任務並未明確定義時,您就要花費時間和精力在一個個模糊不清、毫不相干的任務之間切換。這種情況使人疲乏不堪,而且事倍功半。不妨建立一個行動項目範本,定義每個任務中的人、事、時。每次建立新的清單時,您都可以複製範本,並且以更有條理、更有效的方式處理這些可據以和動的任務。
行動項目即附帶人 (獲指派的團隊成員)、事 (描述)、時 (期限) 資訊的任務。這些項目可在重複的工作流程中使用,或者用於連結任務、團隊和期限的端到端流程。行動項目範本是一種針對明確定義行動項目的清單儲存方式,可在進行週期性工作時複製使用。例如,若您的團隊需要管理公司部落格,您可以為季度發佈建立一個行動項目範本,以便追蹤需要撰寫的貼文以及負責撰寫的人員、發佈日期或完成日期。
通常您可以製作一份清單來追蹤行動項目和待辦事項,但是這兩種範本之間有幾個關鍵區別:
行動項目清單組織的是您為推進工作流程所需完成的工作內容。這不僅僅是所有任務,這類行動項目清單上的一切內容都是彼此相關的,而且是較大型專案計劃中的一部分。當這些行動項目同時完成,將有助於推進更大的目標和計劃。
顧名思義,行動項目是可據以採取行動的,而待辦清單項目則指示模糊、定義未明。例如,假設您需要更新您的到職範本。待辦清單任務通常點到為止,而行動項目則會有定義的內容 (需要做些什麼來更新範本)、指派的團隊成員以及預計截止日期。
任何需要完成一系列任務的時機,行動項目清單範本都可以派上用場。行動項目清單範本是可自訂的,可使用工作流程看板和甘特圖以可視化方式進行設定,也可以建立更為傳統的數位任務清單。或者,在 Asana 中運用這一切,您可以為您的行動項目範本建立一個專案,然後依據需要在多種檢視方式之間切換。建立範本後,您還可以納入能夠幫助您在大型團隊之間協調工作的依存項。
由於這類範本用途廣泛,許多場景都可以使用行動項目清單範本。此處舉幾個例子:
重複專案:若您需要為週期性計劃重複相同的行動,範本可以幫助您簡化這個流程。例如,您可以為每季度的產品更新建立一個範本,通常這類更新都會包含相同的可行動任務。
與他人協作:當團隊中有多位成員需要管理,各自需要存取不同的行動項目清單版本,這時候範本可以助一臂之力。這在專案管理軟體中使用的效果尤佳,因為每個人都能依憑同一個集中事實來源進行工作。
傳送進度報告:當專案關係人需要即時更新時,他們可以檢閱團隊的行動項目清單範本,查看目前的專案進度。若他們有後續疑問,也能依據每一個項目的指派對象,知道應聯絡誰。
一份有效的行動項目清單範本應不斷推進,從「待辦項目」或「待辦事項」開始,然後是「進行中」階段,以此類推貫穿整個專案生命週期,從一個階段到下一個階段,直到任務完成。
與其他專案管理範本類似,若使用動態平台作為行動項目追蹤工具,就能發揮最佳效果。您可以在其中新增詳細資料並即時更新。不妨考慮使用工作流程看板工具等可視化形式,以此更輕鬆地追蹤行動項目。
建立每一個行動項目時,可以新增以下一些元素:
事項:任務的詳細描述。
人員:每個行動項目都應有一位指派對象,以便所有人知道每個任務的負責人員。
時間:為週期性任務附加標準化期限。例如您可以保留一個查核任務,用以提醒您審查每個月最後一天時的專案狀態。
緊急程度:用以表示特定任務的優先等級,以便團隊成員知道要先處理何事。
清單檢視。清單檢視是一種格狀檢視方式,可讓您輕鬆且快速地查看所有專案資訊。如待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,故您不僅可以查看任務標題和截止日期,還可檢視優先順序、狀態等任何相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼工作,藉此毫不費力地實現協作。
看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視,使用欄來顯示專案資訊。欄通常會按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一欄中以卡片的形式顯示,卡片中包含各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間推進的狀況,並一目了然地掌握您專案所在的位置。
工作負荷。工作負荷可讓您在同一處位置輕鬆查看團隊成員跨專案的工作內容,從而為您提供團隊工作量的可視化快照。藉助這些一目了然的資訊,您可以重新指派或安排任務的排程,以便識別衝突、解決風險並使專案保持進度正常。請定期檢查工作負荷,以避免團隊成員發生負荷過重過或賦閒的情況。若有這些情況發生,您可以輕鬆地重新指派或安排低優先級任務的排程,以排除對高優先級計劃的阻礙。
自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。
Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。
OneDrive。使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具,直接將檔案附加至 Asana 中的任務。輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。
Loom。Loom 影片可以為您的專案概觀賦予個人特色、情境和明晰度。您可以輕鬆地內嵌 Loom 影片來說明產品、設立期望以及強調關鍵里程碑。Loom 影片訊息增添了細緻度和情境資訊,從而使您的團隊全速衝刺、更快地推動專案。最棒的一點是,團隊不需要離開 Asana 就可觀看這些影片。
Dropbox。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Dropbox 檔案選擇工具,直接把檔案附加至 Asana 中的任務。
使用此範本針對您的任務採取行動,確保絕不錯失任何期限。