Le rôle d’un bureau de gestion de projet (PMO) : encourager la collaboration et décloisonner l’information

Toute organisation finit par atteindre un niveau de croissance passé lequel les équipes commencent à modifier leurs pratiques en matière d’organisation. Prenons un exemple : votre équipe marketing développe un modèle unique de brief créatif pour lancer et coordonner le travail de toute l’équipe. Dans le même temps, votre équipe produit décide de développer un processus de réception des demandes à toute épreuve. La mise en place de ces processus aide vos deux équipes à accomplir leurs tâches clés respectives ; toutefois, que se passe-t-il lorsque les deux équipes doivent collaborer ? Comment décider quel modèle utiliser ou quel processus suivre ?

C’est là qu’intervient le bureau de gestion de projet (PMO). Ce dernier augmente l’efficience et l’efficacité des équipes grâce à la standardisation des processus et à la mise en place de bonnes pratiques au sein des organisations. Cet article vous présente en détail tout ce qu’il faut savoir sur les PMO et vous aidera à déterminer si un tel bureau pourrait profiter à votre équipe.

Qu’est-ce qu’un bureau de gestion de projet (PMO) ?

Un bureau de gestion de projet (PMO) vise à mettre en place et pérenniser de bonnes pratiques de gestion de projet au sein de votre organisation, y compris définir une méthode d’exécution des processus principaux et des initiatives stratégiques pour votre entreprise. Parfois appelé bureau de gestion de programme, un PMO peut désigner une équipe interne ou un système de soutien externe.

Pour encourager la collaboration interfonctionnelle et mettre de l’ordre au sein de votre organisation, un PMO définit, normalise, met en place et exécute les processus opérationnels et de planification clés pour l’ensemble de l’organisation ou pour un département spécifique. Bien souvent, il s’agit de déterminer comment les produits et services sont développés et commercialisés au niveau d’un service ou de l’entreprise dans son ensemble.

Les équipes d’un PMO sont des organisations de services partagés ; ainsi, dans la plupart des cas, il s’agit d’une équipe d’assistance centrale qui dirige et facilite le travail de nombreuses autres équipes et départements. Dans une petite organisation, l’équipe PMO est parfois chargée de normaliser les bonnes pratiques en gestion de projet au sein de tous les services. En revanche, dans les grandes entreprises où de nombreux systèmes différents coexistent et où la collaboration interfonctionnelle est limitée, les PMO sont souvent intégrés dans certains services spécifiques et leur action est ciblée.

Bureaux de gestion de projet internes et externes : quelles différences ?

Un PMO interne désigne une équipe interne dont le but est de soutenir la réussite des projets. Il s’agit d’équipes permanentes qui rassemblent tous les processus de votre organisation afin d’établir des normes et bonnes pratiques. À plus long terme, un PMO interne continue à accompagner votre équipe en proposant des formations, en mettant à jour les directives et en continuant à normaliser les bonnes pratiques à mesure que votre organisation se développe.

Un bureau de gestion de projet externe est une agence ou un groupe de consultants qui vous aide à mettre en place de bonnes pratiques au sein de votre entreprise. Bien souvent, ces PMO analysent les processus, puis proposent des pratiques adaptées et optimisées. Contrairement aux bureaux internes, le rôle des PMO externes n’est pas de veiller à la bonne application de ces pratiques, ni de continuer à soutenir votre organisation.

Le type de PMO dans lequel vous investissez dépend des besoins spécifiques de votre organisation. Cependant, un PMO interne est généralement plus à même de soutenir votre organisation à long terme. Dans cet article, nous allons donc aborder les rôles, responsabilités, défis et autres avantages d’un bureau de gestion de projet interne.

Qui travaille au sein d’un PMO ?

Un bureau de gestion de projet interne désigne une équipe de services partagés. Habituellement, ces gestionnaires de projet travaillent en tant que partenaires interfonctionnels et assurent la standardisation des processus dans le département ou l’organisation qu’ils accompagnent. Outre des gestionnaires de projets et de processus, les PMO accueillent également une équipe de stratégie commerciale constituée de membres chargés de normaliser les processus, mais qui cherchent également à les développer et les optimiser.

Les 3 types de PMO

Il existe trois types de PMO internes parmi lesquels choisir : tout dépend de la situation de votre entreprise, du degré d’organisation des projets et de vos besoins propres.

1. Un PMO de soutien se concentre sur la formation, l’information et le soutien des équipes, sans adopter une méthode trop normative. Ces PMO fournissent souvent une structure pour les projets et proposent des suggestions, mais chaque chef de projet reste libre de les adopter ou non.

2. Un PMO de contrôle est plus utile si vous avez besoin de contrôler vos processus et de vous assurer que chaque équipe suit le même tempo. Contrairement à un PMO de soutien, un PMO de contrôle standardise les directives et attend des chefs de projet qu’ils les suivent pour un maximum d’efficacité. Un PMO de contrôle peut également examiner les projets pour s’assurer qu’ils sont menés à bien en toute conformité.

3. Un PMO directif gère les différents éléments de gestion de projet et assure la coordination des informations liées à sa planification, comme l’allocation des ressources, la gestion des risques ou la portée du projet. Ce type de PMO prend en charge la majorité des initiatives d’envergure de l’organisation et emploie donc un grand nombre d’individus.

Les avantages d’un bureau de gestion de projet

La normalisation des systèmes et processus figure parmi les avantages majeurs apportés par un PMO. Lorsque tous les membres de votre équipe sont sur la même longueur d’onde, vous encouragez la collaboration transverse et donnez à l’équipe les moyens d’accomplir toutes ses tâches décisives.

Cette normalisation est à la fois particulièrement difficile à aborder pour un PMO, mais c’est cette même mission qui les rend utiles. Au fil du temps, les équipes et départements développent naturellement leurs propres processus. Chacune des équipes met en place ses propres normes, technologies et outils de gestion de projet pour accomplir au mieux son travail. Toutefois, chaque équipe adopte uniquement les processus et outils qui répondent à ses besoins spécifiques. Par conséquent, les informations peuvent vite se retrouver cloisonnées et les individus risquent de présenter des lacunes s’agissant de la connaissance des outils et processus métier.

Si les informations restent isolées, vous augmentez vos chances de connaître des problèmes d’efficacité opérationnelle et la coordination interfonctionnelle devient difficile.

La première mission d’un PMO est donc de cerner les processus individuels de chaque équipe, de regrouper l’ensemble des informations et définir un processus standardisé pour le département ou l’organisation en question. Un tel niveau de conduite du changement n’est pas toujours facile à atteindre ; pour en savoir plus, consultez notre article intitulé Implémenter un processus de conduite du changement efficace en 6 étapes.

Un bureau de gestion de projet aide non seulement les équipes à se dépasser, mais aussi à :

• Faire le lien entre stratégie et mise en œuvre, en reliant les activités quotidiennes aux objectifs de l’entreprise

• Encourager la collaboration interfonctionnelle grâce à la normalisation des systèmes.

• Établir des normes en matière de gestion de projet à l’échelle de l’organisation

• Fournir une visibilité et des informations de contexte en temps réel aux équipes

• Développer des bonnes pratiques en matière de gestion de projet, les communiquer et les encadrer à l’échelle de l’organisation

• Former de nouveaux chefs de projet ou leur enseigner de nouvelles compétences en gestion de projet

• Donner accès aux données à toute l’entreprise et communiquer à leur sujet de manière transparente

• Augmenter l’efficacité opérationnelle

• Optimiser l’utilisation des ressources

• Réduire le temps passé et l’énergie dépensée sur les projets

Les rôles et responsabilités au sein d’un PMO

Un PMO vous aide à standardiser les processus de gestion de projet dans toute l’entreprise. Pour ce faire, il met en place des pratiques exemplaires et définit des lignes directrices pour votre équipe dans les domaines suivants :

Bonnes pratiques en gestion de projet

Un PMO doit en premier lieu normaliser la coordination des activités des gestionnaires de projet et de programme, et celles des parties prenantes interfonctionnelles. Il a aussi pour mission de faire avancer les projets. Le PMO est là pour fournir des conseils, méthodes et systèmes pour aider votre organisation à gérer au mieux ses projets, notamment :

• Instaurer des réunions de lancement de projet

• Définir des responsabilités claires pour les chefs d’équipe, les responsables du budget et les autres parties prenantes

• Fournir des modèles de projets et de briefs de projet

• Établir des directives quant à la définition des jalons clés et la transmission des informations relatives à la santé du projet

• Standardiser les processus de rapport d’avancement de projet

• Communiquer des attentes claires concernant la planification des projets, l’évaluation trimestrielle des activités et les retours sur expérience (les post-mortem).

La responsabilité, la visibilité et l’accessibilité sont trois des avantages apportés par une bonne gestion de projet et l’utilisation d’outils adaptés. ”

Gouvernance de projet

La gouvernance désigne le cadre dans lequel s’inscrivent les décisions prises au cours du cycle de vie du projet. Cette structure inclut les caractéristiques du projet lui-même (où sont stockées les informations, qui peut y accéder, comment va se dérouler la collaboration d’équipe, etc.), mais aussi les bonnes pratiques à respecter, notamment les cinq phases de la gestion de projet ou d’autres méthodologies du même ordre. La gouvernance de projet précise également, dans les grandes lignes, comment les projets sont soutenus par l’organisation. Dans ce dernier cas, un PMO établit des règles de gouvernance pour le projet afin de s’assurer que son organisation investit dans des initiatives qui contribuent aux objectifs à long et à court terme de l’entreprise.

Rapports basés sur les données

Outre instaurer des bonnes pratiques de gestion de projet, un PMO est également le partenaire analytique clé des équipes de direction. Ce bureau est chargé, entre autres, de poser des questions clés, développer des approches analytiques et faire en sorte que ces dernières soient approuvées, mais se voit aussi tenu de résumer les données obtenues pour créer des plans d’action si nécessaire. Le PMO permet de générer des rapports pour évaluer concrètement l’efficacité du projet. Ces rapports permettent aux équipes de prendre des décisions en fonction des données et de réduire les risques commerciaux.

Nous avions une demi-douzaine de processus suivis séparément. Quel bonheur de pouvoir les réunir sur Asana, de comprendre leur complémentarité et de distinguer certaines dépendances qui nous échappaient lorsque nous utilisions des feuilles de calcul.”

Planification stratégique

Un plan stratégique est une feuille de route sur trois à cinq ans qui sert à définir les objectifs de votre organisation et les actions à entreprendre pour les atteindre. Un bureau de gestion de projet est souvent responsable de la création et du suivi de ce plan stratégique, ce qui inclut notamment :

• Aider les partenaires commerciaux à développer leur stratégie

• Standardiser le processus de définition des objectifs

• Définir des résultats clés annuels (OKR)

• Subdiviser les OKR en plans trimestriels

• Créer un système de suivi des objectifs

• Établir des conventions de communication pour la transmission des objectifs

Le PMO veille ensuite à ce que le plan stratégique soit également appliqué à l’échelle des projets, ce qui comprend :

• Définir la manière dont les projets doivent être présentés, notamment en fournissant un modèle standard de charte de projet ou de business case.

• Standardiser le processus d’attribution des tâches aux parties prenantes du projet, en encourageant l’ensemble de l’organisation à utiliser des matrices RACI, par exemple.

Transmission des informations

Lorsqu’une équipe met en place des fichiers, dossiers et outils pour son utilisation personnelle, elle ne pense pas forcément à faire en sorte que les membres d’autres équipes puissent accéder à ces informations. Or, ces informations isolées entraînent une augmentation du travail manuel et des tâches redondantes. C’est un fait, les travailleurs de la connaissance consacrent en moyenne 60 % de leur temps au « work about work », à savoir des tâches d’organisation comme la recherche de documents, le suivi de l’état d’avancement des activités ou encore la communication à propos du travail.

Le rôle d’un bureau de gestion de projet consiste en partie à décloisonner l’information pour éviter l’accumulation des tâches superflues. Pour y parvenir, tout PMO est tenu de :

• Créer une source unique de référence qui regroupe les informations clés des projets

• Établir des bonnes pratiques en matière de collaboration d’équipe.

• Normaliser les pratiques de sécurité pour le stockage et le partage des informations

• Attribuer et gérer les responsabilités pour assurer la mise à jour régulière des informations

• Veiller à ce que chacun sache qui fait quoi et pour quand afin d’éviter le travail en double

En l’absence d’une gestion du travail centralisée et de responsabilités claires, tout semble être une priorité absolue. C’est la porte ouverte au stress et à l’anxiété.”

Adoption d’outils et consolidation des acquis

La standardisation des processus consiste en grande partie à s’assurer que tout le monde utilise les mêmes outils et sait s’en servir. Si vos équipes n’utilisent pas déjà toutes le même logiciel de gestion du travail, le PMO est alors chargé de mettre en place un processus de conduite du changement et de veiller à l’adoption d’un nouvel outil. Le PMO contrôle l’utilisation de ce dernier, encourage les équipes à suivre des formations et automatise les processus si possible.

Gestion des ressources

La gestion des ressources est le processus qui consiste à planifier et programmer les ressources pour mener à bien un projet. Les ressources désignent aussi bien l’équipement que les fonds financiers, en passant par les outils technologiques et les disponibilités des employés.

La gestion des ressources par le PMO dépend de la taille de votre organisation. Pour les plus petites, le PMO est parfois l’équipe qui alloue directement les ressources aux différents projets. Dans les grandes entreprises, le PMO peut établir un plan de gestion des ressources et mettre en place un processus de conduite du changement pour éviter une éventuelle dérive des objectifs. À l’échelle de l’entreprise, cela inclut également la planification des capacités et la prévision des ressources.

L’absence d’un outil centralisé nous a vite désorientés. Nous ne connaissions pas les activités de nos collègues à moins de le leur demander, et la réponse que l’on obtenait n’était valide qu’à l’instant T. Comme les choses avancent vite, nous avions besoin d’une plateforme dynamique pour savoir où nous en étions et ce qui nous attendait.”

Standardisation des communications

L’efficacité d’une équipe dépend en grande partie de sa capacité à communiquer et à collaborer de manière transversale. Le rôle d’un PMO consiste aussi à examiner les processus existants au sein des différentes équipes et à les standardiser afin de faciliter la collaboration interfonctionnelle. Si nécessaire, le PMO peut établir des conventions de communication au sein de l’entreprise, afin de développer des valeurs communes et d’encourager une culture organisationnelle saine.

Formation continue

Une fois opérationnel, un PMO doit se charger d’organiser une formation continue pour préparer les nouveaux chefs de projet, mais doit aussi soutenir les nouvelles initiatives. Par exemple, un PMO peut organiser des séances de formation pour apprendre à définir correctement des indicateurs clés de performance (ICP ou KPI) à l’échelle de l’équipe ou de l’entreprise, ou bien proposer des webinaires pour apprendre à résoudre les conflits potentiels au sein d’une équipe projet.

Votre entreprise a-t-elle besoin d’un PMO ?

Se doter d’un PMO, c’est un peu comme constituer une nouvelle équipe, laquelle viendra parfois épauler l’ensemble de l’organisation. Bien que ces bureaux fournissent un soutien extrêmement précieux, leur mise en place s’avère particulièrement chronophage.

Si vous êtes concerné par plusieurs des énoncés suivants, un PMO peut vous être utile :

• Le travail s’effectue en vase clos et la collaboration d’équipe laisse à désirer

• Les processus manquent de structure

• Les informations se perdent constamment

• Votre organisation a récemment connu une croissance rapide

• Vous êtes sur le point d’implémenter un changement à l’échelle de l’organisation et vous voulez prendre une longueur d’avance en optant pour un processus de conduite du changement

Si vous n’êtes concerné que par un ou deux des énoncés ci-dessus, essayez une autre stratégie :

• Si votre équipe a besoin d’une vue d’ensemble de l’état d’avancement du travail pour suivre toutes ses activités au même endroit, essayez la gestion de portefeuille de projets.

• Si vous souhaitez renforcer la sécurité à l’échelle de l’entreprise et mettre en œuvre une gestion du système d’information, essayez la gestion de projet d’entreprise.

• Si vous souhaitez fournir à votre équipe la structure dont elle a besoin pour réussir et continuer à s’améliorer, testez les méthodologies Lean ou Agile.

• Si votre équipe manque de visibilité sur les indicateurs de l’entreprise et sur la manière dont ses activités quotidiennes contribuent aux objectifs de l’entreprise, optez pour un logiciel de suivi des objectifs.

Former votre équipe PMO

Les équipes PMO s’assurent que chacun avance dans la même direction, de façon à savoir quoi faire, pourquoi et comment. Vous pensez qu’un bureau de gestion de projet vous serait utile ? Commencez par vérifier ce sur quoi travaillent vos équipes actuellement et comment elles s’en sortent. Comprendre la situation actuelle est la première étape clé lors de la création d’un PMO. Quand vous y verrez plus clair, vous pourrez définir des bonnes pratiques et encourager la collaboration interfonctionnelle.

Le plus simple est de miser sur la gestion du travail. Vous serez ainsi en mesure de mieux gérer un grand nombre d’éléments en rapport avec la constitution de votre équipe PMO. En outre, la gestion du travail vous aidera à gérer les ressources, relier votre travail aux objectifs, générer des rapports sur l’état d’avancement des projets et vous donnera davantage de visibilité sur ces derniers, entre autres nombreux avantages.

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