Din guide till att komma i gång med projektportfoliohantering

Om du hanterar olika initiativ som involverar flera team och avdelningar vet du hur svårt det kan vara att få en helhetsbild. Projekthanteringsverktyg är ett sätt att organisera och utföra arbetet för ett initiativ, men för att öka tydligheten mellan team och avdelningar behöver du projektportfoliohantering.

Vad är projektportfoliohantering?

Projektportfoliohantering är en centraliserad hantering av flera projekt. Med projektportfoliohantering får du insyn i projekt och initiativ och ser hur teamets dagliga arbete återspeglar företagets organisationsstrategi. Under hela vägen från strategi till genomförande finns det verktyg för projektportfoliohantering som hjälper dig att spåra verksamhetens prioriteringar och se helheten.

Projektportfoliohantering vs projekthantering: vad är skillnaden?

Om du känner till projekthantering vet du att det är ett bra sätt att planera, hantera och utföra arbete. Projekthantering hjälper teamet att samordna vem som gör vad och när och förbättra teamsamarbetet i ett specifikt projekt. Projektportfoliohantering däremot hjälper dig att hantera flera projekt och storskaliga initiativ.

Både projekthantering och projektportfoliohantering är en del av jobbhantering, vilket är ett systematiskt tillvägagångssätt som syftar till att samordna arbetet i hela organisationen – allt från projekt och pågående processer till rutinuppgifter – för en ökad tydlighet. Du kan dra nytta av projektportfoliohantering om:

• du behöver ett sätt att organisera och spåra teamets olika projekt och prioriteringar

• ledningen behöver ett enkelt sätt att visualisera framstegen i flera initiativ

• du behöver ett konkret sätt att koppla dina dagliga aktiviteter till strategiska mål.

Roller och ansvar inom projektportfoliohantering

Liksom inom projekthantering finns det viktiga roller och ansvarsområden inom projektportfoliohantering. De här rollerna gör det möjligt för alla att förstå inte bara sitt eget ansvar inom projektteamet, utan även andra teammedlemmars ansvar.

Projektportfolioledaren

Som namnet antyder är projektportfolioledaren den person som skapar och hanterar projektportföljen. Som projektportfolioledare kanske du inte är projektledare för alla projekt i din portfölj, men det är ditt jobb att se till att de är uppdaterade och att de har relevanta och aktuella statusuppdateringar. Planera in en regelbunden kommunikation med enskilda projektledare för att fastställa hur ofta de ska skicka projektstatusrapporter.

Ledande intressenter

Ledande intressenter är alla de teammedlemmar eller företagsledare som behöver en översikt över vad som händer i portfolions olika initiativ. Om du till exempel har ansvar för ett marknadsföringsteam kan chefen för marknadsorganisationen eller marknadsföringsavdelningen vara en ledande intressent.

Programledaren

En programledare och en projektportfolioledare har liknande roller. Den största skillnaden mellan de två rollerna och deras olika ledningstekniker är att en programledare ansvarar för sammankopplade projekt, medan en projektportfolioledare kanske inte gör det. En programledare kan till exempel hantera flera projekt som är kopplade till en specifik produktmarknadsföringslansering, medan en projektportfolioledare hanterar flera projekt inom marknadsföringsavdelningen som kanske inte är direkt sammankopplade.

Projektledaren

Ja, det finns fortfarande projektledare inom projektportfoliohantering! Projektledaren kan ha ansvar för enskilda projekt inom portfolion. Beroende på portfolions storlek och omfattning kan även projektportfolioledaren hantera och ha ansvar för vissa projekt.

Projektets teammedlemmar

Alla som arbetar med projekten i portfolion ingår i projektteamet. Det kan vara ett tvärfunktionellt team med medlemmar från olika avdelningar inom företaget, eller så kan det vara ett mer traditionellt team med medlemmar från det egna teamet. Den största skillnaden mellan ett projektteam och ett team är att ett projektteam endast arbetar tillsammans under tiden för ett projekt innan det löses upp.

Fördelarna med projektportfoliohantering

Projektportfoliohantering hjälper dig och relevanta projektintressenter att få en överblick över storskaliga projekt och initiativ. När projektportfoliohantering används korrekt ger den en heltäckande bild av situationen och gör det möjligt att fatta bättre strategiska beslut. Team som använder verktyg för projektportfoliohantering har följande fördelar:

• ökad synlighet

• bättre samordning

• en övergripande och enhetlig planering

• snabb inblick

• mer tid för kreativt och strategiskt arbete

• projektförlopp i realtid

• snabbare beslutsfattande.

För att dra nytta av projektportfoliohantering behöver du ett bra verktyg

Projektportfoliohantering är en del av ett större arbetssystem: jobbhantering. För att effektivt kunna använda en programvara för projektportfoliohantering behöver du ett verktyg som hjälper dig att ansluta din strategi till det dagliga arbetet, få en överblick över allt arbete och hålla dig uppdaterad i realtid. En bra programvara för projektportfoliohantering måste ha de här tre funktionerna:

Projektstatusuppdateringar i realtid

En av fördelarna med projektportfoliohantering är den ger en överblick av förloppet för varje projekt inom portfolion. För att dra nytta av det här bör verktyget för projektportfoliohantering erbjuda funktioner för rapportering på både projekt- och portfolionivå. På så sätt kan ledande intressenter få en snabb inblick på portfolionivå för att sedan, vid behov fördjupa sig i eventuella projektspecifika statusuppdateringar.

Övervakning av tidslinje och beroenden

Eftersom en portfolio består av flera komplexa projekt bör din programvara för projektportfoliohantering kunna göra det möjligt för dig att se tidslinjen för vart och ett av projekten och identifiera eventuella beroenden. Med en Gantt-diagramliknande vy kan du identifiera viktiga milstolpar och datum för varje projekt, och se till allt går smidigt.

Hantering av arbetsbelastning

Hantering av arbetsbelastning hjälper dig att utveckla och spåra resurshanteringsplanen. Med verktyg för hantering av arbetsbelastning får du en tydlig uppfattning om projektteamets ansvar och leveranser i alla projekt i portfolion. Du kan på så sätt visualisera vem som är tillgänglig och vem som är överbelastad om du behöver göra ändringar i resurshanteringsplanen.

Processer och bästa praxis för projektportfoliohantering

Projektportfoliohantering fungerar bäst när portfolion uppdateras i realtid. Ditt jobb som projektportfolioledare är att regelbundet höra av dig till de enskilda projektledarna och se till att deras projekt har korrekt information. På så sätt kan du och ledande intressenter identifiera projekten som riskerar att försenas eller är ur fas, och göra de justeringar som behövs, samtidigt som ni ser till att projekten som är i fas är i linje med företagets strategiska mål.

Följ de här fem enkla stegen för att komma i gång med projektportfoliohantering:

Steg 1: Anpassa portfolion till affärsmålen

Projektportfoliohantering hjälper dig att koppla det dagliga arbetet till strategiska mål – men för att kunna göra det så effektivt som möjligt måste du veta vilka strategiska mål du anknyter till. Om verksamheten har årliga eller kvartalsvisa mål kan du ha olika mål, allt från intäktsmål till minskning av omsättningsmål. Klargör vilka strategiska mål eller OKR:er som din portfolio bidrar till, och hur.

Steg 2: Lägg till projekt

Din portfolio bör innehålla alla relevanta projekt. Se till att du lägger till rätt projekt och organisera dem i prioritetsordning om tillämpligt. Som projektportfolioledare ska du ta dig tid att samråda med respektive projektledare om hur deras projekt bidrar till de strategiska målen. Se även till att det inte finns några anknutna projekt som du inte har inkluderat i din portfölj.

Steg 3: Dela portfolion med ledande intressenter

En portfolio är ett verktyg som hjälper dig att samordna aktiviteter med projektledarna och att bättre prioritera projektarbetet. Det är även ett sätt för ledande intressenter att få en överblick över olika initiativ i hela avdelningen. Se till att de enkelt har åtkomst till din programvara för projektportfoliohantering. När chefer får en inblick i projektets framsteg i realtid kan de fatta bättre beslut.

Steg 4: Få projektuppdateringar i realtid

Se till att projektledarna regelbundet uppdaterar sina projekt. På så sätt blir din portfolio teamets kontrollstation för alla initiativ. Eftersom du kan se dem på ett och samma ställe kan du bättre belysa beroenden, identifiera nya projektmöjligheter och hjälpa projekt som riskerar att bli fördröjda.

Steg 5: Använd portfolion till resurshantering

Förutom att hålla alla viktiga intressenter uppdaterade om projektets framsteg är en portfolio ett kraftfullt resurshanteringsverktyg. Under planeringsfasen av varje projekt bör du ha skapat en resurshanteringsplan. Om du ser att ett projekt halkar efter i din översikt, kan du omfördela tillgängliga resurser i alla projekt för att ta itu med problemet. Se till att ditt verktyg för projektportfoliohantering har en programvara för arbetsbelastningshantering för att underlätta tilldelning och omfördelning av resurser.

Få en helhetsbild med projektportfoliohantering

Projektportfoliohantering är det bästa sättet att samarbeta med och inom teamet. Få en översikt över alla initiativ på ett och samma ställe för att spåra rätt mätvärden på rätt plats.

Redo att börja med projektportfoliohantering? Läs mer om Asana Portfolior för att enkelt sammanföra alla dina initiativ på ett och samma ställe.