Din guide till RACI-matriser, med exempel
Kan du identifiera exakt vem som gör vad och när för varje uppgift, milstolpe och leverans i ditt projekt? Om inte kan du behöva en RACI-matris.
RACI är en akronym som hjälper team att klargöra projektroller och ta reda på vem som är ansvarig för en viss uppgift. Oavsett om du aldrig har hört talas om RACI tidigare eller om du funderar på att skapa en RACI-matris för ditt nästa projekt, finns här allt du behöver veta om hur du skapar och använder dessa matriser.
Vad är en RACI-matris?
En RACI-matris (ibland kallad även kallad Responsibility Assignment Matrix) är ett sätt att identifiera dina projektgruppers roller och ansvar för varje uppgift, milstolpe eller projektleverans. Genom att följa RACI-akronymen kan ansvaret klargöras och det uppstår ingen förvirring. RACI står för:
Utförare. Denna person är direkt ansvarig för arbetet. Det bör bara finnas en utförare-roll per uppgift så att man vet vem man ska vända sig till med frågor eller uppdateringar. Om en uppgift har fler än en utförare kan det bli otydligt och skapa förvirring. Sträva i stället efter att lägga till ytterligare medarbetare som några av de andra RACI-rollerna, som kan ha fler än en person.
Huvudansvarig. Den huvudansvarige är ansvarig för att övervaka att uppgiften utförs, även om han eller hon kanske inte är den person som faktiskt utför arbetet. Det finns två sätt att tilldela en huvudansvarig-roll. Ibland är den huvudansvarige projektledaren (eller till och med utföraren, även om personen i så fall tar på sig två olika roller i arbetsflödet). I dessa fall ansvarar den huvudansvarige för att allt arbete blir utfört. I andra fall är den huvudansvarige en högre ledare eller chef som ansvarar för att godkänna arbetet innan det anses vara färdigt. Precis som för utförare-rollen bör det bara finnas en huvudansvarig.
Konsulterad. Detta är den eller de personer som ska granska och godkänna arbetet innan det levereras. Det kan finnas flera konsulterad-roller för varje uppgift., projektmilstolpe, eller leverans.
Informerad. Detta är den person eller grupp av personer som informeras om hur arbetet fortskrider och slutförs. De är förmodligen inte involverade i någon annan aspekt av leveransen.
När ska jag skapa en RACI-matris?
RACI-matriser är ett bra sätt att spåra varje intressents roll för en uppgift, milstolpe eller leverans – särskilt om du hanterar ett komplext projekt med många beslutsfattare och ämnesexperter. Med en RACI-matris kan du förebygga dåligt beslutsfattande och undvika hinder i godkännandeprocessen som kan påverka den övergripande projektframgången.
Dessa matriser skiljer sig från PERT-matriser och är särskilt användbara om dina intressenter tar på sig olika roller under projektet. Det kan till exempel finnas en intressent som är utförare av en leverans men informerad för en annan. Med en RACI-matris tydliggörs dessa detaljer och alla vet vem som är ansvarig för vad.
Exempel på RACI-matris
För att skapa en RACI-matris listar du varje uppgift, milstolpe eller leverans för ditt projekt. Identifiera sedan vem som är utförare, huvudansvarig, konsulterad, och informerad i teamet för varje uppgift.
Låt oss säga att du uppdaterar hemsidan på din webbplats.. Projektintressenter inkluderar:
Copywriter
Designer
Chef över webbplats
Webbutvecklare
Du vill skapa en RACI-matris för fem uppgifter och leveranser:
Uppdatera hemsidans CTA
Uppdatera kundberättelsen på hemsidan
Förnya webbplatsens utformning
Förbättra hastigheten för laddning av hemsidan
Uppdatera hemsidans design
Så här skulle RACI-matrisen se ut::
Uppdatera hemsidans CTA
Utförare: copywriter
Huvudansvarig: webbutvecklare
Konsulterad: webbplatschef
Informerad: designer
Uppdatera kundberättelsen på hemsidan
Utförare: copywriter
Huvudansvarig: webbutvecklare
Konsulterad: webbplatschef
Informerad: designer
Förnya webbplatsens utformning
Utförare: designer
Huvudansvarig: webbutvecklare
Konsulterad: webbplatschef
Informerad: copywriter
Förbättra hastigheten för laddning av hemsidan
Utförare: webbutvecklare
Huvudansvarig: webbutvecklare
Konsulterad: webbplatschef
Informerad: copywriter och designer
Uppdatera hemsidans design
Utförare: designer
Huvudansvarig: webbutvecklare
Konsulterad: webbplatschef
Informerad: copywriter
För- och nackdelar med RACI-matriser
I slutändan är frågan: ska du skapa en RACI-matris? RACI-matriser är ett användbart verktyg för att identifiera projektansvar, men de kan bli lite besvärliga under ett projekts livscykel. Här är för- och nackdelarna med att skapa en RACI-matris för teamets arbete:
Fördelarna med RACI-matriser
Tydliga projektroller och ansvarsområden kan hjälpa teamet att arbeta snabbt och minska förvirringen om vem som arbetar med vad. Med en RACI-matris ser du till att inte två teammedlemmar arbetar med samma sak. Resultatet blir att det blir lättare för dig att samarbeta med ditt team.
RACI-matriser är särskilt användbara när beslutsprocessen är uppdelad mellan olika uppgifter. Ibland är den som står som informerad för en uppgift eller milstolpe, utförare eller konsulterad för en annan, och för att få dessa tydligt definierade är det bra att spåra arbetet i en RACI-matris.
Fallgropar med RACI-matrisen (och hur man undviker dem)
RACI-modeller fokuserar på detaljer, i stället för att fokusera på arbetet på projektnivå. Du kanske vet vem som är konsulterad för en viss uppgift – vilket är bra – men det hjälper dig inte att förstå hur olika intressenter interagerar med det bredare projektarbetet.
Om du dessutom försöker skriva ut varje uppgift och varje roll kan din RACI-matris bli stökig. Vad värre är, om projektet ändras på något sätt blir din RACI-matris omedelbart föråldrad. Det kan göra det svårt för dig att i realtid få klarhet i var varje uppgift befinner sig i projektets arbetsflöde.
RACI-matriser är begränsade eftersom de inte kan anpassas till projektets behov i realtid. För att skapa tydliga förväntningar och eliminera förvirring på projektnivå behöver du ett projekthanteringsverktyg.
Ta din RACI-matris till nästa nivå med projekthantering
Med projekthanteringsprogram får varje uppgift en tilldelad – det är utföraren. Alla kan se arbetet på projektnivå, så att huvudansvarig och informerad inte behöver behöver bestämma detta via e-post eller statusmöten. Och när det gäller godkännanden som du behöver från den konsulterade kan du spåra granskningar och godkännanden på ett och samma ställe. På så sätt har hela ditt RACI-team en central plats för all information.
Istället för att ha RACI-matrisen separat från platsen där arbetet utförs, samlar projekthanteringsverktyg ämne, tilldelad person och annan viktig information, t.ex. uppgiftens slutdatum eller prioritet. På så sätt får hela projektteamet insyn i vem som gör vad och när – och alla kan själva hantera och uppdatera RACI-matrisen. Projekthanteringsverktyg uppdateras i realtid, så att ni kan se exakt var ni befinner er i godkännandeprocessen.
Spåra vem som gör vad och när
Tydliga roller och ansvarsområden i teamet hjälper er att leverera i tid. Att spåra olika och komplexa ansvarsområden för intressenter i en RACI-matris kommer vara till stor hjälp – men RACI-matrisen är bara början. Läs mer om arbetshantering, och vilka fördelar det innebär för ditt team.
