Apa itu segitiga manajemen proyek itu bagaimana hal ini dapat membantu tim Anda?

Segitiga manajemen proyek memvisualisasikan masalah "tiga batasan", yaitu kebutuhan untuk menyeimbangkan ruang lingkup, biaya, dan waktu guna mempertahankan produk akhir berkualitas tinggi. Setiap manajer proyek yang pernah merasakan frustrasi karena menjaga tim tetap produktif dengan waktu yang terlalu sedikit, anggaran yang tidak cukup, dan ruang lingkup yang sangat luas juga mengalami terjadinya segitiga manajemen proyek.

Tidak ada satu variabel pun dalam segitiga proyek yang dapat diubah tanpa mengorbankan dua titik segitiga lainnya.Manajer proyek bertugas menyeimbangkan ketiga elemen ini agar proyek tetap sesuai dengan anggaran dan batas waktu sembari tetap memenuhi spesifikasi ruang lingkup proyek.

Di bawah ini kami akan menguraikan dan membedah tiga titik dari segitiga manajemen proyek, keterkaitan ketiganya, dan cara manajer proyek dapat menjaga keseimbangannya untuk memastikan keberhasilan proyek.

Apa itu segitiga manajemen proyek?

Segitiga manajemen proyek terdiri dari tiga variabel yang menentukan kualitas proyek: ruang lingkup, biaya, dan waktu.

Segitiga menunjukkan keterkaitan ketiga variabel ini. Jika salah satu variabel diubah, dua lainnya harus disesuaikan agar segitiga tetap terhubung. Apabila segitiga ini terputus, yaitu jika ada satu titik dipindahkan tanpa menyesuaikan salah satu atau kedua titik lainnya, kualitas proyek akan terdampak.

Manajer proyek bertugas menyeimbangkan tiga titik segitiga untuk mencapai kualitas terbaik sambil tetap sesuai dengan anggaran, batas waktu, dan mengikuti spesifikasi proyek.

Keterkaitan ruang lingkup, biaya, dan waktu

Ada dua jenis keterkaitan yang berperan dalam segitiga proyek. Pertama, hubungan antara ruang lingkup dan dua variabel proyek lainnya. Ruang lingkup berbanding lurus dengan waktu dan biaya. Artinya, ruang lingkup bergerak ke arah yang sama dengan dua faktor tersebut. Ketika ruang lingkup meningkat, waktu dan biaya juga harus meningkat agar dapat menangani proyek yang lebih besar.

Jenis hubungan yang kedua yaitu kaitan antara waktu dan biaya yang merupakan hubungan berbanding terbalik. Kedua faktor ini bergerak ke arah yang berlawanan. Jika biaya perlu dipotong, batas waktu harus diperpanjang. Tetapi, jika mengalami desakan waktu mendadak, Anda memerlukan anggaran ekstra untuk menyesuaikan jadwal yang lebih pendek.

Kedua hubungan ini tidak dapat diubah. Tidak ada yang dapat Anda lakukan yang memungkinkan untuk mengubah satu variabel tanpa menyebabkan perubahan yang sesuai, baik berbanding lurus atau terbalik, di dua titik lainnya pada segitiga. Inilah alasan segitiga proyek sering disebut sebagai segitiga besi batasan. Tidak peduli sekuat apa pun manajer proyek, segitiga besi tidak dapat disesuaikan dengan keinginan mereka.

Tiga batasan segitiga

Untuk menjaga agar ketiga elemen tetap terkendali, manajer proyek harus memiliki pemahaman yang mendalam tentang masing-masing variabel dan saat memiliki kesempatan untuk menjadi fleksibel dalam mengakomodasi perubahan selama proyek. 

Ruang Lingkup

Ruang lingkup adalah "ukuran" proyek dalam hal kualitas, detail, dan pentingnya hasil proyek. Seiring meningkatnya ukuran, proyek pasti membutuhkan lebih banyak waktu dan biaya agar selesai.

Elemen-elemen dalam ruang lingkup proyek dapat mencakup:

• Kompleksitas proyek

• Kuantitas produk jadi

• Kualitas output

• Kekuatan (misalnya, jumlah pengguna simultan yang dapat didukung aplikasi)

• Tingkat detail

• Jumlah dan kompleksitas fitur

Berhati-hatilah agar terhindar dari “scope creep” dengan menyelesaikan rencana proyek dan mendapatkan persetujuan pemangku kepentingan proyek untuk segala hal sebelum produksi dimulai. 

Biaya

Untuk tujuan segitiga proyek, biaya tidak terbatas pada nilai secara literal. Sering disebut juga sebagai "sumber daya", titik segitiga ini mencakup semua perangkat, peralatan, dan dukungan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. 

Elemen ruang lingkup dapat mencakup:

• Anggaran keuangan

• Jumlah anggota tim

• Peralatan dan fasilitas

• Peluang penting

Variabel biaya/sumber daya ini mencakup lebih dari sekadar uang secara harfiah, tetapi umumnya segala sesuatu dalam titik ini yang dapat dikaitkan kembali dengan nilai finansial. Misalnya, penambahan karyawan membutuhkan anggaran tambahan untuk gaji; mengambil kesempatan untuk membuka kantor lebih lama membutuhkan anggaran tambahan untuk jam penggunaan listrik.

Waktu

Saat menyesuaikan waktu, ingatlah bahwa jumlah waktu sama pentingnya dengan jenis waktu yang diukur. Pertukaran ini dapat memerlukan perpanjangan batas waktu, penyesuaian untuk perangkat lunak kalender tim, eliminasi beberapa fase perencanaan, dan masih banyak lagi.

Elemen waktu dapat mencakup:

• Linimasa proyek keseluruhan

• Jam yang dihabiskan untuk proyek

• Kalender internal dan goalpost

• Waktu yang dialokasikan untuk perencanaan dan strategi

• Jumlah fase proyek

Jika anggaran dipotong atau ruang lingkup ditingkatkan, Anda harus menemukan cara cerdas untuk mengimbanginya dengan melonggarkan satu atau beberapa batasan waktu dalam proyek, misalnya dengan memperpanjang batas waktu, menambah jam kerja, atau membuat penyesuaian jadwal yang lainnya.

Faktor wildcard: inovasi

Ketika seseorang menemukan cara baru untuk melakukan sesuatu yang meningkatkan efisiensi biaya atau kecepatan, penyesuaian ini dapat dilakukan tanpa perubahan terkait pada titik lain dari segitiga manajemen proyek. 

Misalnya, seseorang di tim Anda menemukan suatu cara untuk meningkatkan fungsi alat yang diperlukan untuk proyek Anda. Penyesuaian pada metodologi produksi ini memungkinkan Anda menghasilkan lebih banyak dalam jadwal proyek yang dipersingkat, atau dapat bekerja dengan tim proyek yang lebih kecil. 

Demikian pula, setiap pembaruan pada proses produksi yang dapat membantu menstandarkan alur kerja dan mengurangi waktu pengambilan keputusan akan memungkinkan tim bekerja lebih efisien tanpa mengorbankan kualitas. Berinvestasi dalam alat manajemen seperti templat penjualan standar atau perangkat lunak manajemen proyek akan mengurangi waktu dan biaya yang terbuang tanpa memengaruhi kualitas atau ruang lingkup proyek.

Strategi mengelola segitiga proyek

Setelah memahami apa itu segitiga proyek, berikut beberapa kiat tentang cara menggunakannya dengan baik dalam pekerjaan sehari-hari. Ada baiknya untuk merujuk pada lima fase manajemen proyek serta mengidentifikasi bidang-bidang yang tumpang tindih.

Pilih prioritas

Konsep sentral di balik segitiga proyek adalah tidak ada proyek yang dapat berhasil dengan tiga titik yang terlalu kaku. Setidaknya, satu titik harus fleksibel sehingga Anda mengetahui hal yang dapat disesuaikan saat diperlukan.

Jika prioritas Anda adalah mempertahankan anggaran, hambatan tak terduga dapat diatasi dengan memperpanjang batas waktu alih-alih mempekerjakan lebih banyak staf untuk memecahkan masalah dengan cepat. Jika linimasa klien tidak fleksibel, sebaiknya Anda mendapatkan anggaran tambahan yang telah disetujui sebelumnya sehingga Anda memiliki sumber daya untuk mengatasi tantangan tanpa menunda produksi.

Menetapkan ekspektasi yang jelas

Setelah mengetahui batasan dan prioritas proyek, komunikasikan hal tersebut dengan jelas kepada klien dan pemangku kepentingan dalam proyek untuk mencegah ekspektasi yang tidak terpenuhi dan kekecewaan pemilik proyek. 

Dalam industri yang sering terpengaruh kompleksitas yang tidak terduga, seperti konstruksi dan teknik, kontrak akan mencakup elemen khusus yang membantu manajer proyek membuat semua pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama sebelum proyek dimulai. Elemen ini termasuk:

1. Anggaran cadangan yang telah disetujui sebelumnya oleh klien

2. Daftar faktor umum yang berpotensi menunda proyek (cuaca, bencana alam, peristiwa lokal, dll.)

3. Daftar rencana tindakan yang sering digunakan untuk setiap penundaan, yang memperkirakan biaya dan waktu, yang perlu ditambahkan jika keadaan tidak terduga tersebut terjadi

Berikan pemahaman yang jelas kepada pemangku kepentingan tentang jenis peristiwa yang mungkin terjadi dan dampaknya pada biaya dan linimasa, serta catat preferensi klien sehingga Anda dapat menjadikannya referensi nanti saat perlu melakukan penyesuaian dalam segitiga proyek. Ketika proyek selesai, tidak akan ada kebingungan tentang alasan penyesuaian itu dilakukan.

Sering berikan informasi terbaru

Setelah menetapkan rencana tindakan yang telah disepakati bersama, yang mencakup penyesuaian anggaran, jadwal, dan ruang lingkup potensial untuk berbagai keadaan potensial, pastikan untuk terus memberi tahu semua pemangku kepentingan tentang setiap perubahan dan prediksi di seluruh proyek Anda. 

Jika seorang pemasok memberi tahu Anda bahwa mereka kehabisan sumber daya yang diperlukan, beri tahu pelanggan dan pemilik proyek bahwa ada potensi penundaan. Jika kehabisan sumber daya, pemangku kepentingan akan mengetahui situasinya dan siap untuk penyesuaian yang perlu dilakukan. Jika tidak kehabisan sumber daya, Anda dan pelanggan akan merasa lebih percaya diri karena tahu bahwa Anda sudah siap untuk semua skenario.

Menyesuaikan segitiga dengan gaya manajemen Anda

Ada banyak pendekatan manajemen proyek yang memprioritaskan variabel proyek yang berbeda, dan, sebagai hasilnya, memiliki segitiga proyek yang berbeda. Di bawah ini kami telah memilah tujuh metode manajemen proyek umum menjadi metode yang memprioritaskan biaya rendah dan metode yang memprioritaskan penghematan waktu.

Metode proyek hemat sumber daya

Proyek dengan anggaran yang lebih ketat dan lebih fleksibel dalam linimasa akan mendapat manfaat dari metode manajemen proyek ini yang memprioritaskan penggunaan sumber daya efisien ini.

• Model Waterfall: fase proyek diselesaikan secara berurutan sehingga linimasa harus fleksibel karena penundaan dalam satu fase akan memerlukan penyesuaian terhadap semua fase berikutnya

• Model Lean: memprioritaskan biaya dan sumber daya minimal, memungkinkan linimasa yang lebih lama atau pengurangan ruang lingkup untuk menjaga agar proyek tetap sesuai anggaran

• Project Management Body of Knowledge: variasi pada proses waterfall berurutan tradisional yang menerapkan standar yang ditentukan oleh Project Management Body of Knowledge dari Project Management Institute untuk meningkatkan efisiensi proses

Metode proyek hemat waktu

Dalam situasi di mana waktu sangat penting, metode manajemen proyek ini dapat menghilangkan waktu henti yang tidak perlu dan mempercepat proses proyek agar tim tetap bergerak dengan cepat.

• Agile: memprioritaskan proses yang fleksibel sehingga tim siap untuk menyesuaikan terhadap permintaan perubahan dengan adaptasi yang membutuhkan waktu minimal atau peningkatan biaya; tim yang menggunakan metode ini sering menggunakan perangkat lunak manajemen agile yang spesifik

• Scrum: jenis manajemen proyek agile tertentu yang paling sering terlihat dalam pengembangan perangkat lunak yang menggunakan aspek-aspek dari metodologi Scrum, seperti sprint dan komunikasi tim harian untuk meminimalkan waktu yang hilang pada tahapan pekerjaan yang sedang dikerjakan

• Model Kanban: menggunakan proses kolaboratif berkelanjutan dengan visibilitas tinggi untuk meminimalkan waktu pengerjaan; tim yang menggunakan pendekatan ini sering menggunakan perangkat lunak Kanban yang spesifik

• Scrumban: menggabungkan sifat kolaboratif dan berkesinambungan dari proses Kanban dengan tinjauan tim harian Scrum untuk meminimalkan waktu pekerjaan dengan lebih baik

Tentu saja, tujuan setiap metode adalah menemukan keseimbangan yang optimal antara biaya rendah, kecepatan cepat, dan kualitas tinggi. Tetapi, karena segitiga manajemen proyek harus memprioritaskan setidaknya satu variabel, metode ini condong ke variabel yang paling penting bagi tim.

Manfaatkan tiga batasan ini

Meskipun segitiga besi dan sistem tiga batasannya mungkin pada awalnya tampak membatasi, setelah mempelajari cara menerapkannya dalam proses manajemen proyek perusahaan, Anda akan menemukan bahwa alat ini benar-benar akan membuat proyek berjalan lebih lancar. Dengan pemahaman yang lebih baik tentang batas dan fleksibilitas sejak awal, Anda dapat menghindari masalah atau penundaan yang berbiaya mahal.

Selain itu, segitiga besi ini akan membantu memastikan Anda memilih perangkat lunak manajemen proyek yang tepat, membuat proses, dan menyiapkan produksi sehingga tim dapat mulai bekerja. Setelah itu, kalian akan dapat mencapai begitu banyak hal bersama-sama.