Présentation et importance de la gestion des achats

Une petite équipe n’aura aucune difficulté à choisir les outils qu’elle souhaite employer au quotidien : après avoir identifié ses besoins, elle n’a plus qu’à acheter ce qu’il lui faut, et le tour est joué !

Mais pour les entreprises en pleine croissance, le processus peut vite se corser et devenir intenable. En effet, dans cette situation, les besoins en outils se complexifient et les entreprises cherchent à limiter les risques encourus à chaque collaboration potentielle avec un nouveau partenaire.

Et c’est bien pour cette raison qu’elles mettent en place des équipes chargées de gérer le processus d’approvisionnement.

Qu’est-ce que la gestion des achats ?

Ce processus d’entreprise vise à obtenir des biens ou services par le biais de contrats, d’achats ou de locations de ressources externes, dans le but d’achever un projet.

Il implique une grande variété d’activités d’approvisionnement : identification des besoins liés à un projet, recherche des solutions disponibles, appels d’offres le cas échéant, mise en œuvre des achats par l’équipe, etc. Si l’entreprise veut se prémunir de tout risque potentiel, ce processus peut être traité par une autre équipe que celle qui a déposé la demande de produit ou service. Toutefois, vous devez systématiquement vous adresser à votre équipe juridique pour confirmer la validité du processus d’approvisionnement spécifique à votre structure.

Le plus souvent, les équipes achats sont des expertes de la gestion de contrats. La vôtre aura certainement pour mission de négocier les contrats qui répondent le mieux aux besoins de votre entreprise, notamment au niveau des tarifs et des informations incluses dans les offres proposées par votre partenaire potentiel. Elle procédera également à une analyse des risques afin de protéger votre entreprise de toute menace éventuelle.

Traditionnellement, l’approvisionnement se joue sur deux axes principaux : la recherche stratégique de fournisseurs en amont et la gestion opérationnelle des achats.

Lors de la phase de recherche réalisée en amont de l’achat, l’équipe repère les entreprises et partenaires avec lesquels votre structure aura intérêt à collaborer. En général, cette phase permet d’indiquer les conditions minimales requises à respecter par les fournisseurs potentiels, sans oublier d’expliquer pour quelle raison l’entreprise fait appel à un tiers sur ce projet.

Quant à la gestion opérationnelle des achats, elle regroupe les différentes étapes nécessaires à une entreprise pour organiser sa collaboration avec un tiers. Celles-ci dépendent des pratiques internes à l’entreprise en question, mais on y retrouve le plus souvent les éléments suivants : demandes de bons de commande, envois d’appels d’offres, sélection des soumissionnaires et création de devis.

La gestion des achats en quatre étapes

Au cours du processus de gestion des achats, les équipes achats passeront par quatre étapes principales. Lisez la suite pour avoir un aperçu du déroulement d’un projet d’approvisionnement d’équipe type, ainsi que des étapes nécessaires à l’acquisition des matériaux essentiels à un projet. Là aussi, demandez conseil à votre service juridique afin d’en savoir plus sur les pratiques et politiques d’achat applicables à votre entreprise.

1. Élaborez un plan de gestion des achats

Commençons par la première étape du processus d’approvisionnement. À ce stade, les équipes achats s’associent aux personnes concernées dans le but d’identifier les ressources nécessaires à l’équipe pour boucler le projet. Elles étudieront ce dernier dans son ensemble, avant de trouver des solutions potentielles. Votre équipe achats peut s’appuyer sur un système de gestion des achats ou un logiciel de gestion du travail dans le but de réunir tous les documents importants au même endroit (appels d’offres, demandes d’achats, etc.).

Vos collègues spécialisés en gestion des achats évalueront les ressources dont dispose l’entreprise à l’heure actuelle, et les compareront aux ressources demandées par l’équipe. Outre le fait de négocier les prix à la baisse avec les entreprises ayant répondu à votre appel d’offres, ils suggéreront donc certainement d’utiliser les ressources internes à l’équipe si ces dernières sont plus rentables.

Cette étape vise également à répondre aux questions élémentaires relatives au plan d’achat, notamment celles-ci :

• Les parties prenantes doivent-elles disposer de cette ressource à une date précise ?

• L’équipe passe-t-elle par un processus particulier lorsqu’il s’agit d’évaluer les options disponibles ?

• Votre équipe fera-t-elle un appel d’offres à destination des fournisseurs potentiels ?

2. Réalisez vos achats

Généralement, c’est à cette étape que l’équipe chargée des achats prend sa décision. Ici, vos juristes vous aiguilleront tout au long du processus de recueil des offres et vous aideront à évaluer les options disponibles.

Demandez conseil à votre équipe pour sélectionner l’offre qui répond le mieux à vos besoins. Une fois le fournisseur choisi, votre service juridique vous accompagnera dans vos négociations, puis dans la signature du contrat une fois celui-ci en adéquation avec les besoins du projet. La plupart du temps, le processus se conclut par la création d’un document de type bon de commande, qui fixera tous les détails de l’accord : le prix, la quantité, le délai de livraison du produit, le mode de paiement, etc.

3. Gérez (ou supervisez) vos achats

Cette étape pourra prendre bien des formes selon le type de produit que se procure votre équipe, puisqu’elle consiste à intégrer ce nouvel achat à votre plan de projet. À cette occasion, vous pourrez donc avoir à gérer et former une nouvelle équipe de prestataires externes, installer un nouveau logiciel ou encore organiser le transport de matières premières qui serviront à créer un nouveau produit, entre autres possibilités.

À ce stade, nous vous conseillons d’intégrer une méthode de conduite du changement à votre processus, en particulier si vous devez y ajouter d’autres membres d’équipe. Vous pourrez ainsi superviser aisément vos opérations commerciales et étudier l’incidence de vos nouveaux achats sur vos activités. Un exemple : votre équipe a acheté de nouvelles machines automatisées pour une chaîne de montage ? Dans ce cas, vous avez tout intérêt à réaliser un avant/après pour évaluer la différence de production avec ou sans machine. Cette différence mesure l’effet des machines sur vos activités.

4. Clôturez le processus d’approvisionnement

Au cours de la phase de négociation, votre équipe juridique et le fournisseur s’entendront sur ce qu’ils considèrent comme un « travail terminé ». Dès que les deux parties en seront arrivées au stade où elles auront officiellement achevé les travaux, vos juristes finaliseront les documents concernés, en terminant par une décharge de responsabilité si nécessaire.

Habituellement, les deux parties veillent à ce que tout ait bien été réalisé conformément aux accords contractuels.

Le rôle du chef de projet dans le processus d’approvisionnement

Le chef de projet a pour mission de faire avancer le projet dans le respect du calendrier prévu. Dans le cadre du processus d’approvisionnement, il s’occupe également de tenir informées les parties prenantes et autres membres de l’équipe quant à ses dernières évolutions. Toutefois, vous noterez que l’essentiel du processus d’approvisionnement devrait être géré par votre service juridique, conformément aux politiques applicables à votre entreprise.

Au cours du processus d’approvisionnement, le chef de projet a avant tout pour rôle d’aider l’équipe achats à se coordonner, au niveau des informations et de tout ce dont elle a besoin pour concrétiser l’appel d’offres ou le contrat avant de passer à l’étape suivante. Si l’équipe achats nécessite des informations spécifiques en rapport avec les besoins du projet, le chef de projet peut l’aider à les regrouper et à les diffuser.

Certaines entreprises font appel à un logiciel spécialisé dans la gestion des achats pour bien organiser toutes les informations destinées au service achats. D’autres encore optent pour une rationalisation de l’information à l’aide d’un outil de gestion du travail, qui les aident à tout réunir au même endroit : jalons de projet clés, coordonnées des fournisseurs, mises à jour à communiquer aux parties prenantes, etc.

À ce titre, les outils de gestion du travail comme Asana sont là pour vous aider à conserver tous vos documents au même endroit, que ce soient vos contrats d’achat, appels d’offres ou autres rapports d’audit importants. La solution idéale pour permettre aux personnes concernées d’y accéder en quelques clics ! Cela vous intéresse ? Testez notre modèle gratuit d’appels d’offres dès aujourd’hui.