Introduzione alla gestione del lavoro

Qualche anno fa, in Viessmann, il professor Martin Viessmann e suo figlio (ora co-CEO), Max, hanno capito l'importanza di far entrare l'azienda di sistemi di riscaldamento e raffreddamento nell'era degli elettrodomestici smart e dell'internet delle cose. Oltre a introdurre innovazioni relative ai prodotti, Viessmann desiderava migliorare il modo in cui l'azienda operava internamente, portando i team commerciali e operativi in quello che lui chiama "epoca della collaborazione efficace".

È comprensibile che la famiglia Viessmann creda nella tecnologia. L'azienda ha un centinaio d'anni e, secondo Martin e Max, l'organizzazione aveva bisogno di modernizzare costantemente entrambi i prodotti e il luogo di lavoro per continuare a prosperare decennio dopo decennio.

È a questo punto che entra in gioco Alexander Pöllmann, che in Viessmann occupa il ruolo di Smart Office and Collaboration Manager. A Pöllmann era stato assegnato il compito di pianificare e implementare il "luogo di lavoro del futuro" e di sposare l'idea di "epoca della collaborazione efficace" in Viessmann. In questo modo l'azienda centenaria avrebbe potuto evolversi nel settore degli elettrodomestici ultramoderni e all'avanguardia.

Prima di iniziare a introdurre nuove tecnologie, Alex ha investito del tempo per meglio comprendere le esigenze dell'organizzazione.

Cosa ha scoperto? Che i dipendenti avevano bisogno di uno strumento per restare in contatto, collaborare e svolgere più attività insieme e più facilmente in un'azienda con più sedi. Considerando la crescita di Viessmann negli anni, molte persone lavorano da diversi pasi e fusi orari, rendendo la collaborazione difficile, soprattutto a causa della mancanza di un'unica fonte di riferimento che chiarisse come gestire il lavoro tra team.

L'obiettivo di Alex era garantire una trasformazione digitale del modo di collaborare dei dipendenti di Viessmann, che fosse fluida e coinvolgesse tutta l'organizzazione: una trasformazione più importante dei singoli progetti o dei singoli team. Una parte fondamentale di questa operazione è stata l'implementazione di una piattaforma di gestione del lavoro.

Gestione del lavoro e gestione dei progetti a confronto

Quindi, cos'è la gestione del lavoro? Anche se a volte le persone fondono la gestione del lavoro con la gestione dei progetti, si tratta di due cose diverse. Certo, sono collegate, ma decisamente diverse.

Prima di approfondire le differenze tra le due, definiamo cos'è la gestione del lavoro. Di seguito citiamo la definizione di Asana.

La gestione del lavoro è un approccio sistematico alla strutturazione dei flussi di lavoro di un'organizzazione (ad esempio progetti, processi in corso o attività di routine), allo scopo di fornire la chiarezza di cui i team hanno bisogno per raggiungere i propri obiettivi più rapidamente. Si tratta di coordinare le persone e il lavoro a ogni livello dell'organizzazione, garantendo così che tutti dispongano delle informazioni di cui hanno bisogno per portare a termine i lavori più importanti.”

In altre parole, la gestione del lavoro è un sistema e metodo trasversale per portare a termine il lavoro, che include progetti, pianificazione e processi. Di conseguenza, la pianificazione o la gestione dei progetti fanno parte della gestione del lavoro, ma non ne rappresentano l'interezza. In poche parole: la gestione dei progetti guarda all'albero, mentre la gestione del lavoro guarda a tutta la foresta.

Come la gestione del lavoro semplifica il coordinamento dei progetti

Il concetto di gestione del lavoro sta acquisendo sempre più di popolarità e ha senso per tante persone, almeno in teoria. Tuttavia, in pratica, cos'è veramente la gestione del lavoro e in che modo rende il coordinamento dei progetti del tuo team meno stressante e più chiaro?

Come evidenziato dall'esempio della Viessmann, una piattaforma di gestione del lavoro dà ai team un metodo per coordinare facilmente, che si sia in ufficio o che il team lavori da remoto o da più sedi. Approfondiamone le caratteristiche.

La gestione del lavoro crea livelli di contesto all'interno della collaborazione: il cosa e il come uniti al dove tu e il tuo team lavorate. Come potresti aver intuito, considerati gli strumenti che molte persone usano sul lavoro, unire contesto e collaborazione non è un processo naturale, soprattutto quanto si parla di ambienti in cui si lavora da remoto. Devi pensare approfonditamente al tuo stack tecnologico e capire come può colmare il divario in maniera fluida. I tre livelli seguenti dello stack tecnologico ti aiutano a unire contesto e coordinazione in maniera più naturale.

• Comunicazione: probabilmente disponi già di diversi strumenti di comunicazione, come Zoom, Slack e l'email. Ora, il tuo team deve trovare il giusto equilibrio comunicativo e decidere quale tra questi strumenti usare per quale tipo di comunicazione.

• Contenuto: i repository di contenuto sono dove vengono archiviate tutte le tue informazioni e documenti. Piattaforme come Dropbox, Google Drive o OneDrive sono luoghi sicuri in cui salvare e condividere il lavoro.

• Coordinazione: per quanto importanti siano gli strumenti di comunicazione e i repository di contenuto, è difficile collaborare e coordinarsi efficacemente come team senza una piattaforma di gestione del lavoro, come Asana. Questo livello finale crea chiarezza, ad esempio su chi fa cosa e per quando, e fornisce il contesto relativo al lavoro svolto dal tuo team, fungendo da unica fonte di riferimento.

Usare una piattaforma di gestione del lavoro per aggiungere un livello di coordinazione e un'unica fonte di riferimento al tuo stack tecnologico è fondamentale per il successo dei team, in quanto fornisce un sistema vivente in cui tutti possono visualizzare, discutere e lavorare alle priorità del team in un unico posto.

In precedenza, i team potevano usare qualsiasi strumento per pianificare il proprio lavoro, ma ciò rendeva difficile la collaborazione e la collaborazione e portava alla creazione di compartimenti stagni. Quindi ora siamo concentrati a portare tutto in un unico strumento.”

Semplifica i processi con la gestione del lavoro e risparmia tempo

Una volta che il tuo team o la tua organizzazione ha scelto una soluzione per la gestione del lavoro, puoi iniziare a semplificare i processi, facendo così risparmiare al tuo team tempo ed energie.

Una parte consistente del lavoro che svolgiamo implica processi continui o ripetitivi, fatto di cui potresti non rendertene conto. Una volta che hai un'idea chiara degli obiettivi del tuo team e di chi sta facendo cosa e per quando, un ottimo metodo per risparmiare tempo e realizzare i tuoi piani in modo efficace è sapere che scorciatoie puoi prendere. Scoprendo quali sono i processi ripetitivi che possono essere automatizzati o trasformati in modelli, il tuo team può muoversi in maniera più efficiente ed efficace per raggiungere gli obiettivi.

Per i nostri progetti editoriali di grandi dimensioni, seguiamo sempre gli stessi passaggi. Di conseguenza abbiamo creato un modello per gestirli, facendo così risparmiare al team molte energie in fase di pianificazione.”

Un sistema di gestione del lavoro è la tua unica fonte di riferimento

"Sono un grande sostenitore dell'avere un'unica fonte di riferimento", afferma Jerod Hillard, brand ambassador di Asana. "Per il mio team, quella fonte di riferimento è Asana. Usando Asana possiamo fornire tutto il contesto necessario e reindirizzare le persone verso documenti aggiuntivi che si trovano nelle nostre piattaforme di archiviazione cloud, negli strumenti finanziari o in altre aree di Asana".

Questa chiarezza rassicura te e il tuo team e consente a tutti di continuare a fare progressi verso gli obiettivi condivisi, che tu stia lavorando da un ufficio o da una sede dislocata, proprio ciò di cui Viessmann aveva bisogno.

Le persone e i team devono capire in che modo il proprio lavoro contribuisce alle priorità dell'azienda, e bisogna fare in modo che si sentano motivati, coinvolti e in contatto col lavoro più importante. La gestione del lavoro porta chiarezza ai team, dando loro la fiducia per procedere con le attività più importanti e smettere di dubitare di sé stessi o di incontrare ostacoli imprevisti.

Vuoi saperne di più? Scarica l'Indice dell'anatomia del lavoro per scoprire come oltre 10.000 lavoratori in tutto il mondo passano il proprio tempo al lavoro.