Fiche pratique : définir la portée d’un projet en 8 étapes

En gestion de projet, il faut viser juste : ne pas monter un projet trop petit, ni trop volumineux. Misez plutôt sur l’équilibre. Créez un projet en mesure d’englober tous vos livrables, mais qui reste un objectif réaliste à atteindre.

Le secret ? Définir la portée de votre projet. Cette étape clé vous permet de produire les livrables attendus dans le respect des délais et du budget, sans surcharger votre équipe. Cet article abordera tout ce qu’il y a à savoir concernant la définition et la gestion de la portée d’un projet.

Qu’est-ce que la portée d’un projet ?

La portée du projet fixe les limites de ce dernier et détermine précisément ses objectifs, ses délais et les livrables à réaliser. Définir clairement la portée de votre projet est le moyen idéal pour vous assurer d’atteindre vos buts et objectifs, sans retard ni surcharge de travail.

Cette tâche n’est pas réservée à un seul collaborateur, encore moins à effectuer dans son coin. Au contraire, il est préférable d’échanger avec les principales parties prenantes et de vous assurer d’être tous sur la même longueur d’onde. Vous travaillez au lancement d’un produit pour votre entreprise ? Vous devez alors prendre en compte l’avis des différents participants au sein des équipes concernées : produit, conception, contenu, etc. Selon la complexité de votre projet, il est également possible de mettre en place un processus de conduite du changement. Pas d’inquiétude, nous en reparlerons plus tard.

Qu’est-ce qu’un énoncé de portée de projet ?

Un énoncé de portée de projet est simplement un document écrit qui précise cette même portée. Selon la complexité du projet, votre énoncé peut constituer une section de votre plan de projet ou faire l’objet d’un document séparé. En outre, si vous collaborez avec une équipe extérieure ou une agence, vous pouvez transformer votre énoncé de portée en énoncé des travaux (EDT) pour consolider le contrat conclu avec votre fournisseur.

Qu’est-ce que la dérive des objectifs ?

La dérive des objectifs survient lorsque les livrables dépassent la portée prédéterminée pour le projet. Prenons un exemple : vous travaillez au lancement d’un produit, mais n’avez pas rédigé l’énoncé de portée de votre projet. Alors que le projet est déjà bien avancé, une partie prenante vous informe que vous avez désormais un livrable supplémentaire à produire, en l’occurrence un communiqué de presse. Quelques jours plus tard, un autre acteur du projet vous demande de rédiger un article de blog à propos du nouveau produit. Votre équipe ne s’attendait pas à l’arrivée inopinée de deux nouveaux livrables et n’y était peut-être pas forcément préparée. Résultat, il est probable que cette situation génère un stress inutile, voire retarde le rendu des livrables initialement prévus.

Lorsque votre initiative souffre d’une dérive des objectifs, vous êtes contraints de travailler sur des tâches auxquelles vous ne vous attendiez pas en début de projet. Cette dérive peut alors entraîner des retards, une surcharge de travail ou la production de livrables de moindre qualité.

Comment faire pour éviter toute dérive des objectifs ? Nous vous conseillons de rédiger un énoncé de portée clair pour votre projet et de le communiquer à toutes les parties prenantes concernées une fois le projet lancé, le plus tôt possible de préférence. Chacun est ainsi sur la même longueur d’onde quant à ce qui est inclus ou non dans le projet.

Définir en amont la portée de votre projet : quels avantages ?

Définir la portée du projet constitue une étape clé du processus de planification. Sans une portée clairement circonscrite, votre projet pourrait s’écarter du droit chemin. La capacité de votre équipe à gérer le travail pourrait être comprise, avec un risque accru de retards et de burnouts chez vos collègues. La portée du projet est là pour vous aider à considérer l’ensemble du cycle de vie de votre projet et garantir que vos objectifs finaux sont réalisables. Définir la portée vous permet notamment de :

• Garantir que toutes les parties prenantes ont une parfaite connaissance des limites du projet

• Gérer les attentes des parties prenantes et remporter leur adhésion

• Limiter les risques sur ce projet

• Bien budgétiser et planifier les ressources

• Coordonner vos activités et vos principaux objectifs

• Empêcher la dérive des objectifs

• Mettre en œuvre un processus de conduite du changement (dans le cas de projets complexes)

Définir la portée de votre projet en 8 étapes

1. Commencez par définir les objectifs du projet

Avant de définir la portée de votre projet, vous devez d’abord en préciser les objectifs. Les objectifs du projet correspondent aux ressources et livrables que vous prévoyez de fournir en fin de projet. Si déterminer la portée du projet vous aide à atteindre vos objectifs, ces derniers sont avant tout une boussole essentielle dans le cadre de vos activités.

2. Planifiez les ressources, si ce n’est pas déjà fait

Outre les objectifs du projet, vous devez également avoir une idée des ressources dont vous disposerez. En gestion de projet, une ressource correspond aussi bien au budget du projet qu’aux disponibilités de l’équipe, entre autres. Le plan de gestion des ressources identifie les ressources dont vous disposez pour le projet en cours et de quelle manière elles seront allouées.

Mieux vaut définir votre plan de gestion des ressources avant de déterminer la portée du projet. À l’heure de rédiger l’énoncé de portée, vous connaîtrez précisément les ressources dont vous disposez et serez en mesure d’ajuster la portée en fonction de celles-ci.

3. Tenez compte de toute autre information utile

Dans le cadre de la planification de projet, il existe d’autres éléments importants à ne pas négliger. Pour le moment, l’essentiel est de vous concentrer sur tout élément qui pourrait influer sur la portée de votre projet. Rappelez-vous que cette dernière vous permet de créer un document de référence sur lequel vous identifierez concrètement les limites du projet, mais aussi vos principaux objectifs, votre budget, vos ressources et les livrables attendus. Tout autre élément qui pourrait avoir des conséquences sur ces ressources, comme votre chronologie de projet, doit être pris en compte sans plus attendre.

4. Rédigez un premier jet de l’énoncé de portée du projet

Il est temps de regrouper toutes les recherches que vous avez effectuées en un seul et même document : l’énoncé de portée du projet. Ce dernier doit expliquer ce que vous allez faire ou non et pourquoi.

Selon la complexité de votre projet, l’énoncé de portée peut prendre différentes formes : une liste à puces, un paragraphe plus détaillé ou un énoncé des travaux (EDT) exhaustif. Quelle que soit sa longueur, cet énoncé doit décrire les objectifs du projet et indiquer ce qui fera partie du projet ou non.

Comment définir la portée de votre projet ? Commencez par répondre à ces quelques questions :

• Pourquoi travaillez-vous sur ce projet ? Quels sont vos objectifs finaux et les livrables attendus ?

• Existe-t-il des contraintes ? Quel est le budget ? Quels sont les effectifs et les ressources disponibles ? Quels membres de l’équipe travailleront-ils sur ce projet ?

• Quels sont les délais pour le rendu des livrables ? Y a-t-il un calendrier à respecter, et si oui, lequel ?

• Quels sont les éléments qui n’entrent pas dans la portée du projet ?

Exemple d’énoncé de portée de projet

Imaginons que vous travaillez à la refonte du site Web de votre entreprise. Voici ce à quoi pourrait ressembler la portée de votre projet :

Objectifs du projet : transférer le back-end du site Web sur la plateforme CMS pour améliorer la vitesse de chargement et l’ergonomie des pages Web.

Ressources :

• Équipe Web (trois personnes), 30 heures de travail par semaine pendant six semaines

• Responsable technique (une personne), 10 heures de travail par semaine pendant six semaines

• Vérifications informatique et juridique (deux équipes), cinq heures de travail par semaine, ponctuellement

• 7 000 € pour le CMS

Livrables :

• Formation pour tous les rédacteurs de contenu fin mai 2021

• Transfert de l’ensemble du site vers le nouveau CMS d’ici juin 2021

Feuille de route et chronologie du projet :

• 26 avril : commencer à définir la portée pour le CMS

• 10 mai : vérifications informatique et juridique

• Du 17 mai au 3 juin : transfert de l’équipe Web

• 31 mai : formation des rédacteurs de contenu

• 4 juin : mise en ligne du CMS

Éléments non prévus dans le projet :

• Nouveau système de gestion des ressources numériques (DAM)

• Pages Web personnalisables sur le nouveau CMS

5. Obtenez l’adhésion et l’approbation des parties prenantes clés

Avant de valider l’énoncé de portée de votre projet, assurez-vous d’obtenir l’adhésion des parties prenantes. C’est l’occasion de faire le point, d’ajuster certains objectifs et de décider ce qui entre en compte ou non. Une fois le projet lancé, il sera plus difficile de modifier un élément de l’énoncé de portée, quel qu’il soit. Pour éviter tout écueil ou obstacle, pensez à communiquer l’énoncé de portée à toutes les parties prenantes importantes.

6. Implémentez un processus de conduite du changement si nécessaire

Votre projet compte de nombreux participants ? Vous gérez une initiative complexe ? Le cas échéant, mettre en place un processus de conduite du changement peut s’avérer très utile. Pour les projets volumineux ou complexes, vous aurez indubitablement des ajustements à effectuer : calendrier trop optimiste, réception de commentaires de nouveaux clients vous conduisant à opérer des changements importants, etc. Si vous devez évidemment être en mesure de procéder aux modifications nécessaires, mieux vaut ne pas laisser tout un chacun modifier le travail en cours, au risque d’entraîner une dérive des objectifs.

Un processus de conduite du changement est un ensemble prédéfini d’étapes à suivre par les parties prenantes avant qu’une quelconque modification ne soit approuvée. Pour créer ce type de processus, veillez à ce que votre équipe projet et les autres participants puissent envoyer des demandes de modification (en créant un formulaire unique de réception des demandes, par exemple). Un ensemble de parties prenantes clés, préalablement sélectionnées, est alors chargé d’examiner les changements et de décider de leur utilité. Le cas échéant, voyez s’il est possible d’ajuster vos priorités afin d’éviter toute dérive des objectifs.

7. Communiquez l’énoncé de portée à votre équipe

Les parties prenantes ont examiné et validé l’énoncé de portée de votre projet. Il est désormais temps de le communiquer à l’équipe projet. Assurez-vous que cette dernière dispose d’une source unique de référence pour accéder à l’ensemble des activités traitées, notamment en adoptant un outil de gestion du travail.

8. Reportez-vous à l’énoncé de portée durant l’exécution du projet si nécessaire

Consultez fréquemment votre énoncé de portée pour vous assurer que le projet reste en bonne voie et qu’il ne risque pas de souffrir d’une dérive des objectifs. Si l’un de vos collaborateurs a intégré de nouveaux éléments au sein du projet sans respecter le processus de conduite du changement, renvoyez-le à l’énoncé de portée du projet et encouragez-le à envoyer une demande de modifications ou un commentaire pour faire part de ses idées à l’avenir.

L’énoncé de portée du projet, élément clé d’une collaboration saine

L’énoncé de portée est un excellent outil pour garantir que votre projet est sur le chemin de la réussite. C’est aussi un très bon moyen de soutenir l’équipe projet et d’éviter toute situation de surmenage. Toutefois, si les parties prenantes clés ne sont pas informées de son contenu, cet énoncé est inutile. Veillez à le présenter en tout début de projet ; vous pourrez vous y référer régulièrement tout au long de votre travail.