Mall för introduktion av nyanställda

Varje ny medarbetare går igenom en introduktion, men processen för introduktion av nyanställda är så mycket mer än bara en lista med uppgifter. Det är din möjlighet att göra ett första intryck – en värdefull chans att förbereda de anställda för sitt nya jobb, fastställa mätvärden för framgång och få de nya teammedlemmarna att känna att de hör hemma på företaget. 

Det är viktigare än någonsin att ha en effektiv introduktionsprocess. När utbrändhet och bluffsyndrom ökar letar företagen efter sätt att få nya medarbetare att känna sig välkomna. Det är här vår mall för introduktion av nyanställda kommer in i bilden.

Varför använda en mall för introduktion av nyanställda? 

En mall för introduktion för nyanställda är ett sätt att standardisera processen för varje ny medarbetare. Med ett enhetligt program kan du se till att teammedlemmarna har den information de behöver för att lyckas från första dagen. 

Effektivisera processen

En mall för introduktion med en checklista är precis vad det låter som: en checklista med allt den nya medarbetaren behöver göra och läsa för att förbereda sig för sin nya roll. En effektiv mall samlar all den informationen på ett ställe så att den anställda inte behöver komma ihåg den själv. 

Ge teammedlemmarna informationen de behöver för att lyckas

Det är ytterst viktigt att ge nyanställda rätt verktyg för jobbet. När du klargör vad som förväntas av de nyanställda under deras första vecka, första månad och till och med första år på företaget ger du dem en tydlig förståelse för vad de behöver för att lyckas. 

Det här gynnar inte bara medarbetare som är nya på jobbet, utan ökar också personalnöjdheten på lång sikt. När de anställda vet vad som förväntas är det mindre troligt att de drabbas av negativa känslor på arbetsplatsen, såsom utbrändhet och bluffsyndrom. Enligt vår forskning orsakar utbrändhet och bluffsyndrom – som oproportionerligt ofta drabbar yngre arbetstagare – låg arbetsmoral, kommunikationsproblem, bristande engagemang på jobbet, fler misstag och till och med uppsägning.

Få medlemmar i virtuella team att känna sig välkomna

Det är särskilt viktigt att ha en tydlig mall för introduktion av nyanställda när det gäller introduktion på distans. Anställda som arbetar på distans har inte lika mycket kontakt med dig eller sitt virtuella team. Om du gör det tydligt vad de behöver göra, var de ska kommunicera och hur de omedelbart kan börja påverka kommer de att få mer inflytande – oavsett var de bor. 

Det här är särskilt viktigt för anställda som arbetar i olika tidszoner. Om du inte kan vara online när de är det, är det ännu viktigare att ge nyanställda en tydlig lista med uppgifter som hjälper dem att komma igång på egen hand.

Introduktionen är ett avgörande ögonblick för att få nyanställda att känna sig delaktiga från första dagen. Den anger tonen för en persons tid på företaget och lägger grunden för kunskapen om och erfarenheten av att arbeta för företaget. Det är därför det är så viktigt att bygga upp en inkluderande introduktion för att skapa en inkluderande företagskultur.”

Asanas mall för introduktion av nyanställda

Genom att satsa ordentligt på introduktionsprocessen tror vi att vi kan ge våra nyanställda de bästa förutsättningarna för att klara av sina nya roller. Till stor del går det ut på att skapa synlighet och ge varje nyanställd en tydlig förståelse för hur introduktionsprocessen kommer att se ut. 

Det här är inte en vanlig mall för introduktion av nyanställda. Vår mall för introduktion av nyanställda innehåller några av de viktigaste sakerna vi gör på Asana för att få våra anställda att känna sig välkomna från första dagen. Varje nyanställd får en introduktionschecklista, som modifieras av deras chef innan de börjar jobba för att inkludera all relevant information, alla projekt och alla introduktionsuppgifter som de behöver. 

Genom att skapa den här centrala informationskällan – och göra den genomförbar – får den anställda en tydlig uppfattning om vad som behöver göras från första stund. Det ger en bra introduktionsupplevelse eftersom den nyanställda snabbt kan hitta information. Det här gör det enkelt för dem att hitta viktiga företagsdokument såsom företagets värderingar, organisationspolicyer och information i medarbetarhandboken.

Viktiga komponenter i en mall för introduktion av nyanställda

För att hjälpa nya medarbetare att lyckas behöver du inte bara en effektiv mall för introduktion av nyanställda – du måste också veta hur du ska använda den. För att den här mallen ska vara så användbar som möjligt för alla nya teammedlemmar ska du se till att göra följande: 

• Fastställa förväntningar och tidslinjer för när och hur arbetet ska slutföras.

• Ange ett slutdatum för varje att göra-punkt.

• Omvandla mallen till ett levande dokument som den nyanställda kan uppdatera i realtid med frågor, lärdomar och nästa steg.

• Beskriva hela introduktionsprocessen från början till slut.

Integrerade funktioner

• Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som visar all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgiftens titel och förfallodatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

• Underuppgifter. Ibland är en att göra-punkt för stor för att utgöras av en enda uppgift. Om en uppgift har fler än en medverkande, ett långt slutdatum eller intressenter som måste granska och godkänna i slutskedet, kan du använda underuppgifter för att spåra det arbetet. Underuppgifter är ett effektivt sätt att fördela arbete och dela upp uppgifter i enskilda komponenter – samtidigt som du ser till att alla de mindre uppgifterna fortfarande är kopplade till det övergripande sammanhanget i den överordnade uppgiften. Dela upp uppgifter i mindre komponenter eller fånga upp de enskilda komponenterna i en process med flera steg med hjälp av underuppgifter.

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassade fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassade fält för att sortera och schemalägga dina uppgifter så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen. 

• Multi-homing. Allt arbete är i grunden tvärfunktionellt. Team i olika avdelningar måste kunna samarbeta effektivt. Men alltför ofta finns allt arbete på ett enda ställe. Om varje avdelning har sitt eget arkiveringssystem blir arbetet stillastående och isolerat. Med multi-homing i Asana kan du minska dubbelarbete och öka synligheten mellan olika team genom att lägga till uppgifter i flera projekt. Se uppgifternas sammanhang, visa vem som arbetar med vad och se till att teamet och uppgifterna är sammankopplade.

Rekommenderade appar

• Zoom. Asana och Zoom samarbetar för att hjälpa teamen att ha mer målinriktade och fokuserade möten. Zoom + Asana-integreringen gör det enklare att förbereda möten, hålla genomförbara konversationer och komma åt information när samtalet är slut. Mötena börjar i Asana där gemensamma mötesagendor ger insyn i och sammanhang om vad som kommer att diskuteras. Under mötet kan teammedlemmarna snabbt skapa uppgifter i Zoom, så att detaljer och åtgärdspunkter inte går förlorade. När mötet är slut hämtar Zoom + Asana-integreringen transkriptioner och inspelningar från mötet till Asana, så att alla medarbetare och intressenter kan se dem vid behov.

• Gmail. Med Asana för Gmail-integreringen kan du skapa Asana-uppgifter direkt från din Gmail-inkorg. Alla uppgifter du skapar från Gmail kommer automatiskt att inkludera sammanhanget från ditt e-postmeddelande, så att du aldrig missar något. Behöver du hänvisa till en Asana-uppgift när du skriver ett e-postmeddelande? I stället för att öppna Asana kan du använda Asana för Gmail-tillägget och helt enkelt söka efter uppgiften direkt från din Gmail-inkorg. 

• Microsoft Teams. Med Microsoft Teams + Asana-integreringen kan du söka efter och dela informationen du behöver utan att lämna Teams. Koppla enkelt ihop dina Teams-konversationer med åtgärdspunkter i Asana – utan att behöva lämna Teams. Du kan också skapa, tilldela och visa uppgifter under ett Teams-möte utan att behöva byta till webbläsaren.

• Slack. Omvandla idéer, arbetsförfrågningar och åtgärdspunkter från Slack till spårbara uppgifter och kommentarer i Asana. Omvandla snabba frågor och åtgärdspunkter till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och att göra-punkter inte försvinner i Slack. 

Vanliga frågor om mallar för introduktion av nyanställda