Portée de projet ou cahier des charges : quelles différences ?

Il arrive parfois que vos ressources projet en interne ne suffisent pas à faire avancer le travail comme il se doit. Vous avez donc besoin de recourir à une aide extérieure pour mener à bien votre projet. Lorsque vous faites appel à des prestataires indépendants, agences ou des fournisseurs externes, définir la portée du projet et/ou son cahier des charges peut contribuer à sa réussite, mais aussi permettre d’instaurer une communication efficace et d’assurer la livraison du projet dans les délais impartis.

Mais quelle est la véritable différence entre une portée de projet et un énoncé des travaux ? Quelles informations contiennent ces documents ? Cet article vous explique ce qui distingue ces derniers et dans quelle mesure ils constituent des outils de gestion de projet précieux.

Précisons pour commencer que cet article ne remplace en aucun cas l’avis d’un expert juridique. Pour déterminer l’approche la plus adaptée à votre situation, consultez l’équipe juridique interne à votre organisation.

Portée de projet ou cahier des charges ?

Si ces documents sont parfois tous deux nommés « énoncé des travaux » ou « cahier des charges » (SoW ou EDT), il existe pourtant bel et bien certaines différences.

Rédiger une portée de projet vous permet d’identifier et de communiquer plus facilement les éléments commerciaux essentiels à prendre en compte, mais aussi vos objectifs de projet. Selon vos besoins, ce document pourrait très bien suffire dans certains cas. En revanche, si votre équipe collabore avec un client ou une agence externe, vous pourriez avoir tout intérêt à créer un cahier des charges : ce document que vous partagerez avec vos collaborateurs externes propose une description complète des livrables, exigences, objectifs, coûts, mais aussi du calendrier à respecter. En bref, il fournit à l’équipe projet et aux parties prenantes des indications détaillées à propos des tâches à accomplir pour mener à bien le projet.

Examinons plus en détail chacun de ces documents, en commençant par la portée de projet.

Qu’est-ce que la portée d’un projet ?

La portée (également appelée périmètre) aiguille votre équipe quant au travail inclus ou non dans le projet. Le plus souvent, elle précise les besoins et explique comment atteindre les objectifs fixés. Vous devez également y inclure les activités que vous allez effectuer au cours du projet, ainsi que des informations détaillées sur les livrables, la chronologie, les jalons du projet et autres rapports connexes.

Dans certains cas, le cahier des charges n’est pas indispensable : une simple portée de projet suffit. Consultez votre équipe juridique interne pour déterminer si vous devez étendre le périmètre du projet et rédiger un énoncé des travaux.

Cas d’utilisation de la portée de projet

Pour planifier efficacement un projet et vous assurer un déroulement sans encombre, vous devez déjà en définir la portée. Votre équipe et les parties prenantes auront ainsi davantage de facilité à se mettre d’accord sur les exigences à respecter et à identifier les risques potentiels qui pourraient retarder le projet et compromettre sa réussite.

Lors de la rédaction de votre portée de projet, des conflits peuvent apparaître ; par exemple, votre équipe pourrait remarquer que l’échéance d’une tâche entrave l’avancement d’une autre tâche en cours. Dans ce cas, il vous faudra modifier la chronologie du projet et adapter sa portée en conséquence.

Une portée de projet bien définie aidera votre équipe à s’accorder sur les livrables attendus afin de mieux respecter les délais prévus, et éviter les retards ou dépenses supplémentaires.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges ou énoncé des travaux (SoW/EDT) présente les tâches à accomplir pour mener à bien un projet. Il est validé par les deux parties impliquées (le maître d’ouvrage et le maître d’œuvre). Ce document est particulièrement utile pour coordonner activités et objectifs, en s’appuyant sur la portée du projet ; il est généralement rédigé en début de projet et définit un grand nombre de variables : objectifs, détails des tâches, coût, calendrier, etc.

Le plus souvent, vous y recourrez pour des projets externes, auquel cas le cahier des charges fera office de contrat entre votre organisation et le client, l’acheteur, l’agence ou le prestataire engagé. Par exemple, vous pouvez être amené à rédiger ce type de document à l’occasion d’une collaboration avec une agence de design externe pour un projet en particulier ou lorsque vous travaillez avec un entrepreneur sur un projet de construction de grande envergure.

Les cahiers des charges les plus complexes sont rédigés dans le cadre de contrats gouvernementaux et généralement intégrés à la demande de proposition (appel d’offres ou RFP) ou la demande de devis (RFQ).

Vous pouvez également faire appel à un cahier des charges pour vos projets internes, dans le cadre d’une collaboration interfonctionnelle.

L’énoncé des travaux est communiqué à plusieurs parties :

• Le chef de projet ou d’équipe

• Les prestataires et collaborateurs

• Toute partie liée au contrat

Consultez votre équipe juridique interne pour déterminer si la rédaction d’un cahier des charges est pertinente dans le cadre de votre projet, et quand la réaliser le cas échéant.

Cas d’utilisation du cahier des charges

Bien rédigé et associé à un outil de gestion de projet efficace, le cahier des charges participera grandement à la réussite de votre projet. Ce document aide votre équipe et la partie responsable de la réalisation effective du projet à cerner et documenter les attentes. Il propose une description narrative des étapes du projet, évitant ainsi conflits et malentendus.

En fin de projet, vous comparerez les résultats obtenus avec les attentes inscrites au cahier des charges, afin de vérifier que la prestation finale respecte bien l’énoncé des travaux initial. En fonction du contrat conclu et de l’avis de votre équipe juridique, ces résultats peuvent avoir d’autres conséquences : votre organisation sera payée intégralement, certes, mais pourra par exemple recevoir des bonus ou devoir payer des pénalités.

Rédiger une portée de projet

Rédiger une portée de projet pertinente vous permet d’identifier plus facilement les éléments commerciaux essentiels à prendre en compte, mais aussi de communiquer les objectifs et autres détails de votre projet avec les parties prenantes.

Voici quelques bonnes pratiques adoptées par beaucoup d’équipes qui vous ressemblent :

• Faites preuve de précision : adoptez un langage précis et clair afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde s’agissant des exigences du projet et des résultats attendus. Listez les livrables, jalons et tâches pour éviter toute confusion ou malentendus ultérieurs.

• Appuyez-vous sur des visuels : les éléments visuels de type organigramme des tâches permettent aux individus concernés de mieux visualiser et comprendre les informations de projet. Ils permettent également à l’ensemble de votre équipe d’identifier les risques (les obstacles, par exemple) qui peuvent retarder l’achèvement du projet et compromettre sa réussite.

• Collaborez avec les parties prenantes : comme nous l’avons déjà évoqué, n’hésitez pas à demander conseil à votre équipe juridique pendant la rédaction de votre portée de projet. Dans le cadre de cette tâche en particulier, cette collaboration avec les parties prenantes peut vous faire gagner du temps à long terme. Vous pourrez ainsi impliquer tous vos collaborateurs dès le début et éviter tout malentendu par la suite.

Il n’y a pas deux plans de gestion de la portée identiques. Les informations à inclure et le niveau de détails du document peuvent varier énormément selon le secteur d’activité et la nature du projet. En cas de doute, n’hésitez pas à vous adresser à votre équipe juridique.

La plupart des portées de projet comportent les éléments suivants :

Livrables

Cette section précise le produit ou service à concevoir/fournir à l’occasion du projet. Ici, l’organigramme des tâches vous sera particulièrement utile.

Chronologie

Intégrez-y une chronologie ou un diagramme de Gantt pour décrire avec précision les principales phases de votre projet. Cette section vous permet de bien visualiser le projet et fait office de feuille de route, laquelle guide votre équipe et l’ensemble des parties prenantes tout au long du projet.

Jalons

À l’image de la portée de projet, les jalons vous aident à diviser votre projet en plusieurs blocs ou petites étapes. Prenez note de tous les jalons clés du projet pour suivre plus facilement votre progression et veiller au respect du calendrier établi.

Rapports

Bien souvent, la portée de projet inclut aussi l’ensemble des rapports que vous allez établir tout au long du projet. Qu’il s’agisse d’un rapport d’avancement à réaliser pour un client ou à obtenir de la part d’un fournisseur, ou encore d’un rapport financier pour analyser les différences entre le budget prévu et les résultats obtenus, veillez à communiquer clairement sur les rapports créés, les individus chargés de les établir et leurs échéances respectives.

Ces rapports permettront d’assurer une communication fluide entre l’équipe projet et les parties prenantes au fil de l’eau. Ils fourniront à chacun toutes les données et informations nécessaires pour garder le cap et se tenir au courant des résultats du projet.

Vous pouvez également produire certains documents connexes à la portée de projet : glossaire, table des sigles et abréviations, autres sections pour approfondir le travail à fournir et garantir la réussite du projet, etc.

Rédiger un cahier des charges

Vous cherchez à optimiser la collaboration avec vos partenaires externes ? N’hésitez pas à transformer votre portée de projet en cahier des charges. En vous appuyant sur un énoncé des travaux complet, détaillé et précis, vous n’aurez aucun mal à coordonner les équipes autour des informations concernées.

Si votre cahier des charges comporte des zones d’ombre, vous risquez de semer la confusion entre les deux parties signataires. C’est la raison pour laquelle définir les tâches à accomplir et lister les informations de projet est essentiel.

Voici quelques bonnes pratiques à adopter lorsque vous préparez votre cahier des charges :

1. Divisez le projet en phases : une longue liste de tâches (parfois même interminable) peut facilement faire naître en vous un sentiment de surmenage. Divisez votre projet en phases individuelles afin que les membres de votre équipe et les parties prenantes travaillent moins sous pression, plus sereinement.

2. Rédigez des phrases courtes et claires : opter pour la concision et la clarté limite les confusions ou malentendus. Si vous prévoyez d’utiliser des acronymes, sigles ou abréviations, pensez à constituer un glossaire pour que chacun comprenne leur signification.

3. Précisez le but du projet : les objectifs et le but de projet sont aussi là pour aider les parties prenantes à comprendre en quoi celui-ci est important.

4. Définissez les objectifs du projet et les moyens de les atteindre : si vos objectifs finaux sont clairement établis, vous n’aurez aucun mal à garder le cap. Vous éviterez également tout malentendu éventuel quant à ces derniers et les étapes à suivre pour les atteindre.

5. Déterminez les jalons de projet et les indicateurs de réussite collectivement : inclure les parties prenantes dans le travail de préparation de votre équipe est une très bonne initiative pour encourager une collaboration fructueuse et saine.

6. Fixez des limites claires, simples et mesurables : définissez des garde-fous, notamment la portée du projet, ses objectifs et ses principales phases pour ne laisser aucune place au doute. Ainsi, vous préserverez votre équipe de tout conflit pendant l’exécution du travail. Attention, vos limites doivent rester quantifiables pour éviter toute confusion.

7. Demandez à votre équipe juridique de valider le cahier des charges : faire appel à un tiers permet de s’assurer que toutes les bonnes pratiques mentionnées auparavant ont été appliquées de manière correcte et réfléchie. Vous pouvez ainsi soumettre votre énoncé des travaux à votre équipe juridique, qui saura déceler d’éventuelles sections à risque et aider l’ensemble de l’équipe à les revoir en conséquence.

8. Soutenez votre équipe et faites régulièrement le point avec elle : une fois le cahier des charges conçu et validé, assurez-vous que votre équipe et toutes les parties prenantes disposent des informations nécessaires, et veillez à ce que chacun reste à jour tout au long du travail. C’est également un bon moyen de vérifier que tous respectent le cahier des charges établi.

Votre énoncé des travaux peut certes couvrir l’aspect juridique du projet, mais grâce à un outil de gestion de projet, vous pourrez assurer le suivi de vos processus et résultats pendant toute la durée du travail. Le cahier des charges rédigé, transférez et réintégrez toutes les informations, tâches et échéances clés au sein de votre plan de projet afin de communiquer et collaborer en temps réel avec votre équipe et les parties prenantes.

Que trouve-t-on dans un cahier des charges ?

Le plus souvent, un cahier des charges comporte 13 parties. Chacune d’entre elles aborde un aspect particulier du projet et en détaille toutes les spécificités aux parties prenantes concernées. Ce document sera divisé en plus ou moins de parties en fonction de votre secteur d’activité et de la portée de votre projet.

Lors de la rédaction de votre cahier des charges, consultez votre équipe juridique de façon à assurer le respect des normes et exigences propres au secteur d’activité, à l’organisation, au client, au prestataire ou aux autres parties prenantes.

Un énoncé des travaux peut regrouper les sections suivantes :

1. Introduction

Bien souvent, tout commence par une brève introduction qui permet à tous ceux qui consultent le document de comprendre en quoi consiste le projet et qui y participe.

2. But du projet

La deuxième partie définit la raison d’être du projet. Il s’agit généralement d’un aperçu des buts et objectifs du projet, qui doit permettre au lecteur de saisir toute son importance.

3. Portée du projet

Cette partie sera sans doute la plus détaillée, puisqu’elle précise de quelle manière vous comptez atteindre les objectifs du projet.

4. Lieu

Il est temps d’indiquer le lieu ou l’environnement dans lequel l’équipe va accomplir son travail : le projet va-t-il se dérouler à distance ou allez-vous travailler avec vos collaborateurs dans les locaux de l’entreprise ?

5. Détail des tâches

L’objectif de cette partie est de décomposer la portée de projet en tâches plus petites. Vous devez inclure des informations clés qui permettront à tous les individus concernés de bien comprendre les étapes spécifiques à suivre pour mener à bien le projet. Selon la portée de ce dernier, vous pouvez ajouter un organigramme des tâches : grâce à cet outil, vos collaborateurs visualisent aisément l’ensemble des tâches à accomplir et cette partie devient un peu plus digeste.

6. Jalons

Si vous le souhaitez, vous pouvez y ajouter une synthèse des jalons clés du projet. Vous pourrez ainsi encore plus facilement décomposer le projet en étapes plus petites, faciles à gérer. Chacun aura alors le moyen d’atteindre ses objectifs dans les temps.

7. Livrables

Cette partie liste tous les livrables attendus et leurs échéances respectives. Il s’agit le plus souvent de livrables spécifiques et quantifiables, pour ne laisser aucune place au doute.

8. Période

Vous pouvez préciser le temps dont vous disposez pour produire chaque livrable, le temps consacré à chaque tâche et les heures facturables. En général, cette partie permet aussi de lister l’ensemble des échéances pertinentes, notamment la date de début et de fin de chaque tâche.

9. Normes et tests

Toute norme spécifique à votre secteur d’activité applicable au projet sera référencée et détaillée dans cette neuvième partie. Le cahier des charges liste en effet toutes les phases de test nécessaires pour mener à bien le projet. Chacune doit indiquer les individus impliqués dans le projet, les ressources et équipements requis, et quand seront effectués les tests.

10. Définition de la réussite du projet

Cette partie vise à lever le voile sur les attentes des parties prenantes : selon elles, quels sont les critères de réussite du projet concerné ? Il n’est pas rare que les parties prenantes se concertent avec le reste de l’équipe projet et participent à la rédaction de ces quelques paragraphes, pour s’assurer que tous s’accordent sur les objectifs à atteindre.

11. Exigences

C’est le moment d’énumérer toutes les exigences particulières ou spéciales pour le projet et/ou les tâches à accomplir. Il peut s’agir des équipements nécessaires pour mener à bien le projet, des certifications que devra passer votre équipe ou des autorisations de sécurité à obtenir par les prestataires indépendants.

12. Coûts

Mentionnez et regroupez ici tous les coûts associés au projet, des dépenses externes qui s’additionnent tout au long du projet au coût de la main-d’œuvre, entre autres.

Il est également possible de détailler le calendrier des paiements et les conditions de ces derniers. Vous pouvez indiquer si vous prévoyez de payer à l’avance, après avoir atteint chaque jalon clé ou une fois le projet livré avec succès. Dans la plupart des cas, les paiements sont effectués soit selon un échéancier, soit par jalon ou livrable achevé. Consultez vos équipes juridique et financière, accordez vos violons, puis optez pour la solution qui convient le mieux à votre situation.

13. Autre

Vous avez encore quelques petits ajouts à faire ? C’est le moment : toutes les informations liées au projet qui n’ont pas encore été mentionnées doivent être intégrées dans cette ultime partie. Son contenu varie en fonction du secteur d’activité, mais les équipes mentionnent fréquemment des données similaires : conditions et indemnités de déplacement, points de sécurité à surveiller, restrictions en matière de ressources logicielles ou matérielles, assistance ou tests une fois le projet terminé, etc.

Là encore, consultez votre équipe juridique ; elle vous aidera à passer en revue tous les sujets pertinents à inclure dans cette section.

Délimitez la portée du projet pour éviter une dérive des objectifs

Que vous définissiez les objectifs de votre projet à l’aide d’une portée ou un cahier des charges, ces documents sont indispensables pour responsabiliser et impliquer non seulement les membres de votre équipe, mais toutes les parties prenantes.

Respectez au mieux votre cahier des charges pour éviter toute dérive des objectifs, et garantir que votre projet sera livré dans le respect des délais et de vos attentes.

Maximisez vos chances de réussir : définissez la portée de votre projet, adoptez un outil de gestion de projet, et aidez votre équipe à garder le cap et à atteindre ses objectifs.

Cet article propose quelques suggestions et pistes de réflexion qui permettront à votre équipe d’en savoir plus sur deux documents clés : la portée de projet et le cahier des charges. Il ne remplace en rien l’avis d’un expert juridique. Consultez votre équipe juridique pour déterminer l’approche la plus adaptée à votre cas.