante il ciclo di vita di un progetto e mitigarne l'impatto, in modo da rispettare le scadenze, il budget e gli obiettivi. 

Quando ricorrere alla gestione dei rischi di progetto

Un buon piano di gestione dei rischi di progetto non è reattivo, ma proattivo. L'ideale sarebbe prevederlo nella fase di pianificazione del progetto, in modo da individuare meglio i rischi e il loro potenziale impatto, e monitorarli nel corso del progetto. Potrai così tenerli d'occhio e non farti sorprendere qualora si verificassero davvero.

In alternativa, se un processo è già stato avviato, considera l'idea di usare la teoria dei vincoli, un sistema che ti aiuta a individuare l'anello più debole di un progetto o processo e a gestire le conseguenze dei rischi.

Le sei fasi della gestione dei rischi di progetto

La gestione dei rischi di progetto consiste nell'individuare, pianificare e monitorare i rischi potenziali. Non tutto deve andare necessariamente male, anzi, è possibile che fili tutto liscio. Ma la valutazione proattiva del rischio e la gestione degli incidenti possono aiutarti a reagire con prontezza e correggere rapidamente la rotta, in modo da raggiungere tutti gli obiettivi di progetto in tempo e nel rispetto del budget.

Se stai muovendo i primi passi nel mondo della gestione dei rischi di progetto, ti mostriamo come farlo al meglio in sei passaggi. Per ogni passaggio, fai riferimento al piano di gestione dei rischi di progetto di Asana per farti un'idea di come potrebbe essere il piano per il tuo prossimo progetto.

1. Identificazione

Per identificare i rischi, crea un piano di gestione dei rischi stilando una lista di tutti i potenziali eventi di rischio del progetto, cioè tutto ciò che potrebbe avere un impatto sulla tabella di marcia, sul budget o sulla riuscita del progetto.

Ecco alcuni modi per avviare il processo di identificazione dei rischi.

• Consultare gli stakeholder del progetto. Il modo migliore per individuare i rischi di progetto è quello di parlare con gli stakeholder, i dirigenti e gli esperti in materia. Se hanno gestito progetti simili in passato, chiedi loro quali rischi hanno incontrato e come puoi prevenirli. In caso contrario, fai il punto della situazione con gli stakeholder per assicurarti di non dimenticare nessun rischio di progetto rilevante.

• Discutere i rischi con il team di progetto. Il tuo team è composto dalle persone che lavoreranno con te a questo progetto giorno dopo giorno. Prima di avviare il progetto, chiedi loro quali credono siano i potenziali rischi e considera l'idea di organizzare una sessione di brainstorming per identificare quelli più seri.

• Documentare e ratificare le ipotesi. Secondo la Guida al Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), le supposizioni sono ipotesi sul progetto che pensi si avvereranno, che però non sono supportate da prove. Alcune delle tue decisioni relative al progetto possono anche essere basate su supposizioni senza che tu ne sia consapevole, ma, senza documentarle e verificarle, ti esponi ai rischi del progetto. Se le tue supposizioni si rivelano sbagliate, possono minare le basi del progetto e comprometterne la riuscita.

• Controllare le checklist. Verifica se il tuo team o dipartimento ha creato una checklist dei rischi comuni. Se non l'ha fatto, inizia a stilarne una per garantire il successo dei progetti futuri.

• Creare una matrice di valutazione del rischio. Una matrice di valutazione del rischio individua quattro livelli di gravità: catastrofica, critica, marginale e minore. Ciò ci aiuta identificare i potenziali rischi che dovranno essere affrontati per primi. 

Man mano che individui eventi di rischio importanti, inseriscili in un registro dei rischi che, come suggerisce il nome, è una lista di tutti i rischi del progetto. Questo documento dovrebbe rispondere a diverse domande sui rischi noti che hai identificato, tra cui:

• Quante sono le probabilità che si verifichi il rischio?

• Quanto è probabile che succeda?

• Qual è l'impatto e la gravità se il rischio si verifica?

• Qual è il nostro piano d'azione per fronteggiare il rischio?

• Dati la probabilità e l'impatto, qual è il livello di priorità?

• Chi è responsabile di gestire quel rischio?

Non preoccuparti se non riesci a capire tutto adesso: le cose diventeranno chiare nei passaggi successivi. 

2. Analisi

Per ogni rischio che hai identificato, analizza la probabilità, la gravità e il piano di risposta. A seconda della complessità dei rischi del progetto, valuta se eseguire l'analisi con il tuo team o con gli stakeholder chiave. Per stabilire la gravità, pensa all'impatto che il rischio avrà sugli obiettivi di progetto. Ritarderà la tabella di marcia, inciderà sul budget o ridurrà l'impatto dei risultati finali? Poi, per ogni rischio, escogita un piano di risposta, che non è necessariamente un'azione da intraprendere subito, ma è ciò che farà il tuo team per reagire rapidamente e gestire il rischio.

3. Definizione delle priorità

Per stabilire la priorità dei rischi, chiediti: in base al registro e all'analisi, quali sono quelli che potrebbero verificarsi con più probabilità e che inciderebbero maggiormente sulla riuscita del progetto? I rischi più importanti da affrontare sono quelli che hanno maggiore probabilità di verificarsi e anche un livello di gravità elevato. Probabilmente vorresti monitorare e gestire tutti i rischi potenziali, ma è a quelli più seri che dovresti prestare maggiore attenzione e che dovresti verificare con più frequenza.

4. Assegnazione

Questo passaggio è facoltativo, ma consigliato. Anche se non hai ancora registrato rischi, potrebbe essere utile identificare un responsabile della gestione fin dall'inizio, in modo che i membri del team siano preparati. Questa persona non solo dovrà monitorare i rischi, ma sarà anche la figura di riferimento per sviluppare un piano di mitigazione.

5. Monitoraggio

A questo punto, il tuo progetto è iniziato. Se tutto va bene, dovresti essere sulla buona strada e avere sotto controllo i tuoi obiettivi finali di progetto. Tuttavia, assicurati di continuare a monitorare attivamente i rischi per evitare brutte sorprese. Ecco come fare:

• Invia regolarmente aggiornamenti di stato affinché il tuo team di progetto e gli stakeholder siano sempre aggiornati. Ricorda: la gestione dei rischi dovrebbe essere proattiva, non reattiva.

• Fai il punto della situazione in modo asincrono con ogni risk manager. I responsabili del rischio dovrebbero monitorare i propri eventi di rischio e prestare attenzione ai segnali di avvertimento. Come project manager o team leader, fai regolarmente il punto della situazione con loro per assicurarti che tutto proceda per il verso giusto.

• Tieni d'occhio gli aggiornamenti nel registro dei rischi. Se la probabilità di un rischio cambia o il piano dei rischi viene aggiornato, questo cambiamento dovrebbe essere riportato nel registro. Come la maggior parte degli aspetti del project management, il piano di gestione dei rischi dovrebbe essere un documento dinamico che il tuo team usa per rimanere aggiornato.

Anche la collaborazione è molto importante per il monitoraggio dei rischi. Accade spesso che un membro del team rilevi un potenziale problema o un nuovo rischio, ma creda che non sia compito suo segnalarlo. Assicurati di sviluppare nel team una cultura basata sulla collaborazione, sull'apertura e sull'onestà.

6. Intervento

Non appena un rischio diventa reale, è necessario intervenire. Con il registro e il piano di gestione dei rischi, avrai a disposizione un ottimo piano di emergenza per affrontare i problemi.

Ricorda: la gestione dei rischi non riguarda la prevenzione, anche se è un valido aiuto. Piuttosto, ti prepara ad affrontare i rischi e a mettere in atto un piano ottimale, in modo da non farti mai cogliere alla sprovvista.

Inizia a lavorare al tuo modello di piano di gestione del rischio esplorando la nostra galleria di modelli o elaborando un sistema personalizzato.

L'obiettivo della gestione dei rischi di progetto

L'implementazione di un piano di gestione dei rischi può aiutare a preparare il tuo team ad affrontare eventi imprevisti. Ma in verità, non tutti i progetti necessitano di un piano di gestione dei rischi dettagliato. Se il tuo progetto è relativamente semplice, potresti aver soltanto bisogno di una breve chiacchierata con i membri del tuo team per fare un brainstorming e decidere come gestire i rischi potenziali. 

Questi progetti hanno una portata ridotta, non portano via molto tempo ai membri del team o non richiedono risorse esterne (come budget o disponibilità) e potrebbero essere processi che hai già portato a termine con successo in precedenza.

Se invece stai lavorando a un'iniziativa complessa che coinvolge molti stakeholder di progetto interfunzionali e risorse importanti, probabilmente trarrai beneficio da un piano di gestione dei rischi. Questo tipo di progetti richiede un significativo investimento di tempo e un notevole impegno da parte del team o ingenti risorse finanziarie. Con un piano di gestione dei rischi, puoi fare in modo che restino nell'ambito del progetto e, alla fine, garantirne la riuscita.

Includi la gestione dei rischi nella tua prossima sessione di pianificazione del progetto

Piani efficaci danno vita a progetti di successo e la gestione dei rischi è una parte fondamentale della fase iniziale del processo di pianificazione. Assicurati di includere il piano di gestione dei rischi in tutti i documenti di pianificazione iniziali, come il brief di progetto. In questo modo, tutti vi avranno accesso e potranno intervenire proattivamente per gestire qualsiasi rischio.

Per altri consigli sulla pianificazione di progetto, scopri come Asana può aiutarti a monitorare gli obiettivi, stabilire traguardi e comunicare, tutto in un unico posto.