Efficienza ed efficacia in azienda: perché il tuo team ha bisogno di entrambe

Se non hai mai pensato alla differenza tra efficienza ed efficacia, sappi che sei in buona compagnia. Infatti, la maggior parte dei team usa i termini indistintamente. Tuttavia, comprendere la differenza tra i due concetti può aiutare il tuo team ad avere successo.

Nel suo libro L'efficienza della direzione, Peter Drucker afferma che "l'efficienza è fare le cose bene, l'efficacia è fare le cose giuste". L'ideale sarebbe creare un team che combini efficienza ed efficacia, dopotutto, tutti vogliono fare bene le cose giuste. Per raggiungere questo obiettivo, inizia a capire il significato dei due termini e quando dovresti prediligere l'una o l'altra.

Cos'è l'efficienza?

Efficienza significa fare le cose nel modo giusto, che sia riuscire a lavorare più velocemente, portare a termine un lavoro con poche risorse a disposizione, realizzare grandi progetti con un budget ridotto o, in altre parole, fare "di più" con "meno".

In generale, i team efficienti:

• gestiscono progetti basati su processi

• sviluppano piani di gestione delle risorse

• adottano l'automazione

• hanno successo con risorse limitate

• si concentrano direttamente sul lavoro da fare

• misuarano l'avanzamento con delle metriche specifiche

Cos'è l'efficacia?

Efficacia significa lavorare alle cose "giuste", ovvero a quelle che apportano valore all'azienda e che contribuiscono alla realizzazione degli obiettivi aziendali. Al giorno d'oggi, sono pochi i team riescono a collegare efficacemente il loro lavoro agli obiettivi aziendali. In un recente studio condotto su 6000 knowledge worker, solo il 26% dei dipendenti ha dichiarato di avere un'idea chiara di come il lavoro individuale contribuisce al raggiungimento degli obiettivi aziendali, e solo il 16% ha affermato che la propria azienda definisce e comunica gli obiettivi in modo efficace.

I team che lavorano in modo efficace sanno come definire le priorità e quali risorse riservare alle iniziative importanti. Hanno un'idea chiara di come il proprio lavoro si integra con la strategia e gli obiettivi generali dell'azienda, e usano questa consapevolezza per fornire informazioni su quali attività svolgere e quali risorse assegnare.

In generale, i team che lavorano in modo efficace:

• mirano agli obiettivi

• investono nei risultati

• sono focalizzati sul cliente o sull'utente finale

• collegano il loro lavoro al quadro generale

Cos'è più importante?

Un team, per lavorare al meglio, deve combinare efficienza ed efficacia. Infatti, un team efficiente ma non efficace porterà a termine un lavoro rapidamente, ma potrebbe dare la priorità alle iniziative sbagliate. Al contrario, un team efficace ma non efficiente si dedicherà al lavoro giusto, ma non alla velocità adeguata.

Immagina che il tuo team commerciale stia proponendo un prodotto a un nuovo cliente. Il reparto IT è stato coinvolto e ha richiesto una presentazione e una demo dei tre prodotti che sta valutando se implementare. Ecco come potrebbe svolgersi il processo a seconda che il tuo team sia efficiente, efficace, nessuno dei due o entrambi:

• Efficiente ma non efficace: il team crea una presentazione e una demo in soli tre giorni, ma una volta presentati, il potenziale cliente non è soddisfatto perché gli argomenti trattati non erano quelli giusti. Infatti, i materiali della presentazione non prendevano in considerazione le esigenze specifiche dell'azienda, e quindi decide di optare per un'altra alternativa.

• Efficace ma non efficiente: il team lavora per creare una demo e una presentazione all'avanguardia, ma ci impiega due settimane. Il cliente non è soddisfatto perché il team ha impiegato troppo tempo per rispondergli. Perdi varie settimane a negoziare e a fare la presentazione.

• Né efficiente né efficace: il team non ha un processo di vendita ben definito, quindi nessuno sa esattamente chi stia creando la presentazione o la demo. Alla fine, il team riesce a mettere insieme qualcosa, ma non parla del vero valore del prodotto né di come si differenzia rispetto alla concorrenza. Il cliente decide di rivolgersi a qualcun altro.

• Efficiente ed efficace: il team segue un flusso di lavoro chiaro e riesce a creare una presentazione e una demo in cinque giorni. La settimana successiva, l'elevator pitch convince il cliente, che sceglie proprio il tuo prodotto.

Come migliorare l'efficacia porta a una maggiore efficienza

L'ideale sarebbe creare un team in grado di lavorare sia in modo efficiente sia efficace. Ma da dove iniziare? Sicuramente, concentrarsi allo stesso tempo su efficacia e su efficienza potrebbe non garantire l'effetto desiderato. Quindi, inizia a lavorare prima sull'efficacia e poi sull'efficienza.

Dando la priorità all'efficacia, fai in modo che il tuo team si concentri sulle iniziative collegate agli obiettivi aziendali più importanti. Poi, una volta che l'efficacia è entrata a far parte della vostra routine, puoi ottimizzare l'efficienza, ovvero, fare lo stesso lavoro in modo efficace ma in meno tempo.

Prendiamo come esempio un progetto interfunzionale tra il team creativo e quello di web design. L'obiettivo è riprogettare la home page del sito per comunicare meglio i valori aziendali. All'inizio, il team non sarà né efficace né efficiente. Non ha chiaro quale proposta di valore deve comunicare, quali sono i vantaggi per i clienti o a quale messaggio dare la priorità.

Il team inizia a prendere misure per risolvere i problemi legati all'efficacia e affinché tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Investe in una piattaforma di gestione del lavoro per coordinare le informazioni in tutta l'organizzazione e collegare le iniziative individuali agli obiettivi aziendali generali. Con una migliore comprensione della strategia globale, il team è in grado di creare una home page che rappresenta al meglio l'azienda ed è utile ai suoi clienti.

Il team non è ancora del tutto efficiente: ha impiegato troppo tempo per far partire il progetto e il processo di revisione è durato più del dovuto. Tuttavia, concentrandosi sull'efficacia, è riuscito a far sì che il  deliverable di progetto fosse in linea con gli obiettivi dell'azienda. Il prossimo passo è diventare più veloce ed efficiente.

Creare un team efficiente ed efficace

In definitiva, l'obiettivo è quello di aiutare il tuo team a diventare sia efficiente che efficace. In questo modo, riuscirà a dare importanza sia alla velocità che alla produttività, senza dimenticare il quadro generale. Anche se la prima cosa da fare è quella di massimizzare l'efficacia, ci sono diversi passi che puoi compiere per aiutare il tuo team a definire best practice efficienti ed efficaci.

1. Inizia collegando gli obiettivi alle attività quotidiane

Il tuo team non può essere efficace senza capire qual è l'impatto del proprio lavoro sugli obiettivi aziendali. Assicurati che sappia chiaramente come contribuisce alla mission e alla vision aziendale. Il modo migliore per farlo è usare uno strumento di gestione del lavoro.

La gestione del lavoro ti aiuta a coordinare le persone e il lavoro nell'intera organizzazione per far sì che tutti abbiano le informazioni necessarie per dedicarsi a ciò che conta davvero. Con uno strumento di gestione del lavoro, le attività e i progetti non saranno più suddivisi in compartimenti stagni, e potrai colmare il divario tra le attività quotidiane e gli obiettivi generali dell'azienda. In questo modo, il tuo team potrà definire la priorità delle attività in modo efficiente per massimizzare il valore del business, invece di sprecare tempo in lavori che non hanno la priorità.

Per assicurarci di dare la priorità alle attività giuste, usiamo gli OKR per definire obiettivi trimestrali che portano a obiettivi semestrali. Ogni settimana, i leader dei nostri team si assicurano che le attività svolte dal team siano collegate a questi obiettivi.”

2. Aumenta la visibilità interfunzionale

I team efficaci non lavorano in compartimenti stagni. Per preparare il tuo team al successo, assicurati che sappia come il proprio lavoro è collegato ad altre iniziative e progetti. Quando tutti i membri del team hanno un quadro chiaro degli incaricati e delle scadenze, possono dedicare meno tempo a coordinare il lavoro e più tempo ai progetti ad alto impatto.

Senso di responsabilità, trasparenza e accessibilità sono i vantaggi che derivano da una corretta gestione dei progetti e dall'utilizzo degli strumenti giusti. ”

3. Investire nell'automazione e l'integrazione

Una volta che il tuo team avrà imparato a lavorare in modo efficace, è il momento di aumentare l'efficienza. Un modo per farlo è quello di automatizzare la attività manuali o ripetitive attraverso l'automazione dei processi aziendali (BPA). Secondo l'Indice dell'Anatomia del lavoro, un operatore della conoscenza medio dedica il 60% del suo tempo ad attività superflue, come seguire le approvazioni e cercare informazioni, o a fare due volte lo stesso lavoro. Automatizzando i processi manuali, il team avrà più tempo a disposizione per il lavoro strategico e qualificato.

Grazie all'automazione, risparmiamo tra i due e i sei passaggi ogni 40-50 richieste dei clienti per sprint, perché le attività vengono automaticamente aggiunte ad altri progetti e spostate da una fase all'altra.”

Oltre alle attività superflue, gli operatori della conoscenza perdono tempo prezioso passando da un'app all'altra e cercando informazioni. Lo studio mostra che usano in media dieci app 25 volte al giorno. Troppo spesso, i nostri strumenti aziendali non comunicano tra loro, il che significa che i dipendenti devono destreggiarsi tra email, piattaforme di messaggistica, strumenti specifici e software di gestione dei progetti. Cerca invece un modo per integrare gli strumenti aziendali più usati, per avere accesso a tutte le informazioni importanti in un unico posto.

4. Individua le aree di miglioramento

Per essere efficienti, è importante individuare i rallentamenti. Quando il lavoro è in ritardo o la mole è eccessiva, individuare i blocchi in modo tempestivo può aiutare a riconsiderare e ridistribuire le risorse, se necessario.

Sviluppare un processo chiaro per segnalare e identificare le aree di miglioramento può aiutare il tuo team a essere proattivo, anziché reattivo. Questo non solo aumenta l'efficienza, dato che stai eliminando il lavoro non necessario, ma aumenta anche l'efficacia aiutando il tuo team a essere più consapevole del lavoro.

Per un certo periodo di tempo, reagire al lavoro è stato lo standard per il nostro team di creativi. Ma non riusciremo mai a lavorare al meglio senza un processo chiaro.”

Per raggiungere questo obiettivo, assicurati che per ogni iniziativa siano previsti dei momenti di verifica per condividere lo stato di avanzamento del progetto ed eventuali blocchi. Non serve programmare una riunione, ma basta condividere i resoconti sullo stato del progetto nello stesso posto in cui lavori, in modo da poter fare il punto della situazione rapidamente e apportare eventuali modifiche.

Eliminare l'inefficienza e l'inefficacia con nuove abitudini

Creare un team efficiente ed efficace richiede tempo. Per farlo, inizia a concentrarti sull'efficacia e fornisci un quadro chiaro degli obiettivi e delle priorità dell'azienda. Dopodiché, concentrati sull'efficienza investendo nell'automazione e riducendo le attività superflue. Vuoi saperne di più? Ecco 12 suggerimenti per aumentare subito la produttività.