什麼是專案管理三角形，它能如何幫助您的團隊？

專案管理三角形以視覺化方式將「三重限制」的問題呈現出來——必須在範疇、成本和時間之間取得平衡，才能維持優質的最終產品。每位專案經理都有過時間太少、預算不足，範疇卻大得不可思議又要讓團隊保持高生產力的無奈，這些專案經理經歷的就是實際情境的專案管理鐵三角。

專案三角形中，沒有任何一個變項可以被單獨改變而不會犧牲其他兩個點。專案經理的工作就是要在所有 (三個) 元素間取得平衡，確保專案符合預算，並且在期限內如期完成，同時還要滿足專案範疇的規格。

我們在下文中分析並檢視專案管理三角形的三個點，包括它們之間如何緊密相關，以及專案經理如何在三者之間取得平衡，確保專案獲致成功。

什麼是專案管理三角形？

專案管理是由三個變項所構成的，這些變項決定了專案的品質：範疇、成本及時間。

這個三角形呈現這三個變項如何互相連動：若其中一個變項改變了，另外兩個必須加以調整才能讓三角形維持連接。若三角形斷裂開來，換言之，若其中一個點被移動了，而沒有隨之調整其他一個或兩個點，就會重創專案的品質。

專案經理的工作是在三角形的三點之間取得平衡，盡可能達成最佳品質，同時仍符合預算、在期限內如期完成，並恪守專案的規格要求。

範疇、成本及時間如何相互關聯

專案三角形中有兩種關係類型在運作。第一個是範疇和其他兩個專案變項之間的關係。範疇之於時間及成本兩者有直接正向的比例關係，這表示範疇會跟兩個因素朝同方向移動。當範疇擴大時，時間和金錢也必須增加，才能搞定更大的專案。

第二種關係類型是時間和成本之間的關係，此為反向的比例關係。這兩個因素朝相反的方向移動。若成本必須降低，則期限就必須展延；但若您突然面臨時間緊縮，您就會需要額外的預算來調整為較短的時間軸。

這兩種關係無法改變——您無法做任何事，也就不可能改變一個變項，而不引發三角形裡另外兩個點的相應變化，無論正相關或反相關皆然。因此，專案三角形通常稱為三重限制的鐵三角。無論專案經理能力多好，都無法如其所願地彎折鐵三角。

三角形的三重限制

為了確保滿足所有 (三個) 元素，專案經理必須深刻理解各個獨立變項，以及它們在哪些地方可能有彈性，可以在整個專案期間容受改變。

範疇

範疇是就品質、細節及專案交付項目的重要性等層面，來看專案的「規模」。隨著專案的規模擴大，自然也會需要投入更多時間和金錢，才能完成。

專案範疇的元素可能包括：

• 專案複雜度

• 完成產品的數量

• 產出品質

• 強度 (例如應用程式可支撐同時使用的使用者人數)

• 詳細的程度

• 功能數及複雜度

在開始著手生產前，應確認專案計劃，讓專案關係人簽核所有事項，從而謹慎地避免「範疇潛變」。

成本

基於專案三角形的目的，成本不僅限於實際的金額。此三角點通常又稱為「資源」，包含完成專案所需的所有工具、設備和支援。

範疇的元素可能包括：

• 財務預算

• 團隊成員人數

• 設備和設施

• 關鍵機會

成本/資源這個變項不僅只包括實際的錢，一般而言更包含這個點的面向中任何可以回推牽動財務價值的一切。例如，增加員工會需要額外預算支付薪水；讓辦公室延長開放時間，則需要額外預算支付多使用的電費。

時間

調整時間時，請牢記您所測量的時間量與時間類型同等重要。為了取捨，您可能會需要延長時限、調整團隊行事曆軟體、除去規劃階段等。

時間的元素可能包括：

• 整體的專案時間軸

• 投入於專案的工時

• 內部行事曆和目標終點線

• 分配於規劃及策略的時間

• 專案階段數

若預算減少或範疇擴大，您就需要放寬一個或多個專案的時間限制 (展延期限、增加時數，或做其他排程調整)，從而找到聰明的方法來補足缺口。

未知因素：創新

有人找到新方法來做點什麼，從而提高成本效益或速度時，這種調整就不會帶來專案管理三角形另外兩個點的相應變化。

例如，您團隊的某位隊友找到方法提升工具的功能性，而該工具對您的專案而言又是不可或缺的。此生產方法之改善可讓您在更短的專案時程內完成更多工作，或讓您與較小的專案團隊合作。

同樣地，有助將流程標準化，以及減少決策時間的任何生產流程革新，都可讓您的團隊工作得更有效率，而毋須犧牲品質。投資標準化的銷售範本或專案管理軟體等這類的管理工具，將減少浪費的時間和成本，而不會對專案的品質或範疇帶來衝擊。

管理專案三角形的策略

現在您已瞭解什麼是專案三角形，以下提供幾個提示，說明如何在您的日常工作中善加運用。建議您參考五大專案管理階段，並找出重疊的區域。

依照您的情況選擇優先順序

專案三角形背後的核心概念是，若嚴守這三個固定的點，沒有一個專案可以成功。至少必須有一個點是有彈性的，如此一來，您才知道必要時哪裡還有調整的空間。

若您的首要之務是符合預算，意料外的阻礙可能得藉由展延期限來因應，而非聘用更多人手來快速排除障礙。若您客戶的時程固若金湯，則建議您預先取得額外預算的核准，以便有資源處理面臨的挑戰，而不致延誤生產。

設立清楚的期望值

一旦瞭解專案的限制和優先順序後，請向客戶和所有專案關係人清楚說明，以免造成期望值未達成，以及所有者滿腹牢騷的結果。

對頻繁受不可預期複雜因素影響的產業而言 (例如營造和工程業)，合約將包含幫助專案經理在專案開始前，取得所有專案關係人共識的特別元素。這些元素包括：

1. 客戶事先核准的應變預算

2. 常見潛在延誤因素的清單 (天氣、天然災害、當地事件等)

3. 針對各項延誤的常用行動計劃清單，以便在面臨各種緊急情況時，用來避免原本可能得增加的成本和時間

讓專案關係人清楚瞭解可能會發生哪種事件，以及這些事件可能會如何衝擊成本和時程，並將客戶的偏好作法記錄下來，之後當您必須在專案三角形進行調整時，才能從中參考。專案結束後，對於為什麼做出這些調整，就不會有任何模糊不清的地方。

經常更新

各方同意的行動計劃 (包含針對不同潛在情況可能做的預算、排程及範疇調整) 一旦制定完成，請務必於整個專案期間隨時通知所有專案關係人，讓他們得知所有變化及預期事項。

若供應商通知您他們的必要資源短少了，請告知您的客戶和專案所有者最新狀況，讓他們得知延誤的可能性。若您的資源用完了，專案關係人就能理解狀況，並準備好面對您需要做的任何調整。若您的資源沒有 用完，您和您的客戶都將感到更有信心，深知您已為所有情境做好準備。

調整三角形，使之符合您的管理風格

由於專案管理方法很多，且各看重不同的專案變項，因而有不同的專案三角形。我們在下文將七種常見的專案管理方法整理排序，優先列出最注重低成本和節省時間的方法。

節省資源的專案方法

預算較嚴格而時程較有彈性的專案，可從這些最注重資源使用效率的專案管理方法中獲益。

• 瀑布法：專案階段採線性方式依序完成，因此時程必須有彈性，因為若一個階段中有延誤項目，將需要調整所有的後續階段

• 精實法：最注重降低成本和資源，允許較長的時程或將範疇縮減，從而確保專案不超出預算

• 專案管理知識體系 (PMBOK® 瀑布) 法：傳統線性流程瀑布法的變體，其套用的標準是由美國專案管理學會的專案管理知識體系所定義，目的是用來提高流程效率

節省時間的專案法

若情境中時間是最核心的項目，則可利用這些專案管理方法避免不必要的停機/停工，加速專案流程，從而確保團隊進展迅速。

• 敏捷法：最注重彈性流程，好讓團隊得以準備就緒來因應變動請求而調整，且該變化僅需增加極少量的時間和成本；採用此方法的團隊通常會使用特定的敏捷管理軟體

• Scrum 法：一種特定類型的敏捷專案管理方法，最常見於軟體開發，運用各種 Scrum 方法，例如衝刺會議及每日的簡短團隊會議，以盡可能減少浪費在工作進展階段的時間

• 工作流程看板 (Kanban) 法：使用持續、高可視度的協作流程，從而將工作進展所需時間減至最少；採用此方法的團隊通常會使用特定的工作流程看板軟體

• Scrumban 法：結合工作流程看板法流程中的協作和持續特性，以及 Scrum 的每日團隊審查會議，從而更能將工作進展所需的時間減至最少

當然，每個方法的目標都是要在成本低、速度快和品質優之間找到最佳平衡。但由於專案管理三角形需要側重至少一個變項，因此這些方法就會視哪個變項對團隊的重要性最高而偏向該方向。

讓三重限制變成發揮您優勢的利器

儘管這個鐵三角及三重限制的系統猛一看似乎相當侷限，然而一旦您學會如何將它應用在自己的企業專案管理流程後，您會發現這些工具可實際讓專案運作的更順利。提早對自解的限制和彈性有更具體的認識，您就能避免代價高昂的挫敗發生。

此外，鐵三角也有助確保您選擇對的專案管理軟體、建立流程以及設置生產，從而使您的團隊立刻進入狀況。接下來，誰能料到您們將合力成就哪些創舉呢！