Cara menggunakan critical success factors (faktor penentu kesuksesan atau CSF) untuk mendukung rencana strategis Anda

Penetapan gol sangat mirip membangun piramida: Semuanya mengandalkan dasar yang kuat. Anda tidak dapat meletakkan bagian teratas tanpa fondasi stabil. Tapi, membangun fondasi itu dari awal bisa sangat sulit.

Di situlah peran critical success factors (faktor penentu kesuksesan atau CSF) bertindak. CSF adalah daftar faktor penentu kesuksesan harus dicapai tim untuk meraih gol. Faktor penentu kesuksesan, bersama rencana strategis tiga hingga lima tahun, membantu menciptakan dasar penetapan gol yang kuat. Lalu, ciptakan hasil akhir proyek dan gol proyek spesifik memakai fondasi yang stabil tersebut untuk selalu mencapai gol tepat waktu. 

Jika belum pernah menetapkan faktor penentu kesuksesan, atau bahkan tidak yakin mulai dari mana terkait perencanaan strategis, berikut semua yang perlu diketahui untuk mulai. 

Apa itu faktor penentu kesuksesan (CSF)?

Faktor penentu kesuksesan (CSF) adalah gol utama yang harus dipenuhi organisasi Anda untuk mencapai tujuan strategis. Anda dapat menerapkan CSF di tingkat proyek, program, atau organisasi meski faktor tersebut paling sering digunakan seluruh departemen atau organisasi karena berkaitan erat dengan strategi bisnis organisasi. Biasanya, memenuhi faktor penentu kesuksesan akan menghasilkan manfaat signifikan dan hasil positif bagi organisasi Anda.

Secara khusus, CSF adalah gol strategis utama yang tidak harus mencakup detail eksekusi. Contohnya, bayangkan Anda menetapkan faktor penentu kesuksesan untuk meningkatkan kesadaran merek. Ini adalah gol yang tinggi, sekaligus yang mendorong nilai signifikan dan pangsa pasar bagi organisasi Anda. Untuk benar-benar meraih CSF, proyek dan tim khusus mengerjakan beragam inisiatif dan menetapkan indikator kinerja utama (KPI) kuantitatif guna memahami secara akurat apa yang ingin dicapai sebelum kapan.

Contoh faktor penentu kesuksesan (CSF)

Faktor penentu kesuksesan bisa apa saja. Gol tinggi ini membantu Anda mengarahkan tim ke tujuan Anda. Kemudian, manajer proyek menggunakan CSF untuk memandu inisiatif tim dan memastikan mereka siap meraih kesuksesan.

Faktor penentu kesuksesan yang Anda tetapkan bergantung pada keseluruhan gol strategis organisasi. Berikut beberapa CSF yang dapat Anda buat sesuai dengan rencana organisasi selama pertumbuhan tiga hingga lima tahun ke depan:

• Pedoman pemasaran terbaru

• Fitur produk baru 

• Tinjauan manajemen kinerja

• Membentuk tim penjualan solid untuk mendapatkan pelanggan baru

Sejarah faktor penentu kesuksesan

Konsep faktor kesuksesan pertama kali dikembangkan pada 1961 oleh D. Ronald Daniel, seorang konsultan McKinsey & Company. Setelah itu, John F. Rockart menerbitkan artikel di Harvard Business Review yang menstandardisasikan dan menamainya metode faktor penentu kesuksesan. Di artikel tahun 1979 itu, Rockart menjelaskan CSF sebagai:

[Faktor penentu kesuksesan adalah] sejumlah area terbatas yang, jika hasilnya memuaskan, akan memastikan kinerja kompetitif yang sukses bagi organisasi. Faktor-faktor tersebut adalah beberapa area penting di mana 'semua harus berjalan sesuai ekspektasi' agar bisnis berkembang. Jika hasil di area ini tidak cukup, upaya organisasi selama periode itu kurang dari ekspektasi.”

Hubungan antara gol strategis, CSF, KPI, dan lainnya

Sehubungan dengan penetapan gol, ada banyak akronim yang harus dipelajari dan dilacak. Setiap metodologi penetapan gol sedikit berbeda, tapi jangan biarkan akronimnya membuat Anda kewalahan. Untuk memahami kepanjangan setiap akronim, dan perbandingannya, mari kita lihat proses perencanaan strategis pada umumnya. 

Mulai dengan rencana strategis Anda

Perencanaan strategis adalah induk dari proses penetapan gol apa pun. Sebelum menetapkan gol, Anda perlu membuat strategi dulu. Rencana strategis membantu Anda menentukan tujuan organisasi dan tindakan yang perlu diambil untuk mencapai gol tersebut. 

Temukan KPA dan KRA Anda

KPA, atau yang dikenal sebagai key performance area (area kinerja utama), adalah area bisnis yang krusial bagi kesuksesan Anda. Contohnya, jika bekerja di perusahaan perangkat lunak, salah satu KPA Anda mungkin adalah perangkat lunak yang online dan bebas bug. Atau, jika Anda bekerja di perusahaan manufaktur, KPA yang relevan mungkin saja fasilitas yang tersedia dan sepenuhnya berfungsi. 

Anda harus memahami area kinerja utama untuk menemukan area yang ingin dicapai saat mulai menetapkan gol. Melanjutkan contoh perusahaan perangkat lunak kami, jika perangkat lunak Anda sering mengalami gangguan atau downtime, gol yang baik adalah meningkatkan atau mengurangi downtime itu. 

KRA adalah singkatan dari key result area (area hasil utama). Ini merupakan area fokus yang Anda identifikasi dalam rencana strategis. KRA bersifat lebih luas dari gol. Contohnya, area hasil utama untuk bisnis Anda mungkin saja "probabilitas" atau "efisiensi." Lalu, saat menetapkan gol, jelaskan secara akurat hal yang perlu Anda tingkatkan dalam area itu. 

Pilih metodologi penetapan gol Anda

Setelah memiliki rencana strategis, saatnya menerapkan metodologi penetapan gol. Dua metodologi penetapan gol utama adalah OKR dan CSF (dikombinasikan dengan KPI). Dalam praktiknya, rencanakan untuk menggunakan salah satu saja karena kedua metodologi penetapan gol tersebut sangat mirip. 

Gunakan OKR untuk kerangka kerja sederhana namun fleksibel

OKR adalah singkatan dari Objectives and Key Results (Tujuan dan Hasil Utama). Jika Anda belum pernah menetapkan gol, OKR adalah titik permulaan yang baik karena mengikuti kerangka kerja sederhana:

• Saya akan [tujuan] yang diukur berdasarkan [hasil akhir].

Tujuan adalah gol yang ingin Anda capai, misalnya, meningkatkan kesadaran merek, menghasilkan jejak karbon terendah dalam industri.

Hasil Utama merupakan metrik yang digunakan untuk mengukur progres terhadap tujuan, misalnya, mendorong satu juta pengunjung web, memastikan seperempat bahan produk dapat menjadi kompos, dan seterusnya.

Gunakan CSF dan KPI untuk mengukur progres organisasi secara kuantitatif

CSF, atau faktor penentu kesuksesan, berfungsi serupa dengan O (Tujuan) dalam OKR. Faktor ini adalah tujuan yang diupayakan organisasi untuk memenuhi rencana strategis tiga hingga lima tahun Anda. 

Agar CSF dapat ditindaklanjuti, pasangkan dengan indikator kinerja utama (KPI). KPI adalah metrik kuantitatif tentang progres tim atau organisasi terhadap tujuan bisnis penting. KPI yang baik menjelaskan apakah Anda bekerja sesuai rencana untuk mencapai faktor penentu kesuksesan dan menghasilkan gol strategis.

Jenis CSF yang berbeda dan mengapa itu penting

Umumnya, faktor penentu kesuksesan dibagi menjadi lima jenis berbeda. Memahami jenis CSF membantu memastikan Anda tidak melewatkan faktor penentu kesuksesan apa pun saat merencanakan periode gol mendatang.

1. Faktor penentu kesuksesan terkait industri

Terkadang, ada faktor penentu kesuksesan yang harus diikuti organisasi Anda agar tetap kompetitif. Untuk melacak CSF yang berkaitan dengan industri, tim Anda perlu melacak dan memprediksi tren industri secara proaktif. 

Contoh faktor penentu kesuksesan terkait industri: 

• Inovasi untuk tetap mengungguli penemuan kompetitor

• Keberlanjutan dalam pengemasan atau manufaktur untuk memenuhi ekspektasi pelanggan

• Layanan pelanggan yang melebihi rata-rata industri

2. Faktor penentu kesuksesan kompetitif

Faktor penentu kesuksesan ini dipengaruhi oleh hal yang dilakukan kompetitor, dan cara kesuksesan atau kegagalan mereka memengaruhi organisasi Anda. Ini bukan perbandingan 1:1 terhadap hal yang dilakukan kompetitor. Sebaliknya, CSF ini dipengaruhi oleh dan menerima dampak dari cara pelanggan memandang bisnis Anda sehubungan dengan kompetitor Anda. 

Contoh faktor penentu kesuksesan kompetitif: 

• Dianggap sebagai merek "mewah"

• Menarik bagi demografi pelanggan tertentu

3. Faktor penentu kesuksesan sementara

Sesuai dengan namanya, faktor sementara tidak akan memengaruhi perusahaan Anda secara permanen. Faktor penentu kesuksesan ini justru bersifat sementara dan terbatas yang memengaruhi bisnis Anda  secara positif atau negatif. Mengidentifikasi dan mengatasi faktor ini, jika relevan, mendukung pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan. 

Contoh faktor penentu kesuksesan sementara:

• Perubahan tidak terduga tapi sementara pada model bisnis Anda

• Kapasitas pegawai yang dikurangi karena masalah spesifik dan sementara

• Merekrut pegawai untuk mendukung pembukaan kantor atau wilayah baru

4. Faktor penentu kesuksesan lingkungan

Organisasi Anda tidak memiliki kontrol langsung atas faktor penentu kesuksesan ini meski hal ini tidak membuat faktor tersebut kurang bernilai. Memberi label dan melacak faktor lingkungan secara proaktif adalah cara terbaik untuk mengatasi potensi masalah apa pun nantinya dan mencegah risiko tidak penting. 

Contoh faktor penentu kesuksesan lingkungan: 

• Penurunan ekonomi

• Perubahan kebijakan yang memengaruhi bisnis Anda

• Peraturan industri

5. Faktor penentu kesuksesan posisi manajemen

Berbeda dengan keempat jenis utama CSF, faktor penentu kesuksesan posisi manajemen hanya untuk orang dan posisi tertentu, bukan seluruh organisasi. Jika Anda berada pada posisi manajemen, pertimbangkan untuk menetapkan CSF guna meningkatkan keterampilan manajemen dan kepemimpinan Anda. 

Contoh faktor penentu kesuksesan posisi manajemen:

• Pelatihan penyelesaian konflik

• Mengimplementasikan proses manajemen risiko proyek di seluruh tim

• Praktik manajemen beban kerja

5 langkah mengidentifikasi CSF

Faktor penentu kesuksesan adalah cara terbaik untuk menetapkan dan melacak kriteria kesuksesan. Jika siap mulai, ikuti lima langkah ini untuk meraih kesuksesan.

1. Buat rencana strategis. CSF dibuat berdasarkan rencana strategis tiga hingga lima tahun organisasi Anda. Jadi, mulailah dengan membuatnya jika belum. Karena mengidentifikasi tujuan utama Anda untuk beberapa tahun, rencana strategis merupakan fondasi CSF ke depannya. 

2. Tinjau rencana strategis bersama pemangku kepentingan eksekutif. Setelah membuat rencana strategis, kumpulkan tim proyek manajemen strategis—pemangku kepentingan utama yang membuat faktor penentu kesuksesan. Pelajari rencana strategis dan tentukan proses bisnis dan area hasil utama (KRA) yang krusial serta area penentu untuk organisasi. Contohnya, bayangkan Anda menentukan kepuasan pelanggan sebagai KRA untuk periode gol mendatang. 

3. Tentukan faktor penentu kesuksesan dan bagikan ke organisasi yang lebih luas. Setelah menentukan KRA, lampirkan faktor penentu kesuksesan krusial terkait untuk membantu mencapai gol. Contohnya, jika KRA Anda adalah kepuasan pelanggan, CSF yang terkait adalah meningkatkan hubungan pelanggan melalui tim layanan pelanggan khusus. Setelah menentukan CSF, bagikan ke tim yang lebih luas untuk mendapatkan umpan balik. 

4. Hubungkan CSF dengan KPI agar dapat ditindaklanjuti. Untuk mengubah CSF menjadi tindakan, hubungkan dengan indikator kinerja utama (KPI) terukur. Contohnya, jika CSF Anda adalah meningkatkan hubungan pelanggan melalui tim layanan pelanggan khusus, buat KPI untuk membangun tim kesuksesan pelanggan berisi minimal 10 anggota sebelum akhir kuartal, dan KPI kedua untuk menepati waktu respons layanan pelanggan 12 jam sebelum akhir tahun fiskal.

5. Pantau dan ukur. Setelah CSF dan KPI dibuat, sisanya adalah memantau keduanya agar sukses. Jika belum, atur sistem pelacakan gol untuk melacak dan mengelola gol utama organisasi,serta proyek dan inisiatif yang berdampak pada gol tersebut. 

Buat, susun strategi, kembangkan

Faktor penentu kesuksesan yang baik membantu tim meraih bagian terpenting dari rencana strategis untuk mencapai gol Anda. Jika belum pernah melacak CSF, pastikan untuk melakukannya di alat manajemen gol, misalnya, Gol Asana. Dengan begitu, setiap anggota tim memahami CSF Anda secara akurat, dan KPI untuk membantu meraihnya, serta progres setiap inisiatif