Modèle d’estimation de projet

« Combien est-ce que ça va nous coûter ? »

Si vous avez de l’expérience en planification ou en gestion de projet, on vous a sûrement déjà posé des questions sur le coût, la durée et les ressources nécessaires pour mener à bien une initiative. Faute de vous y être préparé, répondre à cette question vous demandera une bonne capacité d’improvisation, surtout pendant la phase de planification initiale.

Ces estimations tiennent pour vous de la devinette ? Pourtant, elles sont essentielles à la réussite de vos projets et viennent en complément d’une gestion efficace des attentes des intervenants. C’est là qu’un modèle d’estimation de projet peut vous être bien utile.

En quoi consiste l’estimation de projet ?

L’estimation de projet est le processus qui consiste à prévoir la durée, le coût et les ressources nécessaires pour mener à bien un projet. Toute stratégie de gestion des ressources efficace dépend d’un processus d’estimation de projet rationalisé, qui s’exécute généralement pendant la phase de planification initiale.

Des estimations précises vous aideront, ainsi que vos parties prenantes, à cerner les éléments essentiels pour assurer la réussite du projet, avant même qu’il ne soit lancé. Ces estimations sont l’occasion de vérifier que vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien cette initiative, qu’il s’agisse des ressources ou du budget. Pour finir, des estimations justes vous permettront de préciser les attentes de toutes les personnes impliquées, évitant ainsi tout risque de malentendu ou d’incompréhension.

Qu’est-ce qu’un modèle d’estimation de projet ?

Votre modèle d’estimation de projet vous sert de guide pour effectuer des estimations au début du processus de planification de projet : il vous suffit de le copier et d’y renseigner les informations liées à l’initiative concernée.

Duplicable et réutilisable, votre modèle d’estimation de projet vous permet de standardiser votre processus d’estimation. Il constitue l’outil idéal pour assurer la cohérence des variables utilisées d’un projet à l’autre.

Une chose est sûre : ce type de modèle va simplifier votre processus de planification projet. Pour en savoir plus, suivez le guide !

Pourquoi utiliser un modèle d’estimation de projet ?

Loin d’être gravés dans le marbre, les projets évoluent au fil du temps. Malgré tout, il reste utile d’effectuer une estimation précise des ressources, du coût et du temps nécessaire à leur achèvement pendant la phase de planification initiale. Vous parviendrez ainsi à maintenir votre équipe sur les rails, à gérer les attentes des parties prenantes et à atténuer les risques.

Les modèles d’estimation statiques sont peu pratiques, notamment sur Excel ou Google Sheets : certes, vous pouvez y renseigner vos prévisions liées au budget (coûts et durée estimée), mais c’est bien là leur seule utilité. Par ailleurs, ce type d’outil augmente le risque de faire des erreurs. En effet, nous pouvons vite nous emmêler les pinceaux et nous retrouver à travailler sur la mauvaise version du document.

Pour créer aisément un modèle fiable d’estimation de projet, nous vous conseillons d’utiliser un outil de gestion de projet : outre éviter le va-et-vient entre applications, vous serez certain que votre équipe dispose de toutes les informations de projet dont elle a besoin.

D’autres avantages à utiliser un modèle d’estimation de projet :

• Identifier toutes les ressources dont vous aurez besoin pour mener à bien un projet : membres d’équipe, estimation des coûts, portée du projet ou durée, entre autres.

• Collaborer et communiquer directement au sein de votre outil de travail : effectuez vos estimations, mentionnez vos collaborateurs pour attirer leur attention, ajoutez des pièces jointes ou attribuez des tâches aux membres d’équipe sur un même outil.

• Obtenir l’adhésion des parties prenantes internes et externes : le plus tôt possible, afin que vous puissiez définir les objectifs du projet et que chacun soit sur la même longueur d’onde dès le début.

• Utiliser le modèle d’estimation de projet comme une chronologie informelle : vous pourrez alors déterminer aisément la durée du projet pendant la phase de planification.

• Dupliquer facilement le modèle : cela vous permet de le réutiliser ultérieurement, pour des projets similaires. Vous réduirez ainsi le travail de préparation et créerez un processus standardisé d’estimation des ressources.

• Définir les ressources nécessaires pour un projet interne : si vous externalisez, utilisez le modèle pour clarifier et présenter en détail votre estimation des coûts.

• Utiliser le modèle comme point de départ pour votre réunion post-mortem : vous pourrez comparer les prévisions budgétaires aux coûts réels.

Les éléments à inclure dans votre modèle d’estimation de projet

Chaque projet est unique, c’est pourquoi vous devrez adapter votre modèle d’estimation au cas par cas. Votre modèle de base faisant office de point de départ pour tout projet similaire, veillez à y inclure les informations clés qui s’appliqueront à toutes vos initiatives futures.

Votre modèle d’estimation de projet doit au moins inclure les éléments suivants :

• Une description détaillée des ressources nécessaires pour le projet.

• Le coût total des ressources, en tenant compte de variables telles que le coût de la main-d’œuvre, les taux horaires et la durée estimée.

• Les dates de début et de fin prévues, pour chaque ressource (par exemple, le temps nécessaire à l’achèvement de chaque livrable).

• Le coût total du projet, toutes dépenses comprises.

Fonctionnalités intégrées

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

• Dates de début : dans certaines circonstances, il n’est pas suffisant de connaître l’échéance d’une tâche, vous devez aussi savoir quand commencer à travailler sur celle-ci. Les heures et les dates de début donnent aux membres de votre équipe une idée claire du temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Utilisez-les pour définir, suivre et gérer le travail, de façon à coordonner votre équipe autour des objectifs et à n’oublier aucune dépendance.

• Ajout de tâches à plusieurs projets : le travail est interfonctionnel par essence, c’est pourquoi les équipes doivent pouvoir collaborer efficacement, tous services confondus. Lorsque chaque service dispose de son propre système de fichiers, le travail est cloisonné et peut prendre du retard. Pour y remédier, Asana vous permet de suivre et gérer facilement les tâches sur plusieurs projets. En plus de vous aider à éviter les tâches redondantes et à gagner en visibilité, ce système vous offre la possibilité de voir les tâches en contexte, de garder un œil sur les responsabilités de chacun et de faire le lien entre votre équipe et ses tâches.

Applications recommandées

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions concrètes, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. La réunion commence sur Asana, l’ordre du jour étant partagé avec tous les concernés pour clarifier les points abordés et leur contexte. Pendant celle-ci, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revoir la réunion si nécessaire.

• OneDrive : le sélecteur de fichiers Microsoft OneDrive est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement et simplement des fichiers aux tâches à partir de Word, Excel, PowerPoint, et plus encore.

• Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

Comment utiliser un modèle d’estimation de projet ?

Une fois que vous avez créé votre modèle d’estimation de projet, dupliquez-le et utilisez-le en tant que cadre de référence pour effectuer toutes vos estimations de projet futures. Pour ce faire, suivez ces quelques conseils :

1. Dressez la liste complète de tous les coûts associés au projet : pendant la phase de planification initiale, organisez une réunion avec les membres d’équipe en y conviant également les parties prenantes internes et externes. Vous pourrez faire le point sur les ressources nécessaires pour mener à bien l’initiative en question.

2. Ajoutez toutes les ressources nécessaires à votre modèle d’estimation de projet : le cas échéant, classez ces ressources par catégorie (par exemple, par étape de projet).

3. Fournissez des informations supplémentaires pour chaque élément : durée, type de ressources, coût total de ces dernières, ect.

4. Calculez le coût total du projet : n’oubliez pas d’estimer sa durée et les ressources nécessaires en tenant compte des informations mentionnées auparavant.

5. Réunissez-vous avec votre équipe et les parties prenantes : discutez du projet et de son coût.

6. Lancez-vous : faites avancer le projet, en procédant à quelques ajustements si nécessaire.

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