Établir le budget d’un projet, et s’y tenir

Si votre projet était un véhicule, le budget en serait le carburant. Tout comme un camion doit avoir de l’essence dans son réservoir pour pouvoir avancer, l’argent et les ressources sont indispensables à la réalisation de tout projet. En tant que chef de projet, vous êtes à même de planifier et d’utiliser ces ressources le plus efficacement possible, afin que votre projet puisse être mené jusqu’à son terme, dans les délais impartis.

Dans la mesure où le budget est une donnée essentielle à tout projet, savoir comment créer un plan budgétaire fiable et en assurer le suivi représente, pour la gestion de projet, l’une des compétences les plus importantes que vous serez amené à développer tout au long de votre carrière.

Qu’est-ce qu’un budget de projet ?

Le budget d’un projet, c’est un plan qui définit les montants que vous allez dépenser, vos postes de dépenses et le calendrier correspondant. Le risque de manque de ressources ou de dépassement du budget est fréquent en entreprise, et la solution passe par la création en amont d’un plan budgétaire pour surveiller les dépenses sur toute la durée de votre projet. En effet, dans une étude réalisée par le Project Management Institute en 2021, les personnes interrogées ont déclaré que, sur l’année écoulée, seulement 62 % des projets menés au sein de leur organisation avaient été achevés sans dépasser le budget initial.

Établir votre budget avant de démarrer votre projet vous aide à définir l’étendue du travail et à maîtriser les coûts. Cela constitue également un excellent moyen de présenter votre projet aux différentes parties prenantes et d’obtenir les fonds nécessaires, dans la mesure où un plan de dépenses détaillé aide les responsables à comprendre en quoi les coûts engagés contribuent à atteindre les objectifs fixés. De plus, à mesure que votre projet avance, votre budget servira de base de référence pour comparer les dépenses réelles aux dépenses budgétisées et atténuer les coûts supplémentaires le cas échéant. 

Établir son budget de projet en neuf étapes

La création du budget d’un projet peut sembler compliquée, mais vous pourrez y parvenir en suivant ces quelques étapes dans l’ordre. Nous allons ci-dessous expliquer chaque composante du processus d’établissement du budget . 

1. Fixer les objectifs du projet

À la fin de votre projet, vous devrez avoir atteint les objectifs du projet. Commencer par fixer les objectifs vous aide à comprendre où vous allez. Les objectifs servent également de repère au moment de mettre à plat le reste de votre plan de projet. 

Les meilleurs objectifs sont ceux qui sont clairement définis et peuvent être confrontés à la réalité. Vous pouvez ainsi vous en servir comme base de référence pour évaluer la réussite de votre projet une fois celui-ci achevé. Pour fixer des objectifs clairs, utilisez la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini). Par exemple, si vous cherchez à augmenter le nombre de visiteurs de votre site Web, vous pouvez fixer l’objectif suivant : « Avant la fin de ce trimestre, augmenter le trafic naturel sur la page d’accueil de ce site Web de 10 %. » 

2. Définir la portée du projet

Une fois que vous avez fixé vos objectifs, vous pouvez définir les travaux à effectuer pour atteindre ces objectifs. La portée du projet énonce les limites de votre projet, telles que les tâches à accomplir (et à ne pas accomplir), les délais à respecter et les livrables. Lorsque vous définissez ainsi l’étendue du projet, réfléchissez aux points suivants : 

• Ressources disponibles : avant de définir les livrables spécifiques à votre projet, faites le point sur les ressources à votre disposition. Si vous avez un budget serré ou une équipe dont la capacité est limitée, vous devrez peut-être adapter vos livrables en conséquence. À ce titre, il convient d’être conscient des restrictions imposées avant de vous concentrer sur les livrables et sur les ressources nécessaires (que nous aborderons lors des étapes suivantes). 

• Contraintes de temps : est-ce que le temps presse ou est-ce que vous disposez d’autant de temps que nécessaire ? Un calendrier serré peut influer sur le coût des ressources. Par exemple, il sera peut-être nécessaire de payer des travailleurs indépendants au tarif d’urgence si vos délais sont serrés. 

• Ce qui ne relève pas des objectifs : qu’est-ce qui sort du cadre du projet ? Il peut s’avérer utile d’identifier ce qui ne relève pas des objectifs à atteindre afin d’éviter toute « dérive des objectifs » et tout dépassement budgétaire. 

Souvenez-vous, définir l’étendue du projet revient à le délimiter. Cela vous aide à comprendre les objectifs que vous souhaitez atteindre, le type de travail que vous accomplirez et les livrables qui jalonneront votre projet.

3. Diviser les livrables en sous-dépendances

Ensuite, dressez la liste de tous les livrables qui entrent dans le cadre de votre projet et divisez-les en sous-dépendances. Imaginez par exemple qu’un des livrables de votre projet consiste à publier un blog. Vous pouvez diviser cette tâche de la manière suivante : 

• Rédiger le blog

• Relire le blog

• Créer les images

• Mettre en forme dans Wordpress

• Diffuser sur les réseaux sociaux

Cette méthode vous aide à prendre en compte les dépenses cachées éventuelles du projet dès la création du budget. Par exemple, si vous avez simplement essayé d’estimer le budget nécessaire pour publier un blog de manière globale, vous risquerez davantage d’oublier des frais supplémentaires tels que le tarif horaire d’un relecteur indépendant, ou le coût des publications payantes sur les réseaux sociaux. 

Si vous préférez les schémas aux listes, essayez de créer un organigramme des tâches (Work Breakdown Structure en anglais, ou WBS). Cet outil visuel divise les tâches sur plusieurs niveaux. L’objectif principal apparaît en haut et les livrables et les sous-dépendances figurent en dessous. 

4. Dresser la liste des ressources nécessaires

Maintenant que vous avez indiqué tous vos livrables et vos sous-dépendances, vous devez dresser la liste des ressources nécessaires pour chaque point. Soyez aussi précis que possible, et souvenez-vous que le terme « ressource » peut désigner davantage que le personnel ou le matériel. Il peut en effet englober également les coûts indirects tels que la formation ou un espace physique de travail. 

Pour bien démarrer, passons en revue quelques-uns des postes de coûts les plus courants : 

• Membres de l’équipe : sur qui vous appuyez-vous pour effectuer le travail ? Notez s’il s’agit de salariés en interne, ou si vous devez recruter des prestataires supplémentaires rémunérés à l’heure.

• Achats : que faut-il faire pour acheter des ressources externes ? Vous pouvez par exemple demander à un membre de l’équipe de chercher les meilleurs produits à utiliser, communiquer avec les commerciaux ou acheter un outil.  

• Formation : les membres de l’équipe ont-ils besoin de temps ou de ressources supplémentaires pour être performants ? Nous pensons ici au temps nécessaire au personnel pour former de nouveaux employés ou encore aux cours requis pour acquérir de nouvelles compétences. 

• Espace : où va travailler votre équipe ? Par exemple, des salles de réunion ou des bureaux pour les nouveaux membres de l’équipe sont-ils nécessaires ? 

• Recherche : de quelles données avez-vous besoin ? Vous appuierez-vous sur des informations telles que des études de marché portant sur les utilisateurs, une mesure d’audience Web ou un sondage ? 

• Services professionnels : faut-il recruter des spécialistes externes, comme des consultants juridiques ou marketing ? 

• Déplacements : faut-il verser des indemnités de déplacement, de logement ou de repas à votre équipe ? 

5. Estimer les montants

En fin de compte, un budget consiste à estimer les coûts. Toutefois, même si vous ne pouvez pas prédire l’avenir, il existe quelques méthodes qui vous aideront à réaliser les estimations les plus précises possibles. Il n’est pas nécessaire d’en respecter une à la lettre, mais vous pouvez croiser les approches selon les caractéristiques de votre projet.

Voyons quelques-unes des techniques d’estimation à votre disposition :

Estimer et additionner le coût de chaque poste

Souvent appelée estimation ascendante, il s’agit de la meilleure approche si vous savez exactement de quels livrables et sous-dépendances se composera votre projet actuel. Si vous avez créé un organigramme des tâches, vous êtes déjà bien préparé pour cette méthode.

Pour parer à toute éventualité, vous pouvez également comparer vos estimations de coûts avec celles établies selon une autre de ces méthodes. Vous pouvez par exemple noter comment le budget a été dépensé pour un projet similaire par le passé.

Partir d’un montant fixe

Selon cette méthode, vous partez d’un budget total fixe que vous répartissez entre les livrables ou jalons du projet. Même si cela peut sembler légèrement effrayant, en particulier si vous ne savez pas encore combien les livrables du projet peuvent coûter, travailler de cette manière peut s’avérer utile pour déterminer quels objectifs vous pouvez atteindre avec un budget limité.

Si vous devez utiliser cette méthode, essayez de l’associer à une autre de ces options. Par exemple, une fois que vous avez déterminé ce que vous êtes en mesure d’atteindre, refaites le chemin en sens inverse et vérifiez que vous n’avez oublié aucun poste critique.

Comparer les budgets de projets similaires

Les projets passés sont une mine d’or en matière de données historiques, puisqu’ils vous permettent d’identifier en situation dans quels domaines les dépenses ont été maîtrisées ou non. À ce titre, ils peuvent vous donner une idée des coûts que vous avez peut-être sous-estimés, ou des conséquences que peuvent avoir des circonstances imprévues sur les dépenses. Pensez si possible à parcourir les enseignements tirés d’un projet similaire passé.

Envisager différents scénarios

Pour les projets complexes avec un large éventail de résultats possibles, l’estimation peut être difficile. Par exemple, si vous planifiez un événement en extérieur en avril, les coûts seront fonction de la météo : des chapiteaux ou des ventilateurs pour moins ressentir la chaleur, des chauffages d’appoint s’il fait trop froid ou un endroit couvert en cas de pluie pourraient s’avérer nécessaires.

Il est donc utile d’estimer les dépenses pour chacun de ces cas de figure. En fonction de votre marge de manœuvre budgétaire, vous pouvez ne prendre aucun risque et planifier le scénario le plus coûteux, ou calculer les dépenses attendues pour le pire scénario, le meilleur scénario et le scénario le plus probable, puis faire la moyenne des trois.

6. Mettre de côté un fonds pour les imprévus

Parfois, nous faisons face à des imprévus. Des outils cassent, le planning change et une pandémie qui ne se produit qu’une fois par siècle vient tout chambouler. À l’inverse, une opportunité inattendue peut se présenter, comme la possibilité d’acheter un actif commercial à un prix réduit, alors que le projet est déjà lancé. Les réserves pour imprévus vous offrent une marge de manœuvre budgétaire au cas où les plans changeraient. Il est généralement recommandé de mettre de côté 5 à 10 % de votre budget total pour répondre à ce genre de situation.

L’établissement du budget est un processus d’estimation. Il faut donc toujours penser à un fonds pour les imprévus. Si le budget établi est finalement respecté au centime près et que vous n’avez pas besoin de cette marge de manœuvre supplémentaire, vous pouvez affecter les fonds restants au résultat de votre entreprise.

7. Établir votre budget

À ce stade, vous avez identifié l’ensemble des livrables de votre projet, des ressources allouées et des coûts estimés. Maintenant, il est temps de passer aux choses sérieuses : l’élaboration du document qui officialise votre budget. Voyons quelques points clés à prendre en compte :

• Les postes de chaque livrable, sous-livrable et ressource nécessaire, ainsi que les coûts attendus pour chacun de ces postes.

• Un calendrier indiquant quand vous aurez besoin de chaque ressource et quand vous prévoyez de dépenser les fonds.

• Le responsable de chaque composante du budget. Vous pouvez par exemple préciser que votre rédacteur adjoint est chargé du suivi des heures et des factures des indépendants.

• Des documents clairs indiquant quelle partie du budget de l’entreprise vous utiliserez pour chaque poste. Vous pouvez par exemple vous servir du budget du service marketing pour créer des vidéos publicitaires, et du budget du service informatique pour les mises à niveau du matériel.

• Le total des dépenses pour l’intégralité de votre projet. Faites figurer le cas échéant les sous-totaux correspondant au budget de chaque service.

• Un registre de suivi des coûts réels par rapport aux coûts budgétisés une fois votre projet lancé.

Outils de budgétisation du projet

Le choix d’un outil de budgétisation adapté au projet est également important. Assurez-vous que le programme choisi dispose d’une fonctionnalité permettant d’additionner automatiquement les montants en euros (ou toute autre devise), afin de ne pas avoir à tout recalculer manuellement à chaque modification de poste. De même, l’outil choisi doit vous permettre de communiquer et de mettre à jour facilement votre budget en temps réel, pour que tous les membres de l’équipe disposent de la dernière version.

Des tableurs de base de type Excel aux logiciels de gestion de projet plus performants, vous avez l’embarras du choix. Vous ne serez pas surpris d’apprendre que nous recommandons Asana, car cet outil vous permet de saisir et d’additionner les postes, de créer des champs personnalisés, d’attribuer des propriétaires et de communiquer facilement les informations à vos collègues. En dehors du budget, vous pouvez reproduire les processus passés, créer des documents relatifs aux processus et enregistrer les modèles de budget des différents projets pour ne manquer aucune étape.

8. Élaborer un plan de suivi des dépenses

Un budget n’est utile que si vous vous y tenez. Planifiez la fréquence à laquelle vous ferez un point sur les frais réellement engagés par rapport aux coûts budgétisés : un excellent moyen d’éviter les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent. Vous pouvez également prévoir des scénarios décisionnels en cas de dépassement de budget (ou si vous dépensez moins que prévu).

Un outil comme Asana vous permet de communiquer, gérer et suivre votre budget en temps réel. Par exemple, les Rapports Asana récupèrent automatiquement les données de vos projets et affichent en un seul endroit les dépenses, le statut des tâches et les jalons terminés. Ainsi, vous n’avez pas à chercher longtemps pour savoir si vous êtes oui ou non sur la bonne voie.

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9. Obtenir l’approbation des parties prenantes

Maintenant que vous avez entre les mains le plan budgétaire de votre projet, il est temps de le communiquer aux parties prenantes du projet et de leur demander de le valider. Mais rassurez-vous : le plan détaillé que vous avez élaboré offrira aux personnes chargées de l’approuver un aperçu parfaitement clair de la manière dont chaque poste contribuera à atteindre les objectifs du projet. 

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Exemple de budget d’un projet

Imaginons que vous mettez à jour le processus de paiement de votre application mobile, et que l’objectif de votre projet consiste à réduire la durée de paiement moyenne de 25 % au troisième trimestre. Pour atteindre cet objectif, vous avez défini deux livrables prioritaires et présenté les ressources nécessaires.

Voyons à quoi le budget de votre projet pourrait ressembler. Rappelons que vous avez déjà inclus le calendrier, le responsable et le coût estimé pour chaque poste. Vous avez également indiqué à chaque fois le service rattaché au budget utilisé, et avez ajouté des colonnes afin de suivre l’approbation du budget et les dépenses réelles. 

Un budget de projet pour dépenser intelligemment

Un budget bien conçu vous aidera tout au long de votre projet, de la planification à l’exécution en passant par l’approbation. Quand l’établissement du budget n’aura plus de secret pour vous, vous pourrez vous assurer que l’équipe projet dispose des ressources nécessaires pour atteindre ses objectifs clés et accomplir un travail de qualité. Enfin, la mise en place d’un processus destiné à maîtriser les dépenses vous aidera à faire face à d’éventuels coûts imprévus, instaurer un climat de confiance avec les personnes chargées d’approuver le budget et poser les bases de votre réussite pour tous les projets à venir.

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