Choisir le logiciel de gestion de projet de votre équipe

Votre équipe a-t-elle déjà rencontré des difficultés à créer un projet, à obtenir des mises à jour de statut en temps et en heure ou à respecter ses échéances pour certains travaux ? Si oui, rassurez-vous, vous n’êtes pas un cas isolé. En effet, la gestion de projet est un travail difficile, voire très difficile, tout en étant indispensable à la réussite de votre équipe et à l’atteinte des objectifs fixés.

C’est dans ce cadre qu’intervient le logiciel de gestion de projet. Tout nouvel outil pourra certes probablement vous être utile, mais prendre le temps de trouver l’outil adapté à votre équipe vous permettra d’atteindre systématiquement vos objectifs, vous assurant ainsi la plus grande réussite possible.

Si vous êtes à la recherche de votre premier logiciel de gestion de projet, ce processus vous paraît peut-être insurmontable. Vous pourriez même encore vous demander pourquoi il est nécessaire de faire appel à un tel outil, sans parler des difficultés à identifier vos besoins. Par ailleurs, face aux centaines d’options et de fonctionnalités à envisager, difficile de savoir par où commencer ! L’équipe d’Asana a donc souhaité vous proposer ce guide afin de vous aider à :

• Dresser un portrait plus précis des défis auxquels votre équipe doit faire face, pour mieux identifier vos besoins.

• Comprendre à quoi servent les logiciels de gestion de projet pour vous éviter de perdre du temps à tester des outils inadaptés.

• Définir les critères à prendre en compte lorsque vous évaluez les différents outils pour identifier les fonctionnalités essentielles à votre équipe.

Pourquoi faire appel à un outil de gestion de projet ?

Comment vous assurer que votre équipe sait ce qu’elle a à faire, qui sont les responsables et quelles sont les échéances ? Vous devez absolument planifier et organiser ces éléments et détails fondamentaux de vos activités de projet pour assurer la réussite de votre équipe. Pourtant, la gestion de projet offre certains des plus grands défis aux équipes comme aux entreprises.

Mais comment savoir si l’utilisation d’un outil de gestion de projet vous serait bénéfique ? Voici quatre raisons pour lesquelles votre équipe a besoin d’un tel outil :

1. Les membres de votre équipe utilisent tous un système différent pour gérer leur travail. Par conséquent, la communication, les projets, tâches et fichiers de votre équipe sont dispersés sur plusieurs outils.

2. Les membres de l’équipe ne savent pas ce sur quoi ils doivent travailler ni quelles sont leurs priorités. Ils ne savent pas non plus comment faire pour trouver ces informations, perdant bien souvent leur temps (et probablement aussi le vôtre) à poser des questions et à chercher des réponses.

3. Le processus mis en place pour communiquer vos priorités et demander des mises à jour de statut s’appuie majoritairement sur des réunions, des e-mails, ou même en corrigeant à la main des feuilles de calcul complexes.

4. Pour toutes les raisons énoncées ci-dessus, les membres de l’équipe passent régulièrement à côté des échéances fixées.

Les bases de la gestion de projet : organiser son travail et établir des responsabilités

Aucun projet ne porte ses fruits sans le soutien de tous les membres de l’équipe. Mais comment faire s’ils n’ont aucune idée de ce que l’on attend d’eux ni des échéances et jalons à respecter, et qu’ils ne savent pas où trouver les informations dont ils ont besoin ?

Organisez votre travail en un seul endroit

Les logiciels de gestion de projet regroupent tout le travail de votre équipe et vous permettent de tout organiser au même endroit. C’est un peu comme un système de rangement dans lequel vous stockez toutes les informations essentielles à la réussite de votre équipe dans les compartiments prévus à cet effet, que ce soient les projets et tâches à faire, les responsables, échéances, priorités, fichiers, etc.

Ainsi, tous les membres de l’équipe savent où trouver ce dont ils ont besoin et chacun est conscient des responsabilités qui lui incombent. Lorsque vous étudiez les différents outils disponibles, prenez en compte les critères suivants :

• Structure des tâches et des projets : comment chaque outil décompose-t-il les projets et leurs éléments ? Ici, nous ne parlons pas de la façon dont vous visualisez votre travail, mais bien de la hiérarchie de l’information. Par exemple, est-il possible de subdiviser de larges tâches en des tâches plus petites (donc des sous-tâches) ?

• Informations des tâches : quelles sont les informations inclues dans chaque tâche ? La structure des tâches présente-t-elle des similitudes d’un projet à l’autre ?

Établissez des responsabilités et engagements clairs pour chaque activité

La solution de gestion de projet que vous avez choisie devrait vous aider à facilement attribuer des responsables, mettre en évidence les liens entre les tâches et garder un œil sur vos échéances. Nous vous conseillons de rechercher un outil offrant les capacités suivantes :

• Responsable de tâche : l’outil permet-il d’attribuer aisément un propriétaire à chaque tâche ? Les responsabilités de chacun sont-elles claires pour chaque activité ? Rien de mieux pour promouvoir une plus grande responsabilisation au sein de votre équipe et pour vous assurer que chacun respecte ses échéances.

• Dépendances de tâches : en mettant en valeur les dépendances entre les tâches, vous permettez aux membres de l’équipe de repérer les tâches qui devront être terminées au préalable par leurs collègues (et de savoir où les trouver) avant que ne débute leur propre travail.

• Dates de début et échéances : il est évidemment indispensable de fixer des échéances claires. Néanmoins, toutes les tâches ne sont pas identiques et certaines demanderont plus de temps que d’autres. Dans certains cas, il vous faudra également indiquer des dates de début. Rien de tel pour offrir à votre équipe toute la clarté dont elle a besoin et pour lui permettre d’identifier les échéances et la durée de ses activités. Enfin, les dates de début aident aussi vos collègues à mieux hiérarchiser leur travail.

Un système organisant les informations essentielles de façon à identifier le travail à faire, les responsables, les dates et les délais permet à chacun de mieux suivre son travail et de respecter ses échéances. Vous pourrez alors commencer à aider votre équipe à travailler plus efficacement dans d’autres domaines.

Collaboration : centraliser les communications et informations d’équipe

De nos jours, les équipes sont de plus en plus sous pression : elles doivent en faire toujours plus avec de moins en moins de moyens et évoluer plus rapidement que jamais, tout en améliorant la qualité de leur travail. Alors qu’il est impératif de faire preuve d’une collaboration efficace, nous rencontrons encore des difficultés à travailler ensemble. Comment expliquer ce phénomène ?

Pour commencer, les équipes partagent rarement un même espace de travail sur lequel elles peuvent planifier, gérer et communiquer au sujet de leurs objectifs, projets, tâches, fichiers, etc. Au lieu de cela, leur travail s’étend sur de nombreux outils, empêchant une collaboration efficace à bien des égards.

Centralisez les communications d’équipe

Partager le travail à l’aide d’e-mails et autres applications entraîne la création de chaînes sans fin, qui ne fournissent de contexte qu’à leurs destinataires, si tant est qu’ils parviennent eux-mêmes à y trouver le nécessaire. Les membres de l’équipe perdent du temps à rechercher les échanges correspondants, retours et autres informations dont ils ont besoin pour travailler correctement, bien souvent pour s’apercevoir après coup que l’un de leurs collègues avait ces informations à disposition dans sa propre boîte de réception.

Que ce soit pour partager des retours et des mises à jour de statut ou pour poser des questions, votre outil de gestion de projet doit regrouper l’ensemble de vos communications au même endroit et les relier directement aux tâches et projets auxquels elles sont associées. Voici quelques-unes des capacités à rechercher :

• L’outil vous permet-il de communiquer en contexte, là où se trouve votre travail ? Vous devez pouvoir ajouter des commentaires aux tâches et @mentionner d’autres membres de l’équipe. De plus, l’outil doit s’intégrer à vos applications de communication préférées. Vous pourrez ainsi rationaliser votre travail et regrouper toutes vos communications d’équipe au même endroit, afin que chacun ait accès au contexte dont il a besoin, à tout moment.

• Vous permet-il de collaborer en différé ? Nombreuses sont les entreprises qui proposent des horaires de travail plus flexibles. Il est donc essentiel pour les membres de l’équipe et les différents acteurs de pouvoir se tenir au courant des dernières mises à jour où qu’ils se trouvent. Utilisez un outil basé sur le cloud et proposant des fonctionnalités qui vous permettent de suivre et de recevoir des notifications concernant les projets et tâches qui comptent le plus pour vous.

• Vous permet-il de travailler en déplacement ? Assurez-vous aussi que l’outil que vous choisissez dispose d’une application mobile vous permettant également de suivre votre travail sur téléphone ou tablette.

Établissez un espace de travail unique pour votre équipe

En l’absence de centralisation des plans, tâches, fichiers et communications, le travail s’effectue en vase clos. En effet, lorsqu’elles n’ont pas accès à une source unique de référence, les équipes ne sont pas en mesure de rechercher du contenu, de faire le lien entre le travail de différents projets ou équipes, ou encore de collaborer en différé. Les membres de l’équipe sont alors isolés les uns des autres et perdent leur temps en produisant des doublons des travaux de leurs collègues.

Les logiciels de gestion de projet ont pour but de rassembler tous les projets et tâches de votre équipe au même endroit, afin que vous puissiez planifier, gérer et communiquer sur votre travail tout en souplesse. Voici les questions que vous devriez vous poser et les capacités à prendre en compte dans votre évaluation des différents outils :

• L’outil vous permet-il d’importer des fichiers numériques et de les associer aux projets et tâches correspondants ? Votre équipe doit pouvoir facilement gérer des ressources numériques afin de ne pas perdre de temps à rechercher ou copier des fichiers. Cette fonctionnalité est l’une des clés qui vous ouvriront les portes d’une meilleure collaboration. Assurez-vous donc que les solutions envisagées vous permettent d’importer des fichiers depuis votre ordinateur et qu’elles offrent un espace de stockage illimité.

• Peut-il s’intégrer aux outils que vous utilisez déjà ? Votre équipe doit pouvoir se connecter facilement aux autres outils utilisés au quotidien, par exemple Google Drive, Dropbox, Box et OneDrive. De telles intégrations sont essentielles pour bien gérer les fichiers partagés et pour mener un travail d’équipe plus productif.

• Vous permet-il de partager, relier et rechercher du contenu professionnel ? Pour une plus grande transparence, votre équipe doit pouvoir visualiser les projets et tâches accessibles à tous pour trouver les éléments nécessaires sans difficulté. En décloisonnant l’information et les données, vous offrez à vos équipes une meilleure compréhension des objectifs fixés, tandis que leurs membres produisent moins de doublons.

Personnalisation et flexibilité : adapter un outil aux besoins de votre équipe

De nombreuses organisations font appel à des chefs de projet professionnels et même à des équipes expertes en gestion de projet d’entreprise pour superviser leurs activités. Bien souvent, ces derniers utilisent des logiciels complexes, spécialement conçus pour répondre à leurs besoins particuliers et non à ceux d’une équipe lambda.

Dans les organisations plus petites, il arrive que chacun ait pour responsabilité de gérer des projets, parfois même sans avoir été formé au préalable. En fait, de nos jours, de nombreux collaborateurs se retrouvent « chefs de projet par accident » et doivent faire face aux nombreux défis connus :

• Les équipes travaillent sur différents types de projets et estiment qu’il leur faut plusieurs outils pour les gérer.

• Les plans de projet subissent des modifications. Ces corrections engendrent une certaine confusion, déchaînent les passions et ont une incidence sur les délais.

• Les équipes traitent fréquemment les mêmes types de projets (par exemple un lancement de produit ou l’intégration de nouveaux employés), mais n’ont pas standardisé leurs processus, ce qui leur permettrait de commencer à travailler plus rapidement. Elles perdent alors sans arrêt du temps sur les mêmes tâches de routine.

• Les membres de l’équipe font souvent appel à différentes méthodes de travail et souhaitent utiliser des outils qui reflètent leurs préférences personnelles.

Choisissez un outil adaptable aux besoins de votre équipe

Le bon outil de gestion de projet aide votre équipe à se focaliser sur les activités à haute valeur ajoutée, facteurs de croissance pour votre entreprise. Il doit offrir suffisamment de flexibilité pour gérer tous les projets de votre équipe, tout en s’adaptant rapidement et facilement aux changements et en vous faisant gagner du temps sur vos tâches récurrentes. Voici certaines des capacités à prendre en compte dans votre sélection :

Plusieurs vues

Vous devez absolument prendre en compte la façon dont vous et votre équipe souhaitez visualiser vos activités. Certains outils proposent différents types d’affichage, d’autres non. Par exemple, une équipe focalisée sur des projets axés sur les échéances souhaitera probablement visualiser son travail au sein d’une chronologie ou d’un calendrier pour bien identifier et intégrer les étapes nécessaires, les tâches dépendant les unes des autres et les échéances correspondantes.

En revanche, pour les projets demandant un suivi régulier, votre équipe pourrait privilégier un affichage sous forme de tableau Kanban, de liste, etc.

Bien sûr, avoir accès à plusieurs options d’affichage permet à votre équipe de choisir la vue adaptée à chaque projet et aux préférences individuelles.

Champs personnalisés

Grâce aux champs personnalisés, vous pouvez suivre tous types d’informations de la façon la mieux adaptée à votre équipe et aux projets individuels. Par exemple, vous pouvez consacrer un champ à la priorité à accorder à chaque tâche au sein d’un même projet (élevée, moyenne ou faible) ou à l’étape à laquelle se trouve chaque activité (en cours, en attente d’approbation, etc.). Les champs personnalisés offrent à votre équipe un nombre d’options illimité pour mieux gérer et rendre compte de son travail.

Modèles personnalisables

De nombreux outils vous donnent accès à une bibliothèque de modèles de projet pour vous aider à bien débuter. Néanmoins, vous devez pouvoir les personnaliser pour les adapter à vos propres besoins, mais aussi créer vos propres modèles. Ainsi, vous pourrez standardiser et affiner les processus applicables aux tâches et projets traités régulièrement par votre équipe.

Adoption : s’assurer que toute l’équipe utilise votre outil de gestion de projet

Dans un monde idéal, votre équipe devrait adopter rapidement et facilement l’outil de gestion de projet que vous avez choisi. Malheureusement, dans les faits, l’adoption d’un nouveau logiciel constitue souvent un processus complexe et délicat. Vous devez donc prendre le temps d’étudier ce qu’implique cette adoption pour votre équipe et vous.

Essai gratuit

Êtes-vous en mesure de tester le produit avec votre équipe pendant plusieurs semaines ou plus, pour que chacun puisse s’y intéresser et tester ses fonctionnalités ? Lancez-vous rapidement en gérant un projet complexe de A à Z au cours de votre essai. À la fin de ce dernier, vous devrez évaluer si vous disposez du savoir-faire pour bien utiliser le produit sur le long terme.

Outils de formation et assistance

Évaluez la prise en main de l’outil de façon à déterminer la période d’intégration générale. L’entreprise propose-t-elle des tutoriels, des démonstrations, des cours et des guides auxquels vos collègues peuvent accéder quand ils le souhaitent ? Pouvez-vous bénéficier de l’assistance d’une équipe de la réussite client ? N’hésitez pas à faire appel à certaines de ces ressources durant votre essai pour assurer un bon apprentissage.

Facilité d’implémentation

Combien de temps vous faut-il pour mettre l’outil en place ? Combien de temps pour créer vos projets ? Est-il possible d’importer votre travail depuis des feuilles de calcul ou des documents, ou encore de faire appel à des modèles pour débuter immédiatement ? Il n’est pas garanti que ces fonctionnalités seront adoptées par votre équipe, mais elles peuvent vous faciliter la tâche lorsque vous souhaitez commencer rapidement à utiliser et tester des outils.

Expérience utilisateur intuitive

L’interface est-elle simple et intuitive ? Toute votre équipe est-elle en mesure de l’utiliser (et pas seulement les chefs de projet ayant suivi une formation spécifique) ? Le design de l’outil anticipe-t-il les actions de l’utilisateur et l’aide-t-il à les effectuer ? Prenez note des actions à réaliser les plus courantes et évaluez la facilité avec laquelle vous pouvez les trouver, les comprendre et les utiliser.

Modèles

Le logiciel inclut-il des modèles adaptés aux processus courants de façon à ce que votre équipe puisse rapidement mettre en œuvre de nouveaux projets et effectuer ses tâches habituelles ? Ces modèles peuvent-ils être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de votre équipe ? Faites le test avec un ou deux modèles pour déterminer si ces derniers aideront votre équipe à être plus productive et à passer plus de temps sur les activités à haute valeur ajoutée.

Évolutivité et tarification : trouver un outil qui évolue au rythme de votre activité

Bien, maintenant abordons le sujet le moins populaire : les finances. Comme la majorité des équipes, vous avez probablement un budget à respecter et vous devez donc bien analyser les coûts. Vous devez aussi vous assurer que l’outil sélectionné pourra s’adapter à la croissance de votre équipe. Dans quelques années, il serait fâcheux d’avoir à trouver une alternative à cet outil parce qu’il est devenu trop coûteux ou que votre équipe a doublé ses effectifs.

Une tarification flexible

Une petite équipe qui vient tout juste de se lancer dans l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet a des besoins bien différents de ceux d’une grande équipe constituée d’utilisateurs expérimentés. De nombreux fournisseurs proposent des formules basées sur des facteurs similaires, par exemple la taille de votre équipe ou les fonctionnalités disponibles, vous permettant ainsi de choisir l’option offrant le meilleur rapport qualité-prix. Assurez-vous aussi de pouvoir aisément mettre votre formule à niveau le moment venu.

Une tarification transparente

De quelle manière le prix de la formule de votre choix est-il déterminé ? S’agit-il d’un coût par place (personne), d’un taux fixe, d’un tarif mensuel ou autre ? Comprendre la tarification vous aidera à repérer les outils qui deviendraient trop onéreux si votre équipe était amenée à se développer.

Création de rapports : partager sa progression et ses résultats avec les membres de l’équipe et tous les participants

La gestion de projet passe aussi par la création de rapports d’avancement. En effet, vous devez savoir où en sont vos projets pour adapter vos plans et ressources en conséquence. L’équipe de direction souhaitera savoir si votre projet sera livré dans les temps, puisqu’elle compte sur ce projet pour atteindre des objectifs bien précis. Bien entendu, une fois le projet terminé, toutes les parties prenantes voudront aussi examiner les résultats.

Pour créer facilement des rapports utiles, exploitables et partageables avec l’équipe de direction et les différents acteurs, vous devez opter pour un outil permettant de suivre les informations de projet qui vous sont essentielles. Comme nous l’avons déjà mentionné, vous devez pouvoir suivre chaque élément de votre travail, ses échéances et ses responsables. Ensuite, vous pouvez aussi suivre des informations comme la priorité, les étapes ou les canaux pour créer des rapports spécifiques en fonction de ces critères.

Voici certaines des capacités à privilégier dans votre outil de gestion de projet :

• Mises à jour de statut : votre projet est-il dans les temps, ou fait-il face à des risques ou des blocages ? En partageant régulièrement des mises à jour de statut, vos collègues sont informés de l’avancement général du projet. Assurez-vous de choisir un outil qui propose un espace dédié au partage des mises à jour de statut pour chaque projet, afin de les retrouver et d’y faire référence en toute simplicité.

• Suivi de la progression en temps réel : une fois le travail terminé, votre outil de gestion de projet devrait automatiquement vous signaler cet avancement. Ainsi, vous repérez à tout moment ce qui a déjà été fait et ce qui reste à faire, ainsi que les tâches qui entravent la progression d’autres travaux.

• Rapports partageables : obtenez des renseignements pertinents sur vos projets en créant des rapports s’appuyant sur les données suivies et en les partageant avec l’équipe de direction et vos collègues. L’outil sélectionné doit non seulement vous permettre de créer des rapports types, mais aussi de concevoir des rapports personnalisés à partir des données qui vous intéressent.

Sécurité : protéger le travail de votre équipe

Puisque vous gérez les projets de votre équipe à partir de cet outil, vous devez vous assurer que vos données sont en sécurité. Quelles que soient les exigences de votre entreprise, votre logiciel de gestion de projet doit proposer un certain nombre de fonctionnalités liées à la sécurité, à l’administration et aux données.

Commandes d’administration

L’outil que vous choisirez doit proposer des commandes d’administration pour ajouter, gérer et retirer des employés ou invités en temps utile. Vous pourriez également souhaiter définir des exigences pour les mots de passe, avec notamment des instructions relatives à leur complexité, une double authentification, ou encore le SSO ou le SAML pour sécuriser vos données. Enfin, assurez-vous que les capacités de gestion des données offertes par l’outil (par exemple l’exportation et la suppression de données à la demande) répondent à vos besoins.

Autorisations de confidentialité

Certains projets contiennent des données de travail plus sensibles que d’autres. Votre outil de gestion de projet doit donc vous permettre de définir des autorisations de confidentialité (par exemple public ou privé) pour les projets et éléments qui ne doivent être accessibles qu’aux personnes concernées.

Plusieurs niveaux d’accès

Si gérer vos projets par l’intermédiaire d’un outil collaboratif améliore la visibilité sur le travail effectué, vous devez contrôler les accès avec soin, sans quoi vos plans pourraient être modifiés par mégarde.

Choisissez un outil qui propose différents niveaux d’accès aux membres selon leur fonction et leur implication dans le projet (notamment en autorisant les modifications ou commentaires uniquement). Par exemple, nombreux sont ceux qui ont besoin de visualiser les informations de projet et de commenter les tâches, sans toutefois avoir besoin de les modifier.

Sécurité globale du produit

Vous devez avoir accès à certaines fonctionnalités d’ordre général pour garantir la sécurité des données des projets et utilisateurs. La transmission des données doit être cryptée, et des tests de sécurité et analyses de réseau doivent être effectués à intervalles réguliers. L’outil doit se conformer aux cadres de protection de la vie privée les plus courants et présenter toutes les certifications de sécurité exigées par votre équipe informatique.

Quel outil votre équipe utilisera-t-elle ?

Comme nous l’avons constaté, le processus de sélection d’un outil de gestion de projet adapté à votre équipe peut demander beaucoup d’efforts, et cette décision n’est ni à prendre trop rapidement ni à la légère. Nous espérons que ce guide vous aura aidé à mieux identifier les besoins de votre équipe et les défis auxquels elle est confrontée. Vous pouvez à présent circonscrire votre recherche à une plus petite liste d’outils tels qu’Asana à tester avec votre équipe.

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