Guide till projektintegreringshantering i 7 steg

Inget projekt är det andra likt när det gäller resultat, budget och tidsplan. För att se till att alla projekt uppfyller kraven och målen använder många företag projektintegreringshantering som standardmetod. 

Projektintegreringshantering innebär att samordna alla delar av ett projekt – från tilldelning av uppgifter och hantering av resurser till att kommunicera med intressenter. Genom att använda ett heltäckande tillvägagångssätt för att hantera projekt och beroenden mellan projekten kan du genomföra projekt och samtidigt behålla fokus på helhetsbilden.

Läs vidare och lär dig mer om metoden i detalj för att lyckas med integrerad projekthantering, inklusive de viktiga steg och färdigheter som krävs. 

Vad är projektintegreringshantering?

Projektintegreringshantering innebär att samordna alla delar av ett projekt, inklusive uppgifter, resurser, intressenter och leveranser. Syftet med projektintegreringshantering är att se till att processerna fungerar effektivt och att de fastställda målen uppnås.

Projektintegreringshantering är viktigt när det förekommer interaktioner mellan olika processer och team. När konflikter uppstår mellan projektmål eller i tidsplaneringen hjälper hantering av projektintegrering dig att göra avvägningar när det gäller kostnader och tidsplanering så att teamet kan slutföra projektet och uppfylla intressenternas förväntningar.

Här är ett exempel på projektintegreringshantering: Låt oss säga att marknadsföringsteamet behöver uppgifter från försäljningsteamet för att ta fram en rapport till intressenterna. Att använda projektintegreringshantering säkerställer att uppgifterna från försäljningsteamet överlämnas på rätt sätt till marknadsföringsteamet och att leveransen uppfyller kraven.  

Projektintegreringshantering innebär också att man man kontrollerar de fem projekthanteringsfaser som inträffar under projektets livscykel.

De fem faserna inkluderar följande:

1. Projektstart: Syftet med den här fasen är att fastställa visionen och målen för projektet och att få intressenternas godkännande med hjälp av projektavsikter. I den här fasen skapar man en projektstadga för att ge en översikt över projektet, en tydlig projektplan och ett register som specificerar vilka intressenter som är involverade. 

2. Projektplanering: Planeringsprocessen går ut på att skapa en projektinfrastruktur som hjälper dig att uppnå projektmålen i tid och inom budget- och resursgränserna. I den här fasen skapar man mer detaljerade projektdokument för att hjälpa teamet att förstå projektets vision och vad som krävs för att genomföra projektet. 

3. Projektutförande: I den här fasen utför du projektplanen och sätter igång med själva projektet. Den största delen av budgeten kommer att användas under den här fasen för att producera leveranserna. Fasen inkluderar också aktiviteter såsom kommunikation och samarbete med intressenter, kvalitetssäkring och teamutveckling. 

4. Projektresultat: I den här fasen övervakar man projektets förlopp och jämför det faktiska förloppet med den ursprungliga planen. Det innebär att man vidtar korrigerande åtgärder när det uppstår hinder eller förseningar. 

5. Projektavslutning: I den här fasen avslutar man formellt projektet genom att få ett godkännande från kunden eller intressenten. Uppgifter och lärdomar från projektet bör arkiveras för framtida referens. 

Den här metoden utgör ett av de viktiga kunskapsområdena i PMI:s PMBOK®-guide (Project Management Body of Knowledge). Genom att behärska metoden kan projektledare förbättra processerna de använder. 

Projektintegreringshantering i 7 steg

Projektintegreringshantering erbjuder ett heltäckande tillvägagångssätt för planering och genomförande av projekt. Metoden består av sju processer för att effektivt samordna projektaktiviteterna. Här förklarar vi processerna i mer detalj. 

1. Skapa en projektstadga

Projekt börjar vanligtvis med att man skapar en projektstadga, ett kort dokument som ger en översikt över projektet och identifierar projektledaren och viktiga intressenter.

En projektstadga inkluderar följande:

• Omfattning

• Mål och leveranser

• Projektets teammedlemmar 

• Projektrisker 

• Fördelar eller avkastning på investeringar

• Budget 

• Business case

En projektstadga fungerar främst som en grund som du kan använda för att planera projektet. Stadgan hjälper dig också att få stöd från intressenterna, vilket gör det möjligt för dig att snabbt och självständigt ta nästa steg medan du håller dig inom projektomfattningen. 

2. Utforma en projekthanteringsplan

Nästa steg är att skapa en mer detaljerad projektplan som anger projektets omfattning, leveranser, tidslinje, milstolpar och mätvärden som används för att utvärdera projektets framgång. 

Projektplanen används för att vägleda genomförandet av projektet så att de övergripande kraven och målen uppfylls. 

Upprätta en projekthanteringsmetod genom att utföra följande steg:

1. Ha ett möte med intressenterna för att fastställa projekts krav, leveranser och mål.

2. Definiera omfattningen av projektet.

3. Skapa en uppdelad arbetsstruktur för att delegera uppgifter och tilldela resurser.

4. Skapa ett projektschema.

5. Utför en riskbedömning och utarbeta beredskapsplaner.

6. Fastställ grundläggande mätvärden för prestationer för att utvärdera projektresultaten.

7. Du kan även utveckla ytterligare planer för: omfattningshantering, kostnadshantering, resurshantering, ändringshantering, intressenthantering eller riskhantering.

Förenkla den här processen genom att använda en projektplaneringsmall som utgångspunkt för utformningen av planen. 

3. Styr och hantera projektarbetet

Nästa fas är projektgenomförandet, där projektledaren tar ansvar för det dagliga arbetet som måste göras, till exempel att:

• styra projektteamet

• hålla möten med intressenterna

• spåra projektförloppet.

Den här fasen säkerställer att uppgifterna utförs effektivt i enlighet med projektplanen och omfattningen av projektet. 

4. Hantera projektkunskapen

Hantering av projektkunskap syftar på processen att använda befintlig information eller skaffa ytterligare kunskap för att nå projektmålen. Det här steget säkerställer att teammedlemmarna har all den information de behöver för att producera de förväntade resultaten.

All kunskap eller kompetens som erhålls under det här steget bidrar till företagets totala gemensamma kunskap, vilket är användbart för framtida strategiska satsningar.  

5. Bevaka och kontrollera projektarbetet

Eftersom processerna i projektintegreringshanteringen är sammankopplade bör de följas noga för att säkerställa att allt utförs i enlighet med projekthanteringsplanen. 

Syftet med det här steget är att hålla projektet i fas. Om något avviker från projektplanen måste det identifieras och korrigeras. 

Det finns tre olika tillvägagångssätt för att göra det:

1. Förebyggande åtgärd: en åtgärd som utförs för att minska projektriskernas negativa inverkan.

2. Korrigerande åtgärd: en åtgärd som utförs för att se till att framtida resultat ska stämma överens med projektplanen.

3. Felavhjälpning: en åtgärd för att reparera eller återställa ett dokumenterat projektfel.

En vanlig teknik för att mäta prestationer är att göra en så kallad EVM-analys (Earned Value Management) för att bedöma den aktuella statusen för projektets budget och tidsplan. Om projektändringar behövs och ändringarna godkänns kan man behöva uppdatera vissa projektdokument såsom rapporten för arbetsresultat.

Att bevaka projektet säkerställer att det är i fas och att målen nås. 

6. Utför integrerad ändringskontroll

Ändringar i projekt kan ibland vara stressiga om de inte hanteras på rätt sätt, men med en ändringskontrollprocess på plats behöver de inte vara det. 

Därför måste ändringsförfrågningar utvärderas för att se till att de inte leder till att man överskrider omfattningen eller för att förhindra omfattningskrypning, vilket innebär att kraven ökar under projektets livscykel. Vissa företag har till och med en särskild ändringsstyrelse för att granska ändringsförfrågningar som rör exempelvis budget, tidsramar och resurser. 

Ett exempel på en projektändring är om kunden ber om ytterligare tillgångar, och i så fall behöver du utvärdera hur stor inverkan det har på projektet.

Använd ett register för ändringskontroll för att dokumentera alla ändringsförfrågningar, inklusive vilka förfrågningar som har godkänts, vilka kostnader och resurser som är förknippade med ändringarna och hur de påverkar projektets tidslinje. En smidig integrering av ändringsförfrågningar i pågående projektaktiviteter är avgörande för att projektet som helhet ska lyckas. 

7. Avsluta projektet

När allt projektarbete är slutfört, leveranserna har skickats och kunden har godkänt dem är det dags att avsluta projektet. 

Att avsluta projektet involverar processer såsom att:

• hålla ett slutgiltigt möte med intressenterna 

• utföra en formell granskning av projektet

• avsluta avtalet

• organisera och arkivera projektmaterial för framtida användning.

Projektets avslutande kan användas som en referens för framtida satsningar och ger insikt om hur man kan förbättra systemet för projektintegreringshantering. 

Så här implementerar du projektintegreringshantering

Hantering av projektintegrering kräver en kombination av tekniska färdigheter och ledarskapsförmåga. Här är några tips som hjälper dig att komma igång med projektintegreringshantering. 

Låt en projektledare övervaka den integrerade projekthanteringen

Projekt har många olika delar att hålla reda på och en projektledare spelar en viktig roll när det gäller att lösa konflikter. En projektledare övervakar:

• projektschemat

• kostnaderna

• projektleveranserna

• riskerna 

• projektmålen

• resurserna.

Projektledare behöver en djup förståelse för hur alla faktorer påverkar varandra och vad de har för effekt på hela projektet. Integrerad projekthantering involverar en process, fas och slutprodukt som projektledaren ska hålla reda på.

Om du till exempel behöver ändra omfattningen av ett projekt riskerar du att få brist på resurser, överskrida budgeten och drabbas av förseningar. Med hjälp av projektintegreringshantering kan du omorganisera team och omfördela resurser vid behov för att minimera konsekvenserna för projektet och verksamheten.

Projektintegreringshantering kan vara särskilt användbar när du behöver hantera tvärfunktionella team och organisera deras projektberoenden sinsemellan. 

Spåra tid noggrant

Om du inte redan använder en programvara för tidspårning kan det vara fördelaktigt att göra det, inte bara för fakturering utan även för framtida projektplanering. Medan teamkalendrar ger en övergripande översikt över hur tiden fördelas, ger spårning av antalet timmar som spenderas på uppgifter mer exakta mått. 

Att ha tillgång till den här informationen är användbart när du planerar framtida projekt eftersom det hjälper dig att göra mer exakta uppskattningar när du planerar specifika uppgifter.  

Upprätta väl sammansatta projektteam

Ett bra projektteam kan göra stor skillnad för projektets resultat. Det är ditt jobb att sätta ihop ett välbalanserat projektteam och tilldela arbetsuppgifter som passar teammedlemmarnas färdigheter och expertis. Se till att alla har de resurser som behövs och samordna kommunikationen mellan de involverade teamen.   

Använd projektmallar för att spara tid

Att skapa projektplaner och material kan vara tidskrävande, särskilt med tanke på den mängd resurser som behövs för ett enda projekt. I stället för att skapa dem från grunden kan du dra nytta av projektmallar, antingen från tidigare projekt eller från färdiga mallar. 

Till exempel kan projektplanmallar eller mötesagendamallar skräddarsys för olika ändamål. Mallarna ger dig en grund som du kan ändra och anpassa efter behov.  

Samarbeta med hjälp av ett verktyg för teamkommunikation

Varje avdelning har sina egna kommunikationsstilar och verktyg, men projekt kräver ofta samarbete mellan olika avdelningar. 

För att förhindra missförstånd eller bristande kommunikation mellan teamen kan du använda en kommunikationsplan för att fastställa vilka kanaler teamen ska använda för att dela kunskap, resurser och projektstatusuppdateringar. På så sätt kan teamen kommunicera direkt med varandra och du behöver inte vara deras förmedlare. 

Med hjälp av ett verktyg för teamkommunikation kan du till exempel skapa ett centralt nav för projekten, vilket möjliggör kommunikation och feedback i realtid. Verktyg för teamkommunikation kan också komplettera de verktyg du redan använder eftersom de kan integreras med populära verktyg för distansarbete såsom Google Drive och Slack. 

Varför projektintegreringshantering är viktigt

Projekt är ofta dynamiska och komplexa och involverar flera team och organisatoriska processer. Projektintegrationshantering är nödvändigt för att se till att alla komponenter fungerar på ett enhetligt sätt tillsammans. Här är några av fördelarna med den här metoden.

Möjliggör samordning och organisering under hela projektet

Projektintegreringshantering är som en instruktionsbok som du kan använda för att styra projektet i rätt riktning och se till att alla processer är synkroniserade. När projektet går från fas till fas ser metoden till att resultaten och dokumenten är i ordning för att nästa fas ska gå smidigt.

Säkerställer att alla vet sina ansvarsområden

Med projektintegreringshantering får alla intressenter och teammedlemmar en tydlig förståelse för sina roller och ansvarsområden. Genom att övervaka projektet noggrant kommer du att kunna svara på frågor från team eller intressenter om det uppstår förvirring eller problem. 

Håller projekten i fas

Projektintegreringshantering håller projekten i fas i enlighet med deadlinen och budgeten. Det gör också att projektet stämmer överens med projekthanteringsplanen för att säkerställa att man uppnår de resultat eller den avkastning som förväntas. Projektintegreringshantering hjälper dig att lösa konflikter eller ändringar samtidigt som du minimerar negativa konsekvenser för projektet i stort. 

Upprätthåller smidig kommunikation med intressenter

Integrerad projekthantering säkerställer att intressenterna är uppdaterade om projektets förlopp. Du kan skapa ett system för att kommunicera med intressenterna om projektändringar, oavsett om ändringarna är godkända eller inte. Det betonar också vikten av att hålla ett slutgiltigt möte efter att projektet är slutfört för att få ett avslut. 

Tydliggör besluten

Varje steg i projektintegreringshanteringen har definierade syften och utfall. Genom att gå igenom alla steg kan du få en djupare insikt om vad som är bäst att göra i varje projektfas. Genom att skapa en grundlig projektdokumentation kan du också tydligt kommunicera resonemanget bakom planerna.

Sammantaget gynnar projektintegreringshantering alla som är involverade i projektet – projektteamet, projektledaren och intressenterna. 

Leverera resultat med projektintegreringshantering

Projektintegreringshantering sammanför alla projektprocesser och uppgifter. Med Asanas programvara för projekthantering har du en referenskälla som hjälper dig att planera och organisera projekt från början till slut.    

För att genomföra fler framgångsrika projekt kan du ta reda på om programvara för projekthantering passar ditt team.