Analyse des causes racines : des solutions à tous vos problèmes, exemples inclus

Lorsque l’on s’attaque à un problème, l’idéal est de le résoudre à la racine. Comme celles d’un arbre, ces racines ne sont pas directement visibles, elles poussent sous la surface. L’arbre est quant à lui bien visible, et sa croissance peut aussi bien avoir des répercussions positives que négatives, auquel cas les racines sont susceptibles d’endommager le trottoir et les fondations des bâtiments.

Avez-vous déjà fait face à un problème dont vous ne compreniez pas l’origine ? C’est dans ce genre de situation qu’entre en jeu l’analyse des causes racines. Cette analyse a pour objectif de vous aider à démêler le problème et à trouver des solutions efficaces. Lisez la suite pour découvrir comment réaliser une analyse des causes racines, ainsi que des stratégies de résolution de problèmes qui vous aideront à améliorer vos processus.

En quoi consiste l’analyse des causes racines ?

L’analyse des causes racines permet d’identifier l’origine d’un problème, pour ensuite trouver des solutions applicables. Cette analyse vous permet de résoudre les causes profondes d’un problème plutôt que de n’en traiter que les symptômes apparents.

Imaginons par exemple que votre entreprise enregistre un faible taux de rétention des employés. Pour vous, la solution est logique : recruter de nouveaux membres d’équipe pour régler rapidement le problème. Pourtant, si vous procédiez à une analyse des causes racines, vous découvririez pourquoi vos employés quittent l’entreprise, pour ensuite y remédier et augmenter à long terme le taux de rétention. Un faible de taux de rétention peut notamment être associé aux causes racines suivantes :

• Manque d’opportunités de développement professionnel

• Avantages peu stimulants pour les membres d’équipe

• Faible salaire par rapport à la norme sur le marché de l’emploi

• Moral d’équipe en berne

Après avoir fait le point sur les causes racines potentielles, menez des recherches pour identifier celles qui s’appliquent concrètement à votre cas. Une fois que vous aurez mis le doigt dessus, vous pourrez facilement mettre en œuvre une solution. L’analyse des causes racines vous permet de résoudre systématiquement les problèmes plutôt que trouver une solution à court terme, au risque qu’ils se reproduisent.

Les principes clés de l’analyse des causes racines

L’analyse des causes racines peut vous aider à résoudre des problèmes récurrents ou des points de blocage globaux au sein de vos processus commerciaux. Pour tirer pleinement profit de cette méthode, gardez à l’esprit les principes clés suivants :

• Plutôt que de traiter les symptômes d’un problème, concentrez-vous sur ses causes racines.

• Identifiez comment et pourquoi le problème s’est produit plutôt que de chercher à en trouver le responsable.

• Repérez les liens de cause à effet pour justifier le bien-fondé des causes racines identifiées.

• Élaborez un plan d’action pour guider la mise en œuvre de vos solutions.

• Réfléchissez à des méthodes pour éviter que ces causes racines se reproduisent.

Sachez que vos problèmes peuvent tout à fait être associés à plusieurs causes racines. Gérez en priorité celles pour lesquelles vous avez le plus de certitudes et prenez des mesures musclées pour y faire face.

Comment réaliser une analyse des causes racines ?

Pour procéder à ce type d’analyses, plusieurs stratégies s’offrent à vous. Suivez les étapes ci-dessous afin de guider votre équipe tout au long du processus.

1. Identifiez le problème

Pour réaliser une analyse des causes racines, vous devez avoir clairement identifié votre problème. Si vous rencontrez plusieurs problèmes, menez des analyses une par une pour trouver des solutions à chacun d’entre eux. En vous penchant sur un problème à la fois, vous aurez plus de chances d’en trouver la cause profonde et d’y remédier rapidement.

Pour définir votre problème, tout le monde doit déjà être sur la même longueur d’onde. Par exemple, imaginons que vous vouliez procéder à une analyse des causes racines, car vous estimez que votre équipe n’est pas productive. Si les membres de votre équipe n’ont pas le sentiment d’être improductifs, cette analyse ne sera pas envisageable. La productivité étant une valeur subjective, il vous faudra définir votre problème d’une façon plus mesurable et passer à la deuxième étape : recueillir des preuves et des informations sur le problème.

2. Recueillez des données

Vous devez maintenant recueillir des preuves de l’existence du problème. N’hésitez pas à mener des recherches au sein de votre entreprise pour mieux en comprendre les symptômes. Pensez à poser les questions suivantes :

• Depuis quand ce problème existe-t-il ?

• Qui en souffre ?

• Quelles en sont les répercussions à court et long terme ?

• Quels en sont les principaux symptômes ?

• Quelles preuves corroborent l’existence de ce problème ?

Une fois que vous en savez plus sur la façon dont ce problème affecte votre entreprise et les membres de votre équipe, organisez un brainstorming pour en identifier les causes potentielles.

3. Identifiez les causes racines potentielles

L’identification des causes racines constitue la partie la plus importante du processus. Les causes que vous identifiez au cours de cette étape vous aideront à mettre au point une solution et un plan d’action. Voici les stratégies de résolution de problèmes les plus courantes :

• Diagramme de causes et effets : le modèle gratuit d’analyse des causes racines fourni à la fin de cet article est représenté sous forme de diagramme de causes et effets. Il part du problème et de ses symptômes pour faciliter l’identification des causes potentielles et des causes réelles, vous permettant ainsi de trouver une solution logique.

• La méthode des cinq pourquoi : vous pouvez aussi avoir recours à la méthode des cinq pourquoi pour identifier les causes racines d’un problème. Plutôt que de prendre le problème pour argent comptant, posez des questions pour en comprendre le pourquoi, jusqu’à trouver le processus ou système qui ne fonctionne pas comme prévu. Ne vous contentez pas de la première réponse obtenue, et vous lèverez le voile sur des aspects insoupçonnés.

4. Déterminez la cause racine

Pour trouver la cause profonde de votre problème, identifiez le plus possible de causes potentielles. Après avoir envisagé chaque possibilité, posez les questions suivantes :

• Y a-t-il des similitudes entre les causes racines que j’ai identifiées ?

• Ai-je des raisons d’éliminer certaines de ces causes racines potentielles ?

• Quelles causes racines semblent les plus problématiques ?

À l’image des méthodes employées pour identifier les causes racines potentielles, il existe des stratégies pour repérer la cause racine réelle de votre problème. Par exemple :

• Analyse des modes de défaillance et de leurs effets : similaire à l’analyse des risques, l’AMDE vous permet de vous pencher sur les causes racines potentielles que vous avez identifiées et de résoudre les plus susceptibles d’aboutir à un échec.

• Bilan d’impact : réalisez un bilan d’impact pour évaluer les répercussions positives et négatives de chaque cause racine potentielle identifiée. En dressant la liste de ces avantages et inconvénients hypothétiques, vous aurez plus de facilité à cibler les causes réelles.

Vous avez des difficultés à identifier une seule et unique cause racine pour votre problème ? Pas d’inquiétude : si vous pensez que plusieurs facteurs y contribuent, ne vous sentez pas forcé de n’en choisir qu‘un à résoudre. Quand un plan rationalisé ne suffit pas, n’hésitez pas à en créer plusieurs pour résoudre votre problème.

5. Appliquez vos solutions

Maintenant que vous avez identifié avec certitude les causes racines de votre problème, le moment est venu de trouver des solutions et de prendre des mesures concrètes, lesquelles doivent traiter la cause racine pour, à terme, entraîner la résolution du problème initial.

Lorsque vous mettez au point des solutions, posez-vous ces questions :

• Si nous optons pour cette solution, comment la mettre en œuvre ?

• À quels obstacles risquons-nous de faire face lors de son implémentation ?

• Combien de temps le processus nous prendra-t-il ?

• Qui en sera responsable ?

• L’implémentation de cette solution pourrait-elle entraîner d’autres problèmes ?

Vous êtes prêts à élaborer votre plan d’implémentation ? Parfait ! Publiez-le dans un outil accessible à toutes les parties prenantes. Un logiciel de gestion de projet permettra à votre équipe de collaborer aisément et gérer les livrables au besoin. L’implémentation de votre plan pouvant prendre plusieurs semaines, certains de vos objectifs sont susceptibles de dépendre d’autres jalons. Utilisez des diagrammes de Gantt pour afficher les dépendances du projet et collaborer en temps réel.

Exemple et modèle d’analyse des causes racines

L’utilisation d’un modèle d’analyse des causes racines vous facilitera la tâche en vous permettant de visualiser votre problème et ses causes profondes sous forme de diagramme. Visuellement comparable aux racines d’un arbre, ce dernier se divise en plusieurs embranchements partant d’un problème initial.

Dans l’exemple ci-dessous, le diagramme part d’un problème et se divise en plusieurs symptômes. Il vous suffit alors de vous baser sur ces symptômes pour déterminer les causes racines potentielles, puis d’identifier les causes réelles et de trouver des solutions.

L’entreprise présentée en exemple enregistre une baisse du nombre de consultations sur son site Web. L’analyse de la cause racine suit le cheminement suivant :

Problème :

• Le nombre du vues sur le site Web est en baisse

Symptômes :

• Baisse de la visibilité de la marque

• Diminution des achats en ligne

• Faible autorité de domaine

Causes racines potentielles :

• Problèmes techniques sur le site Web

• Meilleur classement des concurrents dans les résultats de moteur de recherche

• Appels à l’action (CTA) perfectibles

• Manque d’intérêt des clients pour le produit

• Site Web introuvable, empêchant les clients d’effectuer des achats

• Contenus de mauvaise qualité

• Liens retour non pertinents

Causes racines réelles :

• Manque de contenu SEO

• Absence du site Web dans les résultats de moteur de recherche

• Manque de mots-clés pertinents

Solution :

• Repenser le contenu

Téléchargez le modèle d’analyse des causes racines ci-dessous et utilisez-le pour identifier les causes et solutions aux problèmes que vous rencontrez au travail. Ce modèle vous aidera à régler des problèmes de fond, parfois peu visibles au premier abord.

Concrétisez vos solutions grâce aux processus Asana

L’analyse des causes racines ne donne pas des résultats immédiats, mais elle permet de régler les problèmes de façon définitive en s’y attaquant à la source. Lorsque vous aurez trouvé une solution efficace, vous devrez mettre votre plan à exécution. Les processus Asana sont votre source unique de référence : ils vous permettent de définir des objectifs, de suivre l’avancement des tâches et de voir vos problèmes se résoudre en temps réel.