Qu’est-ce qu’une analyse des parties prenantes ?

La cartographie des parties prenantes, élément essentiel en début de projet, s'avère fondamentale pour en assurer le succès. Ce processus stratégique aide à clarifier qui influence et qui est influencé par le projet, identifiant ainsi non seulement les acteurs clés mais aussi leur niveau d'intérêt et d'influence. Cet outil de gestion enrichit la communication et optimise l'engagement de toutes les parties prenantes.

Cet article vous guide à travers les méthodes efficaces pour dresser une cartographie des parties prenantes, depuis l'identification précise jusqu'à l'exploitation stratégique de cette visualisation pour renforcer la collaboration et maximiser l'impact de votre projet. Vous découvrirez comment ajuster votre stratégie de communication pour aligner les intérêts et motiver toutes les parties impliquées, assurant ainsi une gestion dynamique et réactive tout au long du projet.

Qu’est-ce qu’une partie prenante en gestion de projet ?

Dans le cadre de la gestion de projet, les parties prenantes désignent l'ensemble des individus ou groupes d'individus qui, à différents niveaux de responsabilité et d'implication, peuvent exercer une influence ou subir l'impact des activités et des résultats du projet. Ces acteurs peuvent être des membres de l'équipe projet, des dirigeants, ou d'autres employés de l'organisation qui, bien que n'étant pas engagés au quotidien dans les tâches du projet, sont essentiels en raison de leur capacité à affecter ou être affectés par son issue.

L'identification et la gestion efficace de ces acteurs clés sont fondamentales. Elles assurent non seulement une meilleure navigation à travers les complexités organisationnelles, mais renforcent également la communication stratégique nécessaire pour atteindre les objectifs du projet. En reconnaissant le rôle de chaque partie prenante et en adaptant les interactions en fonction de leur niveau d'influence et d'intérêt, les chefs de projet peuvent optimiser la collaboration et maximiser l'efficacité du projet.

Qu’est-ce qu’une cartographie des parties prenantes ?

La cartographie des parties prenantes, élément central de la gestion de projet, dresse un tableau précis des influences réciproques au sein du projet. Cette démarche stratégique évalue l'impact et l'intérêt de chaque acteur, disposant ces informations de manière ordonnée sur une grille visuelle. Cette représentation visuelle facilite l'identification rapide des acteurs clés, qu'il s'agisse de ceux requérant une attention immédiate ou ceux pouvant considérablement influencer l'avancement du projet.

La carte des parties prenantes, véritable fresque visuelle, clarifie les interactions entre les divers intervenants et aide à décrypter la complexité des dynamiques en jeu. Utiliser cette cartographie pour segmenter les parties prenantes selon leur influence et leur intérêt permet d'affiner les stratégies de communication, garantissant ainsi que chaque interaction est judicieusement ciblée et directement bénéfique pour le projet. En somme, la cartographie des parties prenantes n'est pas seulement un outil de clarification, mais aussi un levier d'efficacité essentiel pour orchestrer avec succès la gestion de projet et consolider la collaboration entre tous les acteurs.

Qu’est-ce que la gestion des parties prenantes ?

Après la création d’une cartographie, la gestion des parties prenantes correspond au processus de communication avec ces dernières. La gestion des parties prenantes vous permet de savoir quelles informations partager et à quel moment. Il peut s’agir d’informations propres à une tâche, de rapports d’avancement de projet ou de présentations de programmes plus importants.

L’élaboration d’un plan de communication représente une partie importante de la gestion des parties prenantes d’un projet. Dans le cadre de ce plan, il convient de préciser aux parties prenantes quel canal utiliser (e-mails, messages, plateforme de gestion du travail), quand (à quelle fréquence) ces différentes informations doivent être communiquées et qui est responsable de chacun des canaux.

Identifier les parties prenantes d’un projet

En gestion de projet, il est important de reconnaître tous ceux qui peuvent influencer ou être affectés par le projet, que ce soit directement ou indirectement.

Ces parties prenantes incluent :

• Internes : du personnel de l'entreprise allant des subordonnés directs aux hauts dirigeants, y compris les chefs de projet, les membres de l'équipe, et les responsables de portefeuille de projets.

• Externes : individus hors de l'entreprise comme les clients, les investisseurs, les fournisseurs, et les travailleurs indépendants.

Comment identifier les parties prenantes

Posez-vous la question : « Le travail effectué aura-t-il des conséquences sur cette personne ? ». Si oui, cette personne est une partie prenante. Avant de poursuivre, il vous faut donc établir la liste des parties prenantes. Une identification précise aide à maintenir de bonnes relations et à obtenir l'adhésion nécessaire pour avancer efficacement dans le projet.

Types de parties prenantes :

• Parties prenantes internes : incluent les membres de l’équipe projet et les dirigeants qui sont directement investis dans le projet.

• Parties prenantes externes : comprennent les clients et fournisseurs qui ne sont pas employés par l'entreprise mais sont affectés par ou peuvent affecter le projet.

En comprenant qui sont vos parties prenantes et leur niveau d'impact sur le projet, vous pouvez ajuster votre stratégie de communication et vos méthodes de gestion pour mieux répondre à leurs besoins et attentes. Cette démarche inclut l'analyse approfondie du groupe de parties prenantes, permettant une segmentation efficace qui cible les communications de manière stratégique selon les dynamiques de groupe identifiées.

Les avantages d’une analyse des parties prenantes

Engager efficacement les parties prenantes de votre projet est essentiel pour son succès. Lors de la planification, identifier précisément les acteurs clés, qu'ils soient des parties prenantes internes ou externes, oriente vos efforts stratégiquement. Cela vous aide non seulement à définir les objectifs et la portée du projet mais également à planifier les ressources nécessaires.

Connaître les parties prenantes internes favorise l'élaboration d'un budget adapté et d'une gestion optimisée des ressources, tandis que comprendre les attentes des parties prenantes externes clarifie la portée et les objectifs du projet. Dès le lancement du projet, ces individus fournissent un soutien indispensable, facilitent la résolution des problèmes et stimulent la motivation de toute l'équipe.

Une cartographie des parties prenantes offre plusieurs avantages stratégiques :

• Augmentation des ressources et du support : Assurer un accès à des ressources supplémentaires et obtenir un soutien renforcé pour faciliter la réalisation des objectifs du projet.

• Amélioration de la visibilité du projet : Particulièrement auprès de la direction, ce qui peut accroître le soutien et les investissements nécessaires.

• Prévention des obstacles coûteux : Identifier les risques potentiels tôt dans le cycle du projet permet d'éviter des retards et des coûts inattendus.

• Communication efficace : Choisir les bons moments et les canaux appropriés pour communiquer avec les différentes parties prenantes, en adaptant le message à leur niveau d'intérêt et d'influence.

• Partage d'informations pertinentes : Fournir des données essentielles aux parties prenantes au fil du temps pour les maintenir engagées et informées.

Ces interactions stratégiques garantissent que toutes les parties prenantes clés sont non seulement bien informées mais également activement engagées dans la progression du projet.

Créer une cartographie des parties prenantes en 4 étapes

Identifier et gérer les parties prenantes est un excellent moyen de préparer la réussite du projet. Lorsque les parties prenantes clés adhèrent au projet, elles vous apportent un soutien qui s’avère crucial tout au long de son cycle de vie. Par ailleurs, sans le soutien des parties prenantes, ces dernières peuvent modifier leurs attentes au beau milieu du projet et vous mettre dans l’embarras. Résultat, vous devrez procéder à des ajustements de dernière minute, vous exposant ainsi à des risques inutiles.

Pour éviter ce genre de situations, nous vous expliquons comment cartographier les parties prenantes efficace, en quatre étapes.

Étape 1 : identifier les parties prenantes

Avant de gérer les attentes des parties prenantes, vous devez tout d’abord réussir à les identifier. Pour ce faire, veillez à prendre en compte les collaborateurs internes et externes. Posez-vous les questions suivantes :

• Qui s’intéresse au projet ?

• Sur qui ce projet aura-t-il un impact ?

• Qui peut influer sur l’évolution de ce projet ?

• Qui peut approuver/rejeter ce projet ?

Vous avez besoin d’aide pour assurer un suivi des parties prenantes ? Songez à créer une matrice RACI ou à tenir un registre pour savoir qui elles sont, en quoi elles sont importantes et dans quelle mesure elles influeront sur le projet. Avant de passer à la deuxième étape, procédez à une dernière vérification et posez-vous les questions suivantes :

• Y a-t-il d’autres parties prenantes internes dont je devrais tenir compte, par exemple le responsable des ressources ou le responsable du portefeuille de projets ?

• Ai-je inclus tous les principaux chefs et responsables de projets ?

• Des parties prenantes externes pourraient-elles être concernées par les résultats de ce projet ?

Étape 2 : déterminer le niveau d’influence/intérêt des parties prenantes

Une forte implication des parties prenantes peut réellement accélérer le succès de votre projet. Utiliser une matrice pouvoir-intérêt pour créer une cartographie des parties prenantes est une méthode efficace pour évaluer et visualiser le niveau d'influence et d'intérêt de chaque partie prenante.

Les quatre principaux groupes de participants sont les suivants :

• Haute influence et grand intérêt : les personnes qui approuvent ou parrainent votre projet. En dehors de l’entreprise, il peut s’agir de partenaires ou de clients clés. Faites régulièrement le point avec ces personnes et assurez-vous d’être sur la même longueur d’onde : vos attentes et les leurs doivent concorder. Au cours du projet, veillez à collaborer activement avec ces personnes, considérez-les comme les joueurs principaux de l’équipe des parties prenantes.

• Haute influence et faible intérêt : ces intervenants (partenaires interfonctionnels éloignés, direction de l’entreprise, etc.) peuvent bloquer ou soutenir votre projet, mais ne participent pas activement à ce dernier. Assurez-vous qu’ils connaissent les fondamentaux de votre projet et demandez à vos partenaires très influents et fortement impliqués de vous aider à gérer les relations avec ces collaborateurs, le cas échéant. Même s’il s’agit de parties prenantes sans participation active, gardez à l’esprit que votre travail peut interférer avec le leur : mieux vaut ne pas nuire à la progression de leurs propres projets. Au cours du projet, tenez-les informées le plus possible pour vous assurer que le niveau d’avancement leur convient.

• Faible influence et grand intérêt : vous n’avez probablement pas besoin de l’approbation de ce groupe de participants, surtout au tout début du projet. En revanche, en cours de projet (notamment lors de l’étape 4), tenez-les régulièrement informés.

• Faible influence et faible intérêt : il s’agit de participants secondaires. En fonction de l’ampleur et de la complexité des tâches à accomplir, vous pouvez leur transmettre de temps à autre vos rapports d’avancement de projet, mais ce n’est pas obligatoire. Vous pouvez très bien ne pas communiquer du tout à ce sujet pendant toute la durée du projet. Toutefois, au cours du projet, veillez à vérifier auprès de ces participants qu’ils ne souhaitent pas être davantage impliqués.

Étape 3 : comprendre les besoins des parties prenantes

Dans les faits, des parties prenantes peuvent être en désaccord avec certains éléments du projet. En tant que chef de projet, vous devez comprendre les besoins de vos collaborateurs et leur point de vue. L’objectif est de parvenir à une solution qui ne nuise pas à la réussite du projet. Rassurez-vous, vous n’êtes pas tenu d’effectuer tout ce que les parties prenantes vous demandent, mais les écouter et comprendre leurs besoins fait partie de votre travail.

Parfois, une partie prenante dite « difficile » a simplement d’autres priorités que les vôtres. Peut-être même que vos tâches viennent bousculer les siennes, dans une certaine mesure. Essayez de comprendre son point de vue : c’est le meilleur moyen de faire avancer la situation et de parvenir à une solution gagnant-gagnant.

En cas de doute, mettez-vous à la place de ces personnes et posez-vous les questions suivantes :

• De quoi ont-elles besoin ?

• Quel niveau de communication souhaitent-elles ?

• Quelle est la stratégie de communication la plus efficace ?

• Des facteurs ou d’autres personnes pourraient-ils les influencer ?

• Comment pouvez-vous identifier avec précision les intérêts des parties prenantes ?

Étape 4 : tenir tout le monde informé

Une forte implication des parties prenantes peut réellement faire passer votre projet à la vitesse supérieure. Une fois ces dernières identifiées et leurs besoins cernés, assurez-vous de les convier aux sessions de planification du projet et à la réunion de lancement, le cas échéant. Les parties prenantes clés doivent également approuver votre charte de projet et votre plan de projet, de même que ses objectifs et sa portée.

Au fil de l’avancement du projet, veillez à informer les parties prenantes concernées de toute modification éventuelle, mais aussi de votre progression. Documenter vos processus dès le départ vous offre une plus grande visibilité et réduit le risque de faire face à des malentendus en cours de route.

Même si vous devez inviter un large éventail de collaborateurs, assurez-vous d’accorder la priorité aux parties prenantes clés. Vous n’avez pas besoin de l’approbation de tout le monde. En cas de doute, vous pouvez vous référer à la cartographie de vos parties prenantes pour identifier les personnes qui ont besoin d’être tenues informées.

Vous pouvez bien sûr rencontrer régulièrement certains participants, par exemple des collaborateurs très influents et intéressés, pour discuter du projet et chercher ensemble des solutions pour pallier les difficultés imprévues. Toutefois, pensez à tenir les autres parties prenantes au courant : envoyez régulièrement des mises à jour de statut pour communiquer sur les jalons récemment terminés, les freins éventuels et les prochaines étapes. Nous vous recommandons d’envoyer une mise à jour toutes les deux semaines, voire plus régulièrement si vous gérez un projet complexe.

Pièges courants à éviter lors de la cartographie des parties prenantes

La cartographie des parties prenantes est un élément essentiel dans la gestion de projet, mais elle peut être source de complications si elle n'est pas effectuée correctement. Voici une liste des pièges les plus courants et des solutions pour les éviter :

1. Manque de limites :

- Problème : Des parties prenantes trop enthousiastes peuvent entraîner une dérive des objectifs.

- Solution : Mettre en place un processus de conduite du changement est essentiel pour maintenir les objectifs alignés avec la cartographie initiale des parties prenantes.

2. Oubli de certaines parties prenantes :

- Problème : Ignorer des parties prenantes essentielles peut compliquer la progression du projet.

- Solution : Impliquer l'équipe du projet durant la phase de cartographie des parties prenantes pour s'assurer que tous les acteurs clés sont identifiés et pris en compte.

3. Intégration trop tardive des parties prenantes :

- Problème : Lancer le projet sans avoir complété la cartographie des parties prenantes peut causer des retards et des malentendus.

- Solution : Établir une cartographie des parties prenantes bien avant le début du projet pour garantir que toutes les parties prenantes sont correctement informées et engagées.

En évitant ces écueils, vous pouvez garantir que la cartographie des parties prenantes aide plutôt qu'elle ne handicape votre gestion de projet, renforçant ainsi la collaboration et l'efficacité globale du projet.

La clarté : la clé pour une gestion efficace des parties prenantes

Pour veiller au bon déroulement de votre projet, assurez-vous que les livrables définis pour le projet correspondent aux attentes des parties prenantes : autrement dit, vous devez encourager la clarté au sein du projet et gagner en transparence.

La meilleure façon d’y parvenir est d’utiliser un outil de gestion du travail comme Asana. Un outil de gestion du travail vous permet de coordonner les activités des employés à tous les niveaux de l’entreprise. Pour en savoir plus, consultez notre article d’initiation à la gestion du travail.