Milestone proyek: tetapkan, capai, dan rayakan milestone

Jika Anda menyukai manajemen proyek (dan kami harap Anda menyukainya), Anda tahu bahwa rencana yang terorganisir dapat menghemat waktu dan sumber daya. Faktanya,  Institut Manajemen Proyek menemukan, "Organisasi yang berinvestasi dalam manajemen proyek mengurangi pengeluaran sebanyak 13 kali karena strategi proyek mereka lebih sukses."

Namun, tidak semua rencana proyek itu sama. Misalnya, Anda sedang mengerjakan rencana terbaru. Anda sudah menentukan tujuan, tugas, penerima tugas, dan batas waktunya. Rencana itu juga sudah mencakup dependensi dan hasil kerja. Anda yakin bahwa Anda telah membuat rencana terbaik yang dijamin akan membantu tim Anda berhasil. Tapi, apakah Anda ingat untuk menyertakan milestone proyek?

Jika proyek Anda tidak memiliki milestone, itu akan merugikan Anda sendiri. Milestone proyek meringankan peran Anda sebagai pemimpin proyek karena memberikan tujuan yang ingin dicapai tim Anda. Pada saat yang sama, Anda juga bisa menunjukkan progres kepada pemangku kepentingan sesuai yang dibutuhkan. Kabar baiknya, milestone proyek ini mudah ditambahkan ke proyek apa pun (termasuk proyek yang sudah dimulai), dan menawarkan banyak manfaat.

Mari kita lihat, apa itu milestone proyek dan apa saja manfaatnya untuk Anda.

Apa itu milestone proyek?

Milestone proyek menandai titik-titik tertentu di lini masa proyek. Ini adalah checkpoint yang menunjukkan saat satu atau beberapa kegiatan sudah selesai atau awal dari fase atau kegiatan baru. Anda dapat membedakan milestone dari elemen lini masa lainnya karena dapat diselesaikan dalam waktu singkat. Anggap saja milestone ini seperti papan petunjuk untuk menjaga pekerjaan Anda berjalan sesuai rencana.

Mengapa milestone proyek itu penting?

Milestone itu efektif karena mampu menunjukkan progres dalam rencana proyek Anda. Milestone memungkinkan semua tim untuk melihat progres dan menentukan prioritas sehingga ini dapat membantu memotivasi dan menyelaraskan tim Anda. Milestone juga membantu Anda memantau batas waktu, mengenali tanggal-tanggal penting, dan menemukan hal-hal yang berpotensi menyebabkan proyek tertunda. Bahkan jika Anda menghapus tugas itu dari lini masa proyek, milestone tersebut masih akan memberikan gambaran besar langkah-langkah atau fase penting proyek tersebut.

Anda mungkin bingung apa perbedaan antara milestone proyek dengan aspek lain dari manajamen proyek lainnya. Oleh karena itu, mari kita bahas perbedaannya.

Milestone vs. gol

Gol adalah apa yang ingin Anda capai di masa depan. Sedangkan, milestone berguna untuk melihat kembali apa yang telah dicapai. Anggaplah milestone ini seperti anak tangga di tangga untuk mencapai gol Anda.

Contoh: Tim pemasaran yang mengerjakan proyek rebranding perusahaan. Proyek besar ini memiliki banyak elemen progresif secara bersamaan. Mereka ingin menyelesaikan proyek pada akhir kuartal tiga. Tim pemasaran bisa menggunakan milestone selama proyek berlangsung untuk menandai keputusan penting atau kegiatan yang sudah selesai, seperti pemilihan warna, pembuatan templat desain, persetujuan rencana peluncuran, dll.

Milestone vs. fase proyek

Milestone sering kali bersamaan dengan tanggal mulai atau berakhirnya fase tertentu dari suatu proyek (seperti awal, perencanaan, pelaksanaan, dan akhir). Penyelesaian satu fase proyek bisa memakan waktu berminggu-minggu atau berbulan-bulan, dan bisa melibatkan beberapa tugas dan anggota tim yang berbeda. Milestone adalah "tanda centang" tanpa indikasi waktu yang menandai progres besar yang penting untuk diketahui dan dilaporkan.

Contoh: Untuk proyek rebranding, fase awal mencakup banyak tugas, seperti menyiapkan grup fokus untuk mengumpulkan ide branding baru dan sesi brainstroming kreatif. Milestone yang ditampilkan di akhir fase awal menandai kesiapan tim untuk melanjutkan ke fase perencanaan.

Milestone vs. hasil akhir proyek

 Hasil akhir proyek  adalah produk atau hasil, sedangkan milestone adalah momen dari waktu ke waktu. Hasil akhir terkadang membuktikan bahwa milestone telah tercapai.

Contoh: Hasil akhir dari proyek rebranding mungkin menyertakan PDF panduan gaya yang diperbarui dan file logo terkait. Penyelesaian proyek ini patut mendapatkan perhatian (dan bahkan ucapan selamat!). Dengan demikian, manajer pemasaran dapat menambahkan milestone yang menunjukkan pencapaian tersebut.

Milestone vs. tugas

Tugas merupakan bagian integral dari apa yang membentuk sebuah proyek, dan butuh waktu untuk mencapainya. Milestone tidak memiliki durasi dan hanya seperti garis yang menandai selesainya serangkaian tugas.

Contoh: Proyek rebranding biasanya terdiri dari tugas-tugas besar dan kecil, seperti membuat logo, membuat akun media sosial, dan menulis siaran pers. Milestone inilah yang menandai selesainya serangkaian tugas terkait ini.

Sesuaikan milestone proyek ke dalam rencana proyek Anda

Milestone proyek dapat ditambahkan ke semua jenis rencana proyek dan dapat mendukung kelancaran proyek. Milestone bisa sangat membantu dalam hal penjadwalan, karena ditempatkan bersama dengan tugas atau fase yang sesuai. Dengan mengatur milestone, Anda dapat fokus pada tenggat dan menyesuaikan rencana proyek sesuai kebutuhan.

Anda juga bisa membuat milestone menjadi hal menyenangkan! Contohnya, rencanakan selebrasi saat milestone proyek besar tercapai. Selebrasi ini akan  meningkatkan semangat kerja dan meningkatkan keterlibatan.

Anda dapat menambahkan milestone pada tahap proyek mana pun, sehingga tidak perlu menunggu proyek berikutnya dimulai. Selain itu, jika memiliki proyek berulang, Anda bisa memasukan milestone ke dalam  templat  dan bisa menggunakannya berulang kali di masa depan.

Cara membuat jadwal milestone proyek

Anggaplah milestone proyek sebagai momen dari waktu ke waktu, dibandingkan sebagai tujuan, hasil akhir, atau tugas. Oleh karena itu, Anda perlu membuat milestone untuk menunjukkan checkpoint penting dalam proyek. Lihatlah jadwal proyek dan tentukan checkpoint atau tahapan penting. Misalnya, jika Anda merencanakan peluncuran produk, Anda mungkin membuat milestone untuk menunjukkan penyelesaian pesan peluncuran, peluncurkan halaman web produk Anda, dan peluncurkan produk sesungguhnya.

FAQ: Berapa banyak milestone yang harus dimiliki sebuah proyek?

Jumlah milestone untuk sebuah proyek tidak tetap. Beberapa proyek hanya memiliki dua atau tiga milestone, sementara yang lainnya bisa saja memiliki belasan milestone. Alih-alih mencoba mencapai jumlah tertentu, tetapkanlah milestone untuk pencapaian penting yang terjadi selama proyek berlangsung. Ingatlah, milestone ini harus berupa momen dari waktu ke waktu. Oleh karena itu, pekerjaan yang perlu dilakukan untuk mencapai milestone ini harus muncul di tempat lain dalam proyek Anda.

Tetapkan batas waktu milestone proyek

Karena milestone mengacu pada momen dari waktu ke waktu dan tidak melacak proses yang dibutuhkan untuk mencapai momen itu, Anda harus menetapkan batas waktu milestone untuk menentukan kapan proyeknya diluncurkan atau ditayangkan. Contohnya, jika Anda merencanakan acara virtual, milestone harus diatur di hari diadakannya acara virtual tersebut, bukan saat persiapan untuk melakukan acara virtual tersebut. Milestone menunjukkan momen penting dalam progres proyek Anda dan membantu Anda menilai apakah proyek Anda berhasil atau tidak.

Contoh milestone proyek

Milestone proyek menandai poin penting dari waktu ke waktu. Anda dapat menggunakan milestone dalam proyek Anda untuk menunjukkan pencapaian, seperti penerimaan hasil akhir proyek utama, penyelesaian fase awal proyek, persetujuan rencana akhir, pengumpulan persyaratan, persetujuan proyek, penyelesaian fase proyek tertentu, dan banyak lagi.

Mari kita lihat empat contoh cara tim dapat memanfaatkan milestone.

1. Menandai tugas-tugas penting. Proyek yang harus selesai pada jangka waktu tertentu atau proyek akan diblokir. Contohnya, persetujuan konsep kreatif untuk kampanye pemasaran.

2. Menunjukkan akhir dari fase atau tahap tertentu.Penyelesaian fase atau tahapan tugas penting, seperti mengumpulkan permintaan anggaran dari setiap departemen untuk perencanaan perusahaan.

3. Menyorot pencapaian penting atau hasil akhir. Pencapaian penting atau hasil akhir, misalnya penyelesaian pembangunan kantor perusahaan baru sehingga Anda bisa mulai memindahkan karyawan ke gedung tersebut.

4. Memfokuskan pada pencapaian gol dan hasil utama.Gol dan hasil utama proyek (OKR), seperti pencapaian target pendapatan triwulanan untuk produk yang baru saja diluncurkan.

Laporkan milestone proyek

Penetapan milestone adalah awal yang baik. Tetapi, Anda tidak akan mendapatkan hasil maksimal sampai Anda melacak dan melaporkan milestone tersebut. Milestone adalah alat pelaporan yang bagus untuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan proyek yang tidak menginginkan atau membutuhkan pembaruan pekerjaan yang mendetail. Dengan data "kasar" ini, Anda dapat langsung melihat fase mana yang telah selesai, apakah proyek Anda berjalan sesuai rencana untuk mencapai milestone penting yang akan datang, dan seberapa dekat Anda dengan gol. Anda juga masih dapat merinci dengan melihat tugas yang terkait dengan milestone Anda. Ini memudahkan Anda untuk melihat langkah mana dan siapa yang membantu Anda mencapai milestone tersebut, atau apa yang menghambat pencapaian tersebut.

Dengan melacak milestone, Anda dapat fokus pada tugas yang paling penting dan melihat status proyek yang sebenarnya. Pada saat yang sama, Anda akan menerima informasi yang diperlukan untuk dapat berbagi  progres proyek dengan benar. Pastikan manajemen proyek Anda menyertakan pembaruan status yang melaporkan milestone tersebut. Jadi, Anda dapat terus memberi tahu anggota tim dan pemangku kepentingan lainnya tentang apa yang telah dicapai tim dan milestone apa yang akan dikerjakan selanjutnya.

Kiat pro: apa yang harus dilakukan ketika Anda tidak mencapai gol milestone

Sebuah tim terkadang melewatkan batas waktu milestone. Bergantung pada pentingnya milestone, hal ini bisa memperlambat dan menunda peluncuran atau proyek Anda.

Jika Anda belum mencapai gol milestone, ambil langkah mundur bersama tim Anda dan mencari tahu alasan Anda melewatkan milestone tersebut. Apakah jadwal milestone Anda tidak direncanakan dengan tepat? Atau terlalu banyak rencana? Lihatlah tugas dan hasil akhir yang terkait dengan milestone Anda. Apakah ada tugas/hasil akhir yang tertunda? Seringkali karena banyaknya pekerjaan yang berlangsung, maka sulit untuk mengetahui persis apa yang sedang berlangsung dan kapan. Untuk menghindari kesalahan ini berulang di masa depan, cobalah mencari alat manajemen proyek dengan komponen visual. Jadi, Anda dapat melihat proyek dengan cara yang berbeda, seperti lini masa, kalender, atau papan kanban.

Hal yang harus dihindari: masalah milestone proyek yang umum

Penetapan milestone itu lebih seperti seni, bukan ilmu. Tidak ada cara yang benar atau salah untuk menetapkan milestone. Namun, ada beberapa masalah umum yang sering dihadapi tim saat menetapkan milestone untuk pertama kalinya:

• Menetapkan terlalu banyak milestone. Jumlah milestone yang diperlukan tergantung pada ukuran dan ruang lingkup proyek. Hindari menetapkan jumlah pasti milestone "hanya karena". Sebaliknya, perhatikan tugas-tugas utama yang harus dicapai oleh tim untuk dapat melanjutkan proyek.

• Menggunakan milestone sebagai tugas. Milestone menunjukkan momen dari waktu ke waktu. Anda bisa menggunakan tugas untuk melacak apa yang perlu dilakukan untuk bisa mencapai itu. Kemudian gunakan milestone untuk menandai kapan serangkaian tugas harus selesai.

• Memisahkan milestone dari tugas-tugas lain. Cara terbaik untuk menyelesaikan sesuai batas waktu dan membuat proyek Anda berjalan sukses adalah dengan menyimpan semua pekerjaan di satu tempat. Pastikan  alat manajemen proyek Anda bisa digunakan untuk mengelola tugas, menetapkan milestone, dan memvisualisasikan progres proyek di satu tempat.

Mulailah dan tetapkan milestone

Sekarang Anda sudah memahami apa itu milestone dan bagaimana pengaruhnya secara positif terhadap perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan proyek. Pertimbangkan milestone sebagai salah satu alat yang paling berguna untuk manajemen proyek Anda. Setelah Anda mulai menggunakan milestone dalam rencana proyek, Anda tidak akan pernah ingin merencanakan proyek tanpanya.

Apa Anda sudah siap untuk mulai merencanakan milestone proyek? Pertama-tama, Anda harus memilih alat manajemen kerja yang tepat. Cobalah  Asana, alat manajemen kerja terdepan di bidangnya dan terbaik untuk tim Anda.