Känner du dig utarbetad? Strategier för individer och team för att återfå balansen

Oavsett om du försöker nå dina drömmar eller firar ett väl utfört arbete finns det många små (och stora) framgångar som du kan uppleva på jobbet varje dag. Men om du ofta känner stressad – i stället för nöjd – kanske du är utarbetad.

Det är bra att arbeta hårt, men det är lika viktigt att leva bra. Nyckeln till att förhindra överbelastning är att prioritera inverkan – inte resultat. 

Om du personligen känner dig utarbetad kan du ta itu med det genom att sätta gränser och informera din chef om dem. Som chef eller teamledare kan du förebygga överbelastning i teamet genom att stödja teammedlemmarna och ge dem tydliga arbetsbeskrivningar. I den här artikeln presenterar vi några vanliga tecken på och orsaker till överbelastning för att sedan gå in på hur du kan förebygga för mycket arbete som individ eller teamledare. 

Så här upptäcker du överbelastning

Du kanske känner dig stressad på jobbet – men hur vet du om du är utarbetad? Överbelastning uppstår när man arbetar för hårt, för mycket eller för länge. Om du känner att du överskrider din kapacitet på jobbet – oavsett om det är fysiskt, mentalt eller känslomässigt – är du förmodligen utarbetad.

Skillnaden mellan överbelastning och utbrändhet

Långvarigt överarbete kan leda till utbrändhet. År 2019 klassificerade Världshälsoorganisationen utbrändhet som ett yrkesfenomen som beror på kronisk stress på arbetsplatsen. Enligt Index för arbetets anatomi upplevde 71 % av kunskapsarbetarna utbrändhet minst en gång under 2020. Av de kunskapsarbetarna angav nästan hälften (46 %) av de tillfrågade att för mycket arbete var en viktig faktor som bidrog till utbrändhet.

Tecken på att du är utarbetad

Stress är bara ett av tecknen på överbelastning av arbete. Andra symptom är:

• brist på energi

• konstant stress på jobbet

• ångest innan arbete, såsom söndagsångest

• svårigheter att koppla bort från arbetet 

• att känna att du inte hinner med vardagslivet på grund av arbetsrelaterad stress

• att känna sig bortkopplad från vänner och familj

• lägre arbetskvalitet, även när du gör ditt bästa.

Att vara utarbetad känns inte bara dåligt – långvarig utbrändhet kan också påverka hälsan och leda till försämrad sömn eller brist på energi. Att hitta en sund balans mellan ditt jobb och ditt liv är nyckeln till god psykisk hälsa och ökat välbefinnande.

5 vanliga orsaker till överbelastning

Du kanske känner dig överväldigad och utarbetad – men varifrån kommer de här känslorna? Upplevelsen av att vara utarbetad är inte bara inbillning – de här känslorna orsakas av verkliga problem i din organisation eller i din arbetskultur. Det första steget i kampen mot överbelastning är att förstå var de här känslorna kommer ifrån. 

1. Jobb om jobb

Jobb om jobb är alla aktiviteter som tar tid från det arbete som har en inverkan. Det kan handla om att söka efter dokument, att försöka få godkännanden och att följa upp arbetets status – för att nämna några exempel. Vi har en tendens att ta jobb om jobb för givet och anta att de arbetsuppgifterna är en del av arbetslivet – men den tid vi spenderar på de här rutinmässiga arbetsuppgifterna tar tid från att fokusera på det arbete som har en stor inverkan. 

Enligt Index för arbetets anatomi spenderar den genomsnittliga kunskapsarbetaren 60 % av sin tid på jobb om jobb. Det innebär att endast 40 % av varje arbetsdag ägnas åt viktigt arbete – de uppgifter och projekt som man är anställd för att utföra. Saken är den att vi har samma antal timmar varje dag. Så när jobb om jobb tar upp ett visst antal timmar av arbetstiden känner kunskapsarbetarna att de måste arbeta längre för att hinna med allt.

3. Isolerat arbete

En annan vanlig stressfaktor på arbetsplatsen är isolerat arbete. När du inte vet vad teammedlemmarna gör eller varför ditt arbete är viktigt kan du inte utföra arbetet på ett effektivt sätt. Utan öppen kommunikation spenderar kunskapsarbetare tid på att söka efter information och utföra dubbelarbete. Den genomsnittliga kunskapsarbetaren spenderar faktiskt 13 % av sin tid på arbete som redan är slutfört, en ökning från 10 % under 2019. Under ett år är det 246 timmar som går förlorade på arbete som redan är slutfört. 

3. Mål utan koppling

Det är viktigt att förstå hur ens arbete påverkar företaget. Utan det större sammanhanget kan det kännas som om du arbetar i ett tomrum. Ännu värre är det om du inte vet vilket arbete du ska prioritera – vilket gör att allting känns som högsta prioritet. 

Om du däremot förstår hur ditt arbete bidrar till teamets och företagets initiativ är du bättre rustad för att hantera ändrade prioriteringar och deadliner. Fokusera på att få ditt viktigaste arbete utfört på ett effektivt sätt i stället för att kämpa med att söka efter information eller fundera ut hur du ska omprioritera dina uppgifter till följd av ett nytt projekt eller en justerad tidslinje. 

4. Ständigt uppkopplad arbetsvärld

Vi lever i en värld där alla vill ha vår uppmärksamhet, och den ökade pressen från att vara ständigt uppkopplad till arbetsvärlden gör att de anställda känner att de måste arbeta längre bara för att kunna hålla jämna steg med förväntningarna från jobbet. Hur många gånger har du kollat din e-post direkt på morgonen eller svarat på en snabb arbetsfråga på helgerna? De här metoderna har blivit standardiserade delar av hur vi interagerar på jobbet, men de är viktiga orsaker till överbelastning och utbrändhet.

5. För många appar

Studier visar att den genomsnittliga kunskapsarbetaren byter mellan 10 olika verktyg upp till 25 gånger per dag. Numera är det ganska vanligt att utföra arbetet i ett verktyg, följa upp arbetet i ett annat verktyg och kommunicera om arbetet i ett tredje verktyg. Men att byta mellan appar kan leda till missad information eller detaljer som försvinner – faktum är att fler än en fjärdedel (27 %) av arbetstagarna uppger att de missar åtgärder och meddelanden när de byter app.

Dessutom rapporterar 80 % av kunskapsarbetarna att de arbetar med inkorgen eller andra kommunikationsappar öppna. Men anställda som växlar mellan olika appar är också mer benägna att ha svårt att prioritera arbetet på ett effektivt sätt. Det beror på att varje ny avisering känns som om den har högsta prioritet och måste åtgärdas på en gång. 

Tips för anställda: Argumentera för din sak i 3 steg

Om du känner dig utarbetad ska du inte försöka ignorera det. Och inte fly från det heller. Det kan vara frestande att lösa överbelastning av arbete genom att byta jobb. Att byta jobb är faktiskt ett alternativ – och ibland är det till och med det bästa alternativet. Men om du flyr från problemet finns det en chans att det dyker upp igen i framtiden. Om du i stället identifierar orsaken till att du känner dig stressad och utarbetad kan du öva på att argumentera för dina behov på jobbet.

Det är inte bara bra för dig personligen. När du berättar på vilket sätt du kan minska överbelastningen för att fokusera mer på viktiga arbetsprioriteringar visar du din chef att du tänker på den inverkan du har på teamet och företaget – i stället för att bara vara produktiv för produktivitetens skull. Att prioritera hälsa och lycka förbättrar också din totala arbetsprestation genom att det ökar din arbetskapacitet.

I slutändan är det bästa sättet att argumentera för din sak att prata med chefen om din arbetsbelastning och skapa en lösning tillsammans. Innan du tar det samtalet bör du utarbeta en plan för att samtalet ska leda till så många genomförbara åtgärder som möjligt.

1. Spåra vad du gör nu

Om du är osäker på exakt varför du känner dig utarbetad kan du börja med att spåra vilka uppgifter du arbetar med varje dag och hur lång tid du ägnar åt varje uppgift. Om du kan bör du även skriva ner allt arbete som du utför utanför arbetstid eller meddelanden som du känner dig tvungen att svara på efter arbetstid. 

Det finns en del fördelar med att spåra det arbete som du utför nu:

• Identifiera tidskrävande uppgifter. En vanlig orsak till överbelastning är perfektionism. Leta efter enkla uppgifter som du ägnar för mycket tid åt bara för att du vill utföra dem felfritt. Genom att spåra din tid kan du identifiera vilka uppgifter som tar mer tid än vad du förväntar dig och korrigera om det behövs.

• Mät mängden distraktioner från aviseringar. Många distraktioner på jobbet sker när vi ser en aviseringsikon dyka upp på skärmen. Det kan avbryta koncentrationen och få dig att avvika från dina arbetsplaner för dagen. Överväg att aktivera stör ej-läget när du förbereder dig inför fokuserat arbete för att minska lusten att kolla meddelanden.

• Avslöja dolt arbete. En annan orsak till överbelastning är dolt arbete – det vill säga oplanerade arbetsuppgifter. Om du inte redan har gjort det bör du se till att du spårar varje uppgift med hjälp av ett verktyg för att göra-listor så att du har en klar uppfattning om vad du behöver göra varje dag. 

• Jämför dina ansvarsområden med din arbetsbeskrivning. Har du fått extra ansvarsområden med tiden? Om dina nuvarande arbetsuppgifter vida överstiger den ursprungliga arbetsbeskrivningen kan du fråga din chef om du kan uppdatera din arbetstitel eller lönestruktur för att inkludera de nya ansvarsområdena. 

• Avgör om det är för mycket arbete. Ibland är orsaken till överbelastningen uppenbar: du har helt enkelt inte tillräckligt många timmar per arbetsdag för att slutföra dina uppgifter. Om så är fallet kan du arbeta tillsammans med din chef för att prioritera det arbete som har störst påverkan och försöka överlåta eller skjuta upp mindre viktiga uppgifter.

2. Koppla ditt arbete till företagets mål

Om du förstår hur ditt arbete bidrar till teamets och företagets mål kan det vara lättare att prioritera de projekt som du arbetar med. För att vara en effektiv teammedlem bör du inte försöka göra så mycket som möjligt – du bör i stället fokusera på det arbete där du har störst inverkan. 

Innan du pratar med din chef bör du tänka igenom dina mål. Vilka initiativ stöder du med ditt arbete? Eller har du saker du arbetar med som inte är kopplade till dina mål? Finns det något du kan överlåta till en annan teammedlem eller skjuta upp till en senare tidpunkt?

3. Skapa en handlingsplan tillsammans med din chef

Det kan vara skrämmande att prata med din chef om att du känner dig utarbetad, men det är ett viktigt samtal för både dig och chefen. Din chef vill att du ska lyckas, så berätta att din stressnivå har ökat och att din arbetsbelastning inte känns hållbar. Överväg att ta upp det här under ert nästa individuella möte. Alternativt, om du inte träffar din chef så ofta, kan du planera in ett individuellt möte för att prata om arbetskapaciteten. 

Tips för chefer: 6 sätt att förhindra utbrändhet i teamet

Du kanske inte själv känner dig utarbetad men tror att en teammedlem kämpar med utbrändhet. Som teamledare kan du se till att teammedlemmarna känner sig stöttade genom att ge dem den information, det sammanhang och de verktyg som de behöver för att kunna utföra det arbete där de har störst inverkan. Så här gör du.

1. Fråga teamet

Det enklaste sättet att motverka utbrändhet är att fråga teammedlemmarna om de känner sig utarbetade. Det gäller särskilt om du märker att en teammedlem jobbar länge eller svarar på ett e-postmeddelande under helgen. Vissa människor gillar den här typen av arbete och upplever ingen stress av att skriva ett e-postmeddelande eller utföra en snabb uppgift vid olika tidpunkter. Andra kanske kämpar i tysthet, men är osäkra på vad de ska göra åt saken. Genom att fråga om utbrändhet kan du ge anställda som känner sig utarbetade en chans att inleda samtalet, dela med sig av sina känslor och påbörja en hållbar väg.

2. Berätta om sammanhanget 

För att undvika överbelastning bör du se till att teammedlemmarna har den bakgrundskunskap de behöver för att utföra ett framgångsrikt arbete. Det här inkluderar hur deras individuella arbete förhåller sig till företagets mål, vad andra teammedlemmar gör och vilken status olika arbetsinitiativ har. När du delar med dig av den här informationen ger du teammedlemmarna det sammanhang de behöver för att förstå arbetsmiljön bättre och prioritera viktiga initiativ.

3. Prioritera inverkan 

Ett annat bra sätt att stödja teammedlemmarna på är att ge dem självständighet så att de kan utföra sitt arbete på bästa sätt. När teammedlemmarna väl har fått den bakgrundsinformation de behöver för att utföra ett framgångsrikt arbete behöver de också självständighet för att lyckas. 

Uppmuntra teammedlemmarna att prioritera inverkan och gör det till en vana bland teamet. Uppmuntra till exempel medlemmarna att göra följande:

• Tacka nej till onödiga möten. Enligt vår studie har onödiga möten kostat enskilda individer 157 timmar av produktivitet under det senaste året. Ge teammedlemmarna möjlighet att tacka nej till möten som de inte behöver delta i.

• Överlåt arbete där de har en liten inverkan. Om någon av teammedlemmarna arbetar med en uppgift som inte är i linje med deras mål bör du uppmuntra dem att överlåta arbetet till en teammedlem som är mer inriktad på just det initiativets syfte.

• Säg nej – men berätta varför. En av de kraftfullaste sakerna som teammedlemmarna kan göra är att säga nej till ett visst arbete. Att göra det kan vara svårt, men det underlättar att ange orsaken till nekandet, t.ex. ”Jag har inte tillräcklig arbetskapacitet för den här uppgiften just nu eftersom jag prioriterar X och Y i stället”.

4. Integrera och automatisera

Manuellt arbete – såsom att försöka få godkännanden, följa upp arbetets status eller växla mellan olika företagsverktyg – utgör en stor del av jobb om jobb. Alla de här uppgifterna tar tid och kräver mental energi. En lösning är att kolla om det finns integreringar mellan era arbetsverktyg och andra relevanta verktyg. Du kan även leta efter sätt att automatisera rutinuppgifter för att ge teamet mer tid för det viktigaste arbetet.

5. Prova hantering av arbetsbelastning

Hantering av arbetsbelastning går ut på att dela ut och hantera arbete mellan alla team på ett effektivt sätt. En effektiv hantering av arbetsbelastningen maximerar inverkan och minskar kaoset, så att teammedlemmarna känner sig nöjda i stället för överväldigade.

Om du inte redan gör det bör du hantera arbetsbelastningen för att både minska utbrändhet hos stressade anställda och förhindra att de känner sig utarbetade från första början. Du kan göra det genom att identifiera och spåra teammedlemmarnas arbetskapacitet med hjälp av verktyg för arbetsbelastningshantering.

6. Om du inte är säker, föregå med gott exempel

Det viktigaste du kan göra är att visa teammedlemmarna att du värderar deras tid och energi genom att motverka överbelastning i ditt eget arbetsliv. Om teammedlemmarna ser att du svarar på e-postmeddelanden på helgen kommer de troligen att känna sig pressade att göra likadant. 

Det finns ett antal sätt att föregå med gott exempel för att visa hur du håller isär arbetsliv och privatliv. Några av strategierna är:

• att säga nej till extra arbete

• att ta ledigt – och att uppmuntra teamet att också göra det

• att inte kolla läget under semestern

• att undvika att skicka meddelanden eller förfrågningar efter normala arbetstimmar

• att se till att din kalender återspeglar ditt arbetsschema – till exempel att planera tid för personliga saker såsom att gå till läkaren eller spendera tid med familjen.

Som en ledare vet jag att det är mitt ansvar att vara ett föredöme för vår företagskultur. Om jag inte har balans mellan arbete och privatliv oroar jag mig för att mina teamkollegor inte heller har det.”

Hitta en sund balans

Nyckeln är klarhet och kommunikation, oavsett om du försöker hantera dina egna känslor av utbrändhet eller om du ger stöd åt utarbetade teammedlemmar. Att hitta en sund balans mellan att arbeta hårt och leva bra kan hjälpa dig att trivas på arbetsplatsen och även utanför den.