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Zoom 藉助 Asana 每年省下 133 個工作週

結果

自動化效率

藉助自動化、流程標準化和減少情境切換方面的效率,每年可節省 133 個工作週

團隊可視度

在單一平台中連結技術與業務團隊的工作

90% 計劃採用率

IT 的「自備裝置」計劃採用率超過 90%

Zoom
地區全球
公司規模Enterprise 版
產業科技
重要工作流程
計劃管理工作請求專案管理
重要功能
form icon表單portfolio icon專案集template icon範本
重要整合
Google Workspace 標誌
Jira Cloud 圖示

在 COVID-19 疫情開始時,從企業到主管,每個人都會註冊 Zoom 帳戶。這家領先的通訊供應商透過視訊、語音、聊天和內容分享工具連結數以百萬計的公司、朋友和家庭。特別是對於企業而言,當他們無法親自與客戶會面,且團隊無法實際並肩工作時,視訊會議就會扮演重要角色。

Zoom 從 2020 年 1 月的 2400 多名員工成長為截至 2021 年 6 月的 5700 多名全球員工,商務服務與 IT 部門讓他們保持彼此連結。科技計劃管理資深經理 Gregory Daniels 領導一個專注於 IT 專案和計劃管理的團隊。他們負責監督系統變更和部署,例如 Zoom 的 Okta 推出和全公司的「自備裝置」計劃。這些全球計劃的預算為數百萬美元,幾乎影響了公司的每個人。

Greg 還致力於開發 Zoom 的專案管理文化,但當他加入時,各團隊正為協作而苦,因為他們混合使用著試算表、電子郵件和各種工作管理平台,導致效率低下。這一團亂麻無法起作用:

  • 工程和開發團隊使用 Jira,但行銷和銷售團隊並未使用,因此難以查看即將推出的功能版本。

  • 有些團隊需要處理來自各個方向的工作請求,導致難以確定接收專案的範圍和優先順序。

  • 高階主管的狀態更新在投影片組中呈現,而團隊則在繁瑣的流程中手動更新。

隨著公司擴大規模,Zoom 的員工需要更有效的溝通方式。

連結技術團隊與業務團隊的解決方案

Greg 和他的 IT 同事開始評估工作管理平台。 首要任務是將 Zoom 的技術與業務團隊聯合起來,以消除最後一刻仍無法解決的發布爭議。他們需要一個具有 Jira 整合的平台,並且具有足夠的靈活性以容納不同部門的不同工作流程。

個人需要在沒有 IT 部門幫助設定的情況下也能開始使用該工具,這同樣重要。事實上,Zoom 的幾百名員工已經可以自助使用 Asana。再加上其靈活性、原生 Jira 整合和市場領先地位,幫助 IT 團隊作出了 Asana 作為 Zoom 標準平台的選擇。

全面推行:引導人們以 Zoom 的方式管理專案

IT 部門首先將 Asana 推廣到五個部門,隨著經理將專案帶入平台,他們的隊友也緊隨其後。越來越多的團隊認識到集中管理工作的價值,一個易於分享的連結即可存取包含所有內容的 Asana 專案。IT 部門還將每月業務回顧轉移到 Asana 中,從而獲得了領導層的支持。

Greg 表示:「我們正式推廣使用 Asana 後,對工作管理工具被壓抑的需求呈現井噴狀態,我們看到越來越多的人使用它。」隨著採用的增加,在 Asana 中工作為 Zoom 所節省的時間同比增長了 200%。

Greg 的團隊利用 Asana 推出來教導人們通用的組織技能和完成任務的「Zoom 方式」。他說:「Asana 就像是我們的教室,可以幫助人們學習管理專案的新方法。我們使用它來教授基礎專案管理技能,以及如何以可重複、可擴展的方式實現成果。」

如今,Zoom 在每個部門都有幾位 Asana 專家,可針對其團隊的工作流程對新員工進行訓練,而 Greg 的團隊則可提供額外的訓練和複雜的專案設計。他們經常以安全性團隊的 Asana 設定作為範例,說明如何架構專案集並將專案標準化。

技術和非技術團隊如何在 Asana 中協作

Zoom 各部門採用 Asana 作為事實來源。

工程與業務之間的聯繫 - 工程團隊在 Jira 中管理與 Asana 同步的日常任務,因此他們無需為每個微小的更新給行銷團隊發送通知。Greg 表示:「它為我們徹底解決了混亂和繁瑣的問題。」

行銷 - 分佈全球的行銷團隊使用 Asana 來規劃行銷及各類活動,並管理來自 Zoom 中其他團隊的請求。

商務與 IT - IT 部門運用 Asana 進行全球推廣和系統變更,例如「自備裝置」計劃,其註冊人數超過 90%。Greg 表示:「Asana 讓變更管理變得輕鬆。我們可以追蹤每個微小的子任務,從而幫助 Zoom 員工瞭解計劃。試算表問題太多,無法發揮作用。」

安全性 - 團隊使用 Asana 即時掌握專案的最新資訊,以便每個人都能查看其狀態。 這對團隊的大型技術實施和全企業範圍的推廣至關重要,當中可能涉及多達 20 名協作者和更多專案關係人。團隊使用專案集組織持續進行的大規模計劃,並使用巢式專案集來管理其中的專案。

團隊仰賴一套標準的 Asana 功能,但能夠靈活地加以利用來配合其流程。

專案是事實的來源,而專案概觀則提供有關目標、範疇、時間和成本的情境資訊,因此大家都不再需要詢問專案經理。

專案集依其計劃對專案進行分組,釐清團隊的工作負荷和能力,並讓經理在單一檢視中監控狀態。

Jira Cloud  等整合可連結技術與業務團隊。Zoom  整合可讓與會者在 Zoom 會議中以 Asana 任務做筆記。Zapier  整合有助於自動化工作流程中的步驟,而  Google 雲端硬碟整合則可將檔案連結至其所屬的專案。

表單可協助團隊在單一管道中收集來自內部來源的請求。例如,銷售營運支持部門中的內容建立團隊會在標準的  Asana 表單中預先收集所有資訊。Greg 表示:「我們從第一天就執行相關流程。他們會分享表單連結、接收安全請求和範疇,並提供預估期限。」

他們可以透過變更 Asana 表單中的欄位來快速疊代其流程。Zoom 員工每月提交近 900 份表單,由此帶來的效率提升,每年可為公司節省約 335 天的工作時間。

範本為新專案提供了一個起點,可節省時間並確保不會遺忘任何步驟。Greg 表示:「如果我使用的是 Asana 範本,那麼一小時的專案規劃就只需十五或二十分鐘。為期一小時的啟動會議也能減半。節省的時間是相當可觀的。」

Zoom 每年節省 667 個工作天

如今,Zoom 預計每年可藉助表單、評論、範本等 Asana 功能節省 667 個工作天。如果按典型的每週 40 小時工作來計算,這相當於節省了超過兩年時間。

部分團隊棄用了高階主管投影片組手動更新,而改為使用專案集為領導者提供所有計劃的鳥瞰式檢視。當團隊正在進行類似專案時,也很容易發現問題,這樣他們就可以統整工作並提高效率。

工作剖析索引發現,這種重複狀況很常見,知識工作者將 13% 的時間花費在已完成的工作上。當員工需要使用許多不同的應用程式來完成工作時,問題就更有可能發生。但對 Zoom 來說,專案集中式首頁可以為這類冗餘提供解決出路。

當所有排程、任務和溝通都集中在一處時,就能更輕鬆地進行遠端協作。

組織與系統有助於公司擴大規模

隨著 Zoom 的專案管理能力持續增長,公司中出現了更多像 Greg 這樣的團隊。他們不斷倡導並創新 Zoom 的方式來完成工作,幫助每個人都能快速且大規模地執行工作。

當員工在 Asana 中協作時,Zoom 可以縮小團隊之間的距離,就像他們的產品有助於縮小同事、親人甚至國家首腦之間的距離一樣。

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