7 個快速簡易步驟即可建立決策矩陣 (含範例)

決策、決策、決策。做出妥善的決策可協助您帶領團隊往正確的方向前進，並達成目標。然而，您要如何知道哪一個決定才是正確的？面臨兩個看似同等重要的選擇時，您是擲硬幣？擲骰子？還是向神奇水晶球求助呢？

決策是妥善商業計劃的關鍵一環，但卻可能不容易知道哪一個才是正確的選項。關鍵是快速決策時不能倉促，而要做正確的決策卻也不能在效率上有所妥協。

如果這聽起來像是個不可能解決的難題，請別擔心，因為實際上並非如此。藉助決策矩陣，您便能快速衡量每個選項的優缺點、權衡不同的變數，並快速、輕鬆地做出妥善的決策。

什麼是決策矩陣？

決策矩陣是用來衡量以及在不同選擇中挑出最佳選項的工具。若您有超過一個選項，又必須考量多個因素，才能做出最終決定時，此項工具就尤其實用。

您可能聽過決策矩陣的其他名稱，但這些概念談論的都是同一件事。決策矩陣的其他名稱包括：

• 普氏矩陣

• 網格分析

• 多屬性效用理論

• 問題選擇矩陣

• 決策網格

何時應該使用決策矩陣

您不見得一律要使用決策矩陣。此流程功能很強大 (且相對簡單)，且當您要在多個相當的選項之間做決定時，是最有效的工具。若不同選項之間的評估條件不同，那麼很可能決策矩陣就不是最好的決策工具。例如決策矩陣無法協助您決定團隊接下來一年應該朝哪個方向前進，因為此時您所要做的決策，並非彼此相當可比較的事物。

若為以下情況，您可使用決策矩陣：

• 比較多個類似的選項

• 將不同的選項限縮至一個最終的決定

• 權衡各式各樣的重要因素 

• 希望從邏輯的觀點做成決策，而非基於情緒或直覺

若決策矩陣對您目前的情況並非最適合的選項，請瞭解以下的其他決策方法。

如何用 7 個步驟建立一個決策矩陣

決策矩陣可協助您在不同選擇中，根據多個重要因素及其相對重要性來評估最佳選項。建立決策矩陣需要七個步驟：

1. 找出您的替代方案

要在多個類似選項之間決定最佳選項時，決策矩陣會是很實用的工具。在您建立自己的矩陣之前，請找到您要從哪些選項中做出決策。

例如，若您的團隊要在今年夏天發佈新的品牌行銷活動，您需要決定由哪個廠商針對設計製作視覺素材及影片。截至目前為止，您已找出三個設計代理商，不過他們各有優缺點。

2. 找出重要的考量點

建立決策矩陣第二個步驟是找出重要的考量點，這些考量點會影響您決策的結果。這組條件可協助您找出最佳決定，避免過於主觀。

若沿用我們上述的範例，您的團隊已決定在選擇設計代理商時要納入考量的重要條件是：成本、經驗、溝通及過去的客戶評價。

3. 建立您的決策矩陣

決策矩陣是一個網格，您可在裡面比較不同選項間的重要考量點。 

很自然地，我們會在 Asana 中建立我們的決策矩陣。Asana 是工作管理工具，可協助您組織及執行整個組織裡的工作，並為團隊提供他們所需的明晰度，以利更快達成其目標。 

例如，若您要在這三家代理商間做決定，並且將成本、經驗、溝通及客戶評價納入考量，那麼此處顯示的會是您的決策矩陣骨架在 Asana 中看起來的樣子。

4. 填寫您的決策矩陣

現在，請以預先定義好的量表，對各考量點進行評分。若不同選項之間並沒有太大的差異，請使用 1-3 分量表，其中 3 分表示最佳。若差異較大的選項，請使用 1-5 分量表，其中 5 分表是最佳。 

至此決策矩陣就能實際展現其優勢。例如，若您要在三家代理商做決定，而且您有四個重要的條件，但您沒有製作決策矩陣。每家代理商的條件對比：

• 代理商 1 很符合成本效益，但沒有許多經驗。他們的溝通和客戶評價似乎很普通。 

• 代理商 2 在成本效益上不具很好的優勢，但也不是最昂貴的代理商。他們有足夠的經驗，且客戶評價很出色，但截至目前為止稍微欠缺溝通。

• 代理商 3 是最昂貴的，但也是最有經驗的。截至目前為止，他們的溝通算普通，而他們的客戶評價相當出色。 

相對而言，這三段描述全都很相似，因此很難根據檢膽的篇幅決定哪一個才是較佳的選擇，特別是因為每家代理商都有各自的優缺點。若我們換個方式，在決策矩陣上，同樣的三家代理商和四個考量點就會看起來像是以下呈現的這樣，獲得 1-5 的評分 (5 分為最佳)：

5. 增加權重

有時候，特定考量點的重要性高於其他項目。在這種情況下，可使用加權的決策矩陣來找到對您而言最佳的選項。 

若沿用我們的範例，假設您絕對不能超支預算，那麼成本在您的決策流程中就是關鍵因素。客戶評價也很重要，因為他們提供判斷基準，讓您瞭解過去各家代理商的效率如何。 

若要在決策矩陣加上權重，請指定一個數字 (介於 1-3 或介於 1-5，選擇哪一個視您有多少選擇而定) 給每個考量點。在稍後的決策流程中，您將需要對每個考量點進行加權係數的乘法計算。

以下是會在我們範例呈現出的內容：

6. 與加權分數相乘

套用評分量表並指定權重給每個考量點後，請將權重與每個考量點相乘。這可確保愈重要的考量點獲得愈多權重，如此一來，最終就能幫助您選擇最佳的代理商。

若沿用我們的範例，以下會是您套用加權分數至各個代理商的考量點後，決策矩陣看起來的樣子：

7. 計算總分

現在您已加乘加權分數，請針對各代理商加總所有考量點的分數。此刻，您應能擁有清楚、以數字為根據的答案告訴自己哪一個才是最佳選擇。

例如，這是最終決策矩陣看起來的樣子： 

如您所見，代理商 2 獲得最高分，因此這會是您應選擇的代理商。即使代理商 1 較便宜，但代理商 2 的平均成本一旦結合其多年經驗和耀眼的客戶評價後，就成了您團隊的最佳選項。接下來唯一剩下要做的，就是聯絡該家代理商，與他們合作推動品牌行銷活動。 

決策矩陣範例

只要您是權衡多個不同選擇間的最佳選項，就可將決策矩陣應用於各種商業決策。這些決策也不見得一律必須是攸關業績的選擇。您也可使用此模式，來快速做出簡單的決策。 

例如，建立決策矩陣，以決定您要為在家工作的設置購買哪一張椅子。您喜歡四張不同的椅子，而您的重要考量點是舒適度、成本和評價。 

決策替代方案

若決策矩陣法對您的選擇不太適用，請嘗試： 

艾森豪矩陣

艾森豪矩陣以 2x2 的網格組成，可協助您根據任務的急迫性和重要性安排優先順序。若您忙於兼顧多個不同任務，且必須決定哪些任務或計劃應該最先處理，此矩陣就非常實用。

• 在左上角列出急迫和重要的工作： 這些任務是首要之務，立刻處理或儘快處理這些任務。

• 在右上角列出較不急迫但重要的工作：為確保您執行這些任務，請將任務安排在您的行事曆中，或在專案管理工具中標示截止日期。

• 在左下角列出急迫但不重要的工作：這些任務必須完成，但很可能有更適合的人選來做這個工作。可能的話，請將工作指派給他人代理。

• 在右下角列出較不急迫也不重要的工作： 延遲這些任務，或別處裡這些工作。清楚說明您的優先順序，讓團隊成員知道您目前無法執行某件事，這是減少過勞風險的好方法。

專案關係人分析圖和 RACI 表

專案規劃流程期間，您必須做的最重要決策之一是決定應該納入哪些專案關係人、哪些是指導者或知悉者。可針對此類決策建立一個專案關係人分析圖。此圖有助您將專案關係人依照其相對影響力和牽涉之利益予以分類。

專案關係人分析圖中有四個類別：

• 高度影響暨高度利益：讓這些專案關係人參與 專案規劃及決策流程。 

• 高度影響暨低度利益：若這些專案關係人想更深入參與，就讓他們瞭解專案並監控其相關利益。

• 低度影響暨高度利益：讓這些專案關係人得知專案的相關資訊。將他們加入您的專案狀態更新電子郵件收件人清單中，以便他們掌握最新資訊。

• 低度影響暨低度利益：定期於專案的檢查點時間，向這些專案關係人做簡報，但毋須花費太多力氣確保他們得知一切資訊。

您弄清楚關鍵關係人後，也可以製作 RACI 表。RACI 是由四個英文字的第一個字母組成的縮寫字：Responsible (負責者)、Accountable (當責者)、Consulted (指導者)、Informed (知悉者)。RACI 表可幫助您決定哪個人是各個任務或計劃的主要決策者。 

團隊腦力激盪會議

有時候最佳的決策方式就是召開老派的團隊腦力激盪會議。可召開用白板書寫的腦力激盪會議或在專案管理工具中分享創想。 

我們在 Asana 喜歡使用工作流程看板來舉行高度互動的腦力激盪會議。開始時，由腦力激盪主持人建立一個看板，讓團隊成員在此加入構想、構思或回饋。接著，每個人都加上他們的構想後，再由所有團隊成員閱讀並對個別建議「點讚」。然後團隊即可進行小組討論，決定獲得最多點讚的任務中哪一個是要得到執行的項目。

告別擲硬幣做決策的方法

快速決策是出色專案規劃和專案管理的重要一環。無論您是否使用決策矩陣來進行複雜或簡單的決策，這些工具都能幫助您考量不同因素，為團隊做出最好的決定。 

若要深入瞭解專案管理，請閱讀獲致成功必須具備的 25 個關鍵專案管理技能。