Scope of work vs. statement of work: Apa bedanya?

Terkadang, Anda memerlukan bantuan eksternal untuk suatu proyek karena kebutuhan sumber daya melebihi kapasitas internal. Saat mempekerjakan kontraktor, agensi, atau vendor luar, scope of work atau statement of work dapat membantu memastikan proyek yang sukses, komunikasi yang efektif, dan penyelesaian tepat waktu.

Tapi, apa sebenarnya perbedaan antara scope of work dan statement of work, serta apa saja yang termasuk dalam dua dokumen ini? Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara membedakannya dan alasan keduanya merupakan alat manajemen proyek yang penting. 

Harap diperhatikan bahwa artikel ini tidak dimaksudkan sebagai nasihat hukum dan Anda harus berkonsultasi dengan tim legal internal guna menentukan pendekatan yang paling sesuai untuk situasi Anda.

Scope of work vs. statement of work

Walaupun scope of work dan statement of work sering disingkat sebagai SoW, keduanya bukanlah hal yang sama. 

Scope of work adalah alat untuk menentukan dan menyampaikan pertimbangan bisnis dan gol proyek yang penting. Anda mungkin hanya memerlukan scope of work saja. Jika tim bekerja dengan klien atau agensi eksternal, Anda dapat mempertimbangkan untuk membuat statement of work. Dokumen eksternal ini adalah garis besar yang komprehensif dari hasil akhir, persyaratan, gol, jadwal, dan biaya proyek,  serta memberikan tim dan pemangku kepentingan proyek penjelasan terperinci tentang apa yang perlu dilakukan agar berhasil menyelesaikan proyek. 

Mari kita pelajari lebih dalam kedua dokumen tersebut, dimulai dengan scope of work.

Apa itu scope of work?

Scope of work adalah panduan untuk membantu tim memahami apa yang dicakup dan tidak dicakup oleh suatu proyek. Scope of work biasanya membahas kebutuhan proyek dan menjelaskan cara gol proyek akan terpenuhi. Dokumen ini biasanya menguraikan pekerjaan yang akan dilakukan selama proyek dan mencakup detail tentang hasil akhir, linimasa, milestone, dan laporan. 

Scope of work dapat berdiri sendiri jika proyek tidak memerlukan statement of work. Diskusikan dengan tim legal internal untuk memutuskan apakah Anda perlu memperluas scope of work menjadi statement of work.

Kapan scope of work berguna?

Scope of work adalah dasar dari proyek yang terencana dengan baik dan dapat membantu proyek berjalan lancar. Dokumen ini dapat membantu tim dan pemangku kepentingan proyek menyetujui persyaratan proyek dan mengidentifikasi potensi risiko yang dapat mencegah proyek berhasil diselesaikan tepat waktu. 

Misalnya, saat menyusun scope of work, tim mungkin menyadari bahwa jadwal penyerahan tugas bertabrakan dengan tugas terpisah yang sedang berlangsung. Anda dapat membuat perubahan pada linimasa dan menyesuaikan scope of work sebagaimana mestinya.

Scope of work dapat membantu menyelaraskan tim terkait hasil akhir proyek untuk membantu mencapai batas waktu, menghindari backlog, atau biaya tambahan.

Apa itu statement of work (SoW)?

Dokumen statement of work adalah perjanjian kerja antara dua pihak yang berguna untuk menyelaraskan tujuan proyek. SoW dibuat berdasarkan scope of work. Dokumen ini biasanya disusun pada awal proyek dan dapat menentukan segalanya, mulai tujuan proyek hingga detail tugas, biaya dan jadwal proyek, dan lainnya. 

Statement of work paling sering digunakan untuk proyek eksternal dan bertindak sebagai kontrak antara organisasi Anda dengan klien, pembeli, agensi, atau kontraktor yang dipekerjakan. Misalnya, Anda mungkin perlu membuat statement of work saat berkolaborasi dengan agen desain eksternal untuk sebuah proyek atau saat bekerja dengan kontraktor pada proyek pembangunan skala besar. 

Beberapa dokumen statement of work yang paling rumit dibuat untuk kontrak pemerintah dan biasanya merupakan bagian dari RFP (request for proposal atau pengajuan proposal) atau RFQ (request for quotation atau pengajuan penawaran).

Anda juga dapat menggunakan statement of work untuk proyek internal saat dua departemen berbeda berkolaborasi. 

Pihak-pihak berikut umumnya menerima SoW:

• Manajer atau pemimpin proyek

• Kontraktor dan kolaborator

• Semua orang yang terlibat dalam kontrak

Diskusikan dengan tim legal internal untuk memutuskan jika atau kapan proyek dapat memperoleh manfaat dari statement of work.

Kapan statement of work digunakan?

SoW yang dibuat dengan baik dan dikombinasikan dengan alat manajemen proyek yang efektif dapat menyukseskan proyek. Dokumen ini membantu tim dan pihak yang dipekerjakan mengelola dan mendokumentasikan ekspektasi. SoW adalah deskripsi naratif dari proyek yang dapat membantu menghindari perselisihan dan kesalahpahaman.

Di akhir proyek, hasilnya akan direfleksikan kembali pada dokumen ini untuk memastikan bahwa kinerja akhir telah memenuhi SoW. Tergantung kontrak dan saran tim legal Anda, SoW dapat memiliki dampak tambahan, seperti apakah organisasi akan dibayar penuh, menerima bonus, atau membayar denda.

Cara membuat scope of work

Scope of work yang baik membantu Anda mengidentifikasi pertimbangan bisnis penting dan menyampaikan tujuan dan detail proyek kepada pemangku kepentingan proyek.

Banyak orang terus mempertimbangkan hal-hal berikut ketika akan menggunakan scope of work:

• Spesifik. Gunakan bahasa yang tepat dan jelas sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang persyaratan proyek dan hasil yang diharapkan. Mencantumkan hasil akhir, milestone, dan tugas yang terukur dapat membantu mencegah kebingungan di kemudian hari.

• Gunakan visual. Visual seperti struktur perincian kerja membuat informasi lebih mudah dan lebih cepat dicerna bagi semua orang yang terlibat. Visual juga memungkinkan Anda dan tim mendeteksi risiko seperti hambatan yang dapat membahayakan keberhasilan dan ketepatan waktu penyelesaian proyek.

• Berkolaborasi dengan pemangku kepentingan. Seperti yang telah kami sebutkan, Anda harus meminta saran dari tim legal selama proses ini. Untuk tugas khusus ini, berkolaborasi dengan pemangku kepentingan dapat menghemat waktu dalam jangka panjang. Dengan cara ini, Anda dapat mencegah kesalahpahaman di masa depan dengan melibatkan semua orang sejak awal.

Tidak ada dua rencana manajemen ruang lingkup yang sama. Hal yang harus disertakan dan seberapa mendalam bagian ini akan terlihat sangat berbeda untuk setiap industri dan proyek. Jika ragu, hubungi tim legal internal untuk mendapatkan panduan.

Umumnya, scope of work terdiri dari bagian-bagian berikut :

Hasil akhir

Bagian dalam scope of work ini mencakup produk atau layanan yang akan dihasilkan proyek. Di sinilah manfaat struktur perincian kerja bisa diperoleh.

Linimasa

Sertakan linimasa atau bagan Gantt yang secara akurat menggambarkan fase utama proyek. Bagian ini berfungsi sebagai peta jalan proyek visual yang mengarahkan tim dan semua orang yang terlibat dalam proyek dari awal hingga akhir. 

Milestone

Mirip dengan scope of work, milestone membantu Anda membagi proyek menjadi bagian-bagian yang lebih mudah dipahami. Tuliskan semua milestone proyek agar tugas memantau progres dan mengikuti linimasa lebih mudah.

Pelaporan

Scope of work biasanya juga mencakup laporan yang akan Anda hasilkan selama proyek berlangsung. Baik laporan status kepada klien, laporan progres yang Anda minta dari vendor, atau laporan keuangan untuk menganalisis perbedaan antara anggaran dan kinerja, sertakan detail tentang semua dokumen ini, siapa yang akan membuatnya, dan kapan akan diserahkan.

Laporan-laporan ini akan menjadi sarana komunikasi selama proyek dan menyediakan semua data dan informasi yang dibutuhkan pihak yang terlibat untuk terus memiliki informasi terbaru tentang kinerja proyek.

Beberapa dokumen scope of work dapat berisi glosarium istilah, gambaran umum akronim dan singkatan, atau bagian lain yang menjelaskan lebih lanjut mengenai detail yang terkait dengan penyelesaian proyek yang berhasil.

Cara menulis statement of work

Anda dapat memanfaatkan scope of work Anda menjadi statement of work untuk akuntabilitas yang lebih baik dengan mitra eksternal. Statement of work yang menyeluruh, terperinci, dan akurat dapat menyelaraskan tim terkait semua detail proyek. 

Statement of work yang tidak jelas dapat menyebabkan kebingungan antara kedua pihak yang terlibat. Itulah alasan Anda harus menguraikan semua tugas dan detail dengan jelas. 

Di bawah ini adalah beberapa strategi yang perlu dipertimbangkan saat menyiapkan statement of work:

1. Bagi proyek menjadi beberapa fase. Satu daftar tugas yang panjang dapat membuat kewalahan. Dengan memecah proyek menjadi fase-fase individu, Anda dapat mengurangi tekanan yang dialami tim dan pemangku kepentingan.

2. Buat dengan kalimat yang singkat dan jelas. Membuat kalimat yang singkat dan jelas akan meminimalkan misinterpretasi. Jika berencana menggunakan akronim atau singkatan, sertakan glosarium agar semua orang mengerti kepanjangannya.

3. Jelaskan maksud proyek. Tujuan dan maksud proyek membantu pemangku kepentingan memahami alasan proyek ini penting.

4. Tentukan gol proyek dan cara mencapainya. Gol yang jelas akan membantu Anda tetap bekerja sesuai rencana. Gol proyek juga akan membantu menghindari kemungkinan misinterpretasi tentang gol akhir dan langkah-langkah untuk mencapainya.

5. Tentukan milestone dan kesuksesan proyek bersama-sama. Melibatkan pemangku kepentingan dan tim dalam proses pembuatan dapat menciptakan fondasi untuk kolaborasi yang lancar dan sukses.

6. Tetapkan batasan yang jelas, sederhana, dan terukur. Mendefinisikan batasan dengan jelas, seperti cakupan proyek, gol, dan fase utama, dapat membantu menghindari perselisihan di kemudian hari. Sertakan batasan yang dapat diukur sehingga tidak ada misinterpretasi.

7. Selalu diskusikan SoW dengan tim legal. Ini memastikan bahwa semua yang disebutkan di atas dijalankan dengan baik dan menyeluruh. Pihak ketiga seperti tim legal internal dapat mengungkap bagian yang berpotensi berisiko dan membantu Anda dan tim merevisinya.

8. Informasikan kepada tim Anda dan lakukan check-in secara teratur. Setelah statement of work selesai dan ditandatangani, pastikan tim dan semua pemangku kepentingan mengetahui detailnya dan tetap mengikuti perkembangan selama prosesnya. Ini memungkinkan Anda memantau apakah semua orang mematuhi detail yang disepakati.

Statement of work dapat mencakup sisi legal dari sejumlah hal, tetapi alat manajemen proyek akan memungkinkan Anda untuk terus melacak proses dan kinerja selama proyek. Setelah statement of work selesai, pindahkan semua informasi penting, tugas, dan batas waktu ke dalam rencana proyek untuk terhubung dan berkolaborasi dengan tim serta pemangku kepentingan secara real-time.

Apa isi SoW?

Statement of work umumnya terdiri dari 13 bagian. Setiap bagian mencakup aspek spesifik dari proyek dan mengidentifikasi pemangku kepentingan yang terlibat. Statement of work dapat memiliki lebih banyak atau lebih sedikit bagian, tergantung industri dan ruang lingkup proyek Anda. 

Konsultasikan dengan tim legal internal saat menyusun statement of work agar selaras dengan standar dan persyaratan khusus industri, organisasi, klien, kontraktor, atau pemangku kepentingan lainnya.

Sebagai contoh, statement of work mencakup bagian-bagian berikut:

1. Pengantar  

Di awal statement of work, umumnya ada pengantar singkat sehingga siapa pun yang membaca dokumen memahami proyek dan siapa saja yang terlibat. 

2. Maksud proyek

Bagian kedua mendefinisikan alasan proyek. Bagian ini biasanya merupakan garis besar tujuan proyek dan maksudnya untuk memberikan pemahaman yang lebih baik kepada pembaca tentang alasan pentingnya proyek ini. 

3. Scope of work  

Scope of work kemungkinan akan menjadi bagian paling detail dalam statement of work. Bagian ini mencakup rencana Anda untuk mencapai gol proyek. 

4. Lokasi kerja  

Di bagian keempat, Anda biasanya akan menentukan lokasi proyek. Misalnya, apakah proyek akan diatur di lingkungan jarak jauh atau apakah Anda perlu bertemu di lokasi agar anggota tim dapat menyelesaikan proyek? 

5. Tugas terperinci  

Kemudian, SoW akan membagi ruang lingkup proyek menjadi tugas-tugas lebih kecil yang perlu diselesaikan. Bagian ini mencakup informasi untuk membantu semua pihak yang terlibat memahami langkah-langkah spesifik yang perlu mereka ambil agar berhasil menyelesaikan proyek. Sesuai dengan scope of work-nya, bagian ini dapat mencakup struktur perincian kerja (WBS) untuk memvisualisasikan tugas individu dan membuat bagian ini lebih mudah dipahami bagi pembaca.

6. Milestone 

Selain menyertakan detail tugas, statement of work dapat mencakup bagian untuk menentukan milestone proyek yang terukur. Bagian ini dapat membantu membagi proyek menjadi bagian-bagian yang lebih mudah dikelola dan memberi kesempatan kepada semua pihak yang terlibat untuk mencapai gol tepat waktu.

7. Hasil akhir  

Bagian ini mencantumkan semua hasil akhir yang diharapkan, termasuk tenggat. Biasanya, bagian ini akan mencakup hasil akhir yang spesifik dan terukur sehingga tidak ada misinterpretasi.

8. Jadwal  

Di sini, jadwal dapat mencakup tenggat hasil akhir, waktu yang akan dihabiskan untuk setiap tugas, dan jam yang dapat dimasukkan ke tagihan. Bagian ini biasanya juga mencakup linimasa yang relevan, termasuk tanggal mulai dan akhir setiap tugas.

9. Standar dan pengujian  

Standar khusus industri yang berlaku untuk proyek akan dijelaskan dan dicantumkan di sini. SoW akan merujuk ke semua tahap pengujian yang diperlukan untuk berhasil menyelesaikan proyek. Setiap tahap pengujian harus mencakup informasi tentang siapa yang terlibat dalam proyek, sumber daya dan peralatan yang diperlukan, dan tahap saat pengujian akan dilakukan.

10. Definisi sukses  

Bagian ini mencakup informasi yang dengan jelas mendefinisikan proyek yang berhasil menurut pemangku kepentingan. Biasanya, pemangku kepentingan proyek terlibat dalam menyusun bagian ini untuk memastikan bahwa semua pihak sepakat tentang gol proyek tersebut. 

11. Persyaratan  

Pada titik ini, statement of work dapat mencantumkan proyek dan persyaratan kerja yang khusus atau spesifik. Ini dapat mencakup peralatan yang diperlukan proyek, sertifikasi yang harus diperoleh tim, atau izin keamanan yang harus didapatkan kontraktor. 

12. Pembayaran 

Bagian ini dapat mencakup semua biaya terkait proyek. Mulai biaya tambahan yang muncul selama tahap proyek hingga biaya tenaga kerja biasanya tercantum di bagian ini. 

Jadwal pembayaran dan cara pembayaran akan dilakukan juga dapat dijelaskan pada bagian ini. Anda dapat menyatakan apakah berencana untuk membayar di muka, setelah setiap milestone, atau setelah penyerahan yang berhasil. Secara umum, ketentuan pembayaran diatur berdasarkan jadwal atau berdasarkan milestone hasil akhir. Koordinasikan dengan tim legal dan keuangan guna memutuskan yang terbaik untuk situasi spesifik.

13. Lain-Lain  

Apa pun yang relevan dengan proyek yang belum terdaftar harus dimasukkan dalam bagian ini. Hal ini akan bervariasi sesuai dengan industri, tetapi dapat mencakup pembayaran atau persyaratan perjalanan, masalah keamanan, pembatasan perangkat lunak atau perangkat keras, serta dukungan dan pengujian pascaproyek.

Diskusikan dengan tim legal internal sehingga mereka dapat membantu Anda membahas semua yang relevan dengan proyek di bagian ini.

Gunakan scope of work untuk menghindari scope creep

Baik menggunakan statement of work atau scope of work untuk menentukan gol proyek, dokumen-dokumen ini akan sangat penting dalam menjaga agar tim dan pemangku kepentingan yang terlibat tetap akuntabel atas pekerjaan dan kinerja mereka. 

Patuhi dokumen scope of work sebaik mungkin untuk menghindari scope creep. Ini akan memastikan proyek selesai tepat waktu dan memenuhi harapan Anda. 

Menyelaraskan scope of work dengan perangkat lunak manajemen proyek akan membuat tim tetap bekerja sesuai rencana dan membantu mencapai gol Anda. 

Artikel ini berisi saran dan pertimbangan untuk membantu tim mempelajari SoW dan scope of work lebih lanjut. Artikel ini tidak dimaksudkan sebagai saran hukum. Konsultasikan dengan tim legal internal untuk menentukan pendekatan yang paling sesuai dengan situasi Anda.