Läs: 29 mallar och exempel på tidsplanering för att öka effektiviteten

Det kan vara svårt att balansera ett späckat arbetsschema och få uppgifterna utförda när man ständigt tilldelas nya uppgifter. Som tur är finns det dussintals olika tidsplaneringsmallar som kan hjälpa dig att prioritera din arbetsbelastning. 

Ta en titt på 29 olika exempel på tidshanteringsmallar för att hitta den som passar bäst för just ditt schema. Allt från dagliga agendor till månadsmål – de här mallarna täcker alla möjliga situationer. 

Är du redo att komma igång? Här är de 29 mest användbara kalkylarken för tidshantering. 

Personliga scheman och listor

Håll koll på dina dagliga och veckovisa uppgifter med de här strategierna för tidsplanering.

1. Exempel på en daglig att göra-lista

Bäst för: att sätta upp dagliga mål och prioritera små uppgifter.

Dagliga att göra-listor är åtgärdspunkter som du skriver ned i en anteckningsbok eller kontrollerar med hjälp av din programvara för att göra-listor i början av dagen. Genom att spåra dina uppgifter kan du försäkra dig om att du får allt viktigt arbete gjort för dagen och att inget glöms bort. 

Att skriva ned dina dagliga inlämningar hjälper dig att visualisera det arbete som måste slutföras. Eftersom allting är nedskrivet blir det lättare att förstå varje uppgifts prioritering och se vilka uppgifter som måste slutföras och när. I slutet av dagen kan du kontrollera dina uppgifter för morgondagen så att du kan börja nästa dag från bästa möjliga utgångspunkt. 

2. Exempel på checklista

Bäst för: att sortera dagliga inlämningar i sekventiell ordningsföljd. 

Sättet du organiserar din att göra-lista på kan påverka hur och när du slutför dina uppgifter. Genom att skapa en checklista kan du se till att dina inlämningar är tydligt definierade och följer en sekventiell ordningsföljd efter prioritet.

Med en mall för tidsplanering i form av en checklista är det möjligt att kategorisera allt, från det viktigaste till det minst viktiga, så att du säkerställer att uppgifterna med högsta prioritet blir utförda först. Dessutom känns det skönt att kunna bocka av en slutförd uppgift och veta att det finns en uppgift mindre på att göra-listan.

3. Exempel på dagsplanering

Bäst för: att planera dagen på ett sätt som förhindrar att målen inte uppfylls. 

En dagsplanerare är bra om du ofta blir överväldigad av dina dagliga uppgifter och vill ha en handlingsplan för dagen. En dags- eller veckoplanerare skiljer sig från en att göra-lista eftersom den tar hänsyn till mer än bara leveranser. Den omfattar alla olika delar av din dag, inklusive möten, pauser, leveranser och allt annat som upptar din arbetsdag.

En studie från 2011 fann att en plan kan avlasta den mentala bördan av ouppfyllda mål. Genom att planera din dag utifrån möten, uppgifter och projektleveranser utformar du en daglig översikt som hjälper dig att skapa tidsblock och genomföra dina åtgärdspunkter.

4. Exempel på veckoschema

Bäst för: att planera din arbetsbelastning en vecka i förväg så att du klarar dina deadliner.

Utöver dagliga uppgifter kan det vara bra att planera ditt arbete för veckan som kommer. Det innebär att upprätta en tidsplan med snäva deadliner för dagliga uppgifter och långsiktiga deadliner för större projekt, samt allt däremellan.

Du kan sedan prioritera uppgifterna efter slutdatum och hur viktiga de är för teamets mål. På så sätt kan du relatera målen till det arbete som krävs för att slutföra dem.

5. Enkelt exempel

Bäst för: att hålla sig i fas med små uppgifter.

När det gäller tidshantering är det ofta bättre att göra det på ett enkelt sätt. Om du redan har en strategi men behöver lite mer struktur i kaoset kan ett enkelt kalkylark för tidsplanering vara lösningen för dig.

En enkel mall kan innehålla en kort översikt över veckans uppgifter och deadliner. Ett enkelt checklisteformat räcker visserligen här, men de som gillar att visualisera sitt arbete kan använda en whiteboardkalender och göra det hela lite roligare. Skillnaden är att en enkel mall endast innehåller de närmaste kommande uppgifterna i din agenda vilket gör layouten enkel.

Tidsspårningsverktyg

Innan du kan hantera din tid måste du förstå vad din tid går åt till. Med de här strategierna kan du ta tillbaka varje minut av din dag.

6. Exempel på tidsregistrering

Bäst för: att spåra uppgiftslängd och fördelning av arbetsbelastning.

Att registrera sin tid är en av de svåraste aspekterna av att hantera en strukturerad tidsplan. Vart tar all tid vägen när du inte arbetar med viktiga uppgifter eller svarar teamkollegor i realtid? 

Genom att föra en tidslogg med en mall kan du hålla reda på hur lång tid det tar att slutföra arbetet och analysera hur du fördelar tiden varje dag, vecka och månad. Mallar för tidsregistrering är användbara för att spåra hur mycket tid du har lagt ner på tidigare arbete, men de är också till stor hjälp när du planerar framåt. När du har fått en uppfattning om hur lång tid varje uppgift tar kan du planera framtida projekt utifrån hur lång tid du tror att varje uppgift tar att slutföra.

7. Exempel på aktivitetsregistrering

Bäst för: team som jobbar på flera projekt åt gången.

I den bästa av världar skulle din tid endast användas för att slutföra tilldelade uppgifter. Tyvärr är det inte alltid så verkligheten ser ut och många team lider av onödiga arbetsuppgifter som hämmar deras övergripande effektivitet. Faktum är att den genomsnittliga kunskapsarbetaren lägger ner 60 % av sin tid på jobb om jobbet – saker som att leta efter dokument, jaga godkännanden eller delta i statusmöten. 

En aktivitetsmall hjälper dig att spåra alla aktiviteter som du gör under en dag så att du kan identifiera och minska jobb om jobbet. Även om du till exempel bara har två uppgifter att slutföra den dagen kanske du också har två möten du behöver delta i, något brådskande som behöver göras i ett tidigare projekt eller ett missförstånd som måste redas ut med en teamkollega. Genom att logga dylika aktiviteter får du en tydligare bild av vad din tid går åt till och möjligheter att förbättra dina nuvarande processer.

8. Exempel på tidsbudget

Bäst för: att analysera tidsallokering och budgetdetaljer.  

Du kanske känner till talesättet ”Tid är pengar”, men hur kan man se till att ens tid används effektivt? Även om det inte finns någon universell metod kan det vara till hjälp att sätta sin tid i perspektiv genom att spåra hur ens tid relaterar till budgeten. 

Det kan du göra genom att först spåra den tid det tar att slutföra varje uppgift i ett projekt. Tilldela sedan ett budgetnummer till varje post genom att ta projektbudgeten och dividera den med den tid det tog dig att slutföra varje uppgift. Även om det kanske inte är 100 % korrekt varje gång kan du få en ungefärlig uppfattning om vad din tid används till och dela den med intressenterna för att förbättra synligheten. 

9. Exempel på Pomodoro-tekniken

Bäst för: de som har problem med prokrastinering och lätt distraheras.

Om du känner dig överväldigad av att skapa dagliga eller veckovisa att göra-listor kan du prova Pomodoro-tekniken. Det är en teknik som innebär att man kombinerar fokuserade arbetspass med täta korta pauser, med målet att höja sin produktivitet och minska mental utmattning.

Ett vanligt arbetstidsförhållande är 25 minuters arbete och 5 minuters rast. Du kan börja använda den här tekniken genom att schemalägga dina dagliga uppgifter kring de här 25-minuters-arbetsblocken så att du kan försäkra dig om att du hinner slutföra din att göra-lista till slutet av dagen.

Tekniker för uppgiftsprioritering

När det gäller produktivitet är förmågan att prioritera a och o. Här är några verktyg som hjälper dig att avgöra vilka uppgifter som är brådskande och vilka som kan vänta.

10. Exempel på prioritet

Bäst för: att öka din effektivitet genom att kategorisera arbetsuppgifter utifrån hur viktiga de är.

När man har en lång att göra-lista framför dig och många möten kan det ibland kännas omöjligt att hantera sin tid på ett effektivt sätt samtidigt som man slutför sina uppgifter. Det är här prioriteringsplanering kommer in i bilden. 

En prioriteringsmall kan hjälpa dig att rangordna varje uppgift på listan efter betydelse, så att du kan se till att de viktigaste uppgifterna blir utförda först. Det kan hjälpa dig att hålla ordning på din att göra-lista även de mest hektiska dagarna. Prova att rangordna varje projekt på en skala från ett till tre, eller använd färgkoder som signalerar prioritetsgrad. 

11. Exempel för prokrastinering

Bäst för: team som kämpar med prokrastinering och effektivitetsproblem.

Vi har alla varit med om det – du har en lång lista med saker att göra men skjuter upp dem till sista minuten. Att skjuta upp saker är något som många av oss kämpar med, men det finns ett sätt att motverka de negativa effekterna.

Genom att skapa en prokrastineringsmall kan du prioritera de viktigaste uppgifterna som måste göras en dag i taget. På så sätt slipper du bli överväldigad av de längre att göra-listorna som visar veckans uppgifter. Du kanske också vill prova en tidsplaneringsstrategi såsom Pomodoro-tekniken där du arbetar under korta tidsintervaller och tar täta pauser för att minska stressen. Nyckeln är att prova olika metoder och hitta en som passar dig. Börja med att prioritera de viktigaste uppgifterna och gå vidare till att ta korta pauser om du fortfarande tycker att det är svårt.

12. Exempel för ”en vacker dag”

Bäst för: att planera framtida projekt som har lägre prioritet men ändå är viktiga.

Vi tenderar alla att fokusera för mycket på kortsiktiga uppgifter – det finns ju trots allt deadliner att hålla. Men det kan vara bra att fundera lite kring vilka långsiktiga uppgifter du skulle vilja ta itu med någon dag. 

Du kan använda ”en vacker dag”-mallen för att göra en lista över framtida projekt som du vill ta dig an – antingen som team eller på egen hand. På så sätt kan du nästa gång du har lite extra tid över jobba på dina ”en vacker dag”-uppgifter. Du kan börja med att göra en lista över projektbeskrivningar och sedan tilldela uppgifter till de team som skulle vara inblandade för att få igång arbetet.

13. Exempel för överbliven tid

Bäst för: att proaktivt prioritera långsiktiga projekt. 

Om du någonsin befinner dig i en situation där din arbetsbelastning är låg och du vill arbeta med proaktiva åtgärdspunkter, kan du använda en mall för överbliven tid genom att lista uppgifter på din ”en vacker dag”-lista. Du kan börja med att dela upp dina uppgifter i deras egna specifika uppdelade arbetsstrukturer och komma igång med att planera små leveranser. 

De här uppgifterna kan vara saker som ett större företag behöver, såsom en förbättrad process, eller sådant som ett team behöver, exempelvis aktiviteter som stärker gemenskapen i teamet. Spara de här uppgifterna till slutet av veckan när dina prioriterade uppgifter är klara och använd dem för att komma ikapp med projekt som du har velat ta itu med. 

Teamplaneringsmallar

Att leda ett team kräver organisation. Med de här mallarna kan du se till att dina teammedlemmar är samordnade och få ut det mesta av allas tid.

14. Mall för teammål

Bäst för: att relatera mindre uppgifter till större projektmål.

En av de största utmaningarna när det gäller tidshantering är att koppla uppgifter till större projektmål. Det gäller särskilt för team där man arbetar var för sig och som saknar en central plattform för spårning av tidshantering. 

Ett sätt att komma till rätta med det är att använda mallar för teammål så att alla intressenter förstår vikten av projektavsikterna och hur deras arbete relaterar till helheten. 

15. Exempel på SMART-mål

Bäst för: att proaktivt fastställa mål och skapa översikter över uppgifter.

Om det hjälper din produktivitet att sätta upp mål och spåra förloppet, kan du använda en mall för SMART-mål. SMART är en akronym som står för Specific (specifika), Measurable (mätbara), Achievable (uppnåeliga), Realistic (realistiska), och Time-bound (tidsatta). SMART-mål hjälper dig att nå ambitiösa mål med hjälp av tydlig kommunikation och anpassning.

Att kommunicera era mål garanterar transparens när det gäller hur uppgifterna relaterar till målen. Dessutom börjar du varje dag med en tydlig översikt och mätvärden som går att spåra.

16. Exempel på åtgärdspunkter

Bäst för: att organisera dagliga eller veckovisa åtgärdsuppgifter efter prioritet.

Ett annat sätt att organisera din arbetsbelastning är att markera de viktigaste åtgärdspunkterna för dagen och utföra dem först – med hjälp av en mall.

Genom att planera dagen kring åtgärdspunkter säkerställer du att dina prioriterade uppgifter har utförts innan dagen är slut. Det ger dig även möjlighet att arbeta med viktiga uppgifter under resten av veckan.

17. Mall för team-brainstorming

Bäst för: kreativa team som behöver komma på nya idéer mer effektivt. 

Team-brainstorming är ett kreativt sätt att komma på nya möjligheter för verksamheten. Med det sagt, är det bra att hålla i minne att utan en bra tidshantering kan era brainstormingmöten bli improduktiva. Det är här en mall för teambrainstorming kommer in i bilden.

Med en plan på plats kan alla lägga till sina idéer i ett gemensamt dokument. Sedan kan ni träffas för att diskutera de bästa idéerna och de viktigaste åtgärdspunkterna. Du kan också prova olika brainstormingtekniker för att hitta den mötesaktivitet som bäst passar er teamdynamik. 

18. Exempel på arbetsflöden

Bäst för: att vidareutveckla interna processer och tillvägagångssätt.

Ett arbetsflöde är en fullständig process som kopplar rätt personer till rätt information vid rätt tidpunkt. Arbetsflöden är otroligt värdefulla, men de tar tid och kraft att skapa.

Även med rätt programvara för arbetsflödeshantering kan det ta ett tag att få till en effektiv tidshantering eftersom det inte är helt lätt. Men med rätt mall kan du enkelt planera, anpassa och spåra dina arbetsflöden. 

19. Mall för introduktion av nyanställda

Bäst för: att organisera dokument och material för nyanställda.

Rekryteringsprocessen är viktig även för att etablera normer för teamet, odla en företagskultur, och optimera den interna effektiviteten. Men det kan vara en tidskrävande uppgift när nya teammedlemmar ständigt måste tas in i teamet. Utan rätt tillvägagångssätt riskerar dina nya teamkollegor att bli utan de resurser som de behöver för att utföra sitt arbete på ett effektivt sätt. 

En mall för introduktion av nyanställda standardiserar dina processer, samordnar intressenter och skapar en inkluderande gemenskap från dag ett. Genom att stötta dina HR-team och rekryterande chefer säkerställer du att ditt team har allt de behöver inför den nyanställdas första arbetsdag. Kombinera sedan mallen för introduktion av nyanställda med en 30-60-90 dagars plan och en genomförbar checklista för nyanställda för att effektivisera processen.

20. Mall för mötesagenda

Bäst för: team som vill hålla effektivare möten.

De flesta av oss har under vår yrkeskarriär upplevt ett möte som inte hade någon mötesagenda. Utan en ordentlig mötesagenda kan teammedlemmarna sitta och undra vad poängen med mötet är, vilket i slutändan kan leda till ett stort slöseri med tid. 

Med en mötesagendamall, kan du hålla dina möten fokuserade och på rätt spår med hjälp av tydliga mål, åtgärdspunkter och uppgifter efter mötet. 

21. Sprintplaneringsmall

Bäst för: utvecklings- och produktteam som har snäva deadliner.

Sprintplanering är en metodologi för projekthantering för produkt- och teknikteam som delar upp arbetet i mindre bitar. Den gör det lättare att prioritera arbete och planera teamkapacitet.

För att effektivt planera dina sprintar, bör du använda en sprintplaneringsmall som hjälper dig att bättre hantera agila projekt genom att skapa struktur, tilldela uppgiftsansvariga, och planera sprintmöten.

Mall för projektplanering

Projekt innehåller många olika delar. Följande mallar och exempel hjälper dig att hålla koll på vem som gör vad och när.

22. Exempel på Gantt-diagram

Bäst för: att spåra projektförlopp och uppgiftsmilstolpar. 

Gantt-diagram är liggande stapeldiagram som visar en tidslinje av ett projekt, program, eller uppgift. De ger ett bättre sätt att följa uppgifternas förlopp, beroenden och milstolpar. 

En mall för Gantt-diagram kan avsevärt minska den tid som läggs ner på daglig uppgiftsplanering. Genom att visualisera allt ditt arbete på en tidslinje får du en tydlig uppfattning av vad som kommer att hända och hur lång tid varje uppgift kommer att ta. Tänk på ett Gantt-diagram som en interaktivt sätt att planera tid. 

23. Mall för evenemangsplanering

Bäst för: att visualisera evenemangsdeadliner och hantera kommunikation.

Det kan vara stressigt att planera evenemang. Du har troligen dussintals deadliner och detaljer att hålla reda på hela tiden före evenemanget. Det kan göra det svårt att använda din vanliga strategi för tidshantering.

Om du använder en evenemangsplaneringsmall blir det lättare att skapa en budget, visualisera, kommunicera, och hantera leverantörsförfrågningar – allt på ett och samma ställe. Det hjälper dig att nå dina mål och omvandla e-postmeddelanden till uppgifter som du kan genomföra.

24. Mallar för designplanering

Bäst för: att koppla designleveranser till större projektmilstolpar.

Formgivare brukar ha en mängd olika verktyg som hjälper dem att designa, men hur är det med tillgång till verktyg som hjälper dem att planera själva arbetet? De måste samordna många olika delar: allt från den första idén till kommunikation mellan olika team och det slutliga godkännandet.

Med en mall för designplanering hålls uppgifterna organiserade och levereras i tid och godkännanden ges på ett och samma ställe. Det gör det lättare att hålla deadliner och kreativa milstolpar i rätt fas.

25. Mall för redaktionell kalender

Bäst för: team som redan har ett robust innehållsschema men kämpar med kommunikationsproblem.

Du kanske skapar bloggar eller pressmeddelanden, men arbetar du i ett kreativt team planerar du med all säkerhet kommande innehåll i en redaktionell kalender. Det kan vara en vanlig kalendervy eller en organiserad lista som är uppdelad efter veckor eller månader.

Att visualisera kommande arbete i en redaktionell kalender är ett bra sätt att få en överblick över vad som kommer att publiceras och när. Det ger dig inte bara en chans att planera i förväg, utan gör det också möjligt att planera dina redaktionella behov runt viktiga företagsevenemang eller säsongsrelaterade förändringar. 

26. Mall för sociala medier

Bäst för: att organisera ditt innehåll i sociala medier kring evenemang och trender.

Sociala medier kan vara komplexa att planera. Det kan kan vara allt från att hantera många olika profiler till att hålla sig a jour med nya trender – det avgörande är att ha en strategisk plan. En kalender för innehåll i sociala medier är en kombination av redaktionell planering och kommande inlägg – allt organiserat på ett klart och tydligt sätt som dina tvärfunktionella intressenter snabbt kan få tillgång till.

Att använda en mall för sociala medier underlättar när du vill hantera ditt publiceringsschema, planera inlägg, och kommunicera med teammedlemmar i ett delat utrymme. Det förebygger kommunikationssvårigheter och håller ditt team samordnat.

27. Mall för produktlansering

Bäst för: produktteam som behöver hjälp med att hantera många lanseringar på en gång.

Framgångsrika produktlanseringar kräver noggrann och genomtänkt planering. Det kan vara allt från att skapa mål till reklambudskap och genomförande, och mycket kan gå fel. Lyckligtvis finns det en mall för produktlansering som håller dig organiserad och hjälper dig att utöka din produktportfölj. 

Oavsett om du jobbar på en ny produktutvecklingsprocess eller behöver tydligare ramar kommer en mall för produktlansering hjälpa dig att visualisera din tidslinje, dela mål, och hålla kommunikationen på ett och samma ställe. 

Mallar för verksamhetsplanering

När det gäller verksamhetsplanering är organisation den springande punkten. Kolla in de här mallarna som hjälper dig att planera i förväg och maximera effektiviteten.

28. Mall för verksamhetsstrategi

Bäst för: att ansluta individer till affärsmål och förhindra isolation och utspriddhet.

En verksamhetsplan är en slags färdplan som berättar vem och vad ditt företag är. Den delas ofta med chefer, teammedlemmar och till och med investerare. Därför är det så viktigt att ha ett professionellt utformat dokument som hjälper dig att kommunicera din strategi på så kort tid som möjligt.

Det finns många olika element du kan välja att inkludera i din verksamhetsstrategi-mall, som t.ex. processer, utgifter och övergripande program, vilket kan vara krångligt att planera utan en ordentlig mall. Sätt igång processen genom att använda en riktigt bra verksamhetsstrategi-mall som hjälper ditt team att utveckla idéer och ger bästa möjliga utgångspunkt för att presentera din strategi. 

29. Mall för försäljningspipeline

Bäst för: att organisera försäljningsmöjligheter och dela dem i olika team.

Att hantera din försäljningspipeline är en knepig uppgift som innebär att upprätthålla och spåra potentiella möjligheter för försäljningsteamet. Det låter enkelt, men det finns en mängd olika delar som ingår i spårningen av din försäljningspipeline, inklusive möjligheter, leadstatus, prioritet, faser och uppskattat värde, med mera. 

Med en mall för en försäljningspipeline kan ditt försäljningsteam enkelt spåra kontodata och åtgärdspunkter medan de prioriterar möjligheter och delar pipeliner med andra teammedlemmar. Dessutom blir det lättare att fokusera på nya leads, viktiga konton och riskfyllda möjligheter för att bygga upp er pipeline.

Hantera din tid med hjälp av mallar

Det kan vara komplicerat att hantera sin tid, men med rätt tidsplaneringsmall blir det mycket lättare att organisera dagliga, veckovisa och månatliga mål. 

Om du vill införa bättre tidshantering för hela ditt team kan du överväga att prova ett program för uppgiftshantering där ni kan spåra uppgifterna på ett centralt ställe som alla delar.