計劃管理終極指南
管理多項專案可能讓人感覺像在玩拋球，而這些球隨時都有可能掉落地上。為了讓球保持在空中，您需要在各種互相依賴的計劃之間掌握全局，同時還要管理每項個別專案的工作。專案管理可幫助您提升整個團隊的資訊一致性和明晰度，從而減輕管理多項專案的壓力。不過，如果您所管理的專案彼此連結，那麼您可以採用另一個更好的方法：計劃管理。
若妥善實施，計劃管理可以幫助您管理相似的計劃並為其制定優先順序。本篇指南涵蓋了所有您所需要知道的計劃管理知識，讓您可以立即開始實行。
什麼是計劃管理？
計劃管理是一種同時管理多項相關專案的管理方法。作為一名計劃經理，您的責任是幫助制定一份橫跨整個計劃的資源管理計劃，並引導該計劃中彼此連結的專案取得成功。計劃經理還須負責使專案目標和規模更大的業務目標相互契合。
嘗試用 Asana 進行計劃管理如果這聽起來很熟悉的話——也許出乎您的意料——您可能已經正在實行計劃管理的流程，而不是專案管理。但如果您不確定計劃管理如何融入您現有的流程，以下為您介紹此種方法及其他類似方法的詳情：
計劃管理與專案管理
專案是任務的集合，其目的是達成某個特定目標。專案管理是一種規劃、管理和執行團隊工作的流程。專案管理軟體能夠提升明晰度和改善團隊協作，從而幫助團隊做到這些。
另一方面，計劃則是由一組專案所構成，旨在實現策略性的業務目標。舉例而言，您的公司將在下個季度發表的所有新功能都可以被視為一個計劃，但每項功能可能都有各自的專案。計劃管理是一種在與公司目標同步的情況下管理長期的、彼此關聯的計劃的流程。計劃將會包括各種相互連結的專案，這些專案可能都具有各自的專案經理。深入瞭解計劃經理與專案經理的差異。
嘗試用 Asana 進行專管理計劃管理與專案集管理
計劃管理與專案集管理非常類似，兩者的差異在於所管理的專案類型。在計劃管理中，計劃內的專案彼此連結且時常互相依賴。例如，某計劃可能包含所有行銷活動的集合 (目的是宣傳即將在接下來一年內發表的新功能)，或甚至是非營利組織的獎助金管理計劃。所有這些功能彼此連結，故它們屬於計劃管理，而非專案集管理。相反地，專案集可能包含一個季度或一整年內的所有行銷計劃，無論這些計劃之間是否有關聯。專案集管理軟體是團隊用以追蹤那些專案，並與專案關係人分享深入解析的工具。
利用專案集，系統化地組織工作計劃管理與產品管理
產品管理是新產品在公司內部的發展。產品經理是負責將產品導向成功的團隊領導者，其工作包含了從蒐集使用者意見一路到產品的成功發表等各種內容。
或者，計劃可能包括任何類型的內容，例如一項新產品。您可以建立一個計劃以管理下個年度的產品開發流程。個別的產品開發專案會有它們自己的專案經理，但整個計劃會由一位計劃經理負責監督。
閱讀：產品經理與專案經理：兩者差異為何？計劃管理與工作管理
計劃管理就如同專案管理五階段和專案集管理，它們都是工作管理的子集合。工作管理是一種系統性的方法，用以編排組織的工作流程 (無論是專案、進行中的流程或例行任務)，從而提供團隊達成目標所需的明晰度。工作管理著重於協調組織中各層級的人員、工作和團隊，確保每個人都能取得所需的資訊。使用工作管理軟體，您可以在整個組織中協調計劃、專案和流程。
嘗試用 Asana 來進行工作管理計劃管理角色與職責
計劃管理流程中有多種角色和縮寫字。如果您正在為您的組織開發新的計劃管理流程，您可能不需要使用每一種角色和職責，但了解它們的內容以及每個角色能為計劃帶來什麼是很重要的。
計劃經理
計劃經理負責管理一組相關的專案。其主要職責之一是確保計劃的措舉與公司目標保持一致。計劃經理應該經常檢查計劃中專案的進度，以確認它們仍然與策略和業務目標互相契合。
成功的計劃經理也會：
常見問題：我是否需要經過認證才能成為一名計劃經理？
有多種計劃經理認證可供選擇，其中最著名的是美國專案管理學會 (PMI) 的計劃經理認證。話雖如此，計劃管理認證並不是成為計劃經理的必要條件。
那些決定取得計劃經理認證的人，是為了證明他們是認真的，並且將計劃管理作為職業道路加以投資。計劃經理認證還可以提高您的薪資潛力或謀取計劃經理相關職位的機會。
贊助者或贊助團體
贊助者是計劃組織中最資深的成員，負責核准和授權該計劃的關鍵要素，例如資金、交付項目，以及任何必要的相關商業企劃案。贊助者也應該為計劃提供支持，並協助獲得執行高層的認可。最後，贊助者會任命資深責任所有者 (SRO) 。
資深責任所有者 (SRO)
資深責任所有者由贊助者任命，其工作是代表贊助團體進行決策。資深責任所有者的終極職責是確保該計劃達成其計劃目標。雖然贊助者負責核准計劃預算之類的重大財務決定，但資深責任所有者仍有責任從各種團隊預算或其公司的財務團隊中取得資金。
此外，資深責任所有者會與計劃經理密切合作，以確保計劃在策略上與業務目標保持一致。雖然負責實現計劃是計劃經理的工作，但資深責任所有者有責任在計劃和組織的高級關係人之間維持策略的一致性。
業務變更經理 (BCM)
業務變更經理主要負責制定和執行收益實現計劃，這是一種用以確保該計劃能為組織帶來可衡量價值的流程。計劃經理會與資深責任所有者合作定義和實現計劃的輸出，而業務變更經理則負責確保這些輸出得到妥善利用。
計劃管理的 4 個優勢
如果您已經在管理多個專案，您可能會想知道，「我已經在做的工作與計劃管理之間真的有那麼大的區別嗎？」答案是：可能有！雖然不是每個團隊都需要計劃管理，但這樣做有四個主要好處。
1. 連結專案與策略性業務目標
計劃管理及其相關角色和職責可幫助您的團隊將相關專案與策略性的業務目標連結起來。除了協調計劃中的多項專案，計劃經理還對計劃中的專案握有一個全面的、整體的觀點。作為計劃經理，您可以將每項專案的目標與計劃的目標連結起來，然後確保計劃目標與您的公司目標和目標與關鍵結果 (OKR) 緊密結合。
2. 檢視專案相依性
由於計劃經理負責管理多個相關專案，因此他們可以更輕鬆地將專案相依性可視化，並對任何發生的問題進行分類。如果您管理各種不同的專案，它們之間可能存在依賴關係，但如果您單獨查看每個專案，這些相依性可能很難可視化。作為計劃經理，您不僅需要關注遠程效益 (在這種情況下指是公司的策略性業務目標)，同時也應留意底下的執行情況。計劃管理是即時協調相關專案之間工作的最佳方式。
3. 簡化資源分配
除了可視化和管理專案相依性之外，計劃經理還可以幫助簡化資源分配。因為他們深入瞭解計劃中的所有專案，以及這些專案如何相互關聯，所以能夠最好地判斷哪個專案需要哪些資源，無論所需的資源是員工的時間、預算的增加還是新的工具或軟體。
由於工作是在計劃層級上獲得資助，計劃經理和資深責任所有者可以進行合作，以便最有效地確定哪些專案需要哪些資源。如果某個專案團隊提前達成了目標，計劃經理可以重新分配專案資源，以確保計劃中的每個專案都能實現其目標。
4. 就風險與機會取得共識
您可以想像，在一個計劃中，風險和機會都因為專案的數量而被放大。但由於計劃經理對計劃中的所有專案具有全盤掌握，他們可以更準確地預防風險並抓住機會。
舉例而言，資源分配是專案風險管理的一項要素，能確保每個專案團隊的人員平衡且充足。在計劃層級，您可以根據需要對資源進行分配和重新分配，以降低專案人手不足、超出預算或偏離軌道的風險。
另一方面，由於計劃經理非常瞭解計劃將如何影響和促進策略性的業務目標，故他們可以發現新的機會，例如延長專案的截止日期或修改專案計劃以實現額外的交付成果。
Discovery Digital Studios 如何使用 Asana 維持複雜流程的宏觀檢視
Discovery Inc. 是 TLC、Animal Planet 和 Food Network 等知名娛樂網路背後的媒體巨頭。他們的 Digital Studios 內容團隊每個月都會為社交媒體平台和消費者應用程式製作數千支影片。
內容運營總監 Mike Singer 和他的團隊過去常常使用試算表和電子郵件對話串追蹤內容製作。Mike 需要一個共享平台，該平台應可以立即為所有正在發展的內容提供一份高階檢視，同時還可以擷取每支影片製作過程的臨時細節及其狀態。簡而言之，他需要像 Asana 這樣的計劃管理工具。 Asana 提供可自訂的工作流程，讓他們能夠定義複雜的內容流程、為專案關係人提供團隊整體輸出的簡覽，並使個人貢獻者和外部團隊保持連結和交流。
我們曾經有半打的工作流程都是分別追蹤的。能用 Asana 把它們整合在一起真是太棒了，這樣做可以看到它們彼此連結的關係，並發現用試算表看不出來的相依性。”
Discovery 的內容團隊還使用專案集鳥瞰進行中的特定製作內容。例如，他們可以建立一個新的專案集，追蹤 Food Network Kitchen 應用程序的烹飪課程專案，並監督相關內容活動專案的狀態和上線日期。
團隊還使用整合將 Asana 連結至他們的其他工具。藉助 Asana for Outlook 整合，他們可以直接從收件匣將電子郵件行動項目轉換為 Asana 任務。他們還可以將任何電子郵件以評論的形式添加到任務中，在保存重要訊息的同時減少收件匣的混亂。Asana for Slack 整合讓他們無需離開 Slack 平台即可查看專案更新、添加評論和建立新任務。且多虧了 Zapier + Asana 整合，團隊得以將更多流程自動化，進而節省時間。
這種可視度使團隊能夠準確預測工作的所需時間。它來有助於發現專案中的延遲、診斷癥結點，並使工作回到正軌。由於一切都是那麼集中、精簡和可見，整個團隊的工作效率也因而提高了。
因為不知道資訊所在位置而產生的挫敗感就這麼消失了。這種文化上的轉變緩解了壓力。您可以看到事情的進展變得更加輕鬆了。”
若想深入瞭解 Discovery Digital Studios 團隊如何使用 Asana，請閱讀完整的案例研究。
使用計劃管理連結專案與策略
計劃管理是一種更為全面的方法，用以管理多個專案，並使這些專案與策略目標保持一致。如果管理多個專案開始感覺像是一種笨拙的雜耍行為，請嘗試使用計劃管理方法，以便更全面地瞭解專案之間的關聯。
