活動規劃範本

在策劃活動時，有很多變動部分需要追蹤。除了規劃預算、與供應商協商，以及在準備期間協調任務，在活動來臨之前還有很多工作要做。 

為了讓您的活動策劃過程順利進行，您需要在一個容易存取之處組織所有的活動任務和詳細資訊。Asana 的活動策劃範本可讓您以宏觀角度查看您的活動策劃時間軸並輕鬆進行協作，故您可以有目的地進行規劃。

什麼是活動規劃範本？

活動策劃範本是一個可複製的架構，有助於簡化活動策劃流程。它為您提供了一個管理及追蹤活動詳細資訊的地方。Asana 的活動規劃範本帶有預先建立的自訂區段和欄位，以便追蹤即將截止的活動任務和詳細資訊。此範本創造了一致性，使您可以輕鬆複製現有的活動管理工作流程。這表示您的團隊絕對不會遺漏任何步驟，好讓您可以成功舉辦最出色的活動。

使用 Asana 的活動策劃範本有哪些好處？

我們的免費活動策劃範本可讓您在同一個可存取的位置管理活動的所有詳細資訊，這種明晰度是靜態試算表所無法提供的。從追蹤預算和與供應商溝通，到讓活動如期舉行，使用我們的範本可確保您的活動順利進行。 

另外，您可以為每個活動複製範本，而不必建立新的專案。這麼做可以減少不必要的事前準備工作，並確保您的團隊在規劃類似活動時依循相同的步驟。

我們活動策劃範本的其他優點包括：

• 在活動開始前編列您的活動預算。

• 在時間軸中將活動計劃可視化。

• 建立可行動的活動策劃核對清單來追蹤活動任務，以便更順利地進行規劃。

• 輕鬆查看哪些任務依存於其他任務，並在發生排程問題之前移除障礙。

• 直接在專案中分享狀態更新和活動進度。

• 使用里程碑追蹤規劃進度。 

• 積極管理廠商清單和訪客關係。

• 使用 Asana 的整合應用程式，例如 Outlook、Gmail 和 Slack，將訊息轉化為可行動的任務並追蹤重要文件。

• 使用行動應用程式隨時隨地管理日常任務和活動計劃。

有哪些活動細節可以利用 Asana 的活動策劃範本來管理？

我們的活動策劃範本預先填入了可用於管理重要活動資訊的區段及自訂欄位。您也可以建立自己的自訂標籤來追蹤活動的詳細資訊，包括：

• 活動時間軸

• 活動預算

• 廠商合約和其他重要文件

• 賓客清單

• 必要的後勤細節，例如何時應該完成任務，以及哪些團隊負責這些任務   

• 關鍵的每日任務和排程

• 任何活動後的評估或績效報告

如何使用 Asana 的活動策劃範本

下載我們的活動策劃範本後，使用起來便很容易。只需複製範本並加以自訂，便可使範本內容符合您即將舉行的活動。 

請依循以下的步驟開始使用：

1. 從我們的活動策劃範本開始，並對其加以自訂，以滿足特定活動的需求。給專案一個與您的活動相一致的獨特名稱，並填寫專案描述，準確概述活動內容和活動目的。

2. 在與活動時間軸相符的區段中組織活動任務 。我們的範本預先填入了您可以充實或修改的部分，以便與活動排程保持一致。 

3. 在每個區段中新增任務和截止日期 ，以便團隊在活動臨近時規劃需要進行的事務。 使用里程碑追蹤主要進度點並指派依存項，以便指示需要先行完成哪些任務，其他人才能開始進行他們的工作。 

4. 納入內部團隊成員和外部專案關係人，以提升可視度並使權責分明。 將任務指派給團隊成員，並邀請外部活動聯絡人 (例如廠商或承包商) 進行協作。 廠商並未使用 Asana？ 沒問題，不妨利用我們的應用程式整合，如 Gmail 和 Outlook，將訊息和電子郵件轉換為可行動的任務。 

5. 使用我們的時間軸檢視，以宏觀角度查看您的活動排程。密切留意規劃進度，以確保活動排程順利進行，在優先事項發生變化時輕鬆地重新安排截止日期，並在排程衝突發生之前及時發現。

6. 透過狀態更新在範本中分享進度，使團隊維持資訊同步，並消除溝通上的孤島效應。 

7. 在 Asana 和 Asana 行動應用程式中直接管理您的每日排程，讓重要日子順利進行。

可與 Asana 活動規劃範本一起使用的整合與應用程式

Asana 的整合功能和應用程式可協助團隊針對即將到來的活動進行協調和溝通，無需離開 Asana，即可追蹤重要的文件和資訊。 

整合功能

1. 時間軸檢視。時間軸檢視是一種甘特圖式專案檢視方式，以水平長條圖顯示所有任務。您不僅可以查看每一個任務的開始和結束日期，還可以看到任務之間的相依性。藉助時間軸檢視，您可以輕鬆追蹤計劃中每一個部分如何彼此配合。此外，由於您是在同一處地方查看所有工作，故可以在衝突發生前輕鬆識別並加以處理，從而確保按時實現所有目標。 

2. 里程碑。里程碑代表重要的專案檢查點。在專案中設定里程碑，便可讓團隊成員和專案關係人瞭解您實現目標的進度如何。在您努力實現重大的專案目標時，不妨利用里程碑來慶祝路途中的小成功。

3. 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作，以便相應地安排工作的優先順序。若團隊使用協作工作流程，便可以輕鬆查看自己有哪些任務正在等待他人先行完成，以及自己的工作何時可以開始進行。當第一項任務完成時，指派對象會收到通知，告知他們可以開始進行依存項任務。或者，如果您的工作依存於另一項任務，而該任務的時程被重新安排，則 Asana 會通知您，讓您知道是否需要一併調整依存項的截止日期。

4. 專案狀態更新。不必再為了查找專案狀態資訊而在多個工具之間排序資訊，也不要再為了一封電子郵件就能搞定的事而多開一場會議了。Asana 中的專案狀態更新不僅容易使用，還能直接與您團隊進行的工作相互結合。如此一來，團隊便可輕鬆存取額外的專案資訊，例如專案計劃、溝通計劃、專案目標、里程碑和交付項目等。最終，專案狀態報告將能減少手動作業、集中管理資訊，並確保所有人即時掌握最新資訊。

推薦的應用程式

1. Gmail。 您可藉由 Asana for Gmail 整合，直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的任何任務都會自動包含您電子郵件的內容資訊，如此一來，您再也不會錯過什麼。寫電子郵件時需要參考 Asana 任務嗎？與其開啟 Asana，不妨改用 Asana for Gmail 附加元件，直接從您的 Gmail 收件匣輕易搜尋該任務。

2. Slack。 將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容，以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

3. Microsoft Teams。藉助 Microsoft Teams + Asana 整合，您毋須離開 Teams 便可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的行動項目。此外，您毋須切換至您的瀏覽器，便可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務。

4. Outlook。 行動項目會以電子郵件的形式湧入 (例如來自代理機構的審查工作，或來自合作夥伴的設計資產請求)，而您現在則可直接從 Outlook 建立 Asana 任務。接著，您可以將這些新任務指派給自己或隊友、設定截止日期並新增至專案，以便與其他相關的工作連結起來。 

常見問題